テレワークの導入が増え、稟議の電子化を検討中の企業も多いのではないでしょうか。自社に最適な稟議の電子化の手段には何があるのか、参考になるものをお探しの方もいらっしゃるでしょう。
この記事では稟議電子化の方法を紹介し、ワークフローシステムのメリットや機能を解説しています。稟議を電子化したいと考えている企業の方はぜひ参考にしてみてはいかがでしょうか。
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稟議とは／昨今の稟議の電子化事情
１、稟議とは
稟議とは、担当者が作成した原案（稟議書）を関係者の間で回覧させ、承認を求める手続きです。関係者全員を集めて会議を開かずとも、合意や了承を得て業務を進められるため、時間と手間を大きく省ける合理的な仕組みといえます。反面、小規模な事業者やベンチャー企業など、小回りの効く企業であれば必要としないケースもあります。
2、昨今の企業の稟議電子化事情
昨今の情勢をかんがみ、稟議書の電子化に移行する企業が増えてきています。特にクラウドシステムや会議など、オンライン化を進めている企業は「稟議書が紙のままでは稟議が止まる」との危機感があり、より一層電子化を進めています。
たとえば、2020年6月に稟議の電子決裁を開始した会社では、11月には稟議の3割が電子化されたといいます。最近になって稟議の電子化を採用する企業が続出した業界もあり、なかでも役職者が出先で決済するケースが確実に増えたという会社が実際にあります。2020年頃に稟議書を電子化した企業は、今や試験運用から本格的な運用フェーズに移っています。
稟議書管理のシステム移行も進行中
効率化のため、稟議書の管理をシステム化する企業もあります。代表的なのはワークフローシステムへの移管で、管理のしやすさから採用する企業が増えています。
また、稟議書を一つの統合システム内に移管する事例も出てきています。稟議書等の社内文書の管理を一つのシステムにまとめたり、また社内サイトを一新して稟議書などを一括処理できるよう再構築する事例もあります。このように、さまざまな企業でシステムを活用した稟議業務の効率的な運用が図られています。
「稟議の電子化」は自社の事情に応じて選ぶ
「稟議の電子化」と一口にいっても、その段階によって様相が異なります。まず稟議の電子化の2つの段階を把握し、どれが自社にとって最適なのか選択しましょう。
１、稟議の電子化には2段階ある
ペーパーレス化 プロセスのIT化 1は「紙の稟議書の電子化」になり、移行の難易度はやや低めです。稟議書でなくても各種書類の作成にWordやExcelを使う企業も多いからです。その後の典型的な業務フローは稟議書をメールで職階順に送付し、一人ひとりの承認処理を順繰りに終了させる手順になります。端末操作ですべて完結させることに当初は違和感があるかもしれませんが、徐々に慣れていくでしょう。
一方、2の詳細は稟議の全体プロセスをITシステムを使って効率化することです。従前の仕組みを変更するため、運用を軌道に乗せるまで手をかける必要があるでしょう。
2、稟議電子化の選択肢
稟議をはじめ、書類や帳票処理において複数の工程を経る業務の効率化に適したツールとして、以下の3つがあげられます。
- ワークフローシステム
- グループウェア
- 電子署名
この中で導入の難易度が低いのはワークフローシステムです。ワークフローシステムは書類処理など複数の工程を経る業務に適しています。グループウェアは既に導入済みの企業であれば選択肢となりえますが、稟議書の電子化のためだけに検討するのはハードルが高いでしょう。電子署名は複数のサービスがありますが、互換性に劣るため、将来的な検討候補とするのが良さそうです。
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稟議書をワークフローシステムに組み込むメリット
ワークフローシステムで稟議書を管理することで、稟議をより効率的に行えるようになります。そのメリットは以下の3つに集約されます。
１、物理的な制約から解放
- どこにいても手続き可能
- 紛失の恐れがない
稟議書は基本的に1通しか作成しないため物理的な制約がありますが、ワークフローで電子化するとその制限を取り払えます。もし承認者が出張などで不在の場合、紙では稟議書が社内に滞留してしまいますが、電子化すれば承認者が社外にいても判断でき、手続きが滞ることがありません。
また、紙の稟議書はうっかり別の書類に紛れこんで所在がわからなくなったり、紛失するリスクがあります。一方、電子化して所定のファイルに格納すれば、稟議書がなくなることはないでしょう。
2、稟議書の見える化
- 稟議書の処理状態が一目瞭然
- 通知による滞留防止
稟議書をワークフローシステムで電子化すると、稟議書がどこまで承認され、今は誰の元にあるのかが簡単に把握できます。担当者は自分が提出した稟議書の決裁がどこまで進んでいるか気をもむ必要もなくなるでしょう。また稟議書の承認が遅れている場合、システムのアラート通知で承認者に手続きを促すこともできるため、うっかり忘れによる滞留を防止できます。
3、セキュリティの確保
- セキュリティ対応
- 改ざん防止
極論すれば紙の稟議書は誰でも閲覧できます。一方ワークフローシステムで電子化した場合は、重要度に応じて閲覧権限の設定や暗号化といった適切なセキュリティを施せます。またシステムによっては稟議書の閲覧・編集履歴を残せるため、改ざんの防止対策にもなります。
稟議書の電子化に有用なワークフローシステムの機能
一般的なワークフローシステムには稟議書の管理に便利な機能が備わっています。ワークフローシステムの多くはクラウドに対応しており、ネット環境さえあれば所用で社外にいても稟議書を処理できます。
ワークフローシステムにおける稟議書管理の汎用的な機能は「稟議書作成」「承認処理支援」「通知機能」「管理・連携機能」の4つです。
１、稟議書作成
ExcelやWebブラウザで稟議書のフォームを作成し、承認に回すことができます。 対象者の入力箇所を限定できる「フォームの制御機能」を備えたシステムなら誤入力による戻しを防げます。 スマホでの申請手続きができるシステムも多くあります。
2、承認処理支援
提出された稟議書の承認処理を支援する機能群で、申請担当と承認者の工数を削減してくれます。基本的な承認処理（「承認」「却下」「差し戻し」等）のほか、承認ルート・条件分岐の設定ができます。稟議書の承認処理状況をシステム上で確認もできます。
3、通知機能
稟議申請者と承認者あてに申請状況や承認結果をシステムの画面上やメールで通知します。
稟議の申請により、承認権限者に稟議書の通知メールが届きます。紙と違い、複数の承認者に同時送信もできるため、すみやかな決裁処理が期待できます。指定日数内に処理が行われない場合のメール催促機能もあります。
4、管理・連携機能
ユーザーと所属部門のマスター管理で従業員の異動・入退職に対応します。アクセス権限（閲覧・申請・監査など）の設定でセキュリティも安心です。便利な機能として稟議書の検索・分類機能があり、過去の申請書類を分類・整理・保管できます。
さらに外部システム（グループウェア等）との連携機能があれば、既存システムと紐づけて活用したり、二重登録の手間も省けます。
稟議の電子化はワークフローシステムで効率化
稟議の電子化は「稟議書の電子化」と「稟議プロセス全体の電子化」のいずれかになります。大きく効率化したいなら後者になり、ITシステムを活用しなくてはなりません。自社環境を考え、ツールの選択段階で迷っているならワークフローシステムがおすすめです。
ワークフローシステムはさまざまな製品があり、各々機能や料金などが異なります。選定においては複数の候補を比較検討することが大切です。まずは気になるワークフローシステムの資料を取り寄せてみてはいかがでしょうか。
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