社内SNSは新たな社員間のコミュニケーションツールとしておすすめです。新人職員への情報提供、他部署への問い合わせ、アイディアの集約、導入時のルール策定の必要性などを踏まえ、メリットデメリットを見ながらどのように普及させるか説明していきます。
社内SNSとは何か？
SNSとは、インターネットを介してコミュニケーションを取るツールやサービスのことです。家族や友人、同じ趣味の仲間等とコミュニティを作り、連絡を取り合ったり、情報提供や共有を行ったりします。
facebookやLINE、Instagram、Twitter等、1人でつぶやいたり、不特定多数の人に伝えたり、特定の人にだけ個別に連絡したりといった機能があります。その便利さから今や殆どの方が利用しているのではないでしょうか。
社内SNSとは、このSNSを社内で活用し、職員間でのコミュニケーションを円滑に図ることをいいます。
社内SNS の導入率は？
社内SNSの導入率は、チャットワークを含め30％に達しています。意見交換や情報共有、連絡、連携を取ることを導入目的として、ChartworkやSlackなどを導入する企業は増えてきています。
企業内の各拠点間や部署内でのグループウェアとしてスピーディなやりとりができるため、業務を進める上で非常に便利なツールといえます。
企業が社内SNSを導入する目的3つ
企業が社内SNSを導入する理由は主に3つあります。1つ目はアイディアの集約、2つ目は情報共有の即時性、3つ目は社内のコミュニケーションの活性化です。
ここでは、企業が社内SNSを導入する目的3つを深く見ていきます。
企業が社内SNSを導入する目的1：アイディアの集約
社内SNSでコミュニケーションを取ることで、さまざまなアイディアが生まれる可能性があります。
雑談の場で、自由に発言しているうちにアイディアが生まれる可能性もあります。社内SNSは、同じ部署の職員同士だけでなく、他部署とのコミュニケーションが気軽に取れます。
異なる発想や視点の違いによる触発で、さまざまな意見交換ができ、そこで生まれたいろいろなアイディアを集約することができるのです。
企業が社内SNSを導入する目的2：情報共有の即時性
企業が社内SNSを導入する理由として、情報共有の即時性があります。
社内ではパソコン、移動先ではモバイル等を利用して、社内SNS導入を行うことで、すぐに連絡を取ることが可能となります。
また、他者の意見や知識を聞くこともできるため、お互いの状況把握や情報共有がすぐにでき、迅速な意思決定やスピーディな対応が可能となります。
企業が社内SNSを導入する目的3：社内のコミュニケーションの活発化
社内SNSを導入することで、社員同士のコミュニケーションが活発になります。
電話やメールは1対1のコミュニケーションとなりがちですが、社内SNSは、一度に複数の社員と情報を共有することができます。
また、時間に縛られずに返答ができ、コミュニケーションを取ることが容易となります。1人の回答だけでなく参加者全員が互いの回答を見ることで、様々な意見交換を交わせます。
社内SNSを普及させる方法10個
社員SNSを普及させる方法10個を挙げていきます。
社内SNSは部署を超えて社員間の交流ができたり、情報共有や情報交換ができるなど多くのメリットがあります。
例えば、新人社員に業務フローや書面で説明ができる内容は、社内SNSを活用することができます。社内SNSを使用して質問すれば、あとで見直したり、どういう箇所がわかりづらいのかまとめやすくなります。
社内SNSを普及させる方法1：目的を明確にする
社内SNSを普及させる方法の1つ目は、目的を明確にすることです。
SNSを普段から利用している人は、なんとなくイメージが付くかもしれませんが、あまり利用しない人にとっては、面倒なことが１つ増えたというイメージにしかなりません。
社内間での連絡が取りやすい、上司の決裁が取りやすい、コミュニケーションを活性化する、などの目的も合わせて説明することで、社員も活用しやすくなるでしょう。
社内SNSを普及させる方法2：従業員のメリットを明確にする
社内SNSを普及させる方法として2つ目は、従業員にとってどのようなメリットがあるのか、明確にしましょう。
社内で新しいシステムを導入する際に、メリットが感じられないと面倒くさいと思われてしまう可能性があります。
例えばシステム構築や開発時にトラブルが発生した場合、誰か相談したいときや他部署で確認をしたいがどこに問い合わせたらいいのか分からなくなる人もいるでしょう。
しかし、社内SNSで質問を投げてトラブルについて分かる方や担当者から回答を得られ、スピーディな対応をとることができます。
社内SNSを普及させる方法3：会社のメリットを明確にする
会社内のメリットを明確にすることでより社内SNSを普及させ、浸透しやすくなります。
例えば、社員に社内アンケートを取りたい時など、ペーパーだと周知するのに時間がかかり、途中どこにあるかが不明になったり、メールだと他のメールに埋もれて見落とされたりと業務効率が悪くなってしまう可能性もあるでしょう。
社内SNSを使えば、初めから振り分けされており、直接回答を入れることができるので、探す手間が省け、未回答の人をすぐに見つけることができます。
