マンション管理会社を変更するには?7つの手順とトラブル回避方法

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分譲マンションの管理サービスにおいて、現行の管理会社への不満や不信から別の会社へ変更したいと悩んでいませんか。

マンション内のトラブルは管理会社を通して解決しますが、その際の対応が悪いと住人から不満が噴出し、トラブルに発展するケースも少なくありません。しかし実際に会社を変更したくても、どのような方法があるのか分からずに困っている管理組合の人も多いでしょう。

この記事では、マンション管理会社の変更を検討している人に向けてメリットやデメリットを解説します。また、変更に必要な手順をはじめ、トラブル回避方法や変更先として検討したいおすすめの管理会社を紹介します。

マンション管理会社を変更するメリット・デメリット

管理会社の変更を検討していても、それに伴うメリット・デメリットがあります。変更したから安心というわけではないので、現状を踏まえて管理会社を変えるかどうか参考にしてください。

マンション管理会社を変更するメリット

管理会社を変更するメリットとして、次の4点が挙げられます。

  • 管理委託費の削減
  • 現状の管理が適切か見直しできる
  • 適切な対応により管理の質が向上
  • 管理組合運営にもメリットがある

マンションの経年に合わせ、現状の管理業務が委託費に見合っているか確認してみることをおすすめします。初めに決められた委託費は高い場合が多く、都度見直しをしていなければ、その状態を継続しているケースが多いためです。管理委託費は管理費用の割合が多くを占めるため、見直してみると費用削減にもつながります。

さらには、適切に対応できる管理会社へ変更することにより、マンション設備のメンテナンスなど管理の質が向上するかもしれません。質が上がれば住人も快適に過ごすことができるでしょう。

また管理会社の変更を検討する段階で住人への説明会などがおこなわれますが、その際にマンション管理への関心が高まる組合員が増えると、今後の管理組合運営にもメリットがあるといえます。

マンション管理会社を変更するデメリット

管理会社を変更するデメリットとして次の3点が挙げられます。

  • 管理の質の低下
  • 継続性がなくなる
  • 理事会や住人トラブルの恐れ

変更するメリットとして管理の質が向上することが期待できますが、必ずしもそうとは限りません。管理会社によって業務内容が異なるため、よく確認せずに契約した結果、委託費は削減できても質が低下することもあります。そうならないためにも業務内容をよく確認し、委託費と見合うかどうか見極めることが大切です。

また管理会社を変更する際は、現行の管理会社から管理組合へ引継ぎをおこない、それを新管理会社が引き継ぐ流れとなります。もし引継ぎがスムーズにいかなければ書類や鍵など重要物が紛失したり、継続中の審議内容が滞ったりする可能性は否めません。

管理会社の変更は、住人にとっても重要なことの一つです。理解を得られなければ、クレームなどのトラブルに発展する可能性があるので慎重におこないましょう。

マンション管理会社を変更するための7つの手順

マンション管理会社の変更を検討するなら、手順を知っておきましょう。あらかじめ把握しておくことで、実際に変更するときにスムーズに進めることができます。

大きく分けて7つの手順を踏みます。それぞれ詳しく見ていきましょう。

1:管理会社の変更が必要な理由を洗い出す

まずは、なぜマンション管理会社を変更したいのか、その理由を洗い出す必要があります。次の事柄が変更の理由として挙げられます。

  • 委託費が高い
  • 対応が遅い
  • 対応が不十分

上記はあくまで一例ですが、問題点を洗い出す際は先入観で決めず、住人にアンケートを取るなどしてデータを収集するとよいでしょう。

実際にマンションに住んでいて、管理の実態を感じている住人から得られるデータによって、管理会社の問題点が浮き彫りになることもあります。問題点が明確になれば次の管理会社選びの基準ができるので、洗い出しはしっかりおこないましょう。

2:変更する管理会社の候補を絞り込む

問題点が明確になったら、次の選定基準を参考に変更する管理会社の候補を絞り込んでいきます。

  • 管理会社の種類
  • 管理の質
  • 業務内容
  • 委託費用
  • 管理会社の評判

マンション管理会社は全国に2,000社以上も存在しています。その中から絞り込むことは大変ですが、候補の会社は多くても5社に絞りましょう。

管理会社は大きく分けると、デベロッパー系管理会社独立系管理会社の2種類あります。

デベロッパー系管理会社 独立系管理会社
  • 建設・管理を系列企業が行う
  • 経営基盤が安定している
  • 委託費は比較的高め
  • 委託費はデベロッパー系より安め
  • 柔軟な対応力がある
  • しつこい営業をするなど悪質な会社もある

