文書管理システムは、大量の紙文書をスキャンした画像データ、WordやExcelなどで作成した電子文書を一元管理するシステムです。本稿では、文書管理システムのおすすめ製品を一括比較しながら、基本機能や選定のポイントについて解説します。

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文書管理システムとは

文書管理とは、業務上作成した文書(紙・電子)を保管し、編集などの管理を行うことです。文書管理システムは、文書(紙・電子)の中でも電子化した文書を保管・管理する機能を持ったシステムです。

文書管理システムは、単にオフィスのペーパーレス化に貢献するだけではありません。文書の作成や保管、検索やバージョン管理などによって、これまで蓄積してきた情報をナレッジベースとして活用できる点も導入のメリットです。提供形態には、オンプレミス・パッケージソフト・クラウドなどがあります。ただし、近年では低コストで導入しやすいクラウド型が主流となりつつある状況です。

文書管理システムの必要性とは

企業には、報告書、マニュアル、規定など、さまざまな文書が存在します。それらの文書を効率よく管理するため、文書管理システムを利用します。しかし、文書管理システムはなぜ必要なのでしょうか。その必要性について解説していきます。

1、保存が義務づけられている文書が存在する

企業が使用する文書の中には、法律や定められた基準によって保存が義務づけられているものがあります。たとえば、以下のような文書です。

  • 永年保存:官公庁への提出文書、株主名簿、社報など
  • 30年保存:放射線業務従事者の健康診断記録など
  • 10年保存:株主総会、取締役会の議事録など

このような文書は紛失しないよう、管理を徹底しておく必要があります。電子化して文書管理システムを用いて管理すれば、一元管理できるだけでなく長期保存することも可能です。

2、情報漏洩や改ざんなどのセキュリティリスクの軽減

文書が適切に管理されていれば、情報漏洩や改ざんなどのリスクを軽減できます。たとえば、文書の参照権限、更新権限を適切に定めることで、機密性を高めることでセキュリティを強化できます。

3、情報の共有ができる

文書管理システムを利用することで、Web上で同じ文書を共有することができます。紙媒体を用いて情報を共有する場合、以下のような問題が発生します。

  • 必要枚数分コピーすることとなり、印刷コストがかかる
  • 遠隔地の人と共有する場合は郵送のコストも必要
  • コピーされた資料を修正すると、コピー元には反映されず、修正内容は共有されない

文書管理システムで同じ文書を共有することで、印刷や郵送コストをかけることなく、修正も同時に共有することができます。これにより、文書を用いての情報共有を円滑に行うことが可能です。

文書管理システムの導入メリット

1、必要な書類を見つけやすくなり業務効率化につながる

文書を紙のままキャビネットなどに保管している場合、必要な書類を見つけるには一定の時間がかかります。保管している書類の数が多ければ、探すのにも一苦労です。文書管理システムであれば検索機能を使ってすぐに必要な書類を見つけることが可能になります。製品によっては外出先から確認することも可能なため、商談中に急に必要になった書類をわざわざ社内にいる同僚に頼んで送ってもらう、なんてことも回避できます。また、情報の共有も簡単に行えるという点でも業務効率化につながると言えます。

2、書類の破損や紛失のリスクが減る

上述のとおり、企業は管理する文書の情報漏洩や改ざんなどが起きないような体制を作らなければなりません。現状キャビネットで保管しているという企業も多いと思いますが、キャビネットでの保管の場合どうしても破損や紛失のリスクがつきまといます。どんなに厳重に管理していても、多くの人が持ち出していれば当然起こりうることなので防ぐのはなかなか難しいものです。文書管理システムであれば、そういったリスクも大幅に減らすことができます。管理側の負担軽減にもつながるでしょう。

3、ペーパレス化できコストカットにつながる

文書管理システムを導入すればペーパーレス化を実現できます。書類も数が増えていくと保管場所に困るなんてこともありますが、システムで管理していればその心配はありません。また、文書は紙で保管している場合、印刷代がかさみます。1つ1つは小さな金額に思えますが、積み重なればかなりの額となります。少しでも経費を抑えるために社内共有用の書類はカラーコピー禁止というルールを設けている会社もあるのではないでしょうか。 しかし文書管理システムを導入していれば、いちいち印刷せずに閲覧できるため、コストカットが可能になります。

