文書管理システムは、大量の紙文書をスキャンした画像データや、WordやExcelなどで作成した電子文書を一元管理するシステムです。本稿では、文書管理システムのおすすめ製品を一括比較しながら、基本機能や選定のポイントについて解説します。

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30秒で分かる文書管理システム

文書管理とは、業務上作成した文書(紙・電子)を保管し、編集などの管理を行うことです。文書管理システムは、文書(紙・電子)の中でも電子化した文書を保管・管理する機能を持ったシステムです。

文書管理システムは、単にオフィスのペーパーレス化に貢献するだけではありません。文書の作成や保管、検索やバージョン管理などによって、これまで蓄積してきた情報をナレッジベースとして活用できる点も導入のメリットです。

提供形態には、オンプレミス・パッケージソフト・クラウドなどがあります。ただし、近年では低コストで導入しやすいクラウド型が主流となりつつある状況です。

文書管理システム12製品を徹底比較!


ファイルサーバー型で運用しやすい文書管理「FileBlog (ファイルブログ)」
株式会社鉄飛テクノロジー

POINT
  • 参考価格:直販特別ライセンス(10ユーザー・20万文書・年間ライセンス)初年度65,000円、次年度以降39,000円など
  • 提供形態:オンプレミス / パッケージソフト
  • 対象従業員規模:全ての規模に対応
  • 対象売上規模:全ての規模に対応

ファイルサーバーに文書を格納し、全文検索も行えるWebベースの文書管理システム「FileBlog (ファイルブログ)」。ファイルサーバーのみで文書管理ができるため、DBサーバーを用意する必要はなく、簡単に運用できる点が魅力です。

文書や格納するフォルダには、説明文やタグなどの属性が入力できるため、簡単な検索なら属性検索だけで文書を見つけられます。アクセス制御はWindowsの設定情報と連動するため、文書管理システム用のアクセス制御設定をしなくてすみます。

シンプルで運用の負担が少ない文書管理システムを探している場合などに検討したい製品です。


契約書やISO文書の管理&ペーパーレスで高機能「文書管理システム 楽々Document Plus」
住友電工情報システム株式会社

POINT
  • 参考価格:1,500,000円~
  • 提供形態:パッケージソフト(ユーザーライセンス・CPUライセンスあり)
  • 対象従業員規模:10名以上
  • 対象売上規模:全ての規模に対応

「文書管理システム 楽々Document Plus」は、高機能な文書管理システムです。契約書の期限管理、ISO文書の版管理(バージョン管理)、税務関係書類のe-文書法対応など、幅広い用途で使用できます。紙の書類は複合機などから自動連携でファイル登録できるため、オフィスのペーパーレス化も容易です。

1つの文書内に、複数の電子ファイルと属性情報を登録。文書内の属性情報やスキャナで取り込んだPDFファイルや、Word・Excelファイルも自然文検索が可能で、検索性能も優れています。

高機能な文書管理システムを導入したい、e-文書法に対応したいなどのニーズがある場合に検討したい文書管理システムです。


機能豊富なオンプレミス版か災害に強いクラウド型が選べる「eValue V」
株式会社大塚商会

POINT
  • 参考価格:基準情報100,000円、ドキュメント管理モジュール250,000円
  • 提供形態:オンプレミス / クラウド / パッケージソフト / SaaS / サービス
  • 対象従業員規模:全ての規模に対応
  • 対象売上規模:全ての規模に対応

「eValue V」は、ドキュメント管理・ワークフロー・スケジュール管理・コミュニケーション機能から構成されるグループウェアです。オンプレミス版のパッケージソフトとクラウド版(SaaS)「eValue V Air」があります。

オンプレミス版は、複合機からの自動登録や豊富な検索機能(属性・全文・串刺し)、バージョン管理など、文書管理の基本機能は全て備えています。アクセス権管理、印刷・持ち出し制限機能、データ改ざん有無の確認など、セキュリティ関連も機能豊富。e-文書法にも対応できます。

クラウド版は、リモートアクセス機能を手軽に導入でき、運用管理の負担は少ない点がメリットです。ただし、全文検索が使えないなど、オンプレミス版の機能が一部制限されるため導入検討の際は確認しましょう。


