最近では在宅ワーク時でも会議に参加できるよう、Web会議システムを導入している企業が増加傾向にあります。これまではテレビ会議システムを利用するのが一般的でしたが、意外と違いを知らない方も少なくありません。今回はWeb会議とテレビ会議の違いについてご紹介いたします。
Web会議とは？
Web会議とは、パソコンや携帯電話などを通じて接続する会議システムのことを意味します。最近では在宅勤務を推奨する企業が増加傾向にあり、自宅からでも参加できるWeb会議システムを導入している企業が増えています。
Web会議システムのコンテンツを扱うシステムとして有名なのは、SkypeやZoom、Microsoft Teamsなどです。システムによって機能やセキュリティ対策が異なるのも特徴の1つです。
テレビ会議とは
テレビ会議は、専用のモニターを使用し、回線を介してシステムの接続をします。グローバルに展開する企業では、海外にある取引先と会議を行うことが多いため、テレビ会議システムを導入していることが一般的です。
オフィスに専用のモニターや転写機などを設置し、専用の番号を入力して接続を行います。Web会議システムと違い、システム導入に伴いさまざまな初期費用がかかってきます。
電話会議とは
電話会議は、会議中に映像を使用しません。共通のアクセスポイントに電話をかけることで、複数人が討議できるというシステムです。
映像がないため、会議資料の共有などはメールなどで別途行う必要があります。Web会議と同じく、電話会議は電話があれば接続可能なため、オフィス以外の場所からも自由に参加できるメリットがあります。
Web会議とテレビ会議の違い
Web会議システムを導入するメリットは、コスト面や機能面にも優れ、設置する場所が不要な点です。テレビ会議システムの導入は企業の規模やスペースによって左右されることが多く、初期費用や専用機材を設置するためのスペースが必要になります。
Web会議システムとテレビ会議システムでは違いが多いため、Web会議システムのメリットをしっかり理解してから検討するのがおすすめです。
Web会議とテレビ会議の違い1：コスト
Web会議のテレビ会議と違う点1つ目は、コスト面を大幅にカットできる点です。テレビ会議システムの場合は、専用機材の購入や回線の使用料など、さまざまな費用がかかります。
Web会議システムの場合は、無料で導入できるものもあり、ご自身のパソコンや携帯電話があれば特別な機材は不要です。Web会議は初期費用をかけずシステム導入できるので、企業の規模に関わらず利便性の高いシステムだといえます。
Web会議とテレビ会議の違い2：導入の手間
Web会議のテレビ会議と違う点2つ目は、専用機材などの導入が不要という点です。テレビ会議では、回線をつなげるルーターや接続時に画像を映し出すモニターなどを導入する必要があります。
Web会議システムではテレビ会議システムと違い、手持ちのデバイスから接続できるため、専用機材を導入する手間が省けます。
Web会議とテレビ会議の違い3：機能
Web会議のテレビ会議と違う点3つ目は、会議をスムーズに進行するための優れた機能がある点です。Web会議システムをパソコンやタブレットで接続した場合、接続画面で会議資料を共有できる機能があります。
テレビ会議の場合は、専用機材やモニターとパソコンを別途つなぎ、パソコン画面を映し出す作業が発生します。またWeb会議では、プライバシーを考慮し、自分が映し出された際の背景を変更する機能などもあります。
Web会議とテレビ会議の違い4：場所
Web会議のテレビ会議と違う点4つ目は、どこからでもシステムに接続できるため、場所を選ばないという点です。テレビ会議システムでは、オフィスの会議室などの専用機材を設置し、その会議室でしか利用することができません。
しかし、Web会議システムの場合は、海外や出張先をはじめ、どんな場所からでも接続できるのが大きな違いです。
Web会議とテレビ会議の違い5：メンテナンス
Web会議のテレビ会議と違う点5つ目は、システムのメンテナンスが比較的簡単という点です。テレビ会議システムの場合は、何か不具合があると機材か回線の問題かを確認するため、システム会社に連絡しメンテナンスチェックする必要があります。
Web会議システムの場合は、オンライン上のシステムのため、システムのバージョンを更新することで比較的簡単にメンテナンスを行うことができます。