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文書管理システムの導入デメリット

文書管理システムを導入すると多くのメリットが得られますが、状況によってはデメリットもあります。ここでは、文書管理システムを導入することで発生するデメリットについてご紹介します。

1、導入時のコストが発生する

文書管理システムを導入する際に発生するコストは以下のようなものがあります。

  • システム導入時に発生する初期コスト
  • 既存の紙の文書を電子化し、整理していく移行コスト
  • 利用者が正しく使いこなせるようにするための教育コスト

特に、導入時や移行時のコストは扱う文書の量が多ければ多いほどコストもかさみます。コストを抑える方法としては、クラウドサービスを利用して初期コストを抑える、文書の電子化を外部にアウトソースする、といった方法があげられます。さらに導入後も効率よく利用するために、利用において文書の命名規約やフォルダ階層に一定のルールを設け、徹底する仕組みをつくっておくことも重要です。

2、定期的な文書のメンテナンスが必要

文書管理システムの目的の1つに「必要な時に必要な文書をすぐに見つけられる」点があります。しかし、システムを運用し扱う文書が膨大になっていく中でメンテナンスを怠ると、文書の検索性が損なわれ、システムのメリットが得られません。たとえば、フォルダの階層やファイル名が適当に付けられたままだと、同じような内容の文書が複数存在したり、作成した文書を見失う事態に陥ったりします。そのようなことにならないよう、定期的にシステム内の文書をメンテナンスする必要があります。

文書管理システム選定のポイント3つ

文書管理システムは非常に多くの製品が出回っており、高機能なものから手軽に導入できるものまでさまざまです。文書管理システムを選定するときのポイントを3つ解説します。

1、導入目的を明確化して自社に必要な機能を見極める

文書管理システムの導入目的を明確にして、自社に必要な機能は何かを見極めてください。

大量の紙文書を電子化したい場合は、電子化にかかる手間が軽減される機能のある製品や、文書の電子化オプションのある製品を選ぶ、といった選択も必要になります。

文書のバージョン管理やe-文書法などの対応有無は製品によって差があるため、必要かどうかを検討してください。

2 、提供形態の選択

提供形態は、主にオンプレミスとクラウドに分かれます。オンプレミスは高機能高価格、クラウドは低価格ですが機能は少ない場合もあり、検討するべきポイントです。

3 、セキュリティ関連機能の確認

文書管理システムでは、部門間や役職別、企業間のセキュリティ対策が必要です。文書管理システムにどこまでのセキュリティ機能が備わっているのかは必ず確認して、自社の求めているセキュリティ要件に合致しているかどうか検討しましょう。

無料トライアルがある文書管理システム4選

「SPA」
ウイングアーク1st株式会社

POINT
  • 参考価格:初期費用300,000円
    クラウド版年額600,000円(10ユーザー・50GBストレージ)
    パッケージ版(Standard)3,795,000円・年間保守費495,000円
  • 提供形態:パッケージソフト / オンプレミス / クラウド
  • 対象従業員規模:全ての規模に対応

「SPA」は、紙の書類を自動で取り込み、仕分けも自動で行うOCR機能と外部連携機能(オプション含む)に強みのある文書管理システムです。

全文検索機能はもちろん、バージョン管理を含んだ文書のライフサイクル管理、高度なセキュリティ管理(印刷不可・透かし・マスク・墨消しなど)も備わっています。

また、無償公開しているWeb APIでシステム連携も柔軟に行えます。SPAでデータ化して、ETLやRPAで自動化、SPA Cloud Adapter for Salesforceを利用して、Salesforceと連携など、業務の自動化や効率化を進めることもできます。

膨大な紙書類を迅速に電子化したい場合や外部システム連携で業務の自動化や効率化を目指したい、というニーズに向いている文書管理システムです。


「ペーパーレス会議システムSmartDiscussion」
キッセイコムテック株式会社

POINT
  • 参考価格:【初期費用】30,000円~ 【月額料金】36,000円~
  • 提供形態:クラウド/オンプレミス/サブスクリプション
  • 対象従業員規模:全ての規模に対応