紙書類の迅速な電子化が可能なOCR機能と外部連携に強み「SPA」
ウイングアーク1st株式会社

POINT
  • 参考価格:初期費用300,000円
    クラウド版年額600,000円(10ユーザー・50GBストレージ)
    パッケージ版(Standard)3,795,000円・年間保守費495,000円
  • 提供形態:パッケージソフト / オンプレミス / クラウド
  • 対象従業員規模:全ての規模に対応
  • 対象売上規模:全ての規模に対応

「SPA」は、紙の書類を自動で取り込み、仕分けも自動で行うOCR機能と外部連携機能(オプション含む)に強みのある文書管理システムです。

全文検索機能はもちろん、バージョン管理を含んだ文書のライフサイクル管理、高度なセキュリティ管理(印刷不可・透かし・マスク・墨消しなど)も備わっています。

また、無償公開しているWeb APIでシステム連携も柔軟に行えます。SPAでデータ化して、ETLやRPAで自動化、SPA Cloud Adapter for Salesforceを利用して、Salesforceと連携など、業務の自動化や効率化を進めることもできます。

膨大な紙書類を迅速に電子化したい場合や外部システム連携で業務の自動化や効率化を目指したい、というニーズに向いている文書管理システムです。


社内外で機密情報を共有できる「PROCENTER/C」
NECソリューションイノベータ株式会社

POINT
  • 参考価格:パッケージ版(サーバーライセンス)1,200,000円、10ログインユーザーライセンス240,000円、機能限定モデル「PROCENTER/C Lite」510,000円~
    SaaS版50,000円(20ユーザーID・1GB・ヘルプデスク3インシデント)~
  • 提供形態:パッケージソフト / クラウド / SaaS
  • 対象従業員規模:全ての規模に対応
  • 対象売上規模:全ての規模に対応

「PROCENTER/C」は、社内だけでなく企業間や海外パートナーと機密情報を共有できるようにした文書管理システムです。

大容量のファイル共有や受領状況の確認、グローバル言語対応など、海外を含めた社外とのやり取りに関する課題を解決できます。また、セキュアかつリアルタイムな情報共有の可能な仕組みがある点も大きな特徴です。

基本機能としても、文書のバージョン管理や承認・期限切れなどを管理できる文書のライフサイクル管理、高度なセキュリティ管理も備えています。

特に企業間や海外パートナーとの協業が多い場合に検討したい文書管理システムです。


文書管理機能も備えている機能豊富なクラウドストレージ「Fleekdrive」
株式会社Fleekdrive

POINT
  • 参考価格:Teamプラン月額500円(1ユーザー・10GB)、Businessプラン月額1,500円(1ユーザー・200GB)~、最低10ユーザーより
  • 提供形態:クラウド / サービス
  • 対象従業員規模:10名以上
  • 対象売上規模:全ての規模に対応

「Fleekdrive」は文書管理機能も備えている機能豊富なクラウドストレージです。きめ細かなファイル共有機能や申請業務の自動化、適切なアクセス制御で情報共有ができ、部門間・社外企業などとの協業(コラボレーション)に役立ちます

文書管理機能は、全文検索やバージョン管理、ライフサイクル管理などひと通りあり、登録できるファイルサイズやファイル数の制限はありません。全文検索では、英語や中国語にも対応しています。セキュリティ機能も、PDF透かしやファイルの暗号化、ウイルスチェック機能など高機能です。

提供形態はクラウドのみ。予算と目的に応じて3パターンのプランから選択します。企業で使う場合は、高度なセキュリティ機能まで含むBusinessプラン以上が適切です。

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超高速全文検索&多観点ツリーで検索に強み「SAVVY/EWAP」
ジップインフォブリッジ株式会社

POINT
  • 参考価格:2,000,000円~
  • 提供形態:パッケージソフト / オンプレミス
  • 対象従業員規模:100名以上
  • 対象売上規模:全ての規模に対応

「SAVVY/EWAP」は、超高速全文検索と多観点ツリーを搭載した全文検索システムです。全文検索機能は、完全一致検索とあいまい検索も同時実行でき、属性検索なども備えています。

本製品独自の多観点ツリー機能は目的の文書を見つけるまでの作業をサポートします。以下は、多観点ツリーで可能な機能です。

  • ファイル更新日や拡張子などの情報で切替表示
  • 多観点ツリーを利用した検索結果の分類と絞り込み
  • 既存の階層構造組み換え
  • 同名フォルダの集約表示

