ワークフローとは業務を進めるにあたって決められた手順のことで、それをIT化したものがワークフローシステムです。今まで紙の書類や印鑑で進めていたワークフローをデジタル化、ネットワーク上で処理すれば、自動処理やリモート対応、ペーパーレス化などを実現できます。コロナ禍によるテレワークの拡大を受けて、ワークフローシステムの重要性は高まっています。この記事ではワークフローシステムに必要な機能や、選定するときに注目すべきおすすめの機能・ポイントについて解説します。ぜひ導入を検討する際の参考にしてください。
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ワークフローシステムの基本機能5つ
ワークフローシステムを正確に理解するために、どのシステムにも共通して搭載されている基本機能を解説します
1.申請フォームを作成する機能
申請書のひな形を作る機能で、入力する項目や形式を設定できます。システムが用意したテンプレートで作れるほか、WordやExcelのファイルを取り込んで既存の申請書を流用することも可能です。
2.申請を承認・差し戻す機能
申請を承認・差し戻す機能は、業務における意思決定の仕組みを定める機能と言えます。誰がどんな権限で承認するかは申請内容に応じて変わるため、ワークフローごとに細かく設定できるようになっています。
3.承認ルートを設定・管理する機能
承認や差し戻しの判断基準は申請の内容によって変わります。そのため、承認ルートの条件を細かく設定しておくことで、内容に応じて最適な決裁者に申請を届けることができます。例えば、見積が一定金額以上の場合は経理担当の承認も必要となる設定を行う、といったことが可能です。
4.申請者や承認者に通知する機能
業務の進捗を滞らせないためには、申請発行や承認結果は速やかに関係者へ通知する必要があります。もし承認が下りない場合は、素早く差し戻して通知を送れば、修正して再提出するまでの時間を短くできるでしょう。また、承認待ちの申請が残っている場合は、アラートを出すことで承認忘れを見逃さずに済みます。
5.過去の申請を検索する機能
過去の申請データを検索できれば、いつ・誰が・どの案件に・どんな業務をしたかなどを素早くチェックできます。担当者が変更して前任からの引き継ぎが不十分な場合でも、過去データを検索して参考にすれば、ワークフローを把握できるでしょう。
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ワークフローシステムのおすすめ機能4つ
ワークフローシステムの導入でメリットを得るには、そのための機能を搭載したシステムを選ぶ必要があります。そこで、業務効率化を確実に実現するために必要なおすすめの機能を解説します。
1.進捗管理の精度向上には…申請や承認といったステータスをチェックできる機能
進捗管理の精度を上げるには、ワークフローに誰がどう関わっているかを明確にする必要があります。業務が停滞しているときに原因をすぐに特定して対策を打てるよう、誰が申請したか、誰が承認したかをすぐにチェックできる機能を採用しましょう。
2.ルールの固定化には…自社に合ったフォームを作成できる機能
ミスを減らすための方法として、申請書類のフォーマット化があります。入力フォーマットを決めておき、未入力や書式が間違っている場合は受け付けない処理を設定しておけば、入力のミスを減らせます。
3.スピード向上には…運用管理機能や他システムとの連携機能
ただワークフローをシステム化しただけでは、大幅な効率化は望めません。システムが正しく高頻度で活用されているかをチェックする運用管理機能や、他の業務システムとの連携機能を採用して、ワークフローシステムの効果を高めましょう。もし他システムと連携していない場合、社員は異なるシステムを使い分ける必要があるため、複数システムの操作方法を覚えなければならず、効率化の妨げになるでしょう。
4.ペーパーレス化には…書類をすべてデジタルで処理する機能
ワークフローの処理をシステム上で行っても、最終的に紙にプリントアウトしていては意味がありません。ペーパーレス化のメリットを得るために、すべてのフローがシステム上で完結するようにしましょう。
ワークフローシステムによって得られるメリット
ここで、あらためてワークフローシステムを導入することによるメリットを確認しておきましょう。
1 .進捗管理がしやすくなる
ワークフローシステムを導入すると業務の進捗が可視化され、「どの作業が」「誰のところで」「どんな状態になっているか」が把握できます。進捗が滞っている場合、業務を進めるために働きかけるべきポイントを簡単に割り出せるため、遅れに素早く対応可能になります。
2.業務に必要なルールを固定できる
ワークフローから外れた業務の進め方は効率を下げるだけでなく、トラブルの原因にもなりかねません。ワークフローをシステム化するとルールに従った進め方を徹底できるので、効率ダウンやトラブルの芽を摘み取れます。
3.業務処理のスピードが上がる
ルールを固定化すれば、業務を進める上で判断に迷うことがなくなるため、業務処理のスピードも改善できます。また、ワークフローを紙の書類で進めていた場合はシステム化すれば印刷が不要になるうえ、提出後すぐに決裁者へ通知が行くので、タイムラグも解消されます。
4.業務処理のミスを減らせる
ワークフローシステムでルールをはっきりと決めておけば、ミスの可能性をつぶすことができます。新入社員などワークフローに対する理解が浅い社員でも、安心して仕事を進められるでしょう。
5.ペーパーレス化できる
システム導入によるペーパーレス化は、プリントのコスト削減や収納・保管スペースの節約につながります。紙の書類だと差し戻しや修正が発生したとき、担当者に手渡しする必要がありますが、システム化すればオンラインで素早く共有できて再プリントのコストもかかりません。
ワークフローシステム選定のチェックポイント
数あるワークフローシステムの中から自社に最適なシステムを選ぶために、システムを見分けるポイントを解説します。
1.従来のワークフローと相性がいいか
ワークフローをシステム化するにあたって、別の新しいワークフローに切り替えては意味がありません。従来のワークフローを極力変えずに、そのまま移行できるシステムを選びましょう。また、従来のワークフローが抱える問題点を解決できるシステムを選ぶという判断もあります。
2.操作方法がわかりやすいか
ワークフローシステムを導入しても、操作方法が複雑だと社員が覚えるのに時間がかかってしまいます。ITシステムに不慣れな社員だとシステムをうまく扱えず、かえって業務スピードが落ちてしまうケースもあるでしょう。それを避けるには、自社に合った操作方法のシステムを選ぶことが大切です。
3.他のシステムと連携できるか
システム同士の連携が取れないと、同じ情報を扱う場合に改めて入力するという無駄な作業が発生します。入力でミスが起きるリスクも生じるため、別システムとの連携はワークフローシステム導入時の必須条件と言っても過言ではありません。
4.セキュリティ性能は高いか
ワークフローシステムでは見積や稟議などの機密情報を扱うことも多いため、セキュリティ対策は欠かせません。スマートフォンで外出先からアクセスしたり、在宅勤務で自宅から情報をチェックしたりといった外部利用も想定する場合、ネットワークのセキュリティ機能も必要です。また、承認や決済などの権限管理機能やアクセスログのチェック機能も、セキュリティチェックで重要なポイントです。
業務効率化で生産性を上げられるワークフローの導入を検討しよう
ワークフローシステムは業務を効率化させることが目的のため、直接利益を生み出すものではありません。しかし、システム運用で従来のワークフローの無駄を省き、浮いた時間やリソースを利益に繋がる業務に充てることができれば、ワークフローシステムを導入したメリットがあると言えます。
そもそも業務フロー改善が課題である企業はもちろん、従来とは違う形での利益創出が強く求められるようになった今、そのための土台作りとしてまずワークフローシステムを導入してみてはいかがでしょうか。どんな製品があるのか詳しく知りたい場合は、ぜひ下記から資料請求をしてみてください。
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