Web会議システムを導入する際は、まずオンプレミス型とクラウド型のどちらを導入するか選ぶ必要があります。この記事ではオンプレミス型のWeb会議システムについて、クラウドとの違いをはじめ、メリットやデメリット 導入時の注意点などをご紹介します。導入を検討している方はぜひ参考にしてみてください。
オンプレミス型Web会議システムとは
Web会議のシステムには2種類ありますが、そのうちの1つがオンプレミス型と呼ばれるものです。オンプレミス型Web会議は、Web会議利用時に必要なサーバやソフトウェアなどを自社内に構築して運用するタイプのWeb会議システムです。
オンプレミス型Web会議では、自社ネットワーク内の専用サーバにアクセスするので、機能のカスタマイズができたりセキュリティを既存のものから引き継げるという特徴があります。
クラウド型との違い
一方、オンプレミス型とは異なる特徴を持っているのが、クラウド型Web会議システムです。両者の違いは、サーバにあります。
自社内サーバのオンプレミス型に対し、クラウド型Web会議サービスではサービスの提供業者が用意した共有サーバにインターネット経由でアクセスする形式となっています。
クラウド型Web会議は、サーバを自社で管理する手間が省けるものの、機能追加などの自由度はオンプレミス型よりも劣ります。
オンプレミス型Web会議システムのメリット3点
では、オンプレミス型Web会議にはどのようなメリットがあるのでしょうか。
サーバを自社内に構築するオンプレミス型Web会議システムを利用することで、大きく3つのメリットを享受できます。この3つのメリットについて、チェックしましょう。
オンプレミス型Web会議システムのメリット1：セキュリティ
オンプレミス型のメリット1つ目は、セキュリティを強固にできることです。
オンプレミス型ではWeb会議専用のサーバを社内ネットワーク内に設置するので、外部のネットワークにアクセスする必要がなく、すでに自社で導入しているセキュリティ対策をWeb会議システムにも適用できます。
情報の漏えいやハッキングなどセキュリティ面でのリスクを軽減できるため、安全な環境下での情報のやり取りが可能です。
オンプレミス型Web会議システムのメリット2：カスタマイズ性
カスタマイズ性が高いという点もオンプレミス型の大きなメリットでしょう。
オンプレミス型では自社の活用スタイルに合わせて、スケジュール機能や管理画面などをより使いやすいよう、自由にカスタマイズできます。
用途に沿って、新たな機能を追加したりセキュリティのレベルを高めたりなど、幅広いカスタマイズが可能です。使いにくいと感じた箇所を適宜変更できるので、快適な使用感を保つことができるでしょう。
オンプレミス型Web会議システムのメリット3：導入初期コスト
また、オンプレミス型は価格面でもメリットがあります。
サーバを構築して運用、保守するのに費用を要してしまうものの、長期的な利用や大規模な運用、カスタマイズを検討しているのであれば、月々のコストが低価格になります。
クラウド型では月額費用を支払うので長期利用になるほど費用がかさみますが、オンプレミス型ではかかるのはサーバ関連費用のみで、サービスそのものは無料で利用できるため、長期的に見てみると価格を抑えられるのです。
オンプレミス型Web会議システムのデメリット4点
ここまでメリットについてご紹介してきましたが、一方でオンプレミス型ゆえのデメリットも存在しています。
導入を検討する際はメリットだけでなくデメリットについてもあらかじめ確認しておきましょう。
ここからはオンプレミス型Web会議システムの4つのデメリットについてご紹介していきます。
オンプレミス型Web会議システムのデメリット1：構築に時間がかかる
オンプレミス型Web会議のデメリット1つ目は、システム構築に時間がかかることです。
Web会議システムを構築するために必要な、機材の選定・調達やサービス要件定義を設計する作業には、およそ数か月間の期間を要します。そのため、いますぐにWeb会議システムを利用したい場合には向いていません。
