採用管理システムの導入メリットとは？デメリットも解説

採用活動を行っている人事担当者は、採用活動に対して以下の悩みをもったことはないでしょうか。

「採用情報が大量にあって、管理が大変」
「応募数が多く、進捗が管理しきれない」
「求人広告を出しても応募が集まらない」

そんな悩みをもった採用担当の方におすすめなのが「採用管理システム」です。採用管理システムを導入することでさまざまなメリットが得られる分、注意すべきデメリットもあります。

採用管理システムの導入を検討している方は、これから紹介するメリット、そしてデメリットをご確認ください。

採用管理システムとは

採用管理システムとは、採用活動で必要となるデータを一元管理し、採用活動が効率よく行えるように支援するシステムを指します。

採用活動で必要な情報とは、以下のようなものがあります。

• 求人情報
• 応募者の個人情報
• 採用選考の進捗状況
• 採用担当者ごとの評価

採用管理システムは、これらの情報を一元管理し、複数の採用担当者が共有することで採用活動を支援します。

採用管理システム導入におけるメリット3つ

採用管理システムを導入すると、採用活動がどのように変わるのでしょうか。採用管理システム導入のメリットを、詳しく解説します。

1.採用活動の効率が上がる

採用管理システム導入による大きなメリットのひとつは、応募者情報の一元管理により、採用活動の効率があがる点です。

例えば、応募者の情報をそれぞれ別の採用担当者が管理し、また媒体が紙だったりExcelシートだったりするとどうでしょう。必要な情報が取得できないだけでなく、採用の進捗状況も確認できません。情報の重複や不整合が起こることもあります。

このような問題を回避するためにも「情報は一元管理し、誰もが見られるように適切な権限で共有する」システムが必要です。散在している資料を集める作業が不要になる上、入力ミスなど人為的なミスも防止できます。

実際に採用管理システムを導入した企業では、採用活動に関する工数を3割以上削減出来たケースもあります。

2.応募者の情報の可視化

採用管理システムを使用すれば、誰もが同じ情報を見ることができ、別の採用担当者が担当している応募者の情報も含め、情報が可視化されます。これにより、採用作業全体の進捗状況もリアルタイムで把握することが可能です。

採用活動を効率よく行えば、あわせて以下のメリットも得られます。

• 属人化やデータ不整合の防止につながる
• 誰もが状況を確認できるため、応募者へのレスポンスも速やかに実施できる
• 面接のスケジュールや社内での意思決定も迅速に行える

優秀な人材を求めるのはどの企業も同じです。しかし採用の意思決定や応募者への連絡で時間がかかっては、応募者は他社に流れてしまう可能性があります。採用管理システムを利用することで、そのようなロスを防げます。

3.迅速な情報発信により応募者増加につながる

採用管理システムを使えば、簡単に採用募集ページを作ることもできます。

企業の公式ホームページで採用情報を公開する場合、専門家（Web制作会社に依頼する、Webデザイナーに作成してもらうなど）に依頼するケースも多いでしょう。

しかし採用管理システムでは、用意されたテンプレートを使って採用担当者が採用募集ページを簡単に作成でき、迅速に情報発信を行えます。さらには、採用管理システムに蓄積されているデータを分析することで、より効果的な情報発信を行うことも可能です。

採用管理システム導入のデメリット3つ

大変便利な採用管理システムですが、導入に際しデメリットもあります。メリットだけでなくデメリットもしっかり把握しておきましょう。

1.コストがかかる

新たにシステムを導入することで、さまざまなコストがかかります。採用管理システムは「オンプレミス」「クラウド」の2つのタイプがあり、それぞれ導入時に必要な時間や費用が変わってきます。

また、導入後も運用コストや、システムを速やかに使いこなすための教育・サポート体制も準備しておく必要があります。

システムを導入することで得られるメリットと導入により発生するコストを確認し、コストパフォーマンスに合ったものを選択しましょう。

2.自社採用フローとあわない場合がある

採用管理システムの処理フローと、自社の採用処理フローは必ずしも一致するとは限りません。また、自社の採用処理フローでは必要な機能が採用管理システムにはない場合もあります。

そのため、採用管理システムの選定段階で、自社において解決したい課題、および必要な機能を事前に準備しておき、それらがきちんと対応していることを確認しましょう。

また、採用管理システムによっては、無料でお試し版を利用できるものもあります。実際に使ってみて自社の採用処理フローと合致するか、必要な機能がそろっているか確認してみるといいでしょう。

3.システムの操作に慣れる必要がある

採用管理システムは大変便利ですが、その分多機能になり、複雑です。そのため、使いこなすには時間がかかる場合もあります。

すべての機能を使い切ろうとするのではなく、目的を明確に決め、必要な機能の使い方を覚えることから始めましょう。

また、企業によっては導入サポートを用意しているところもあるため、そちらを利用するのもいいでしょう。

オンプレミスとクラウドどっちを選ぶべき？

採用管理システムには「オンプレミス」「クラウド」2つのタイプがありますが、どちらを選択すればいいでしょうか。それぞれの特徴を解説していきます。

1.すでに自社にサーバー設備があるなら、オンプレミス

オンプレミスとは、自社内の設備にシステムを構築し、管理・運用する形態を指します。 オンプレミスで構築した場合の特徴は以下のとおりです。

• 自社内のサーバー設備に対してソフトをインストールし運用する
• データを自社内のサーバーに置くこととなり、セキュリティが守られる
• 設備やソフトの初期導入コストがかかるが、月々の費用が発生しない
• 構築したシステムをメンテナンスする業務が発生する

クラウドと比べ、コスト面では初期導入コストがかかるものの、月々の費用が発生しないという点がメリットです。

すでに自社内でサーバーなどの設備があるのであれば、オンプレミス型で構築するといいでしょう。

2.初期導入コストを抑え、素早く導入したいならクラウド

クラウドは、インターネット上でサービスを提供している企業の採用管理サービスを利用することでシステムを構築します。

クラウドで導入した場合の特徴は以下のとおりです。

• インターネット上で提供されているサービスを利用する
• サービス利用者は機器や設備を準備する必要がないため、初期導入コストが安く済む
• サービス提供会社と契約すれば、すぐに利用可能
• 月額の利用料が発生する

クラウドは月額でサービス利用料がかかるものの、サービスを契約すればすぐに使えます。さらに、機器や設備を導入する必要がないため、初期導入コストが安くすみます。 また、機器や設備に対するメンテナンス業務もありません。

ただし、採用活動に関するデータをインターネット上のサービスに置くことになるため、提供サービスのセキュリティをしっかり確認しておく必要があります。

近年では、初期費用や管理面でメリットが大きいクラウドが主流になっています。

なるべく初期導入時のコストを抑えて利用したい場合はクラウド、自社内にすでに設備があり、長期的に利用する予定である場合は、オンプレミスを選択するといいでしょう。

採用管理サービスを導入し、優秀な人材を確保しよう

採用管理サービスを導入すれば、採用活動に関わる情報を一元管理し、共有することで多くのメリットが得られます。

今回ご紹介したメリットは以下の3つです。

• 採用活動の効率があがる
• 応募者の情報を可視化できる
• 迅速な情報発信により応募者増加につながる

採用管理システムは大変便利なシステムですが、導入の際には、以下のようなデメリットもあります。

• コストがかかる
• 自社採用フローとあわない場合がある

採用管理システムは無料のお試し版もあり、正式な導入前に試すことができます。そのため、導入を検討している方は、まずはお試し版を使用して使い勝手を確認するといいでしょう。