その他、ちょっと確認したい事項や出先で通達事項を思い出した時も社内SNSを使えば、すぐに伝えることができるなど、社内SNSのメリットを明確にすることで、より普及しやすくなります。
社内SNSを普及させる方法4：社員に浸透させる
社内SNSを普及させる方法として、社員に浸透させる必要があります。
社員が楽に社内SNSが使えるように教育する必要があります。また、困ったことがあればすぐ解決するような環境をつくることも大切です。
いきなり全社員同士で利用するのではなく、部署限定で使用し、様子をみて少しずつ範囲を広げていくなど浸透させるための工夫が必要になってくるでしょう。
社内SNSを普及させる方法5：ルールを決める
社内SNSを普及させるためには一定のルールを決めて、お互いが気持ちよく使える環境をつくっていく必要があります。
匿名ではなく本名やプロフィール入れて使うことで、どんな人物像なのかを知ってもらい、自分の発言に責任をもたせる、他者へのいじめ、批判をしない、投稿があったら誰かが反応するなど、一定の利用ルールを設けることで、SNSを普及させるポイントです。
社員の中で「いいね」制度や成果を出した人をピックアップして全社員に紹介する、業務改善案や良い企画などを社内で提出したらポイントを付与する制度を行い、導入に成功した企業もあるようです。
社内SNSを普及させる方法6：利用度の把握
社内SNSを普及させる方法として、定期的にどのくらい利用度があるのか誰が利用しているのかなどを把握しておきましょう。
社内SNSを普及させる方法として、利用度や利用状況を把握しましょう。特定の人だけが利用してはいないか、どんなときに利用しているのかなどを把握することで、普及率を上げるヒントがつかめます。
社内SNSを普及させる方法7：使い方を工夫する
社内SNSを普及させるためには、使い方を工夫することです。
頑張った人の紹介や社外部活動の様子などを社内SNSに書いて、興味や関心を持ってもらうことで普及につながった事例もあります。
社内SNSを普及させる方法8：経営陣が情報を発信する
経営陣が情報を発信することで、社内に普及させましょう。
経営陣が自ら情報を発信することで、社員全体が利用するようになります。例えば、社訓や経営理念、社内報などを流し、意識を高めて社員同士の一体感を持つようにしている企業もあります。
社内SNSを普及させる方法9：スピード感のある反応
社内SNSを普及させる方法としてスピード感ある反応を示すことがあげられます。先方からの質問にすぐ対応することで、相手先企業からの信頼につながるでしょう。
他部署への問い合わせも複数人に同時送信できるため、即時に対応することが可能です。
社内SNSを普及させる方法10：成果の見える化
社内SNSを普及させる方法として、成果を見える化し、モチベーションアップへつなげることができます。
上司や同僚と社内SNSで常に繋がっていればお互いの情報を共有し切磋琢磨できるため、モチベーションアップに繋がり、競争心にも火をつけることが可能です。
社内SNSが普及しない原因4つ
社内SNSが浸透しない、その原因と対策について5つ挙げていきます。
プライベートのSNSでは、lineが来たらすぐにみて返事をしないと「未読スルー」や「既読スルー」といった、相手にとって失礼に当たるという暗黙ルールが広まっています。そのためにSNS疲れが出てしまう人もいるようです。
社内SNSでも一定のルールをもうけて、運用に対する配慮が必要になります。
社内SNSが普及しない原因1：公私混同
社内SNSが普及しない原因として「公私混同」があります。業務以外の内容は書きこまない、または雑談ルームをつくりそこで発言をするなど一定のルールを設けて、公私混同しないようにしましょう。
社内SNSが普及しない原因2：反応がない
社内SNSが普及しない原因の1つとして、反応がないことが挙げられます。
問い合わせや質問を投げかけても、誰も反応しないと誰も利用しなくなります。一定のルールを設けて、何らかの反応をするようにする必要があります。
社内SNSが普及しない原因3：経営陣の配慮不足
社内SNSを普及するのであれば、経営陣の配慮不足にならないようにしましょう。
経営陣は、職員の意欲が下がるような内容を書かないように配慮する必要があります。意欲向上につながるような話題や情報は積極的に書いていきましょう。
否定的な内容ばかりを書かずにポジティブな内容や士気を上げる内容を書くなど、経営陣のルールをつくることも必要です。
社内SNSが普及しない原因4：優先度が低い
社内SNSが普及しない原因として、優先度が低いことがあります。
日々の業務に流されてしまいあまりメリットを感じず、優先度が下がってしまって利用しないということにならないように有益な情報を書く、毎日の伝達事項は社内SNSを使う、経営陣が率先して使用するなどの工夫も必要です。
社内SNSを普及させて会社にメリットをもたらそう
社内SNSを普及させることで、多くのメリットをもたらすことができます。
社内SNSを普及させることで、アイディアの集約や社員間のコミュニケーション不足の解消、迅速な情報共有などたくさんのメリットをもたらすことができます。
この記事を参考に、会社にあった導入方法を探し、ぜひ活用してみましょう。
