経費精算システムは、中小企業にとってどのようなメリットがあるのでしょうか。導入したいがコストが気になる、という企業もあります。今回は、中小企業に適した経費精算システムを紹介するとともに、システム化をおすすめしたい中小企業の特徴や、中小企業が経費精算システムを導入するメリット等についても解説します。

経費精算システムおすすめ14選比較記事はコチラ→経費精算システム14選比較!機能や価格は?|選び方のポイントも解説

中小企業にとっての経費精算システムとは

従来の経費精算業務は紙やエクセルを使い、手作業で進めていました。領収書も紙のまま扱い、整理や保存の必要があります。

しかし、手作業での経費処理や集計は手間がかかり、ミスの入り込む余地があります。領収書の紛失リスクや、不正なども発生するかもしれません。このようなトラブルがあると経費精算業務はますます負担が大きくなります。

さらに、事業拡大の予定があると大変です。経費精算の手間は加速度的に増大し、経理担当者では処理しきれなくなります。

手作業での経費精算業務にありがちなこれらの問題は、経費精算システムの導入で解決可能です。まだ事業規模が小さい場合でも、経理担当者の負担が重くなっているようなら、今後の事業展開なども考慮して、経費精算業務のシステム化を検討しましょう。

経費精算システム導入をおすすめする中小企業

経費精算システム導入をおすすめしたい中小企業の特徴は以下の2点です。

  • 経理担当者の負担を軽くしたいが増員は難しい
  • 今後事業拡大によりバックオフィス業務が増大することがはっきりしている

経費精算システムを導入すると、経費精算業務にかかっていたコストが大幅に削減でき、経理担当者の負担も軽くなります。また、経費精算システムを導入しておけば、事業規模が大きくなっても経費精算業務の作業量が爆発的に増加するという事態も避けられます。

中小企業におすすめの経費精算システム5選

ここからは、中小企業におすすめのクラウド型経費精算システムを5製品紹介します。

マネーフォワード クラウド経費/株式会社マネーフォワード

POINT
周辺システム製品も豊富に展開しており、スムーズに連携できる
自動読み取り機能で処理を効率化
立替金をキャッシュレス決済で支払い可能

「マネーフォワード クラウド経費」は、従業員規模に関係なく利用できる経費精算システムで、個人事業主や中小企業の利用も多い製品です。同じマネーフォワードシリーズでは、会計システムや勤怠管理システムなども提供。必要なシステムを導入して、さらに業務効率化を進めることもできます。もちろん経費精算システムの単独利用も可能です。

経費申請では、領収書からの自動読み取り(OCR)やICカード連携・クレジットカード連携などで、手入力の手間を極力排除。スムーズな経費申請をサポートします。アプリ対応なので、社外からの申請や承認にも対応し、承認処理の迅速化を進めます。

経理担当者は、申請の自動チェックや自動仕訳機能により、経費関連処理をスピーディに進められます。また、従業員へ立替金を支払う場合に、LINE Payなどのキャッシュレス決済も利用可能。より低コストで立替金処理が進められます。

マネーフォワード クラウド経費の機能

電子帳簿保存法対応:オプションでコーポレートプランまたはエンタープライズプランを選択したとき対応
カード明細の自動取得:3,500サイト以上のサービス連携(クレジットカード、金融機関など)

会計ソフト連携 申請承認
振り込みデータ出力 経路検索
外貨対応 スマホ対応
交通系ICカード対応 オペレーター入力代行

マネーフォワード クラウド経費の参考価格

【料金プラン】
・30名以下の場合
スモールビジネスプラン:年払い35,760円(2,980円/月)、月払い3,980円/月(さらに従量課金として6名以上利用の場合、1名当たり500円/月の従量課金あり)。そのほかビジネスプランあり
・30名以上の場合
別途問い合わせ


ジョブカン経費精算/株式会社Donuts

POINT
他のジョブカンシリーズとの併用で割引
交通費精算は2つの方法を利用可能
シンプルな画面で優れた操作性

「ジョブカン経費精算」は、勤怠管理や給与計算など、人事労務関連システム「ジョブカン」シリーズの1製品です。他のジョブカンシリーズと併用する場合は月額料金が一部割引になります。

交通費の清算には以下2通りの方法が利用可能です。①ジョルダンの乗換案内を利用して入力し経費申請。②ICカードの利用履歴を読み込み、交通費精算画面に反映して経費申請。