SmartDiscussion(スマートディスカッション)は、あらゆる会議資料の完全ペーパーレス化を実現するペーパーレス会議システムです。

会議中は発表者端末の画面操作を会議参加者端末に完全同期。発表者の説明ポイントが手に取るようにわかります。また、豊富な機能を持ちながらも優れた操作性を実現。会議準備に関わる労務コストと紙資源を大幅に削減すると共に、資料の視認性を向上させます。

提供形態はクラウド、オンプレミス、サブスクリプションサービス等、お客様の要望に合わせたシステム導入プランを用意。自社に最適なものを選択することが可能です。1カ月間の無料トライアルも用意しているので、導入前に他社製品との機能差や使い勝手の違いを体感できます。

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「NotePM」
株式会社プロジェクト・モード

POINT
  • 参考価格:スタータープラン(3ユーザー・5GB)1,000円(税込) ~
  • 提供形態:クラウド / ASP / SaaS
  • 対象従業員規模:全ての規模に対応

「NotePM」は、社内wiki作成ツールであるとともに、ナレッジベースとしても、文書管理ツールとしても使える情報共有システムです。文書を簡単に作成できるエディターや、お知らせ通知、ビジネスチャットとの連携機能など、情報共有をスムーズにする機能が盛りだくさんです。

文書管理機能面では、主に以下の機能が提供されています。

  • フォルダ階層による管理
  • 登録したWordやExcelなどにも使える全文検索
  • アクセス制御機能やセキュリティ関連の機能
  • 変更履歴の確認機能

3ユーザー1,000円(税込)から。中小企業から大企業まで利用できます。文書管理にナレッジマネジメントを期待する場合などに候補となる製品です。


「welog」
株式会社トライバルメディアハウス

POINT
  • 参考価格:フリープラン10名まで無料、ベーシックプラン月額300円(1ユーザー)
  • 提供形態:クラウド
  • 対象従業員規模:全ての規模に対応

「welog」は、簡単な操作かつ低コストで導入可能な情報共有ツールで、文書管理ツールとしても利用可能です。フリープランなら10名まで無料で使えるため、お試しで文書管理ツールを導入してみたい場合にも適しています。

ユニークな機能は文書の同時編集機能で、テレワークでWeb会議を進めながら、複数人で同時に文書を編集する、といった使い方ができます。文書の共有はボタンをワンクリックするだけ。タスク管理機能や編集履歴機能もあります。外部連携では、ビジネスチャット(SlackとChatwork)との連携が可能です。

ただし、全文検索やバージョン管理はありません。シンプルな文書管理ツールを低コストで導入したい場合や、お試しで使ってみたい場合に適したツールです。

そのほかおすすめの文書管理システム10選を徹底比較!

「PROCENTER/C」
NECソリューションイノベータ株式会社

POINT
  • 参考価格:【初期費用】オンプレミス版:1,440,000円~ 【月額料金】クラウド版:月額50,000円~
  • 提供形態:クラウド/オンプレミス
  • 対象従業員規模:全ての規模に対応

「PROCENTER/C」は、企業間や部門間で安全かつ快適なファイル共有を実現する文書管理と情報共有のためのプラットフォームです。

強固な「セキュリティ」データ保護で、自宅や外出先から社内文書に安全にアクセスできます。また、ファイルの暗号化により取引先やテレワークからの情報漏えいを防止します。文書の所在はURLで通知するため、ファイル添付が不要に。メール誤送信による情報漏えいも防止できます。URLからは常に最新版にアクセスすることが可能です。

データ増加に伴うストレージの増設も容易なので、大企業など多くの文書を管理しなければならない場合も心配ありません。また、豊富なAPIで関連システムとの連携もできます。データ管理機能を担うエンジンとして組み込むことも可能です。

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「Alfresco(アルフレスコ)」
リックソフト株式会社

