ビジネスシーンでは、交通費・接待費・備品購入などさまざまな経費が発生します。申請者は正しく経費を申請し、経理担当者が漏れなくチェックする必要があります。これらの業務は経費精算システムを利用することでミスを減らし、効率的に作業が可能です。ただ、いきなり多額のコストをかけてシステム導入することが難しい、という企業も少なくないでしょう。

そこで本稿では、無料で使えるおすすめの経費精算システム6選を紹介します。また経費精算システムの導入メリットや、無料の経費精算システムを選ぶ際のポイント、注意点も解説します。

経費精算システムおすすめ14選比較記事はコチラ→経費精算システム14選比較!機能や価格は?|選び方のポイントも解説

経費精算システムとは

経費精算システムは、煩雑になりがちな経費精算業務をデジタル化し、経費精算に関わる作業時間と手間を大幅に削減するシステムです。世の中のデジタル化やテレワーク浸透にともない、中小企業から大手企業まで幅広く経費精算システムの導入が進んでいます。

経費精算システムには、申請者の業務が楽になる「領収書の読み取り・交通経路の自動計算」や、経理担当者の業務を効率化する「振込データ(FBデータ)自動作成・自動仕訳」などの機能が備わっています。 近年は経費精算システムがスマートフォンにも対応し、利便性がより高まっています。

では経費精算システムの導入メリットを詳しく見ていきましょう。

経費精算システムを導入するメリット3つ

1 経費の申請~承認の工数を削減

経費精算に必要な申請・確認・承認ワークフローをシステム上で管理し、経費精算の処理時間を大幅に短縮します。従来は紙やExcelで作成・印刷し、申請していた作業が全てシステム上で完結できます。

多岐に渡る経費精算のペーパーレス化を実現し、申請者である本人、承認者となる上司・経理担当者の双方の作業工数を削減します。 精算回数・精算人数が多い経費作業を効率化することで、会社全体の大きな工数削減につながります。

2 経費申請の不備・不正を防止

交通費などの経費精算を手入力で行う場合、申請者の入力ミス・計算間違いなど人的ミスが発生しがちです。経費精算システムを使うと、選択経路の交通費が自動計算され金額を正しく設定できます。

承認者も「適切な経路を使って申請しているか」「金額に不備はないか」が一目で分かり、チェックが容易になります。申請内容に不備があった場合、システム上でコメントを書いて差し戻しも可能です。

また申請金額や申請内容ごとに、承認フローの設定が可能です。設定した承認フローに沿って回付されるため、承認者漏れや承認者間違いを防げます。経費精算システムを使うことで運用ルールが遵守され、内部統制の強化につながります。

3 経費情報を一元管理

Web上で経費精算データを一元管理でき、営業拠点が複数ある場合でも集約して管理可能です。精算状況をリアルタイムに把握でき、申請者も承認者も処理状況のステータスが分かります。ステータスを共有することで申請者・承認者双方の問合せ回数も減らすことができ、ストレス軽減につながります。

またWeb上で一括管理するため、経費精算する場所を問いません。テレワーク・社外常駐・海外出張など多様化する働き方に柔軟に対応できます。

無料の経費精算システムを選ぶ際のポイント

経費精算システムはさまざまな利用形態があり、自社の運用に合わせ最適な利用形態を選ぶことが大切です。利用形態と特徴を以下に紹介します。

1 利用形態

経費精算システムは主に以下3つの利用形態があります。

①インターネット経由で使う「クラウド(SaaS)型」
②クライアントPCにソフトをインストールする「パッケージ型」
③自社内でカスタマイズし利用する「オンプレミス型」

2 特徴

近年、最も人気が高いのはインターネット経由でシステムを使う「クラウド(SaaS)型」です。自社内にサーバなどインフラ機器が不要で、サービス契約後にWeb上で設定を行えばすぐに利用できます。初期コストも安価な製品が多く、導入ハードルの低さとはじめやすさから人気を集めています。