どちらを選んでも、手入力なしで正しい交通費を申請できる仕組みです。シンプルな画面構成で操作が理解しやすい点と、通知機能が豊富な点も特徴。経費精算の承認処理のフローが多い場合や、ITシステムに慣れない人が多い会社でも使いやすくおすすめです。

ジョブカン経費精算の機能

電子帳簿保存法対応:タイムスタンプオプションで可能
カード明細の自動取得:三井住友VISAコーポレートカード

会計ソフト連携 申請承認
振り込みデータ出力 経路検索
外貨対応 スマホ対応
交通系ICカード対応 オペレーター入力代行 -

ジョブカン経費精算の参考価格

【初期費用】なし
【料金プラン】中・小規模の企業向け:月400円/1ユーザー、大規模の企業向けは別途問い合わせ


会計 freee/freee株式会社

POINT
経費精算機能を備えた会計システム
多くの外部サービスと連携可能
導入から運用までの充実のサポート体制

「会計 freee」は、経費精算機能を内蔵した会計システムです。会計システムと一体化しているため、会計処理も同時にシステム化したい場合に適しています。スマホアプリやMacのパソコンにも対応しており、社外や自宅でも使いやすい製品です。

経費精算機能としては、申請時に経費の入力をサポートする外部サービスの連携数が多い点が特徴です。ICカード、クレジットカード、ECサイトなどの連携は、交通費や経費の申請時に活用することで正しい経費を申請しやすくします。

導入から運用までのサポートは、チャットやメール、電話などがメインです。電子帳簿保存法に準拠して領収書のペーパーレス化を進めたい場合は、プロフェッショナルプランの契約が必要です。

会計 freeeの機能

電子帳簿保存法対応:対応
カード明細の自動取得:4,000以上のサービス(クレジットカードや銀行口座など)

会計ソフト連携 申請承認
振り込みデータ出力 経路検索
外貨対応 スマホ対応
交通系ICカード対応 オペレーター入力代行 -

会計 freeeの参考価格

【料金プラン】
ミニマム:2,380円/月(年払いの場合 1,980円/月)
ベーシック:4,780円/月(年払いの場合 3,980円/月)
プロフェッショナル47,760円/月(年払いの場合 39,800円/月)


jinjer経費/株式会社ネオキャリア

POINT
豊富な機能であらゆる業務を効率化
駅すぱあと連携で交通費申請も楽々
13,000社で導入の実績

「jinjer経費」は、人事・労務関連のさまざまなシステムを提供する「jinjer」シリーズの1プロダクトです。低コストながら高機能な経費精算機能を提供し、経費の申請や承認ができるアプリもあります。

経費の申請時には、領有所やレシートの写真を撮影して、申請データに添付する仕組みです。交通費を申請する場合は、「駅すぱあと」との連携によって、定期区間の料金を排除した正しい金額を自動的に計算し、経費申請画面に反映します。

経理処理を効率化する機能も豊富です。自動仕訳や申請内容のチェック機能、支払い画面で従業員情報などの必要情報の表示など、いずれも経理担当者の業務効率化に役立ちます。人事管理システムや勤怠管理システムなどシリーズ展開も豊富で、これまで13,000社に導入された実績を持ちます。

jinjer経費の機能

電子帳簿保存法対応:対応
カード明細の自動取得:未対応

会計ソフト連携 申請承認
振り込みデータ出力 経路検索
外貨対応 スマホ対応
交通系ICカード対応 オペレーター入力代行 -

jinjer経費の参考価格

【初期費用】別途問い合わせ
【料金プラン】別途問い合わせ


SmartGo Staple/エヌ・ティ・ティ・コミュニケーションズ株式会社

POINT
改札を通ると自動で経費精算
アプリ対応で簡単申請
不正使用を防げる事前チャージ式

「SmartGo Staple」は、すべての経費精算を立替なしで行う、完全キャッシュレス化を目指せる新しいタイプの経費精算システムです。

法人向けのプリペイドカード「Stapleカード」で、通常の経費支払いを行い、交通費はモバイルSuicaを利用すれば、改札を通るだけで経費精算を自動的に行います。Stapleカードを利用して支払った後は、領収書を撮影して経費の申請を行いますが、アプリにも対応しており申請手続きは簡単です。

Stapleカードへのチャージは上司に申請して承認をもらう形で、利用履歴は画面に表示されるため不正を防止できます。モバイルSuicaについては利用区間の設定により、通勤費と交通費を区別するため、従業員は経費科目を気にせず利用できます。

