多様な働き方が求められる傾向にある昨今では、Web会議システムが注目されています。Web会議システムは、場所を問わずに会議に参加できる便利なシステムですが、いくつかのデメリットもあります。
自社への導入に適しているかどうかを知りたい方は、メリットとデメリットの両方を確認しましょう。
ここでは、Web会議システムのメリットとデメリットを詳しく解説しますので、導入を検討している企業の担当者は参考にしてみてください。
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Web会議とは
Web会議というのは、会議参加者が一つの会議室に集まることなく、通信回線で音声や動画を共有して行う会議のことです。
通信回線を使用するので、テキストチャットやパソコンの画面共有、ファイルのやり取りなども同時に行うことができます。働き方改革の実現の一環としてリモートワークの重要性が取り上げられ、出張などのコストや時間を削減できるなどの多くのメリットがあるため、本格的な導入を考えている企業も増えています。
反面、セキュリティについては、クラウドサービスの提供者によって実現されるセキュリティのレベルが異なりますので、導入に当たっては十分な注意が必要です。
Web会議システムのメリット8つ
まずは、Web会議システムを導入するメリットから詳しくみていきましょう。
1 移動時間と交通費を削減できる
Web会議システムは、パソコンとインターネットがあれば場所を問わず利用できるため、会議のために出社したり、営業先から帰社したりする必要がありません。従業員の移動時間が削減されることで業務効率が上がると同時に、従業員の負担が減ることでパフォーマンスを発揮しやすくなります。
また、交通費を削減できることは、コストダウンを目指す企業にとってメリットです。
2 運用コストが低い
Web会議システムの導入に必要な設備は、パソコンやインターネット、ヘッドフォンやマイク、Webカメラなどです。モニターや専用回線などは不要なため、導入コストが安く済みます。また、クラウド型のWeb会議システムは、月額や年額の利用量を支払うだけで運用できて、サーバーやシステムのメンテナンスも必要ありません。
さらに、自動アップデートやサポートによるエラー対応などもあるため、運用に人的コストがほとんどかからないでしょう。ただし、信頼できる企業のWeb会議システムでなければ対応が不十分なケースがあるため、事前の調査が必要です。
自社の管理下で特別なセキュリティ対策を施したい場合には、オンプレミス型を採用してもよいでしょう。ただし、自社でメンテナンスが必要なため、ランニングコストが高くなります。
3 紙の会議資料が不要
オフラインの会議では、紙の資料を配布したりスクリーンに資料を投影したりする必要があります。対してWeb会議では、資料共有機能で画面に資料を表示しながら会議を行えます。そのため、紙の会議資料をコピーする手間や、コピー機に置き忘れるリスク、紙のコストなどを削減できるのです。
4 様々な働き方に対応できる
働き方改革やWithコロナの影響で、場所を問わずに働ける環境の構築が求められています。Web会議システムを利用すれば、自宅やサテライトオフィス、コワーキングスペースなどからも会議に参加できるため、多様な働き方に対応できます。
多様な働き方に対応できれば、従業員がパフォーマンスを発揮しやすくなったり、モチベーションが上がったりするでしょう。結果的に企業の収益が高まることも期待できます。
5 会議の参加者の都合がつきやすくなる
Web会議システムは、スマホやパソコン、タブレットなどがあれば利用できるため、出張先からでも会議に参加できます。会議でメンバーの意思を確認する形式の場合、メンバー全員の都合が合わないために意思決定が遅れるケースがあります。
Web会議システムであれば、メンバー全員が参加できる日程が多くなるため、会議が先延ばしになりません。その結果、意思決定のスピードが上がり、ビジネスが加速することが期待できます。
6 社内コミュニケーションが活発化する
Web会議システムは、小人数から大人数まで対応できます。必要な会議を必要なときに手軽に行えて、コミュニケーションが活発化するでしょう。情報共有や意見交換の回数が増えることで、ケアレスミスや認識の相違によるトラブルなどのリスクを低減できます。
7 意見交換の質が高まる
Web会議はオフライン会議と比べて発言しやすいと感じる人もいます。同じ空間で面と向かって意見を言えない人は少なくありません。Web会議システムの導入でWeb会議が活発に行われるようになれば、質が高い意見交換の回数が増えて、より良いアイデアが生まれる可能性があります。
8 簡単に録音・録画できる
Web会議システムは、ICレコーダーやビデオカメラを使うことなく簡単に録音・録画ができます。会議の中で聞き逃したり見逃したりしたところを後から簡単に確認できるのです。
そのため、Web会議システムで営業力強化のセミナーも開催できます。好成績の営業担当者のロープレを後から見返すことで、セルフコーチングによるスキルアップが期待できるでしょう。
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Web会議システムのデメリット3つ
メリットが多いWeb会議システムですが、いくつかのデメリットがあります。Web会議システムを導入すべきかどうか正しく判断するためにも、デメリットを詳しくみていきましょう。
1 通信環境で映像と音声の質が決まる