POINT
  • 参考価格:別途問い合わせ
  • 提供形態:クラウド/オンプレミス
  • 対象従業員規模:大企業

Alfresco(アルフレスコ)はセキュアで厳密なコンテンツ・プロセス管理を実現するツールです。企業の業務改革、DX促進に貢献します。世界190か国、1,100万人以上ものユーザーが日々の業務に活用しており、日本でも大手企業をはじめ多くの企業で導入されています。

同製品では、電子化した紙の文書、あるいは電子ファイルとして作成されたあらゆる文書データの一元管理が可能に。管理対象の各文書にそれぞれ属性情報(タイトルや作成者、作成日、アクセス権限、検索キーワード等)を追加、中央で集中管理することで、文書コンテンツをきめ細かく管理したり、大量のコンテンツの中から欲しいものを素早く検索して見つけることができます。

また、ビジネスプロセス(ワークフロー)の作成、動作、監視も可能。業務プロセスをGUI(グラフィカルユーザインタフェース)によってモデル化することで、従業員全員がプロセスを理解できるため、通常業務の効率が高まります。

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「Confluence(コンフルエンス)」
リックソフト株式会社

POINT
  • 参考価格:年額149,000円~
  • 提供形態:クラウド/オンプレミス
  • 対象従業員規模:全ての規模に対応

Confluence(コンフルエンス)は情報の発信、整理、検索を容易とすることで、蓄積されたナレッジの活用と社員コラボレーションを促進する情報管理・共有ツールです。ファイルサーバーやメール、ローカルといった至る所に散在する情報を一元管理し、社員間で共有する体制を整えることで、新たなコラボレーションを生み出します。

コンテンツは「ページ」という単位で作成し、階層構造で管理。Wordで作成するような感覚で作成し、画像や動画、表などのコンテンツを挿入できます。またページには、ラベル付けができ、情報の分類も可能です。

検索機能も充実しており、検索文字列、対象スペースや投稿者、最終変更日や検索するコンテンツなど様々な項目での絞り込みが可能。添付ファイルの中の文字列も検索できます。ウォッチ機能では、気になるページや必要なページをウォッチできるので、該当ページが更新されたときに通知を受け取ることが可能です。

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「FileBlog (ファイルブログ)」
株式会社鉄飛テクノロジー

POINT
  • 参考価格:直販特別ライセンス(10ユーザー・20万文書・年間ライセンス)初年度65,000円、次年度以降39,000円など
  • 提供形態:オンプレミス / パッケージソフト
  • 対象従業員規模:全ての規模に対応

ファイルサーバーに文書を格納し、全文検索も行えるWebベースの文書管理システム「FileBlog (ファイルブログ)」。ファイルサーバーのみで文書管理ができるため、DBサーバーを用意する必要はなく、簡単に運用できる点が魅力です。

文書や格納するフォルダには、説明文やタグなどの属性が入力できるため、簡単な検索なら属性検索だけで文書を見つけられます。アクセス制御はWindowsの設定情報と連動するため、文書管理システム用のアクセス制御設定をしなくてすみます。

シンプルで運用の負担が少ない文書管理システムを探している場合などに検討したい製品です。


「文書管理システム 楽々Document Plus」
住友電工情報システム株式会社

POINT
  • 参考価格:1,500,000円~
  • 提供形態:パッケージソフト(ユーザーライセンス・CPUライセンスあり)
  • 対象従業員規模:10名以上

「文書管理システム 楽々Document Plus」は、高機能な文書管理システムです。契約書の期限管理、ISO文書の版管理(バージョン管理)、税務関係書類のe-文書法対応など、幅広い用途で使用できます。紙の書類は複合機などから自動連携でファイル登録できるため、オフィスのペーパーレス化も容易です。

1つの文書内に、複数の電子ファイルと属性情報を登録。文書内の属性情報やスキャナで取り込んだPDFファイルや、Word・Excelファイルも自然文検索が可能で、検索性能も優れています。

高機能な文書管理システムを導入したい、e-文書法に対応したいなどのニーズがある場合に検討したい文書管理システムです。


「eValue V」
株式会社大塚商会

POINT
  • 参考価格:基準情報100,000円、ドキュメント管理モジュール250,000円
  • 提供形態:オンプレミス / クラウド / パッケージソフト / SaaS / サービス
  • 対象従業員規模:全ての規模に対応

