アパートやマンションなどで借りるときに、不動産会社から収入証明書を求められ「どのような書類か知りたい」「どこで取得すればよいか分からない」と悩んでいませんか？ 収入証明書とは、源泉徴収票や給与明細書など、月収や年収を証明できる書類全般を指す言葉で、賃貸物件を借るときや住宅ローンなどを組むときに、毎月の支払能力があるか確かめるために提出が求められます。
この記事では、収入証明書に該当する書類の取得方法について詳しく解説します。スムーズに賃貸物件を借りたり、住宅ローンなどが組めるように、取得方法を確認していきましょう。
収入証明書とは？
収入証明書の提出を求められて悩んでしまう原因は、そもそも収入証明書という書類が存在しないという点にあります。ここでは収入証明書に該当する書類とはどのようなものか、具体的に解説します。
自分の収入を証明する書類のこと
収入証明書とは、収入の額面やその有無を証明できる書類全般を指す言葉です。つまり「収入証明書を提出してほしい」と求められたということは、「収入を証明できる公的な書類を提出してほしい」と求められているといえます。
収入を証明できる書類もさまざまなものがあるため、賃貸契約などでは収入証明書として利用できる書類を指定している場合があります。どの書類を取得すればよいかわからない場合は、賃貸契約を結ぶ管理会社や大家さんに確認すると安心です。
収入証明書となる書類一覧
賃貸契約を結ぶ際に「収入証明書を提出してほしい」と言われた場合に使用できる、あるいは、相手が求める可能性のある書類として、以下が挙げられます。
- 源泉徴収票
- 給与明細書
- 給与支払証明書
- 確定申告書
- 所得証明書（課税証明書等）
- 住民税特別徴収税額の決定・変更通知書
ポイントとなるのが必要な場面によって、実際に提出が求められる書類も異なるということです。ここでは主に賃貸契約を結ぶ際、収入証明書として利用される書類を解説します。
源泉徴収票
該当する年の毎年1月から12月までに、勤め先の事業主より支払われた給与額と、自分が支払った所得税が書かれている書類です。実際に企業から支払われた年収や給与所得控除後の金額、源泉徴収税額なども詳細に分かるため、収入証明書として利用される代表的な書類といえます。
企業に勤めている場合は、原則としてその年の年収が確定する12月の年末調整後が受け取りタイミングです。対象となる企業から退職した場合は、原則として退職後1ヶ月以内に発行されます。勤め続けている場合と異なり、その年の1月1日から退職日までの給与に対する源泉徴収票と、退職金に対する源泉徴収票が個別に渡されます。
給与明細書
企業に勤めている場合、月々の給与が支払われるときにその都度企業から渡される、給与の支払い額や控除額などの給与の内訳を示した書類のことです。月当たりの支払額と差し引き支給額、控除額が明確に分かるため、収入証明書として活用されます。
収入証明書としての面では、源泉徴収票に比べると年収ではなく月収が分かる書類のため、たとえばアルバイトやパートタイムの場合に使いやすい書類といえます。注意点として、提出先によっては給与明細書を収入証明書として認めている場合とそうではない場合があるため、事前に利用できる書類かどうか確認しておくと安心です。
確定申告書
確定申告書は、所得税納税額やその根拠となる所得額を記載した書類のことです。確定申告とは、納税額を決めるためにその年1年間の所得を計算し、税務署へ申告したうえで、納税を行うという一連の手続きを指します。収入証明書として利用できるのは、確定申告書の控えです。一般的に、給与の支払いを受けない自営業、フリーランス、年金生活者などの人にこの書類の提出が求められます。
注意点として、確定申告書の控えの再発行は可能ですが、時間がかかります。申請から取得まで、1ヶ月は見ておいた方がよいでしょう。再発行の手続きについては、後ほど詳しく解説するため、参考にしてください。
所得証明書（課税証明書等）
所得証明書とは、市区町村が発行する課税証明書や非課税証明書と呼ばれる書類のことです。昨年の1月1日から12月31日までの所得金額や納税額が記載されています。全項目証明と課税額証明の2種類があり、課税額以外も詳しく書かれている全項目証明の方を取得する必要があります。
ポイントは自動で発行される書類ではなく、その年の1月1日時点で住所を置いている市区町村の役場で、収入のある本人が手続きを行うことが必要です。申請可能となる期間が決まっており、毎年5月から6月以降から手続き可能となります。そのためこれ以前に前年の収入が分かる収入証明書が必要な場合は、別の書類を検討しましょう。
住民税特別徴収税額の決定・変更通知書
原則として、毎年5月31日までに勤め先の企業から配布される、住民税の特別徴収納税額がいくらになったのかを示す書類です。