SmartGo Stapleの機能

電子帳簿保存法対応:対応
カード明細の自動取得:法人用のプリペイドカード(Stapleカード)

会計ソフト連携 申請承認
振り込みデータ出力 経路検索
外貨対応 スマホ対応
交通系ICカード対応 オペレーター入力代行 -

SmartGo Stapleの参考価格

【初期費用】0円
【料金プラン】
セット版サービス:月額1,000円/1ID、単体版サービス:月額600円/1ID
オプション:初期設定サービス 200,000円/回/企業、セミナートレーニング(オプション)30,000円/時間/企業

経費精算システムおすすめ14選比較記事はコチラ→経費精算システム14選比較!機能や価格は?|選び方のポイントも解説

中小企業がよく利用する経費精算システムの機能3つ

経費精算システムが提供する基本機能のうち、中小企業がよく利用する機能を3種類紹介します。

1、経費(交通費や出張費など)の申請

経費精算システムの基本的な機能です。従業員は経費の情報を経費申請画面に入力して、上長から承認を得ると経理担当者に経費データが回り、従業員の口座に経費が支払われます。

経費申請では、領収書やレシートをスマートフォンで撮影し、画像データから文字を読み取る「OCR」機能を備えている製品が多く、経費の入力を助けてくれます。

交通費の精算は、乗換検索サービスや定期区間金額の自動控除機能があると、自動的に定期区間を除いた正しい交通費を算出できます。交通系ICカードの利用履歴読み取り機能があれば、読み取ったデータをそのまま交通費の実費として交通費の申請画面に反映可能です。

2、申請された経費の承認処理

担当者から申請された経理データは、承認者に届きます。基本的には、申請者の上長が承認者です。経費精算システムの中でもクラウド型の製品は、社外からスマートフォンなどでシステムを使えます。出張があっても経費の承認処理はできるため、経費精算の流れを止めることなく、迅速に処理を進めることが可能です。

3、会計システムへの連携

経費の情報は、会計システムにとっても管理するべきデータです。他システムとの連携を考慮して、多くの経費精算システムでは、経費データをCSV形式のファイルに出力する機能を提供しています。

また、経費精算システムと同じシリーズの会計システムが使えれば、ファイルにデータをいったん出力する手間をかけなくても、自動的にデータを連携できます。

以上、中小企業がよく利用する経費精算システムの機能について説明しました。では、経費精算システムを導入すると、具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。

中小企業が経費精算システムを導入する10個のメリット

中小企業が経費精算システムを導入するメリットはいくつもあります。具体的なメリットと、効率化できる経費精算業務の作業工程について、順番に解説します。

1、従業員の経費精算業務の負担を軽減

経費精算システムを導入することで、経費精算業務に関わる従業員の負担を軽減できます。

申請者の場合、さまざまな入力サポート機能によって経費申請の入力ミスを減らせて、差し戻しを回避できます。社外から経費申請を済ませられるため、帰社して経費精算をする手間もかかりません。結果として経費精算完了までの期間がかなり短縮され、立替金の入金タイミングも早くなります。

承認者の場合は、社外から承認可能で処理を溜めずに済み、製品によっては一括承認も可能なので、1件ずつ承認をする手間も軽減できます。

2、自動化による経理担当者の業務効率化

経理担当者の経費精算業務も大幅な業務効率化が可能です。従来は、経費精算の申請内容をチェックし、正しければ内容に沿って従業員の立替金を従業員の指定する銀行口座に振り込みます。また紙の領収書を集めて経費データと突き合わせ、整理をする作業も必要です。

経費精算システムを導入すると、自動チェックによりチェック作業が簡素化。さらに口座振込も、申請するFB(ファームバンキング)データを作成しての一括処理が可能です。後述する領収書類のペーパーレス化により、整理・保管作業も削減できます。

3、領収書類のペーパーレス化

経費精算システムの多くは、電子帳簿保存法に対応しています。電子帳簿保存法に則ることで、領収書やレシートなど国税関係の書類を紙で保管する必要がなくなり、領収書類のペーパーレス化も可能です。

4、金額の入力ミスをや申請不備の削減

経費精算システムには、金額の入力ミスや申請不備を削減する「入力チェック」機能や外部サービス連携による正確な金額の入力支援機能があります。これまで承認者や経理担当者で行っていたチェックが格段に楽になるだけでなく、申請不備により発生する手戻りの作業に関わるコストも削減できます。

