近年、タレントマネジメントシステムを導入する企業が増加しています。また、現在検討しているという人事担当者も多くいらっしゃるのではないでしょうか。では具体的にタレントマネジメントシステムにはどのような機能があり、何ができるでしょうか。本稿では、タレントマネジメントシステムの基本的な機能を紹介した後、ニーズごとにどのような機能があればいいかを解説します。
タレントマネジメントシステムの機能を詳しく知りたい場合や、自社にはどの機能が必要かを見極めたい場合などにぜひご活用ください。
タレントマネジメントシステムおすすめ15選比較記事はコチラ→タレントマネジメントシステム比較15選【2021年版】｜選定ポイントも解説
タレントマネジメントシステムの基本的な9機能
タレントマネジメントシステムは、製品によって多種多様な機能がありますが、特に基本的な機能は以下の通りです。
1 従業員の基本情報データベース・プロファイル機能
タレントマネジメントシステムのベースとなる機能です。従業員のタレントマネジメントに必要な情報は全て網羅しています。プロファイル機能とは、従業員の情報を確認する台帳機能のことです。製品によっては顔写真付きで表示し、従業員の情報をひと目で確認しやすくしています。
2 スキル・キャリア・実績などの登録機能
従業員情報のデータベースには、スキルや実績なども登録できます。これらの情報を登録することで、全社や各部門における不足スキルの把握や、指定した業務に適した人材のサジェスト機能を提供する製品もあります。
登録できる情報はさまざまです。代表的な登録項目としては、スキル・知識・経験・職歴・資格資質・適性・行動特性などがあります。自社が人材評価に利用したい項目が網羅されているかどうかは、忘れず確認したいポイントです。
3 検索機能
従業員の情報を、さまざまな項目で検索できる機能です。検索機能は、登録された従業員の情報を活用するためになくてはならない機能です。基本的に、登録情報は全て検索できます。
ただし、検索する組織の範囲や検索項目の種類によっては、管理部門・組織の役職者・組織の従業員などの役割でアクセス制御できるかどうかも要確認です。
代表的な検索項目としては、スキル・知識・経験・職歴・資格資質・適性・行動特性などがあります。コミュニケーション能力や交渉力といったヒューマンスキル系の検索が可能な製品もあります。検索範囲も全社・部門などの切り替えができ、採用活動や人材配置などに活用可能です。
4 コンピテンシー情報の管理機能
「コンピテンシー」とは、高い業績を上げている従業員の行動特性のことです。タレントマネジメントシステムにより、コンピテンシーの高い従業員の行動特性を割り出し、コンピテンシー評価に適用できます。
コンピテンシー評価とは、コンピテンシーの高い従業員の行動特性を利用した人事評価手法です。評価軸は高い業績を上げている従業員の行動特性なので、従業員にとっても具体的で分かりやすく、自分には何が足りないのか理解しやすいという特徴があります。
5 配属管理機能、組織図の作成機能
配属管理機能や組織図の作成機能は、組織の状態を可視化し、従業員の適正配置をサポートする機能です。配属管理機能は、各部門の従業員のランク・スキル・残業時間などをグラフ表示などで可視化します。
組織図作成や配置転換シミュレーション機能を備えている製品もあり、人材の適正配置検討に便利です。
6 育成計画の管理・キャリアアップ支援機能
従業員の業務経歴やスキルは蓄積されるため、各従業員に合わせた人材育成計画やキャリアアップ支援も可能です。育成計画は部門単位でも可能で、将来的に不足するスキルを学び、業務経験を積めるよう計画的に従業員を育成できます。
また、多くの企業で課題となっている後継者やリーダーの発見・育成にもタレントマネジメントシステムは役立ちます。
7 アンケート機能
タレントマネジメントシステムの中には、アンケート機能を提供する製品もあります。従業員満足度の調査や研修受講後のアンケートなど、活用方法はさまざまです。アンケート機能によって、従業員の状態を確認して、人事制度や研修内容の改善に役立てることができます。
8 目標管理機能