住民税は普通徴収と特別徴収の2つの徴収方法があり、事業者が納税義務者である従業員に支払った給与より、住民税を従業員の代わりに天引きして納税する方法を特別徴収といいます。この特別徴収によって、住民税がいくら徴収されるのか通知されるのが、住民税特別徴収税額の決定通知書です。
住民税特別徴収税額の決定・変更通知書には、所得や課税標準額、所得控除、毎月の給与から差し引かれる税額などが記載されているため、収入証明書として利用できます。
収入証明書は直近1年間の物を使おう
必要な収入証明書が手元にあった場合は、その書類が直近1年間の所得が記載されたものか確認しましょう。なぜなら、直近1年間ではなかった場合、現在の収入を正確に反映しているとはいえないからです。たとえば個人事業主やフリーランスの場合、3年前と前年の収入が合致するかといえば、そうではありません。会社員でも、昇進などで月収が変わることがあります。
また、給与明細書のように、1ヶ月ごとに発行される書類を利用する場合は、直近半年のものが手元にあると安心です。場合によっては、直近3ヶ月分の書類が求められることもあります。収入証明書として利用できる書類を用意する際は、書類が証明する期間にも注目しましょう。
収入証明書はどうやって手に入れる？
収入証明書の入手先は、書類によって異なります。ただし特別な方法ではなく、手続きさえ行えば入手できるものばかりですので、ここでは一般的な手続きの方法を解説します。
源泉徴収票は勤務先で
直近1年間の源泉徴収票を紛失してしまい手元にない場合は、勤務先の人事部など該当部署の担当者へ再発行を依頼しましょう。直近1年間で転職していた場合は、前職の職場へ問い合わせる必要があります。その際は、いつまでに手元に必要なのか伝えておくと確実です。
給与明細書の発行も勤務先
給与明細書の発行も、勤務先に依頼することで受け付けてもらえます。給与明細書を交付することは所得税法第231条で義務付けられているため、担当者に問い合わせることで、基本的には受け取ることが可能です。電子交付されている場合は、データを保存していないかあらためて確認しておきましょう。
ただし、給与明細書の再発行は法的義務ではありません。会社側から断られた場合、給与支払証明書（給与証明書）という、任意の一定期間の給与を証明する書類を依頼する方法も検討してみましょう。注意点としては、給与支払証明書も会社に依頼して作成してもらうものですが、法令で義務付けられてはいないため、作成したことがなく時間がかかる可能性があることです。
所得証明書（課税証明書等）は市区町村で
課税証明書や所得・課税証明書が必要になった場合は、各市区町村の役所にある担当課へ依頼しましょう。
市区町村役所での書類発行に必要な物
写真付きの身分証明書と発行手数料、書類発行のための申請書が主に必要となるものです。事前に申請書をホームページからダウンロードできることもあるため、必要なものを確認するとともに、市区町村のホームページを確認しておくとよいでしょう。
また、郵送で書類発行を申請できる市区町村もあります。申請書類以外に、必要通数分の定額小為替や切手付きの返信用封筒、写真付きの身分証明書の同封が必要なケースが多いです。手元に届くまで、およそ3日から10日ほどかかりますが、仕事などで市区町村の窓口が開いている時間に行くことが難しい場合はこちらも検討してみましょう。
市区町村によってはコンビニでも取得可能
市区町村によっては、コンビニに設置されたマルチコピー機で課税証明書などが取得できる場合があります。取得できる時間帯の制限こそありますが、マイナンバーカードまたは住民基本台帳カード（住基カード）が手元にあれば、すぐに発行できるのが強みです。以下に、セブンイレブンでの取得の流れを簡単に解説します。
- メニューから行政サービスを選択
- マイナンバーカードまたは住基カードをリーダライターへセット
- 必要な書類を選択
- 発行内容・照会内容を確認する
- 必要料金を投入しプリントする
確定申告書の控えは税務署で
確定申告書の控えが取得できるタイミングは、3つあります。
- 税務署へ確定申告書を提出した際に取得
- 確定申告書を郵送提出する際に控えを取得
- e-Taxで電子申請を行った際の受信通知と確定申告書のデータ
確定申告書の控えの開示請求の方法
万が一、確定申告書の控えをなくしてしまった場合は、税務署で開示請求という手続きにより再発行が可能です。請求する場合は、次の書類が必要となります。
| 手続き先 | 必要書類 |
| 窓口での手続き |
|
| 郵送での手続き |
|
“参考：国税庁「開示請求等の手続」”
ただし手続きをしても、手続き当日に発行してもらうことはできません。次のように、3つの申請段階があるためです。
- 開示請求を申請