5、従業員数や事業規模が大きくなっても対応できる

経費精算システムを導入すると、経費精算業務にかかるコストを大幅に軽減できます。従業員数や事業規模が大きくなって経費精算の負担が増加しても、その影響は限定的です。

6、会計システムとの連携による経理業務全体の省力化

経費精算システムと会計システムを連携することにより、会計システムに経費を入力する手間もなくなり、経理処理全体のコスト削減になります。経理担当者の負担が下がる分、本業に集中できて生産性の向上にもつながります。

7、内部統制の強化

規定違反チェック機能により、内部統制の強化が可能です。規定違反の申請は自動的にチェック・差し戻すことで、違反する申請を未然に防ぐことができます。申請者も自動で差し戻されることにより規定に違反しているかどうかを学び、次回より注意して申請するため申請自体の精度も上がっていきます。

また、経理担当者が直接チェックする部分が少なくなる分、チェック作業に関する負担軽減が可能に。経理担当者がチェックする前に差し戻しができる申請も多く、チェックする申請数自体も少なくて済みます。

8、クラウド型だと法改正対応もスムーズ

経費精算に関わる法改正がある場合も、クラウド型の経費精算システムなら利用企業側で対応する必要はありません。サービス提供者側で法改正対応を行い、常に最新の法令に対応したシステムを使えます。

9、外部サービス連携による経費データ入力の省力化

経費精算に関係する外部サービス連携により、経費データ入力の省力化も可能です。連携する外部サービスの例は以下の通りです。

  • タクシー予約サービス
  • カーシェアリングサービス
  • 地図サービスとの連携によるガソリン代の自動計算
  • ECサイト
  • クレジットカードやICカード

これらの情報を取得して利用料金を経費申請データに読み込めば、正しい金額を自動反映できます。

10、経費精算実績を次期の予算編成時に利用できる

本業が忙しく、なかなか予算管理が行えていない中小企業も、経費精算システムを導入することで簡単に予算管理を行えます。

また、予実管理がスムーズになる点も経費精算システムを導入するメリットです。経費精算データを蓄積することで、次期の予算編成時に実績データから予算計画を立てられ、精度の高い経費の予算立ても可能です。

さて、ここまで見てきたように、経費精算システムを中小企業が導入することにより得られるメリットは数多くあります。次は、導入を検討する前に準備しておくことも合わせて確認しましょう。

経費精算システム選定前に準備すること5つ(中小企業向け)

経費精算システムを導入するためには、製品選定の必要があります。何の準備もせずに製品を選ぼうとすると、自社に合った製品がどれなのか決めにくいものです。中小企業が経費精算システムを選ぶ前に、準備しておきたいことを紹介します。

1、自社の経費精算ルールを整理

最初に準備したいことは、自社の経費精算ルールがどうなっているかを整理することです。経理担当者が1人の場合、担当者の頭の中にしかルールが存在しない、ということもあるでしょう。この機会に、経費精算ルールを明確にしてください。

2、経費精算業務の課題の洗い出し

現状のルールを整理したら、自社の課題を洗い出します。経費精算で時間のかかっている作業やミスの頻発する処理、誰の負荷が大きいかなど、思いつく限り課題を抽出しましょう。

課題を洗い出せれば、自然と「経費精算システムに求める機能」がはっきりします。申請者の手間を軽くしたいのか、なかなか帰社できない承認者も承認できるようにしたいのかを明確にしましょう。

3、システム化による費用対効果(ROI)の算出方法確認

次に、経費精算システムを導入することによる費用対効果をどのように算出するかを確認します。経費精算システム導入前と導入後で、それぞれ以下の観点で作業時間とコストを見積もります。

観点 作業内容 導入前
作業時間
コスト
導入後
作業時間
コスト
従業員のツール導入効果 ・経費申請
承認者のツール導入効果 ・経費承認
経理担当者のツール導入効果 ・経費精算
・システム初期設定

上記でツールの導入で削減できるコストを算出した後、経費精算ツール導入・運用コストを差し引くと、業務効率化効果換算金額を算出できます。

4、連携したい既存システムの洗い出し

すでに導入しているシステムと連携したいかどうかも検討しましょう。会計システムや予算管理システム、原価管理システムなどは経費精算と関係の深いシステムです。既存システムがそもそも存在しない場合は、経理業務・人事業務などのバックオフィス業務をどこまでシステム化するかも検討します。