毎期設定する業務上の目標を管理する機能です。企業理念や経営目標に沿った部門目標・従業員目標の設定や、目標設定・評価時の上司との面談、目標達成度の登録などの機能があります。目標管理機能により、従業員の目標に企業理念や経営目標を反映させ、効率的に全社目標を達成できる土台作りができます。
9 データ分析機能、スコアリング機能
登録されている従業員の情報を元に、さまざまな切り口での分析・スコアリングを行う機能です。この機能によって、適切な人材配置や、将来不足する人材の採用を行うなどが可能になります。分析結果の画面はグラフィカルで分かりやすいほか、各種会議に必要な資料を出力する機能もあります。
タレントマネジメントシステムの機能は、人材の育成や適正配置、採用活動などを効率化し、戦略的な組織改革を進めることも可能です。次に、タレントマネジメントシステムの利用ニーズ別に、どのような機能が必要かを解説します。
ニーズ別：タレントマネジメントシステムに求める機能
タレントマネジメントシステムの導入目的は企業によって多種多様です。ここでは、ニーズ別に、タレントマネジメントシステムに求める機能を紹介します。
1 求めるスキルや業務経験を持つ従業員を探したい
従業員の基本情報データベース・プロファイル機能で、スキルや業務経験が検索できるか、登録できる従業員情報の種類を確認しましょう。検索のしやすさや、検索結果一覧の見やすさも重要な要素です。
2 従業員の能力開発を促進したい
目的達成には、スキル・キャリア・実績などの登録や、育成計画管理・キャリアアップ支援などの機能が必要です。コンピテンシー情報の管理もできると、高い業績を上げるためのポイントが従業員に伝わりやすく、効率的な能力開発を実現できます。
また、従業員の現状を分析する機能や、キャリアアップに必要なアクションプランを表示する機能もあると、従業員の自律的な能力開発を促せます。
3 戦略的に後継者（現場・経営層）を育てたい
後継者育成のためには、2系統の機能が必要です。1つはスキルや業務経験等の検索によって後継者不足となるリスクを可視化できる機能。もう1つは、後継者候補の人材発掘および計画的な育成を可能とする育成計画の管理やキャリアアップ支援などの機能です。
通常の人材育成サポート機能とは別に、後継者管理機能もあるとより便利です。また、コンピテンシー管理機能があると、後継者候補の人材発掘にも使えます。
4 人員配置の効率化・質の向上を実現したい
配属管理や組織図の作成、配置転換シミュレーションなどは、人員配置の効率化・質の向上をアシストする機能です。AI（人工知能）を利用して最適配置を支援する「タレントアナライズ」機能を提供する製品もあります。
これらの機能を活用することで、従来の人材管理方法では難しかった、組織単位でのスキル・業務経験が可視化され、質の高い人員配置ができるようになります。
5 全従業員のスキルを分析して戦略的な採用を行いたい
従業員のデータ分析・スコアリング機能により、どのスキルが将来的に不足するかを可視化できます。特定のスキルを指定した検索機能も、戦略的な採用活動に役立つ機能です。また、採用管理ができる製品もあるため、採用活動に力を入れる場合は検討してみるといいでしょう。
6 従業員のキャリアプラン作成を支援したい
過去の業務経験やスキル・保有資格などからキャリアプランを提案する機能があると、従業員のキャリアプラン作成がしやすくなります。キャリアプラン作成支援機能は、従業員が希望する職種やランクを指定すると、必要となるスキルやアクションプランが提示される仕組みです。
自社に必要な機能を選んでタレントマネジメントシステムの選定を
タレントマネジメントシステムは、自社の従業員を有効活用するとともに、計画的な人材育成や採用活動もサポートする便利なツールです。多くの企業で課題となっている将来のリーダーや後継者育成も、タレントマネジメントシステムを活用できます。
ただ、製品によってサポート機能や画面の表示に違いがあるため、導入目的に応じた製品選定が必要です。タレントマネジメントシステムの導入目的を明確にしてから、製品を比較検討すると、効率的な選定ができます。
タレントマネジメントシステムおすすめ15選比較記事はコチラ→タレントマネジメントシステム比較15選【2021年版】｜選定ポイントも解説