- 開示・不開示の決定通知を受け取る（原則申請から30日以内）
- 開示の実施を申し出る
- 開示の実施が行われる・郵送で再発行された書類を受け取る
以上のことから、再発行された確定申告書の控えが手元に届くまで、1ヶ月前後が目安となります。収入証明書として使うために、確定申告書の控えを再発行する場合は、早めに取り組むか、時間的に間に合いそうになければ他の証明書を検討しましょう。
収入証明書が必要となる場面とは？
直近の収入を証明してくれる収入証明書は、次のように、契約を結ぶ際、相手の支払い能力の有無を確かめたい場面で活用されます。
- 賃貸物件を借りる時
- ローンを組む時
- 健康保険の扶養に入る場合
それぞれの場面でなぜ必要になるのか、詳しく見ていきましょう。
賃貸物件を借りる時
この記事でも解説しているように、賃貸物件を借りる際に収入証明書が必要となります。なぜなら、家賃の支払い能力の有無を確かめる必要があるためです。提出した収入証明書をもとに管理会社や大家さんが支払い能力を判断し、不安要素が特に確認されなければ、入居可能となります。
ローンを組む時
住居や土地、自動車など、大きな買い物をする際にローンを利用する際も、収入証明書が求められます。返済できるかどうかを確かめるほかにも、年収から融資可能な金額を判断するためにも重要な書類として提示を求められることが多いです。ただし必ず必要なわけではなく、借り入れをするローン商品によっては、一定の規定以下の借り入れであれば、収入証明書が求められないケースもあります。
またカードローンやキャッシングを利用する際も、収入証明書が求められる場合があるため、注意が必要です。具体的には、次の2つに当てはまる場合は法律上の規定に従い、収入証明書が求められます。
- 借り入れ額が50万円を超える場合
- 借入額の合計が他社も併せて100万円を超える場合
健康保険の扶養に入る場合
結婚に伴い配偶者の健康保険の被扶養者になる、同一世帯の子供の被扶養者に入るなど、健康保険において被保険者の扶養に入る場合に収入証明書が求められます。これは、手続きにおいて年収130万円未満・扶養者の2分の1未満かどうかを確かめる必要があるためです。
【Q&A】収入証明書に関するよくある質問
収入証明書の取得にあたり、よくある質問をQ＆A形式で見ていきましょう。
自営業なのですが、どうやって収入証明を行ったらいいですか？
自営業の方が利用できる収入証明の書類には、以下の4つが挙げられます。
- 課税証明書
- 所得・課税証明書
- 確定申告書の写し
- 銀行通帳の写し
なお銀行通帳の写しについては、利用できる場合もあれば、信用力が低いとして利用できないこともあります。使用可能か、事前に確認しておくと安心です。
大学入学を機に一人暮らしを始めますが、その場合も収入証明書が必要ですか？
学生の場合は、収入証明書の提出が求められることはほとんどありません。なぜなら、基本的には社会人のように安定した収入がないためです。代わりに、親や収入のある兄弟など、連帯保証人が必要となることが多くあります。
連帯保証人とは、お金や部屋を借りている人が支払いを継続できなくなった際、代わりに支払い義務を負う人のことです。事前に連帯保証人の収入証明書が必要かどうか、賃貸契約を結ぶ方に確認しておきましょう。連帯保証人を家族に依頼する場合は、お互いに納得したうえで契約を結ぶことも重要です。
収入証明書が用意できないけれどアパートを借りたいです
マンスリーマンションを利用することで、収入証明書なしに部屋を借りられる場合があります。なぜなら、マンスリーマンションは借りたい期間分の費用を先に支払う前払い制のため、そもそも支払い能力がなければ借りられません。そのため、収入証明書が不要となることが多いのです。
また、すぐにでも契約して入居が必要な状況にも対応できるように、入居審査がないケースもあります。収入証明書が用意できない場合は、入居が必要な期間が短期間であれば、一時的にマンスリーマンションを借りるのも手です。
まとめ
賃貸物件を借りる際、収入証明書が求められることは決して珍しくありません。対象となる書類もさまざまなため、まずは大家や管理会社に対し、どのような書類が利用できるか確認しておくことが大切です。そのうえで、直近1年間に発行された書類が手元にあるか確認しましょう。
必要な書類が手元にない場合は、課税証明書や確定申告書の控えのように、申請手続きに早めに着手します。手元に届くまで、1ヶ月近くかかることもあるためです。また、ローンを借りる際や健康保険の扶養に入る場合も、収入証明書が必要となります。引越し時にこれらの収入証明書が必要な場面が想定される方は、必要な枚数をあらかじめ入手しておくとよいでしょう。
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