経費精算システムの中には、バックオフィス全体をシステム化できるシリーズ製品の1つであるものも多く、システム化したい範囲を自由に選べます。

5、従業員の教育方法とスケジューリング

経費精算システムは全従業員が使用するシステムです。導入前後には、システム化の目的と具体的な使い方を教育する必要があります。システム導入に関する作業には従業員の教育も加えて一緒にスケジューリングしましょう。

これらの準備を進め、少なくとも自社の求める機能を洗い出した後に、経費精算システムの製品選定に入りましょう。次に、製品の比較検討時に押さえておきたい選定ポイントについて解説します。

中小企業が意識したい経費精算システムの選定ポイント8つ

中小企業が経費精算システムを選定する際、特に確認したいポイントを紹介します。

1、自社の求める機能が揃っているか

自社の求める機能は、事前に洗い出しておきましょう。「社外でも経費精算をしたい」「営業車の経費精算も自動化したい」などと洗い出しておけば、各製品がこれらの機能をどこまで提供しているかをすぐに確認できます。

2、無料トライアルや無料プランの有無

従業員が全員利用するシステムのため、操作のしやすさも重要な比較ポイントです。無料トライアルや無料プランを提供している製品なら、操作性を事前に確認できます。確認の際は、実際にシステムを利用する当事者(申請者・承認者・経理担当者)全員で確認します。

3、スマホアプリの有無

クラウド型の経費精算システムは、スマートフォンのWebブラウザを使えば、社外からでも利用できます。さらにスマホアプリがあると、経費申請や承認の操作が非常にやりやすくなるため便利です。アプリならITシステムを使い慣れない人でも使いやすいため、操作性を重視する場合はスマホアプリの有無を確認しましょう。

4、提供形態

経費精算システムの提供形態は、インターネット上のサービスを利用するクラウド型と、社内に環境を構築するオンプレミス型の2種類があります。オンプレミス型はコストが高く運用にも人件費がかかるため、中小企業にはクラウド型がおすすめです。クラウド型なら低コストかつ短期間で導入できます。

5、費用対効果の比較

比較する製品ごとに、総コストを計算します。また、先述した手順でツールの導入効果による削減コストも計算することで、費用対効果が算出可能です。製品ごとに費用対効果を計算して比較しましょう。

6、導入後の運用方法・サポートの有無

特に経費精算システムの導入直後は、何かとトラブルが発生する可能性もあり、システムに慣れないことで、経理担当者への問い合わせも増加します。導入後の問い合わせ体制を検討するとともに、運用サポートの手厚い製品を選ぶことで、導入直後の経理担当者にかかる負担を軽減できます。

7、従業員研修など必要なソリューションメニューの有無

従業員への研修や、領収書のオペレーター代行入力など、便利なソリューションメニューを用意している製品もあります。必要に応じて利用するかどうかを決めて、利用したいメニューを提供している製品を選びましょう。

8、既存システムとの連携

既存システムがあれば、連携できるかどうかも確認しましょう。既存システムが特にない場合は、同時に導入できる会計システムがあるかどうかも確認します。経費精算システムと会計システムを併用すると、さらに業務効率化が可能なためです。

経費精算システム導入後のチェックポイント2点

経費精算システムは、導入して終わりではありません。導入後にチェックしておきたいポイントは以下の2点です。

1、従業員研修を行い社内への浸透を図る

経費精算システム導入前後に従業員研修を行った後、社内への浸透を図るために定期的なフォローを行いましょう。システムを使わずに経費精算する従業員に対しては、システムを使うように説明します。新しく入ってきた従業員に対しては、その都度教育を行ってください。

2、定期的なチェックを行い問題がある場合は改善

経費精算システムがどのように使われているかのチェックも必要です。システムを使っていくうちに、機能的に使いにくい部分が見えてくるケースも少なくありません。

例えば、承認フローが頻繁に停滞している部門は、なぜ停滞するのかの原因を確認して問題を解消する必要があります。定期的なチェックと問題点の改善を継続することで、経費精算業務の効率化をより高めることが可能です。

経費精算システム導入で中小企業も経費精算を効率化しよう

経費精算システムの導入は、中小企業の経費精算業務を大幅に改善できます。まだ事業規模が小さいうちは、低コストで利用できるクラウド型の経費精算システムの中から、自社で必要な機能を多く提供している製品を選びましょう。

経費精算システムおすすめ14選比較記事はコチラ→経費精算システム14選比較!機能や価格は?|選び方のポイントも解説