「パッケージ型」は、購入したソフトを自社PCにインストールし利用します。多くのパッケージ型経費精算システムは「ERP」と呼ばれる統合基幹業務システムに経費精算機能が付属しており、社内システムと連携して利用可能です。さまざまな業務に対応しており強固なセキュリティを担保できますが、反面、高機能であるため初期費用は高額になりがちです。

「オンプレミス型」は、自社の要求仕様に基づきソフトをカスタマイズして利用します。自社に特化したシステムを開発するため、使い勝手は良くなりユーザーの利便性は向上します。しかし、カスタマイズ費用・サーバ代などの初期費用が嵩み、開発期間が必要となるため導入までのリードタイムが長くなります。

世の中はテレワークが浸透しており、時間・場所を問わない利便性やスマートフォン対応などの柔軟性から、クラウド型が主流となっています。今から導入する場合はクラウド型がおすすめです。

無料で経費精算システムを利用する際の注意点3つ

無料で経費精算システムを利用する際、事前に確認すべき注意点があります。以下の点について確認の上、利用を開始しましょう。

1 利用できる期間が限られる

無料の経費精算システムは「無料トライアル期間が決められている」場合が多いです。一週間、数ヶ月、永続と、製品によって無料の利用期間はさまざまです。

経費精算システムを導入する場合「システムは使いやすいか」「自社の運用にマッチしているか」を判断するため、一定の評価期間が必要です。無料トライアル期間を確認せず利用開始してしまった場合、無料トライアル期間内に評価が終わらず利用終了となるケースがあります。

事前に無料トライアル期間を確認の上、評価計画を立てるようにしましょう。

2 機能に一部制限がある

無料トライアル可能な製品には、一部の機能が制限されている場合があります。機能の有無を確認しないまま申し込みを進めてしまうと、必要な機能が使えず時間やコストを無駄にする可能性があります。

まず無料トライアルを始める前に「自社でどのような機能が必要か」を検討し、必要な機能を備えている経費精算システムを選びましょう。選んだ経費精算システムの「無料トライアル時の機能制限」を確認した上で、評価を進めます。

3 サポート体制がない場合がある

経費精算システムは多くの製品でサポートサービスがあり、チャットやメール、電話での問い合わせが可能です。

しかし、製品によっては無料トライアル期間中に「問合せを受け付けない」場合があります。評価中に問題が起きてもベンダーへ問合せできないため、システムに詳しい人材が社内にいない場合、製品評価が滞る可能性があります。

無料トライアル期間中のサポート有無を事前に確認し、評価に支障が出ないように導入計画を進めましょう。

これらの注意事項を押さえた上で経費精算システムを選び、計画的な利用や評価することが大切です。

無料で利用できる経費精算システム6選

ここからは、無料で利用できるおすすめの経費精算システム6選をご紹介します。

低コストで機能豊富、PCやスマホから簡単に精算「ジョブカン経費精算」
株式会社Donuts

POINT
  • 対象従業員規模:全ての規模に対応
  • 提供形態:クラウド/SaaS
  • 価格:1ユーザーあたり400円/月(別のジョブカンソフト利用の場合350円/月)※最低利用価格5,000円
  • 無料期間:30日間

「ジョブカン」は導入実績2万社以上、月額料金業界最安クラスの経費精算システムです。

シンプルで使いやすいデザインが特徴で、パソコンやスマホから簡単な操作で申請・承認・管理が可能。仕訳や振込データの自動生成機能が備わっており、毎月の経理業務負荷を大幅に削減します。

初期費用・サポート費用は無料となっています。

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ハンコや小口現金廃止、キャッシュレス対応「楽楽精算」
株式会社ラクス

POINT
  • 対象従業員規模:全ての規模に対応
  • 提供形態:クラウド/SaaS/ASP
  • 価格:初期費用100,000円+月額料金30,000円~
  • 無料期間:要問合せ

「楽楽精算」はCMでおなじみの人気経費精算システムです。導入企業数は7,000社以上で、多くの企業で活用されています。紙・ハンコや小口現金を廃止し、経費精算の効率化を実現します。