一般的に、親会社が分譲する新築マンションの管理部門となって動くデベロッパー系管理会社のほうが、大手でブランド力・信頼度は高い傾向です。しかし費用が割高であったり、イレギュラーな要望への対応が苦手だったりするケースも見られます。

管理会社も大・中・小とさまざまありますが、大手だから安心というわけではありません。大手や中小と限定せずに、複数の管理会社を比較することがポイントです。

3:候補の管理会社のプレゼンを受け最終選考

最終的に管理会社を決めるときは、候補先のマンション管理会社にプレゼンしてもらいます。プレゼンは理事会の中でおこなわれますが、別日を設けて住人向けにも実施してもらうとよいでしょう。アンケートなどで住人の意見を集め、理事会で最終決定します。

プレゼンの際は、実際に委託した場合の担当者にも同席してもらいましょう。管理を任せるとなると、これから長い付き合いをしていくことを意味します。担当者の人柄も、最初の印象で重要なポイントの一つです。

4:選定したマンション管理会社と契約の詳細を相談

最終決定したマンション管理会社と、管理委託契約書重要事項説明書に記載する内容を詰めていきます。委託する業務仕様総会開催の準備契約内容(重要事項説明書の内容)の確認などもこの段階でおこないます。

重要事項説明書をもとに作成された管理委託契約書は、マンション管理会社と管理組合の合意に基づいて契約を交わします。管理会社が標準管理委託契約書(※1)を基に用意しますが、記載内容が適切かどうか、次のポイントを重点に確認する必要があります。

  • 解除に関する記載
  • 解約に関する記載
  • 督促に関する記載
  • 緊急時の業務に関する記載

解除に関する記載とは、契約不履行があった場合に契約解除ができるという内容のことです。解除に伴う損害賠償について明記されているか確認しましょう。

解約に関する記載は、いつまでに管理会社に解約する旨を伝えるかが記載されており、標準管理委託契約書では少なくとも3ヶ月前となっています。

督促に関する記載は、住人が管理費などを滞納した場合についての記載です。標準管理委託契約書には詳しく明記されていませんが、管理会社が電話や訪問、催促状手配などの対応をしてくれるのはおおむね6ヶ月が限度です。それ以降は管理組合が対応する必要があるため、管理会社が対応してくれる期間が極端に短くされていないか確認してください。

最後に緊急時の業務に関する記載は、台風などの災害があった場合の管理業務についてです。マンションの立地が災害的に危険であれば要確認です。


1)標準管理委託契約書とは、管理組合に不利となる契約にならないために、国土交通省が公表しているマンション管理委託契約のベースとなる契約書のこと。

5:総会でマンション管理会社の変更を決議

管理会社を変更すると決まれば、総会を開いて手順4で詰めた重要事項説明書について、住人に説明して変更の決議をおこないます。なお、総会開催前には管理業務主任者による重要事項説明も必要です。

総会では、理事長からマンション管理会社変更の経緯について、あらためて説明しましょう。さらに変更する管理会社の担当者にも出席してもらうことで、メリットや管理業務がどう変わるのかなどが参加者に伝わりやすいです。

決議をおこなって賛成数を多く得られなかった場合は、案を考え直してみましょう。

6:現在のマンション管理会社に解約の通知

現行のマンション管理会社に解約する旨を伝えます。管理委託契約書に特別な決まりがなければ、解約する3ヶ月前に通知しましょう。

解約通知は、契約書の第何条に基づいて解約するのか、いつ契約解除となるのかを記載した書面を作成し、管理会社の代表取締役宛てに書留で郵送します。その際は確実に届けるために、簡易書留ではなく受け取り確認ができる書留郵便を利用しましょう。

7:新旧のマンション管理会社で引き継ぎ

総会で決議された内容で契約を結び、新旧マンション管理会社で理事会も立ち会いのもと、引き継ぎ作業を行います。主に、次のような項目が引き継がれます。

  • 管理図面
  • 修繕履歴の書類
  • 過去の総会議事録
  • 共有部分の鍵

特に鍵はどこの鍵なのか、本数は合っているかなど、紛失を避けるためにも確認しておく必要があります。

ほかにも、管理費等の口座振替変更や管理人室の電話加入権の名義変更など、さまざまな手続きが必要です。引き継ぎ作業の進歩状況を新旧のマンション管理会社と共有し、あとから不備が出ないためにも把握しておきましょう。