「eValue V」は、ドキュメント管理・ワークフロー・スケジュール管理・コミュニケーション機能から構成されるグループウェアです。オンプレミス版のパッケージソフトとクラウド版(SaaS)「eValue V Air」があります。

オンプレミス版は、複合機からの自動登録や豊富な検索機能(属性・全文・串刺し)、バージョン管理など、文書管理の基本機能は全て備えています。アクセス権管理、印刷・持ち出し制限機能、データ改ざん有無の確認など、セキュリティ関連も機能豊富。e-文書法にも対応できます。

クラウド版は、リモートアクセス機能を手軽に導入でき、運用管理の負担は少ない点がメリットです。ただし、全文検索が使えないなど、オンプレミス版の機能が一部制限されるため導入検討の際は確認しましょう。


「Fleekdrive」
株式会社Fleekdrive

POINT
  • 参考価格:Teamプラン月額500円(1ユーザー・10GB)、Businessプラン月額1,500円(1ユーザー・200GB)~、最低10ユーザーより
  • 提供形態:クラウド / サービス
  • 対象従業員規模:10名以上

「Fleekdrive」は文書管理機能も備えている機能豊富なクラウドストレージです。きめ細かなファイル共有機能や申請業務の自動化、適切なアクセス制御で情報共有ができ、部門間・社外企業などとの協業(コラボレーション)に役立ちます

文書管理機能は、全文検索やバージョン管理、ライフサイクル管理などひと通りあり、登録できるファイルサイズやファイル数の制限はありません。全文検索では、英語や中国語にも対応しています。セキュリティ機能も、PDF透かしやファイルの暗号化、ウイルスチェック機能など高機能です。

提供形態はクラウドのみ。予算と目的に応じて3パターンのプランから選択します。企業で使う場合は、高度なセキュリティ機能まで含むBusinessプラン以上が適切です。


「SAVVY/EWAP」
ジップインフォブリッジ株式会社

POINT
  • 参考価格:2,000,000円~
  • 提供形態:パッケージソフト / オンプレミス
  • 対象従業員規模:100名以上

「SAVVY/EWAP」は、超高速全文検索と多観点ツリーを搭載した全文検索システムです。全文検索機能は、完全一致検索とあいまい検索も同時実行でき、属性検索なども備えています。

本製品独自の多観点ツリー機能は目的の文書を見つけるまでの作業をサポートします。以下は、多観点ツリーで可能な機能です。

  • ファイル更新日や拡張子などの情報で切替表示
  • 多観点ツリーを利用した検索結果の分類と絞り込み
  • 既存の階層構造組み換え
  • 同名フォルダの集約表示

ただし、文書管理の基本機能の1つであるバージョン管理機能や、紙文書の電子化をサポートする機能はありません。社内の電子文書を素早く検索することを求める場合に検討したい製品です。


「Documal SaaS」
株式会社富士通四国インフォテック

POINT
  • 参考価格:導入基本サービス300,000円、パブリックSaaS月額20,000円 ~(10ユーザー)など
  • 提供形態:クラウド / パブリックSaaS / プライベートSaaS
  • 対象従業員規模:100名以上

「Documal SaaS」は、2種類のSaaS版が選べる文書管理システムです。1つは小規模かつ安価で始められるパブリックSaaS版で、もう1つは200GB以上の大容量かつ専用環境でカスタマイズ可能なプライベートSaaS版となっています。

本システムは、機能全文検索・新着検索・ワークフロー機能・進捗確認・ログ管理・公開日指定や自動廃止・自動削除機能を提供しています。文書のライフサイクル管理も可能で、文書に関わる業務の効率化が可能です。ただし、電子帳簿保存法やe-文書法には対応していません

プライベートSaaS版は、パブリックSaaS版に比べて保存可能ディスクサイズに制限がなく、専用環境でバックアップも自由に時間指定ができます。さらに、カスタマイズも可能です。ただし、価格が高くなるため予算に収まるかどうか検討しましょう。