スマホ利用・自動仕訳・自動読取り・英語対応・ワークフロー・電帳法など多様な機能が備わっており、高機能×柔軟な設定で安心して長期間利用できるシステムです。

OCR機能が備わっており、領収書やレシートをスマホで撮影するとデータが自動的に入力画面に反映 。製品名のとおり、経費精算がとても楽になります。無料トライアル期間は、個別問合せとなっています。

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経費精算と会計処理を一元管理!「会計 freee」
freee株式会社

POINT
  • 対象従業員規模:10名以上 500名未満
  • 提供形態:クラウド/SaaS/ハードウェア/b>
  • 価格:要問合せ
  • 無料期間:30日間(従業員1〜20名)

「会計 freee」は面倒な経費精算業務を効率化し、経費精算の負担を解消する人気の経費精算システムです。

自動仕分や振込データの自動生成機能が備わっており「 経理・会計・振込ワークフローの一気通貫」と「会計機能の一元化」で最適な業務フローを実現

また専任スタッフによる手厚い導入、運用サポートが特徴です。従業員1名〜20名の場合、30日間の無料トライアル期間があります。

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交通費精算から会計ソフト連携まで豊富な機能「マネーフォワード クラウド経費」
株式会社マネーフォワード

POINT
  • 対象従業員規模:全ての規模に対応
  • 提供形態:クラウド/SaaS/ASP/サービス
  • 価格:30名以下の場合「スモールビジネスプラン」年払い35,760円(2,980円/月)、月払い3,980円/月(さらに従量課金として、1名当たり500円/月)その他ビジネスプランあり。30名以上の場合や、オプション料金は別途問い合わせ
  • 無料期間:30日間(従業員1〜30名)※31名以上は個別相談

「マネーフォワード クラウド経費」は中小企業から大手企業まで、さまざまな企業の課題を解決する経費精算システムです。

交通費・出張旅費の申請処理から会計ソフトとの仕訳連携 まで、幅広い機能が備わっています。

汎用的なワークフロー機能を搭載しており、経費精算以外でも独自に電子ワークフローを作成し利用可能です。従業員1〜30名の場合、30日間の無料トライアル期間があります。

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テレワーク対応!社外からも簡単・素早く経費処理「jinjer経費」
株式会社ネオキャリア

POINT
  • 対象従業員規模:全ての規模に対応
  • 提供形態:クラウド/SaaS/ASP
  • 価格:500円~
  • 無料期間: 別途お問合せ

「jinjer経費」は低コストで使いやすく、一連の経費精算業務ワークフローを自動化 できる経費精算システムです。電子帳簿保存法の対応や、充実したサポートが特徴です。

わかりやすい操作画面とスマートフォン対応で、いつでもどこでも簡単に経費精算申請・承認が可能。テレワークを促進する充実した機能が備わっています。無料トライアル期間は、個別問合せとなっています。

公式HPはコチラ


シンプルに精算、”無料”で使える経費精算システム「ビズトラ」
株式会社AIトラベル

POINT
  • 対象従業員規模:全ての規模に対応
  • 提供形態:クラウド/SaaS
  • 参考価格:無料 ※広告バナー非掲載オプション 8000円(税別)/月

「ビズトラ」はシンプル設計が特徴の「やさしさ」にこだわった使いやすいシステムです。

「脱エクセル申請」を目的に作られており、利用者が申請から承認までスムーズに進められるよう不要な設定や複雑な機能が省かれています。

直属の上司・上長から経理担当者まで一連の承認作業者が進捗管理でき、経費精算のワークフローが見える化ができます。

利用ユーザー数は無制限の、無料で利用可能な経費精算システムです。

公式HPはコチラ

無料の経費精算システムを使ってみよう

経費精算は手間のかかる業務です。経費精算システムを利用することでミスを減らし、大幅に作業工数を削減できます。

テレワークが浸透している昨今では、業務のデジタル化や生産性向上がより強く求められています。クラウド型のシステムを上手く利用することで、場所に捉われない働き方や作業効率のアップが可能です。

経費精算システム選びは、自社の運用にマッチしたシステムを選ぶことが重要です。まずは無料の経費精算システムを利用し、導入効果を試してみましょう。

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