もし、すぐにでもWeb会議システムを導入したいと考えているのであれば、クラウド型の方が適しているでしょう。
オンプレミス型Web会議システムのデメリット2：初期導入費用が高額
初期導入にかかる費用が高額なことも、オンプレミス型のデメリットです。オンプレミス型では、サーバ構築のためのハードウェアやソフトウェアの購入、メンテナンスのための設置作業費用・年間の保守サービス費などが必要になります。
合計するとかなり大きな金額となるので、導入する場合は事前に試算をしてみましょう。
オンプレミス型Web会議システムのデメリット3：トラブル・障害への対応が必要
デメリットの3つ目としてあげられるのが、トラブルや障害への対応が必要になってしまうことです。自社で構築・運用するオンプレミス型では、トラブルや障害が発生したときも自社で対応するしかなく、時間と手間がかかってしまいます。
メンテナンスのために、技術者を管理担当にしたり保守のみ専門の業者に依頼したりしておく必要があるでしょう。
オンプレミス型Web会議システムのデメリット4：社外からのアクセスが難しい
社外からのアクセスが難しいこともデメリットでしょう。
社内ネットワークを活用するオンプレミス型では、事前にサーバと端末の双方で社外からWeb会議専用サーバーにアクセスできるように設定を済ませておかないと、外出先からWeb会議システムを利用したり社外の人とやり取りをすることができません。
オンプレミス型Web会議システムの導入時に注意する事2つ
ここまでオンプレミス型Web会議のメリットとデメリットについて解説してきました。もし、オンプレミス型のWeb会議導入を検討するのであれば、メリットデメリット以外にもチェックすべき注意点があります。ここからは導入時の注意点についてご紹介します。
オンプレミス型Web会議システムの注意点1：利用期間
オンプレミス型Web会議の導入にあたっては、利用期間がどれくらいになるのかをあらかじめ把握しておきましょう。オンプレミス型会議は長期の利用であるほど、クラウド型よりもコストを安く抑えられます。
おおよその利用期間を踏まえて、低コストで済むWeb会議の導入を検討しましょう。
オンプレミス型Web会議システムの注意点2：サーバ保守担当者
また、オンプレミス型Web会議の場合は、サーバを保守できる担当者がいるかどうかの事前チェックをしておく必要もあるでしょう。
サーバを自社内に設置するオンプレミス型では、トラブル発生時の対応ができる保守担当を定めておかないと、Web会議システムの利用に支障を来しかねません。
もし、社内に保守ができる人がいないのであれば、外注も検討しましょう。その際は、サポート内容やコストなどをよく吟味することが大切です。
おすすめのオンプレミス型Web会議システム
「V-CUBE」／ 株式会社ブイキューブ
V-CUBEは、 H.264/SVC映像コーデックを採用した世界最高レベルと言われている映像通信品質の高さが魅力です。シンプルで分かりやすい画面構成のため、誰でも使いやすいというメリットもあります。またセキュリティにも優れ、「ASP・SaaS安全・信頼性に係る情報開示認定制度」に認定されています。参加者ごとに独自のIPアドレスを設定することが可能なため、不正アクセスを未然に防げるというのも嬉しいポイントです。 さらに、サポート体制も充実しているため、初めて導入する場合でも安心できるでしょう。
オンプレミス型の特性を知ってWeb会議システムの導入を検討しよう
オンプレミス型のWeb会議システムは高いセキュリティ性やカスタマイズの自由度といったメリットがある一方で、構築時のコストやトラブル対応への不安などデメリットもあります。 どちらのタイプが適しているかは企業によって異なるため、良い面や悪い面を把握したうえで、計画的にシステム導入をすることをおすすめします。チェックすべき項目を一覧にしてまとめるとスムーズな検討ができるでしょう。
ぜひ、これを機にWeb会議システムを導入し、テレワークの作業効率をアップしてみてはいかがでしょうか。