「Flow」
SBテクノロジー株式会社

POINT
  • 参考価格:別途問い合わせ
  • 提供形態:クラウド / SaaS
  • 対象従業員規模:1,000名以上

「Flow」は、文書管理機能もあるクラウド型のワークフローシステムです。文書管理機能にフォーカスすると、承認まで終わった文書を自動格納(SharePoint Onlineへ)や、IRMを利用した文書の暗号化が可能です。

検索機能はSharePoint Onlineの機能をそのまま使えます。全文検索やアクセス制御に応じた検索結果、検索結果をさらに絞り込むのに役立つナビゲーション機能なと、SharePoint Onlineの検索機能は高機能です。また、文書に属性を設定して属性情報で検索することもできます。

対象従業員規模は1,000名以上と大企業向けで、ワークフローとともに文書管理機能も欲しいという場合に検討したいシステムです。

文書管理システム14 製品比較表

                                            
製品名 提供形態 参考価格対象従業員規模
SPAパッケージソフト/オンプレミス/クラウド 初期費用300,000円、クラウド版年額600,000円(10ユーザー・50GBストレージ)、パッケージ版(Standard)3,795,000円・年間保守費495,000円 全ての規模に対応
SmartDiscussion クラウド/オンプレミス/サブスクリプション 初期費用30,000円~、月額36,000円~全ての規模に対応
NotePM クラウド/ASP/SaaS スタータープラン(3ユーザー・5GB)1,000円(税込)~全ての規模に対応
welog クラウド フリープラン10名まで無料、ベーシックプラン月額300円(1ユーザー)全ての規模に対応
PROCENTER/C クラウド/オンプレミス 初期費用:オンプレミス版 1,440,000円~、月額:クラウド版 50,000円~全ての規模に対応
Alfresco クラウド/オンプレミス 別途問い合わせ大企業
Confluence クラウド/オンプレミス 年額149,000円~全ての規模に対応
FileBlog オンプレミス/パッケージソフト 直販特別ライセンス(10ユーザー・20万文書・年間ライセンス)初年度65,000円、次年度以降39,000円など全ての規模に対応
文書管理システム 楽々Document Plus パッケージソフト 1,500,000円~10名以上
eValue V オンプレミス/クラウド/パッケージソフト/SaaS/サービス 基準情報100,000円、ドキュメント管理モジュール250,000円全ての規模に対応
Fleekdrive クラウド/サービス Teamプラン月500円(1ユーザー・10GB)、Businessプラン月1,500円(1ユーザー・200GB)~、最低10ユーザーより10名以上
SAVVY/EWAP パッケージソフト/オンプレミス 2,000,000円~100名以上
Documal SaaS クラウド/パブリックSaaS/プライベートSaaS 導入基本サービス300,000円、パブリックSaaS月20,000円~(10ユーザー)など100名以上
Flow クラウド/SaaS 別途問い合わせ1,000名以上

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オープンソースの文書管理システム2選

文書管理システムの多くは、有料製品です。しかし、中には無料で使えるオープンソースの文書管理システムもあります。オープンソースは柔軟なカスタマイズとコスト抑制が可能ですが、システム開発には高度な専門知識が必要です。ここでは、2つのオープンソースの文書管理システムをご紹介します。

1、「KnowledgeTree」有限会社ディアイピィ

「KnowledgeTree」は、無料で公開されているドキュメント管理システムです。オープンソースなので、誰でも自由に利用できます。システム構築や開発の知識があれば、自社に最適な文書管理システムをつくることが可能です。

文書のカテゴリ分け、全文検索、PDFファイル化、権限管理といった、文書管理システムの基本機能を搭載。また、承認機能がついているので、ワークフロー業務の円滑化も見込めます。また、ソフトウェアのインストールや初期設定、サーバー構築などの導入支援も受けられます。

対応OSはLinux、Windows(Server2003)の2つ。有料製品に劣らない多機能なオープンソースソフトウェアなので、自社構築が可能であれば検討してみるとよいでしょう。