マンション管理会社の変更トラブルの回避法

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マンション管理会社を変更して、絶対にトラブルにならないとはいえません。しかしトラブルを避けるためにできることはあります。失敗しないためにも、次の3点に注意してみましょう。

  • コンサルティング会社のいいなりにならない
  • トラブルの予兆があれば早めに契約解除を検討
  • 削減できた管理費は安易に還元しない

コンサルティング会社のいいなりにならない

コンサルティング会社に相談する場合は、成功報酬型に要注意です。成功報酬型とは、管理会社を変更させることで削減できた管理費用の何%かを、報酬として受け取ることを指します。削減の度合いが大きければその分自社の利益が増えるため、料金が安価のマンション管理会社への変更をすすめられる可能性が高いです。

特に何も知識がない人は、コンサルティング会社のいいなりになりやすいため、自分自身でも現状のマンションに良い管理会社なのか検討する必要があります。

トラブルの予兆があれば早めに契約解除を検討

マンション管理会社を変更しても、住人から不満が全く生まれなくなるわけではありません。すぐにではなくても、何かをきっかけに不満が生まれる可能性もあります。

各社の一般的な契約は、契約の残存期間に関わらず3か月前に書面で申し出ることで契約を終了させることができるため、トラブルの予兆を察知した際にはなるべく早めに管理会社の変更を検討しましょう。

なお、新たな管理会社へ迅速に変更できるように、委託先との契約は長期にしないほうが無難です。可能であれば初年度は1年単位の契約を推奨します。

削減できた管理費は安易に還元しない

管理費が削減できても、住人の管理費を値下げするなど安易な還元はやめましょう。万一、変更したマンション管理会社に問題が起きたときに、還元後の管理費のままで次の管理会社を見つけることは難しいためです。

住人に還元する行為は決して悪いわけではありませんが、安易におこなうと、もしものときに困った事態を引き起こすことになりかねません。削減できた分は積立しておくなどして残しておきましょう。

マンション管理会社のおすすめ変更先2選

マンション管理会社は数多く存在しているため、そこから変更先を厳選するのはなかなか難しいこともあるでしょう。そこで、編集部がおすすめする管理会社を2社厳選し、基本情報やおすすめポイントについて紹介します。変更先に悩んでいる人は、ぜひ参考にしてください。

なお下記の表にある受託戸数は、マンション管理新聞社が年1回発表したものです。

管理会社 クラシテ 日本ハウズイング
主なサービス
  • 理事会運営サポート
  • 意思決定・合意形成のアドバイス
  • 他の管理組合の事例等の照会
  • 未収金対策アドバイス
  • 管理業務履行管理・会計診断
  • 活動計画の提案
  • マンション保全・修繕サービス
  • 24時間緊急対応サービス
  • 管理員常駐・巡回サービス
  • 清掃サービス
  • 管理組合運営サポート
  • 理事会サポート
  • 会計業務支援
  • マンション管理基礎セミナー
  • 管理員・フロントの教育研修
  • 建物・設備管理
  • 24時間365日の緊急対応
  • 安心お助け隊(住居者向け)
マンション受託戸数(2022年)

24,215戸

478,240戸

おすすめポイント
  • 充実したサービス・サポート
  • 緊急時でも24時間365日対応
  • セミナーや教育研修がある
  • 部分管理ができる
公式サイト

クラシテ

※画像引用元:クラシテ公式HP

会社名:クラシテ株式会社
設立:1976年10月
代表取締役社長:高木 章
資本金:1億円
社員数:318名(臨時従業員数平均210名) ※2021年6月末日時点
お客様相談室:営業時間9:00~17:00(平日)/TEL:0120-09-8966または03-6746-5596
コールセンター:24時間/TEL:0120-24-2464または03-6835-2591

クラシテはマンション管理サービスのみならず、不動産活用やマンション入居者向けのリフォーム・リノベーションなども手掛ける独立系管理会社です。専門コンシェルジュSumaist(スマイスト)が日々の管理をサポートし、各マンションの問題点を診断して分析をおこない、それぞれに合う改善を提案します。

クラシテ独自の24時間対応コールセンターもあり、もしものときのトラブルも解決に導けるように徹底したサポート体制も備わった、マンション管理に特化した管理会社です。

クラシテはこんな人におすすめ!

