営業支援システムのSFAを適切に運用できれば、業務効率化や生産性の向上が期待できます。しかし、やみくもにSFAを導入すると、そのメリットを十分に得られないばかりか、かえって業務効率や生産性が低下する恐れがあります。そこで、SFAの運用を成功させるために必要な10個のポイントについて、よくある失敗例とあわせて詳しくご紹介します。

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SFAの運用の失敗例3つ

SFAの導入・運用に成功するために、まずはよくある失敗例について詳しくみていきましょう。

1、かえって作業負担が増えた

SFAを導入すると、作業負担が増えてしまう場合があります。SFAは便利なシステムではありますが、顧客情報や商談フェーズの入力などが必要です。入力に慣れるまでは従業員が大きな負担を感じる可能性があります。

入力に慣れても、作業負担が以前より大きくなったと感じた場合は、SFAの運用に失敗したと言えるでしょう。

2、運用できている人とできていない人がいる

SFAに搭載されている顧客情報の共有や売上予測、予実管理などの機能は、メンバー全員が活用してこそメリットを得られます。例えば、売上予測から軌道修正をしようにも、メンバー全員が現在の売上や商談の状況などを把握できていなければ、話がスムーズに進みません。その結果、逆に時間を浪費してしまうのです。

3、情報を随時更新できていない

顧客情報や商談フェーズなどを更新できていない場合、メンバー間で認識の違いが生じてトラブルに繋がります。例えば、商談フェーズを1~4の数字で分けている場合において、実際には3であるのに2のままになっていると、別のメンバーがその顧客に対して商談フェーズ3に進むためのアプローチをする恐れがあります。

そうなれば、情報共有ができていないことが顧客に伝わり、不信感を与えてしまうでしょう。

SFAの運用失敗の原因4つ

  • SFA

SFAの運用に成功するには、失敗の原因を取り除くことが必要です。SFAの運用に失敗する主な原因を4つご紹介します。

1、社員のITリテラシーに大きな差がある

SFAは直観的な操作ができるものがほとんどですが、使いこなすには一定以上のITリテラシーが必要です。社員のITリテラシーに大きな差があると、SFAが全員に浸透しません。

2、入力項目が多すぎる

SFAの機能を完全に使いこなそうとして、全項目への入力を社員に義務づけると、社員の負担が増加して業務効率が低下します。全ての機能を使いこなせても、社員の負担が増えてしまえば本末転倒でしょう。

3、SFAを活用するメリットが全社員に伝わっていない

SFAを使いこなすことで社員の負担が大きく減少しますが、慣れるまでは負担が一時的に増加します。そのため、SFAが現場に浸透するかどうかは社員のモチベーションにかかっています。SFAを使いこなすことのメリットが社員に伝わっていない場合、現場になかなか浸透しません。

4、導入の目的が不明瞭

SFAの導入の目的があいまいだと、必要な機能を見極めることができません。必要な機能に絞り込むためにも、SFAの導入の目的を明確化することが大切です。

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SFAの運用を成功させるためのポイント10個

SFAの運用に成功するには、次のポイントを押さえる必要があります。

1、操作性と視認性に優れたSFAを選ぶ

直観的に操作できるSFAは、入力や操作の負担が少ないため、現場に浸透しやすいでしょう。多機能なSFAは視認性が悪い傾向があるため、不要な機能を画面上から削除できるものがおすすめです。

2、入力負担が少ないSFAを選ぶ

情報を入力する負担を少しでも軽くすることが大切です。メールやカレンダーなどを使用しながらSFAも運用すると、文字の入力負担が増えます。そのため、メーラーやカレンダーなど社員が使用しているアプリと連携できるSFAがおすすめです。

また、帰社しなければ入力できないものではなく、タブレットやスマホからも入力できるマルチデバイス対応のSFAを選びましょう。

3、社員にSFAのメリットを理解してもらう

SFAのメリットを社員が理解できれば、運用に対するモチベーションが高まります。セミナーを開催したり運用効果がわかる事例を提示したりして、SFAの運用が社員の負担減に繋がることを伝えましょう。

4、サポート体制が優れたSFAを選ぶ

SFAの運用時には、「入力エラーの原因がわからない」、「自社に適した機能がわからない」など、様々なことに悩むでしょう。サポート体制が優れたSFAを選ぶことで、円滑に運用できるようになります。

また、自社に適した機能に絞り込めて、運用効果が高まることも期待できます。

5、速やかな浸透のために準備期間を設ける

SFAを早く浸透させたいからといって、いきなり全機能を使うことを求めてはいけません。ITリテラシーが高い社員でも、準備期間を設けなければ大きな負担を感じてしまいます。まずは使う機能を絞り込み、SFAに少しずつ慣れてもらうことを目指しましょう。

浸透するまでに1年以上の期間を要しても、そのあと数十年以上にわたりSFAの恩恵を得られれば、準備期間を設けたことは正解だったと言えます。

6、入力項目を絞って運用する

1つの機能の中にも、複数の入力項目が設けられています。いきなり全ての項目への入力を義務づけると社員の負担が急激に増えるため、必要に応じて少しずつ増やしていきましょう。

7、SFAの運用ルールを明確化する

SFAの運用ルールが不明瞭だと、社員によって使用する機能が異なることで、情報共有のメリットを得られなくなります。「予実管理は必ず更新する」、「商談フェーズの変更は商談後すぐに行う」、「更新後は上長に報告する」などのルールを明確化しましょう。

ただし、ルールが複雑かつ大量だと社員の負担がかかるため、必要最小限のルールのみ制定してください。

8、SFAの運用状況を評価制度に組み込む

SFAを適切に運用している社員を評価しましょう。SFAの運用に対するモチベーションが高まり、現場に浸透しやすくなります。ここで注意したいのは、SFAを運用できていない社員をマイナス評価しないことです。運用できていない社員には、こまめにフィードバックをしてSFAの浸透を目指してください。

9、管理層が積極的にSFAを活用する

管理層がSFAを通じて社員とコミュニケーションを図ったり、重要事項を通知したりすると、社員はSFAを使わざるを得なくなります。そうしてSFAの使用に慣れていくことで、大きな負担を感じることなく普段の業務で運用できるようになるでしょう。

10、SFAを活用して他部門に情報を共有する

SFAで蓄積した情報は、他部門に共有しましょう。例えば、販売機器のアフターサービスを行う際に、購入の経緯や顧客の希望などを伝えることで、顧客ごとに適したアフターフォローが可能になり、顧客満足度が上がります。

このような成功事例が社内で蓄積されれば、SFAのメリットが社員に伝わりやすくなります。

SFAの運用イメージを固めたうえで導入を検討しよう

SFAの運用に成功するために、自社での運用イメージを固めることが先決です。やみくもにSFAを導入しても、現場に浸透しないうえに社員の負担が大きく増加します。また、使いやすい機能から運用を始めたり管理職が率先して使用したりと、SFAを効率よく運用することを目指しましょう。まずは、SFAの運用イメージをつかむために、資料請求してみてはいかがでしょうか。

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[PR]提供:マイナビニュース