企業では、なぜ情報をデータベース化する必要があるのかご存知でしょうか。この記事では、データベース化をする理由やさまざまなメリット、さらにデータベースの種類についてご紹介していきます。

データベース化の意味とは?

データベース化とは、大量のデータを一箇所に集め、それらを「削除」「追加」などをして検索しやすいように整理整頓された形の事を言います。

それではデータベースの種類はいくつあるのでしょうか。詳しく見ていきましょう。

データベースの種類3つ

データベースの種類は、リレーショナル型、階層型、ネットワーク型の3種類があり、それぞれ特徴があります。データベースを構築する場合、どのようにデータベースを活用していくのかを想定しながら作る必要があります。

それでは3種類それぞれのデータベースについて見ていきましょう。

種類1:ネットワーク型

データベースの種類1つめは、ネットワーク型です。ネットワーク型のデータベースは、ツリー型のように上下からだけアクセスするのではなく、並列的にデータにアクセスすることができるため、処理速度が速いといった特徴があります。例えば検索処理などの、決まったルールでの単純な処理が得意なデータベースになります。複雑な処理にはあまり力を発揮しません。

種類2:階層型

データベースの種類2つめは、階層型です。ツリー型のデータベースであり、大きなフォルダの中に更に小フォルダが保存されているようなイメージになります。検索などする時は、その1つ1つのフォルダ上下から順番に覗きにいって、ファイルにヒットしたときに表示するといった動きになりますので、ネットワーク型に比べると処理する速度が遅くなります。また、関係性のある別々にカテゴライズされたフォルダに同じデータを保管する必要があるため、データが重くなる可能性があります。

種類3:リレーショナル型

データベースの種類3つめは、リレーショナル型データベースです。リレーショナル型は、最近主流のデータベースであり、列と行で作られた表形式で保管され、別のプログラム言語で操作する形のデータになります。列と行でできた表で保管されており、操作は別のプログラム言語になるため、効率がよくデータ修正も容易に行えます。また、行と列でできた面スタイルのデータベースなので、検索する場合でも効率よく探すことができます。

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データベース化が必要な理由3つ

データベースは引き出しのついたタンスのようなもので、データ1つ1つをそのタンスに入れて管理し、そのデータを必要なときに引き出しから取り出して使用し、またそこに格納するという作業を効率よく行なうことが目的とされています。つまり沢山のデータをバラバラではなく、1つのところで一元管理することができれば、無駄に探し回る必要がなくなるわけです。

ここからは、データベース化が必要な理由3つを解説していきます。

理由1:売り上げをアップさせたい場合

データベース化が必要な理由1つめは、売上をアップさせたい場合です。例えば、ある顧客の情報に対し企業にとってどんな属性のある人なのか、情報をつけて管理しておくことで、その顧客に関連性のある商品を販売したいときに1つのところで管理、共有してあれば、ピックアップしてすぐに連絡することが可能になります。顧客がどんな商品を購入したかの履歴を残すことができるため、自社製品で何がよく売れているのか、リピートされているのか調べることが容易となります。

このようにデータをデータベース化することで、売上を1つのところで一元管理できるため、業務の効率化を図り売り上げアップに繋げることができます。

理由2:データの規模が大きい場合

データベース化の必要性2つめは、データの規模が大きい場合です。規模の大きいデータを管理する場合、バラバラにただ蓄積しているだけでは必要なときにすぐに取り出すことができません。ルールを設けて、整理した状態で保管することが重要となってきます。

データベース化することで、データの整理整頓を行い、規模の大きなデータを効率よく管理することが可能となります。

理由3:データを大人数で扱う場合

データベース化が必要な理由3つめは、データを大人数で扱う場合です。例えば、1つのファイルを社内ネットワークで共有して使用している場合、1人が編集している時に他の人が書き換えることはできません。編集が終わった後にそのデータを開いて編集することになります。

データベース化すると、データを保管する役割とシステムは別の動きをするので、複数の人が同時に使用することができます。ただし、少人数の場合だと上記のメリットは薄れてしまうので必要性は高くないでしょう。

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データベース化をするメリット6選

データベース化を行なうことでどのようなメリットがあるのでしょうか。ここからはデータベース化を行なうことのメリット6選を紹介します。

メリット1:データの入力ミスを防止

メリット1つめは、「データの入力ミスを防止できる」です。データを入力し保存する際、ただやみくもに蓄積するのではなく、規則性にそってデータ保存しておかないと後から使用するときに必要な情報を取り出すことができなくなります。データベース化しておけば、データの入力ミスを防止することが可能となります。

メリット2:データを共有できる

メリット2つめは、「データを共有することができる」ことです。データベース化することで、複数の人が同時にデータベースにアクセスし利用することが可能となるため、1つのデータを共有することができます。また、個人に合わせてデータを細かく処理することが可能になるため、管理がしやすくなります。

メリット3:バックアップができる

メリット3つめは、「バックアップができる」です。あちこちと散らばっているデータをバックアップするのは大変ですが、データベース化されていれば、バックアップは簡単に行えます。

メリット4:分析ができる

メリット4つめは、「分析ができる」です。データベース化し、分類の属性をつけておくことで、分析することができるようになります。例えば、ある商品はどんな年齢層の人が購入しているかなど、データベース化されていればすぐに調べることができます。データベース化しておくことで、後からその情報を簡単に分析することが可能となります。

メリット5:データの管理がしやすい

メリット5つめは、「データ管理がしやすい」です。例えば顧客データが各個人のパソコンで管理されていたらどうでしょうか。あちこちと保管していたら、セキュリティの面から見てもあまり好ましいものではありません。

データベース化して1つのところで管理しておけば、いつ誰がアクセスしたか、外部からの攻撃を受けた際の記録などをログに残すことが可能となります。データベース化することでデータを一元管理することが可能となり、データベース化されているとセキュリティも管理がしやすくなります。

メリット6:編集が容易にできる

メリット6つめは、「編集が容易にできる」です。データをデータベース化してあれば、必要な条件を設定し必要な情報を抽出することができるためにすぐに分析データを作ることができます。

データベース化をするデメリット

データベース化するにあたり、大きな企業や学校など取り扱うデータの規模が大きいとそれだけの設備が大切です。例えばデータを保管するデータサーバの設計と構築、運用管理、セキュリティなどが挙げられます。

データベースにアクセスするための通信速度や処理スピードといったパフォーマンスなどを含めて考えると、導入時はもちろん、管理と運用のコストがかかることがデメリットといえるでしょう。

データベース化を有効に活用しよう!

データベース化することでデータを一元管理できるため、データのセキュリティはもちろん運用管理を行なうことが容易になります。

企業の財産でもある大切な情報をすぐにでも有効活用できるようにデータベース化を行ってみてはいかがでしょうか。

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