2、「WP Document Revisions」WordPress

「WP Document Revisions」は、ブログやwebサイト制作で使われるWordPress用のドキュメント管理プラグインです。自社のオウンドメディアを持つ企業やブログを運営する個人に、WordPressは広く浸透しています。一般的な文書管理システムとは言えませんが、WordPressを使用している場合は文書管理の効率化が図れるでしょう。

WordPress専用のプラグイン(拡張機能)であるため、オープンソースの中でも比較的導入しやすいです。納品先やディレクション担当など、相互にWP Document Revisionsをインストールしておくと、マニュアルや画像ファイルを簡単に共有できます。web制作に必要なドキュメントをスムーズに共有できると、スピーディに業務をこなせるでしょう。

ワークフロー機能も備えており、WordPress上でさまざまな業務をおこなえます。ちなみに、ダウンロードサイトは英語表示なので、手順が不安な人はwebブラウザの日本語変換機能を使うといいでしょう。

文書管理システムの基本機能5つ

文書管理システムにはさまざまな機能がありますが、中でも基本的な機能として5つ解説します。

1、保管・共有機能

電子文書の保管および共有ができる機能です。保管する際は、部署別や文書種別などのインデックス(索引)を付与して保管できるため、後から文書を探して取り出す際にも規則性があり探しやすくなります。

2、検索機能

格納した電子文書の中身を検索して、求めている文書を見つけ出す機能です。文書内のキーワードがはっきりしている場合は「全文検索」を使います。全文検索機能をうまく使えば、文書管理システム自体をナレッジベースとしても活用可能です。

文書の種別や作成部署が分かっている場合はインデックスやタグなどの属性による検索を使うと、文書を容易に発見できます。

3、バージョン管理機能

バージョン管理とは、最初に登録した文書を初版として、編集・更新があるたびにバージョン2、バージョン3として管理する機能です。バージョン管理があれば、間違って文書を更新しても前のバージョンを簡単に復活できます。更新履歴の保存が重要な書類などには特に有効な機能です。

4、アクセス制御・セキュリティ機能

文書によっては、部外秘や役職者のみ閲覧可能などといったアクセス制御が必要な場合もあります。アクセス制御機能も、文書管理システムの標準的な機能です。また、文書を操作した日時や誰が操作したかといったアクセスログや、電子文書を持ち出せないようにする「透かし」機能などよるセキュリティ機能もあります。

5、外部システム連携機能

文書管理システムと他の社内システムとの連携によって、文書の一元管理を文書管理システムに集約することも可能です。どこまで連携が可能か、一部カスタマイズが必要かなど、製品によって対応状況は違うため、製品選定時に確認しましょう。

文書管理システムを使わない場合の課題

ここまで文書管理システムについてご紹介してきましたが、導入した方がいいとは思うもののいまいち導入に踏み切れないと思っている方もいるのではないでしょうか。そこでここからは、文書管理システムを使わないことで発生する課題についてご紹介します。

1、目的の文書が見つけられない

紙媒体の文書で最もよくありがちなことは、目的の文書が見つからないことです。そして、探すことに無駄な時間を費やすこととなります。仕事をする上でこの時間は大変非効率であり、そのため「整理整頓」が重要視されます。一人が1日1分文書を探すことに時間を費やし、社員が100人いれば、それだけで100分も非効率な時間が生まれるわけです。このような状況は可能な限り減らさなければなりません。

2、文書の紛失、破損が発生する

紙媒体の場合さまざまな出来事で文書をなくしたり、破損するケースがあります。よくある例が、飲み物をこぼして汚す、誤ってゴミ箱に捨ててしまうといったケースです。また、電子化されている文書でも、知らずに誰かが書き換えた文書を上書きしてしまい、元の情報がわからなくなる場合もあります。バージョン管理がされていなければ、復元するのも大変です。

文書管理システムは必要な機能を定めてから選択を

文書管理システムは、さまざまなメーカーから販売されており、製品によって機能も異なります。導入する際は自社に必要な機能と価格とを検討して、候補を絞って比較しましょう。文書管理システムの選定に迷っている場合は、ぜひ以下より文書管理システムの資料を入手してご活用ください。

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