IT/システム開発やコンサル、広告業などプロジェクト（案件）型の業務を手掛ける業種では、収支管理に課題を抱える企業が少なくない。たとえばプロジェクトが終わるまで進捗がわからない、案件ごとの売上や利益を把握できないといった悩みだ。また、業種にかかわらずシステムへのデータ入力や分析作業等の効率化は、やはり多くの企業で課題となっている。本記事ではプロジェクトの収支管理にまつわるこうした課題と、それを解決に導くソリューションを見ていく。
プロジェクトの収支管理にまつわるさまざまな悩み
システム開発などのプロジェクトでは、「案件を進めている間は赤字なのか黒字なのかわからず、プロジェクトが終了してから赤字であることが判明する」といった話を耳にする。広告などのサービス業でも、案件ごとの売上や原価を正確に把握できておらず、案件が終了してはじめて利益が見えてくるなど受注管理に課題があるというケースも聞く。
また、販売・購買・売上など業務ごとに異なるシステムを使っているため、取引のたびに二重三重の入力の手間が発生したり、取引先が増えるたびにそれぞれのシステムへ登録を行ったり、といった煩雑な作業に時間と手間がかかっている企業もある。これでは非効率であるのはもちろん、入力ミスなどヒューマンエラーの危険性も高まってしまうだろう。
クラウドの統合型基幹業務システムを開発・販売するビーブレイクシステムズで営業チームのリーダーを務める堀井勇也氏は、IT業や広告業をはじめとする企業に提案を行うなかで感じたプロジェクト管理の悩みについて、次のように語る。
「そもそも収支管理がきちんとできていない企業もありますが、これまでExcelで管理してきたため、案件数が増えてくるとどのファイルに何を入力すればいいのかわからず、ファイル自体を探すのも大変、といった悩みをよくお聞きします。そうしたケースでは入力や集計のミスも起きやすいですから、データの正確性が担保されず、最終的にプロジェクトのレポートを作成するときに数字が合っていないので、間違っている場所を探さなければならない、という話も聞きます」
データが正しく管理されていなければ、プロジェクトと実績を紐づけて評価したり、予実を比較したりといった場合も正確な作業を行えない。原価と人件費の関連付けができないという事例や、多重入力など収支管理にまつわる作業をとにかく効率化したいというニーズを堀井氏は聞いているようだ。
加えて最近では、電子帳簿保存法改正やインボイス制度（適格請求書等保存方式）への対応など、プロジェクト収支管理にプラスしてシステムのアップデートを進めたいという企業や、申請・承認のフローに関して内部統制を強化したいという企業も多いという。
クラウドERP「MA-EYES」がもたらすメリットとは
株式会社ビーブレイクシステムズ
営業部 リーダー
堀井 勇也氏
企業のこうした悩みに対して、ビーブレイクシステムズはプロジェクト案件向けERPシステムをソリューションとして提供している。
「当社ではクラウドの統合型基幹業務システム『MA-EYES 』をリリースしています。『MA-EYES』はプロジェクト型・労働集約型の業種や広告業、コンサルティング業などのサービス業に特化したERPシステムです。プロジェクトごとに収支管理ができるのはもちろん、プロジェクトに対する予算を立て、紐づく経費や社員・外注スタッフの実績を日々つけていくことで、月の途中であってもほぼリアルタイムで進捗状況を確認できるので、“終わってみたら赤字だった”というプロジェクトを撲滅していくことが可能です」
プロジェクト管理に関するすべての情報は、購買・売上・受注・仕入・経費など異なる業務でも『MA-EYES』一つで案件ごとに紐づけて一元管理できるようになり、複数システムにわたる二重三重入力を行う必要がなくなる。営業段階での引き合いの管理から、その引き合いをもとにした案件の売上見込み、受注後の発注や経費・外注費・工数といった実績の管理、請求書の発行、支払や入金の消込処理、そして実績を基にしたプロジェクトの分析帳票出力まで、『MA-EYES』だけで対応できる。こうした機能によって課題となっていた業務の効率化を実現するとともに、入力ミスなどのヒューマンエラーをなくし、データの整合性を担保して正確なプロジェクト管理が可能になる。