Web会議とテレビ会議の違い6：拡張性
Web会議のテレビ会議と違う点6つ目は、ビジネス以外の用途でも利用ができる点です。たとえば、遠方の知人や家族になかなか会えない場合でも、Web会議システムを利用することで相手の顔を見ながら会話することができます。
また、最近では社内での交流を深めるため、Web会議システムを利用した懇親会や懇談会なども開催されています。日頃からコミュニケーションを取るツールとして、拡張性の高いシステムだといえるでしょう。
Web会議システムを選ぶ際におさえておくべきポイント6つ
Web会議システムを導入する際は、操作性や情報のセキュリティ面などを考慮しながらシステムを選ぶのが重要なポイントです。
現在、Web会議システムを取り扱う企業は複数あり、企業によって機能性や費用も異なります。Web会議システムの製品ごとにどのような違いがあるものなのかを把握し、企業にとって適したシステムを導入しましょう。
Web会議システム選定ポイント1：費用
Web会議システムでは、コンテンツによって有料になるものもあり、費用面でも違いがあります。Web会議システムを取り扱う企業では、一般用とは別にビジネスコンテンツを作成している場合が多い傾向にあります。
ビジネス用のコンテンツでは、機密性の高い情報を取り扱うためセキュリティ面の強化をしたり、外部からの侵入者を防ぐための措置が必要なため、一部を有料コンテンツにしているケースが増えています。
Web会議システム選定ポイント2：セキュリティ
Web会議システムでは、社外秘の情報を保護する観点からセキュリティ対策にそれぞれ違いがあります。Web会議システムでは、ビジネス上の機密情報を保護する目的から、IPアドレスやセキュリティシステムを導入しています。
セキュリティ対策が万全ではないシステムでは、会議中の会話に外部からの侵入される可能性があるため、セキュリティ面はしっかりチェックする必要があります。
Web会議システム選定ポイント3：操作性
Web会議システムは、システムによって初期登録や接続先の共有など操作性による違いがあります。たとえば、メールシステムでOutlookを使用している場合、SkypeやMicrosoft Teamsなどと連動しやすく、接続先の共有も比較的簡単にできます。
また、会議資料や保存フォルダを共有できるシステムもあり、操作がシンプルで簡単なシステムの方がよりスムーズな会議進行が可能になります。
Web会議システム選定ポイント4：サポート
Web会議システムで何か問題発生した際のサポートも、企業によってそれぞれ違いがあります。たとえば、Microsoft Teamsの場合は、サポートセンターが設置されているため、何かトラブルが発生した場合でもサポートの依頼をすることが可能です。
また、システム会社によっては、システムの初期設定や運営、トラブルのサポートまでを、すべて別途管理してくれる場合もあります。
Web会議システム選定ポイント5：機能
Web会議システムでは、資料の共有やチャットなど、企業によってそれぞれ機能性の違いがあります。たとえば、Microsoft Teamsでは、プライバシー保護をする背景機能が搭載されており、会議資料の共有や共通のフォルダを作成することも可能です。
またチャットや電話機能も搭載されており、接続時に問題があった場合でも会議出席へ連絡することができます。
Web会議システム選定ポイント6：サーバ
Web会議システムでは、サーバの違いがあり、それぞれ費用やセキュリティ面が異なります。Web会議システムで利用するサーバの中でもクラウド型のタイプは、外部で設置したシステムへアクセスして利用するシステムで、費用も比較的安いのがメリットです。
セキュリティを強化したい方は、オンプレミス型のサーバを利用することが多く、要望に応じてカスタマイズが可能なサーバです。
テレビ会議との違いを知って適切なシステムを選定しよう
Web会議システムはテレビ会議システムと違い、専用機材を設置する広いスペースなどの確保が不要なため、比較的簡単に導入することができます。しかし会議内容には機密情報などが含まれるため、セキュリティ面が万全なシステムを選ぶことをおすすめします。
自宅や外出先から会議出席ができるWeb会議システムは、システムによってセキュリティ対策や費用に違いがあり、それぞれを比較しながら選ぶのが重要なポイントです。ぜひ各社の資料を入手し、検討に役立ててみてください。