ただし、文書管理の基本機能の1つであるバージョン管理機能や、紙文書の電子化をサポートする機能はありません。社内の電子文書を素早く検索することを求める場合に検討したい製品です。


機能豊富で利用目的に合わせた提供形態が選べる「Documal SaaS」
株式会社富士通四国インフォテック

POINT
  • 参考価格:導入基本サービス300,000円、パブリックSaaS月額20,000円 ~(10ユーザー)など
  • 提供形態:クラウド / パブリックSaaS / プライベートSaaS
  • 対象従業員規模:100名以上
  • 対象売上規模:50億円以上

「Documal SaaS」は、2種類のSaaS版が選べる文書管理システムです。1つは小規模かつ安価で始められるパブリックSaaS版で、もう1つは200GB以上の大容量かつ専用環境でカスタマイズ可能なプライベートSaaS版となっています。

本システムは、機能全文検索・新着検索・ワークフロー機能・進捗確認・ログ管理・公開日指定や自動廃止・自動削除機能を提供しています。文書のライフサイクル管理も可能で、文書に関わる業務の効率化が可能です。ただし、電子帳簿保存法やe-文書法には対応していません

プライベートSaaS版は、パブリックSaaS版に比べて保存可能ディスクサイズに制限がなく、専用環境でバックアップも自由に時間指定ができます。さらに、カスタマイズも可能です。ただし、価格が高くなるため予算に収まるかどうか検討しましょう。


社内wikiで文書管理も行える情報共有システム「NotePM」
株式会社プロジェクト・モード

POINT
  • 参考価格:スタータープラン(3ユーザー・5GB)1,000円(税込) ~
  • 提供形態:クラウド / ASP / SaaS
  • 対象従業員規模:全ての規模に対応
  • 対象売上規模:全ての規模に対応

「NotePM」は、社内wiki作成ツールであるとともに、ナレッジベースとしても、文書管理ツールとしても使える情報共有システムです。文書を簡単に作成できるエディターや、お知らせ通知、ビジネスチャットとの連携機能など、情報共有をスムーズにする機能が盛りだくさんです。

文書管理機能面では、主に以下の機能が提供されています。

  • フォルダ階層による管理
  • 登録したWordやExcelなどにも使える全文検索
  • アクセス制御機能やセキュリティ関連の機能
  • 変更履歴の確認機能

3ユーザー1,000円(税込)から。中小企業から大企業まで利用できます。文書管理にナレッジマネジメントを期待する場合などに候補となる製品です。


テレワークや営業活動に便利「SmartLibrary」
キッセイコムテック株式会社

POINT
  • 参考価格:30,000円(20ライセンス・クラウドストレージ1GB)~
  • 提供形態:クラウド / オンプレミス / SaaS / ASP
  • 対象従業員規模:全ての規模に対応
  • 対象売上規模:全ての規模に対応

「SmartLibrary」は、使いやすいビューア機能やきめ細かなセキュリティ機能などにより、テレワークや営業活動にも便利な文書管理システムです。

ビューア機能は直感的に使いやすく、タブレットでも扱いやすく作られています。大容量の電子文書もストレスなく表示できるため、重いカタログなどを持ち歩く必要もありません。文書持ち出しによるセキュリティリスクにも十分配慮されています。検索機能もラベル検索や全文検索が可能です。

文書のバージョン管理機能はありません。テレワークや営業活動などで大きなファイルサイズのファイルを素早く表示したい場合に適した製品です。


文書管理機能もあるワークフローシステム「Flow」
SBテクノロジー株式会社

POINT
  • 参考価格:別途問い合わせ
  • 提供形態:クラウド / SaaS
  • 対象従業員規模:1,000名以上
  • 対象売上規模:全ての規模に対応

「Flow」は、文書管理機能もあるクラウド型のワークフローシステムです。文書管理機能にフォーカスすると、承認まで終わった文書を自動格納(SharePoint Onlineへ)や、IRMを利用した文書の暗号化が可能です。

検索機能はSharePoint Onlineの機能をそのまま使えます。全文検索やアクセス制御に応じた検索結果、検索結果をさらに絞り込むのに役立つナビゲーション機能なと、SharePoint Onlineの検索機能は高機能です。また、文書に属性を設定して属性情報で検索することもできます。