「『MA-EYES』自体にも財務会計機能を備えていますが、既存の財務会計システムと連携し、『MA-EYES』から出力した仕訳データをそのシステムに取り込んで閲覧することも可能です。また、インボイス制度をはじめとした法改正への対応を一つのシステムで完結したい、といったニーズにもお応えできます。さらには、『MA-EYES』の中でシステムや申請・承認などの履歴を管理できるので、内部統制の強化にもしっかり対応します。実際に『MA-EYES』を導入いただき、しばらくしてから“上場した”というニュースを見ることもありますね」（堀井氏）
柔軟なカスタマイズと低コストを両立する新方式「SaaS＋」
『MA-EYES』には複数の導入方式が用意されている。1つ目は一括してライセンスを買い取る方式。これはシステムを利用する人数に料金が影響されず、大規模な企業でも安心して導入できる。2つ目は、月額利用料金型のSaaS版。こちらはパッケージで用意された標準機能を初期費用0円から 、月額4万円から利用できるライセンス形態で、中堅・中小企業に向いた方式といえる。
まず前者の一括版は、オンプレミスを含めユーザー企業側が指定する環境にパッケージ製品として提供されるものの、企業それぞれのニーズに応じたセミオーダー（カスタマイズ）を行える点が強みとなっている。「標準機能で足りない部分、たとえばこれまで利用してきたようなレポートを出力したいといった要望や、画面内の項目の追加・削除などもカスタマイズで対応できます」と堀井氏。充実した標準機能に加えてユーザー固有の欲しい機能を引き続き活用できるのはやはり魅力だ。
対してSaaS版は、一括版と同じ標準機能を低コストで利用できる。料金を抑えながら高度なプロジェクト収支管理を実践できるのが最大のポイントだ。一方で、一括版と比較してコストを抑えて利用できるものの、機能のカスタマイズには対応していないため、場合によってはそれまでの自社の業務スタイルを変えなければならないケースも考えられる。
そこで注目したいのが、2023年2月からサービス提供がスタートした3つ目の導入方式、「SaaS＋」だ。 「基本的には月額料金で利用できるSaaS版ですが、これまでのSaaS版とは異なり、自社の業務に合わせたカスタマイズが可能です。機能範囲とカスタマイズの内容によって初期費用と月額料金が決まり、その料金は一括版と同じように利用人数に関係なく固定となります。SaaSであるにもかかわらず利用人数を気にせずお使いいただけるところが、他のサービスと比べた強みと考えています」（堀井氏）
SaaS版はカスタマイズできない、一括版はコストが見合わない、といった理由から、導入に二の足を踏む企業もあったと堀井氏は言う。しかし、新登場のSaaS＋という導入方式であれば、低コストからはじめて適宜カスタマイズを加えることで、費用感と機能面の双方いいとこ取りが可能になるわけだ。まずはスモールスタートで導入し、その後のニーズに応じて機能カスタマイズを行っていくこともできる。
『MA-EYES』を実際に導入している企業からは、ここまで見てきたようにプロジェクトの適正な収支管理ができておらず、多重入力や業務効率、データの整合性に課題を感じていたところ、当初の課題を解決できたという声が多く出ている。堀井氏も「それまでは分析レポートを出すにも手間がかかっていたところ、『MA-EYES』の導入によりボタン一つで出力できて楽になったといった声をいただいています」と事例を紹介する。
今回、SaaS＋版が新たに加わったことで、導入に向けた選択肢が柔軟に広がった『MA-EYES』。「営業の立場としても、企業それぞれの業務スタイルを残したままでの提案がしやすくなりました。お客様の声を聞きながら機能改善を随時行っていますし、サポートや保守対応にも力を入れていますので、プロジェクト収支管理でお困りであれば、ぜひお気軽にお問い合わせください」（堀井氏）
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