オンプレミス型Web会議をご存知ですか?今話題のWeb会議システムの1つであるオンプレミス型は、自社でシステムを構築するという特徴があります。このオンプレミス型Web会議にはどんなメリットや注意点があるのかチェックして、導入を検討してみましょう。

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Web会議とは

最近よく耳にするようになった言葉の1つが、Web会議です。Web会議は、インターネットを使って音声や映像、資料のやり取りができる、場所を選ばないコミュニケーションツールです。

パソコンやスマートフォンなど市販の機器を使うので、インターネット回線があれば誰でも手軽に利用できます。また、会議だけでなく資料配布や軽い打ち合わせなどにも活用できるので、テレワークには欠かせないツールでしょう。

TV会議とは

Web会議と同様にモニターを通してやり取りをするビデオ会議ツールの1つに、TV会議があります。TV会議は専用機器を会議室に設置して部屋と部屋をつなぐ、グループ会議向けのツールです。

Web会議とは違い、専用機器の準備のために高額な費用がかかり設定も複雑なため、個人間での使用には不向きです。また、テレビ会議は機器設置済みの会議室でしか利用できないので、Web会議と比較すると自由度が少なくなってしまいます。

オンプレミス型とは

Web会議のシステムには2種類ありますが、そのうちの1つがオンプレミス型と呼ばれるものです。オンプレミス型Web会議は、Web会議利用時に必要なサーバやソフトウェアなどを自社内に構築して運用するタイプのWeb会議システムです。

オンプレミス型Web会議では、自社ネットワーク内の専用サーバにアクセスするので、機能のカスタマイズができたりセキュリティを既存のものから引き継げるという特徴があります。

クラウド型とは

一方、オンプレミス型とは異なる特徴を持っているのが、クラウド型Web会議システムです。両者の違いは、サーバにあります。

自社内サーバのオンプレミス型に対し、クラウド型Web会議サービスではサービスの提供業者が用意した共有サーバにインターネット経由でアクセスする形式となっています。

クラウド型Web会議は、サーバを自社で管理する手間が省けるものの、機能追加などの自由は利かないでしょう。

オンプレミス型Web会議のメリット3選

では、オンプレミス型Web会議にはどのようなメリットがあるのでしょうか。

サーバを自社内に構築するオンプレミス型Web会議システムを利用することで、大きく3つのメリットを享受できます。この3つのメリットについて、チェックしましょう。

オンプレミス型Web会議のメリット1:セキュリティ

オンプレミス型のメリット1つ目は、セキュリティを強固にできることです。

オンプレミス型ではWeb会議専用のサーバを社内ネットワーク内に設置するので、外部のネットワークにアクセスする必要がなく、すでに自社で導入しているセキュリティ対策をWeb会議システムにも適用できます。

情報の漏えいやハッキングなどセキュリティ面でのリスクを軽減できるため、安心安全な情報のやり取りが可能です。

オンプレミス型Web会議のメリット2:カスタマイズ性

カスタマイズ性が高いという点もオンプレミス型の大きなメリットでしょう。

オンプレミス型では自社の活用スタイルに合わせて、スケジュール機能や管理画面などをより使いやすいよう、自由にカスタマイズできます。

用途に沿って、新たな機能を追加したりセキュリティのレベルを高めたりなど、幅広いカスタマイズが可能です。使いにくいと感じた箇所を適宜変更できるので、快適な使用感を保つことができるでしょう。

オンプレミス型Web会議のメリット3:導入初期コスト

また、オンプレミス型は価格面でもメリットがあります。

サーバを構築して運用、保守するのに費用を要してしまうものの、長期的な利用や大規模な運用、カスタマイズを検討しているのであれば、月々のコストが低価格になります。

クラウド型では月額費用を支払うので長期利用になるほど費用がかさみますが、オンプレミス型ではかかるのはサーバ関連費用のみで、サービスそのものは無料で利用できるため、価格を抑えられるのです。

オンプレミス型Web会議のデメリット4選

ここまでメリットについてご紹介してきましたが、オンプレミス型Web会議ならではのデメリットも存在しています。

コスト面やサーバ保守に関することなど、オンプレミス型Web会議のデメリットを把握したうえで導入の検討をしてください。

今回は4つのデメリットについてご紹介していきます。

オンプレミス型Web会議のデメリット1:構築に時間がかかる

オンプレミス型Web会議のデメリット1つ目は、システム構築に時間がかかることです。

Web会議システムを構築するために必要な、機材の選定・調達やサービス要件定義を設計する作業には、およそ数か月間の期間を要するでしょう。そのため、いますぐにWeb会議システムを利用するということは難しくなってしまいます。

もし、すぐにでもWeb会議システムを導入したいと考えているのであれば、クラウド型の方が適しているでしょう。

オンプレミス型Web会議のデメリット2:初期導入費用が高額

初期導入にかかる費用が高額なことも、オンプレミス型のデメリットです。オンプレミス型では、サーバ構築のためのハードウェアやソフトウェアの購入、メンテナンスのための設置作業費用・年間の保守サービス費などが必要になります。

合計するとかなり大きな金額となるので、導入に際しては検討しましょう。

オンプレミス型Web会議のデメリット3:トラブル・障害への対応が必要

デメリットの3つ目としてあげられるのが、トラブルや障害への対応が必要になってしまうことです。自社で構築・運用するオンプレミス型では、トラブルや障害が発生したときも自社で対応するしかなく、時間と手間がかかってしまいます。

メンテナンスのために、技術者を管理担当にしたり保守のみ専門の業者に依頼したりしておく必要があるでしょう。

オンプレミス型Web会議のデメリット4:社外からのアクセスが難しい

さらに、社外からのアクセスが難しいこともデメリットでしょう。

社内ネットワークを活用するオンプレミス型では、事前にサーバと端末の双方で社外からWeb会議専用サーバーにアクセスできるように設定を済ませておかないと、外出先からWeb会議システムを利用したり社外の人とやり取りをすることができません。

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オンプレミス型Web会議の導入時に注意する事2つ

ここまでオンプレミス型Web会議のメリットとデメリットについて解説してきました。もし、オンプレミス型のWeb会議導入を検討するのであれば、メリットデメリット以外にもチェックすべき注意点があります。導入時の注意点について、今回は2つご紹介します。

オンプレミス型Web会議の注意点1:利用期間

オンプレミス型Web会議の導入にあたっては、利用期間がどれくらいになるのかをあらかじめ把握しておきましょう。オンプレミス型会議は長期の利用であるほど、クラウド型よりもコストを安く抑えられます。

おおよその利用期間を踏まえて、低コストで済むWeb会議の導入を検討しましょう。

オンプレミス型Web会議の注意点2:サーバ保守担当者

また、オンプレミス型Web会議の場合は、サーバを保守できる担当者がいるかどうかの事前チェックをしておく必要もあるでしょう。

サーバを自社内に設置するオンプレミス型では、トラブル発生時の対応ができる保守担当を定めておかないと、Web会議システムの利用に支障が出かねません。

もし、社内に保守ができる人がいないのであれば、外注も検討しましょう。その際は、サポート内容やコストなどをよく吟味することが大切です。

オンプレミス型Web会議システムを導入しよう

オンプレミス型Web会議について、ご理解いただけたでしょうか。オンプレミス型Web会議の、良い面や悪い面を把握したうえで、計画的にシステムを導入してください。

チェックすべき項目を一覧にしてまとめるなど、工夫をするとスムーズな検討ができるでしょう。ぜひ、Web会議システムを導入し、テレワーク時代の作業効率をアップしてみてはいかがでしょうか。

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