対象従業員規模は1,000名以上と大企業向けで、ワークフローとともに文書管理機能も欲しいという場合に検討したいシステムです。


低コストで簡単に使える情報共有ツール「welog」
株式会社トライバルメディアハウス

POINT
  • 参考価格:フリープラン10名まで無料、ベーシックプラン月額300円(1ユーザー)
  • 提供形態:クラウド
  • 対象従業員規模:全ての規模に対応
  • 対象売上規模:全ての規模に対応

「welog」は、簡単な操作かつ低コストで導入可能な情報共有ツールで、文書管理ツールとしても利用可能です。フリープランなら10名まで無料で使えるため、お試しで文書管理ツールを導入してみたい場合にも適しています。

ユニークな機能は文書の同時編集機能で、テレワークでWeb会議を進めながら、複数人で同時に文書を編集する、といった使い方ができます。文書の共有はボタンをワンクリックするだけ。タスク管理機能や編集履歴機能もあります。外部連携では、ビジネスチャット(SlackとChatwork)との連携が可能です。

ただし、全文検索やバージョン管理はありません。シンプルな文書管理ツールを低コストで導入したい場合や、お試しで使ってみたい場合に適したツールです。

文書管理システムの基本機能5つ

文書管理システムには様々な機能がありますが、中でも基本的な機能として5つ解説します。

1、保管・共有機能

電子文書の保管および共有ができる機能です。保管する際は、部署別や文書種別などのインデックス(索引)を付与して保管できるため、後から文書を探して取り出す際にも規則性があり探しやすくなります。

2、検索機能

格納した電子文書の中身を検索して、求めている文書を見つけ出す機能です。文書内のキーワードがはっきりしている場合は「全文検索」を使います。全文検索機能をうまく使えば、文書管理システム自体をナレッジベースとしても活用可能です。

文書の種別や作成部署が分かっている場合はインデックスやタグなどの属性による検索を使うと、文書を容易に発見できます。

3、バージョン管理機能

バージョン管理とは、最初に登録した文書を初版として、編集・更新があるたびにバージョン2、バージョン3として管理する機能です。バージョン管理があれば、間違って文書を更新しても前のバージョンを簡単に復活できます。更新履歴の保存が重要な書類などには特に有効な機能です。

4、アクセス制御・セキュリティ機能

文書によっては、部外秘や役職者のみ閲覧可能などといったアクセス制御が必要な場合もあります。アクセス制御機能も、文書管理システムの標準的な機能です。また、文書を操作した日時や誰が操作したかといったアクセスログや、電子文書を持ち出せないようにする「透かし」機能などよるセキュリティ機能もあります。

5、外部システム連携機能

文書管理システムと他の社内システムとの連携によって、文書の一元管理を文書管理システムに集約することも可能です。どこまで連携が可能か、一部カスタマイズが必要かなど、製品によって対応状況は違うため、製品選定時に確認しましょう。

文書管理システム選定のポイント3つ

文書管理システムは非常に多くの製品が出回っており、高機能なものから手軽に導入できるものまで様々です。文書管理システムを選定するときのポイントを3つ解説します。

1、導入目的を明確化して自社に必要な機能を見極める

文書管理システムの導入目的を明確にして、自社に必要な機能は何かを見極めてください。

大量の紙文書を電子化したい場合は、電子化にかかる手間が軽減される機能のある製品や、文書の電子化オプションのある製品を選ぶ、といった選択も必要になります。

文書のバージョン管理やe-文書法などの対応有無は製品によって差があるため、必要かどうかを検討してください。

2 、提供形態の選択

提供形態は、主にオンプレミスとクラウドに分かれます。オンプレミスは高機能高価格、クラウドは低価格ですが機能は少ない場合もあり、検討するべきポイントです。

3 、セキュリティ関連機能の確認

文書管理システムでは、部門間や役職別、企業間のセキュリティ対策が必要です。文書管理システムにどこまでのセキュリティ機能が備わっているのかは必ず確認して、自社の求めているセキュリティ要件に合致しているかどうか検討しましょう。

文書管理システムは必要な機能を定めてから選択を

文書管理システムは、製品によって提供機能が大きく異なります。自社に必要な機能と価格とを検討して、候補を絞って比較しましょう。文書管理システムの選定に迷っている場合は、ぜひ以下より文書管理システムの資料を入手してご活用ください。

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※(価格は2020年12月6日時点、(税込)記載以外は税別で記載)

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