業界あるある紙事情 第7回「建築業界編」 - スマホ連携のワイヤレススキャンが便利で「もっとデジタル化したくなる」

読者モニターの方々に、キヤノンのドキュメントスキャナー「imageFORMULA」シリーズの使用感や実際の活用事例をうかがうこの企画。7回目となる今回は、建築会社に勤めるMさんが語った「imageFORMULA DR-C225W」の感想を紹介する。

会社の業務用複合機よりも手軽で簡単!

建築会社で事務を担当するMさんは、毎日大量の紙資料を扱っている。現場からの報告書や取引先から送られてくるFAX、請求書、さらには物件の図面やデータをまとめた表など、資料の種類はさまざまだ。これらを処理したり、関係部署へ届けたりするのがMさんのお仕事。枚数はなんと1日あたり100枚以上にもなるという。

Mさんの会社ではペーパーレス化に積極的に取り組んでいるらしい。資料や図面をデジタル化し、現場の事務所や取引先に送信することで、紙を扱う場合に比べてコストや手間が大幅に削減されたという。そんな会社の方針もあって、Mさんは紙の書類をスキャンする機会が多いそうだ。

しかしそんなMさんには、ある悩みがあった。それはスキャナーとしても使っている会社の業務用複合機が自分の席から離れているということと、複合機のADFがいつも混んでいるということだ。

「自分の席から10メートル程離れたところに業務用複合機が1台あるのですが、わざわざ立ち上がってスキャンしに行くのが面倒で…。あと、社内ではFAXを送る人が多いので、複合機のADFがいつも混んでいるんです。スキャンしに行くタイミングも考えなきゃいけないとなると、なかなか一歩が踏み出せないんですよね(笑)」

Mさんが今回のモニター企画でDR-C225Wを使ってみたところ、そのコンパクトさと軽さにとても驚いたそうだ。サイズは幅300×奥行き156×高さ220mmと業務用複合機とは比べ物にならないほど小さい上に、重量は約2.8kgと軽い。しかもスキャンの速度や品質は、現在会社で使われている業務用複合機と変わらないという。

「小型なのにスゴイ性能ですね。このサイズであれば、デスクの端に置いておけます。」

すでにMさんは書類の取り込みで会社の業務用複合機を使うことは止め、DR-C225Wをメインで使っているとのこと。職場の同僚も、Mさんが使うDR-C225Wに興味を示しているという。

A3図面の取り込みやワイヤレススキャンが便利

Mさんが日常的にデジタル化している書類は、図面やデータ資料が中心だ。これは建築作業で使う工程表や設計図などの資料を、担当社員が現場で確認できるようにするため。各社員に1台ずつiPadが支給され、必要な資料をダウンロードできるようにしているらしい。

建築業界では図面をA3用紙に印刷することがあるのだが、折りたたんだ原稿の表と裏を読み取った後、自動的に1枚に合成する「半折りスキャン」に対応したDR-C225Wなら、A3の紙資料を難なくデジタル化することができる。Mさんも実際に半折りスキャン機能を使って、資料をデジタル化しているとのことだ。

また無線LANに対応するDR-C225Wなら、パソコンを使わなくても、スマートフォンやタブレットからワイヤレスで文書をスキャンすることができる。専用アプリ「CaptureOnTouch Mobile」を使えば、スキャン品質の設定やクラウドへのアップロードも簡単だ。無線LANやタブレットを導入している会社なら、試してみる価値はあるだろう。

DR-C225Wを使うことで、いつものスキャン作業がとても快適になったMさん。日々の作業をより効率化するために、これまでスキャンしていなかった伝票やFAXなどのデジタル化にも挑戦したという。その効果は、かなり高かったようだ。

文書をデジタル化することで、紙資料をファイルなどに保管していた頃に比べ、保管場所の節約が実現できたほか、ファイリングの手間が半分に減ったという。スキャンした資料は、すぐにシュレッダーにかけているとのこと。後で大量の資料をまとめて処分するのは時間がかかるが、不要になったときに随時処分すれば効率もいい。作成したPDFをパスワードで保護すれば、セキュリティ面でも安心だ。

「今回のモニター企画で、『資料のデジタル化をさらに積極的に進めよう!』という気になりました」と語るMさん。会社だけでなく、自宅でもペーパーレス化に挑戦したいとのことだ。社内研修の資料といった仕事の書類などを取り込み、タブレットでいつでも閲覧できるようにしたいという。

DR-C225Wによって、紙資料をデジタル化するメリットにあらためて気づいたMさん。仕事やプライベートでDR-C225Wを活用して、より効率的で快適なデジタル化環境作りに挑戦していただきたい。

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