Web会議システムは、インターネットとパソコンがあれば場所を問わずにWeb会議を行える便利なシステムです。しかし、インターネット回線の混雑や、何らかの問題で通信エラーがあると、映像や音声の乱れ、通信切断などが起こります。
1人でも通信環境に問題があると、その人物との意見交換が難しくなり、Web会議のメリットを得られなくなるでしょう。Web会議システムを導入するときは、通信環境の構築が必要です。通信に問題が起こりにくいポケットWi-Fiの支給、Web会議のときに推奨される場所の明確化など、事前準備を怠らないことでトラブルが起こりにくくなります。
2 大人数の会議には不向き
Web会議システムは、1つのモニターに複数人の顔が映し出されるため、あまりにも大人数の会議には対応できません。1人の顔が小さすぎることで反応がわからなくなれば、意見交換の質が低下します。
また、Web会議と言えども、あまりにも多くの参加者がいるとオフラインの会議と同様に発言しづらくなります。1人ずつ意見を聞くにしても、オフラインの会議よりもスピード感に乏しいため、長引いてしまう恐れもあるでしょう。
大人数の会議はオフラインで行い、小人数の会議にはWeb会議システムを使うのがおすすめです。
3 表情や雰囲気を読み取りにくい
Web会議システムは、1つのモニターに参加者全員の顔が映し出されるため、それぞれの表情や雰囲気を読み取りづらくなります。相手の顔色を気にして発言できない人が発言しやすくなるというメリットもありますが、相手の反応を的確に捉えられず、場の雰囲気に適した発言ができなくなる可能性もあります。
表情や雰囲気をうまく読み取れずに的確な発言ができず、恥ずかしい思いをしたり上司に叱られたりして、Web会議に苦手意識を感じてしまう人もいるでしょう。このような事態を防ぐために、参加者の人数調整や適切な通信環境の構築、発言時のルール策定などの準備が必要です。
Web会議システムを導入する際のポイント7選
Web会議システムを導入する際には、メリットやデメリットだけでなく、システムの要求仕様や保障される性能について検討しなければなりません。
Web会議システムを導入する際に、注意しなければならないポイントについてご紹介します。
ポイント1：アカウント数
1つ目は、同時に入れるアカウント数がどれくらいに設定されているかです。
自社のWeb会議でもっとも多いパターンの会議がどれくらいの参加人数を想定しているか、大規模会議が必須かどうかでアカウントの必要数が決まりますので、自社のニーズを考えて決定しましょう。
ポイント2：安定した接続
2つ目は、自社の想定アカウント数、通信環境で安定した接続が期待できるかどうかです。
回線によってWeb会議が中断するようでは、導入するメリットがありません。Web会議システムの中には、回線状況が悪い状態でも安定した接続を維持できるように作られているものもあります。
通信の状況が悪い場合は、画像を止めて音声だけでも安定させられる特徴のあるものを選ぶのもよいでしょう。
ポイント3：セキュリティ対策
3つ目は、インターネット回線を経由しても十分なセキュリティが確保されているかどうかです。
Web会議導入のメリットより、セキュリティが十分考えられていないシステムでは、重要情報が流出して、会社に大きな損害を与えてしまう可能性もあります。
IP-VPNを利用した通信や、SSI暗号化通信のような技術を採用していれば、セキュリティは確保できていると考えられます。
ポイント4：簡単な操作性
4つ目は、ふだん使っていない人間がWeb会議に参加しても、まごつかずに操作できる簡単さです。
Web会議のメリットは、だれでも、どこでも使えるという点がもっとも大きいので、操作が難しいと敬遠されてしまい、定着しないまま使われなくなってしまいます。
ポイント5：費用対効果
5つ目は、導入・運用していくコストに対して、十分な効果が得られるかどうかを確認することです。
Web会議は現行の会議を代替するものですから、変更することによって得られるメリットを数値化して算出するとわかりやすくなります。
会議の頻度と会議に参加するための出張者にかかる費用を算出して、Web会議の導入・運用にかかるコストと比較してみましょう。
ポイント6：音質や画質
6つ目は、Web会議を行う際に、実用上問題のないレベルの音質や画質が提供されるかどうかです。
回線の品質によっては、画像を表示すると負荷で画像や音声が途切れてしまう場合もあります。
自社の要求する品質がWeb会議システムで保障されるかどうかを確認する必要があります。
ポイント7：必要な機能
7つ目は、必要な機能が満たされているか、自社でweb会議のメリットと考えている機能がサポートされているかどうかの確認です。
導入目的によって必要な機能は変わってきます。必要以上に多機能なものを選ぶと、必要ない機能のためにコストが高くなったり、動作が重く安定しなかったりという欠点も出てくる可能性があります。
Web会議システムのメリットとデメリットを理解して活用しよう
Web会議システムは、交通費の削減や業務効率化、パフォーマンスの向上、意見交換の質の向上など、さまざまなメリットがあります。一方で、映像や音声の品質が通信環境に左右されやすく、会議がスムーズに進まないといったリスクもあるため、メリットとデメリットを比べて導入を検討することが大切です。
まずは、Web会議システムの資料請求をしてはいかがでしょうか。Web会議システムの機能や必要な通信環境がわかるため、導入すべきかどうか適切に判断しやすくなります。
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