  • マンション管理に特化した充実のサービスを求めている人
  • 万一のときのトラブルにも迅速な対応が欲しい人

公式HPはこちら

日本ハウズイング

※画像引用元:日本ハウズイング株式会社公式HP

名称:日本ハウズイング株式会社
設立:1966年9月
代表取締役社長:小佐野 台
資本金:24億9,290万円
社員数:5,806名(2022年3月末日時点)
総合窓口(お客様センター):TEL:0120-536-320
※分譲マンション管理の見積もり依頼・相談は、公式HPのお問い合わせフォームから

日本ハウズイングは、国内47万8,240戸、海外10万8,132戸の管理受託実績(2022年3月末日時点)をもつ、地域密着型で支店展開している独立系管理会社です。

管理組合運営や理事会のサポートをはじめ、マンション管理をするうえでの悩み・課題を解決に導けるセミナーや、管理員・フロントの教育研修の実施など、充実したサポート体制でマンション管理をおこないます。

自主管理をおこなっている人向けには、予算に応じた委託管理プランもあります。手が回らない業務だけの委託も可能なので、全部委託よりも予算を抑えられるでしょう。

日本ハウズイングはこんな人におすすめ!

  • セミナーなどで教育研修をしっかりしたい人
  • 自主管理中で必要な業務だけ委託したい人

公式HPはこちら

マンション管理会社の変更でよくある疑問

マンション管理会社を変更するうえで、次のよくある疑問について解説します。

  • 変更はどこで相談できる?
  • 管理はどこまで委託するべき?
  • 契約を断られるケースがあるのは本当?
  • マンション管理会社の担当は変更してもらえる?

変更はどこで相談できる?

管理会社の変更についてプロに相談したい人は、次のいずれかの場所を利用してみましょう。

  • コンサルティング会社
  • 公益財団法人マンション管理センター
  • 一般社団法人マンション管理業協会
  • NPO法人

コンサルティング会社は、国家資格のマンション管理士や管理業務主任者などが在籍していることが多く、マンション管理について適切なアドバイスやサポートをしてもらえます。ただし格があっても実務経験がない場合もあるので、実績や経験があるか確認が必要です。

公益財団法人マンション管理センターは、平成13年8月施行のマンション管理適正化法に基づいた、マンション管理適正化推進センターが指定する団体です。無料相談窓口がありますが、書面回答ではなく口頭のみです。

一般社団法人マンション管理業協会は、マンション管理会社業界の団体です。対応については公益財団法人マンション管理センターと大差はありません。

NPO法人は、地域ごとに存在する管理組合の支援団体です。派遣相談やセミナーなどを実施しており、無料相談だけでなく有料の場合もあります。セミナーへの参加で、他のマンションの現状を知る機会にもなるでしょう。

管理はどこまで委託するべき?

マンション管理をどこまで委託するべきかに正解はありません。そもそもマンション管理は、全部委託一部委託の2つの委託方式があります。

全部委託は管理業務の窓口が担当者1人のため、管理組合にとって利便性は高いです。しかし、委託費が割高になるうえに、管理業務を丸投げしておろそかになる可能性もあります。管理の質を保つためには丸投げせずに、しっかり把握しておくことが重要です。

一部委託は、必要な業務だけを専門業者に委託することです。委託費は削減できますが、依頼する専門業者が複数の場合は管理が複雑になることもあります。いずれの委託方式にせよ、理事会内だけで決めずに住人とも相談して決めるのが最善です。

契約更新を断られるケースがあるのは本当?

マンション管理会社で採算がとれなくなると、契約更新を断られる場合があります。人件費などの高騰でコストがかかり、今後利益を得られる見込みがないと判断された場合や、小規模マンションかつ築年数が古い場合も断られやすくなります

管理費を値上げして契約を継続してもらうか、値上げが厳しいのであれば自主管理に切り替えるほかありません。

マンション管理会社の担当は変更してもらえる?

マンション管理会社の担当を変更することはできますが、必ず変更してもらえる保証はありません。人員不足などによって断られる可能性があります。まずは担当の上司に相談してみましょう。

まとめ

マンションの管理の主体は、あくまで理事会や住人です。管理会社はサポート役に過ぎないため丸投げにせず、自分たちでできることから始める必要があります。

自分たちでできることとは、まずマンションの現状を知ることです。現行の管理会社に不満があれば変更することも可能なので、変更のメリットやデメリットを把握しながら、適切に管理して快適な住居環境のマンションにしましょう。

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