経費精算システムは、製造業が抱える経費精算業務の課題を解決できるツールのひとつです。本稿では、製造業において経費精算業務にどのような課題があるかについて整理した後、導入のメリットと製品の選び方を解説します。最後に製造業におすすめの経費精算システムも紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。

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製造業における経費精算の課題4つ

まず、製造業が抱える経費精算の課題には何があるかを整理しましょう。

1 煩雑な再入力作業や申請書作成が負担

製造業の経理部門は、製造業特有の細分化された手当をルールに沿って経費精算するだけでも、大きな負担を抱えている状況です。上がってきた申請内容に対し、ルールを確認しながらチェックした結果、差し戻しになることも多く手戻り作業も発生します。

さらに経理部門は、経費精算だけではなく、原価計算や棚卸計算、無駄な経費を削減するなどのタスクも進めなければなりません。経費の中で原価計算に関係ある経費は原価管理の管理資料にも再入力を行うといった追加作業も発生します。

経費精算の申請書を作成する従業員側の負担も無視できません。申請のたびに複雑な社内のルールを確認し、間違いのない金額を申請することに手間がかかり、その時間は本業ができなくなります。

2 不正申請への対応

不正申請は、経費(特に交通費)の水増し請求やカラ出張、交際接待費の不正請求などがあります。不正申請を発見するためにチェックを厳しくしても限界があるため、そもそも不正申請ができないような予防策も必要です。

3 各支店や営業所の経理作業

複数の支店や営業所を展開している製造業の場合、経理作業が統一されておらず、各支店や営業所によって独自文化になっているという問題もあります。全社で経理作業を標準化するにも、ルールの策定だけではなかなか浸透しない可能性もあります。

4 業種によって大きく違う経費精算の文化

経費精算の文化は業種によって大きく異なります。製造業の中でも、プラントメーカーや食品メーカーには特徴があるため、ご参考までに紹介します。

1 一般的な製造業

製造業の経費は、他の業種に比べ技能手当や勤手当など手当の種類が多く、細分化されている点が特徴です。この特徴は、製造業界では労働組合の力が強く、労働者の待遇改善の活動が活発だったことが影響しています。

経費規定や旅費規定も同様で、宿泊手当や食事手当のほかにもクリーニング手当など、他の業種では、あまり聞かない手当が付く企業も。経費精算も規定に合わせた計算が必要なため、他の業種に比べると申請者も経費処理をする経理部門もチェックの手間がかかります。

2 プラントメーカー

プラントメーカーのように、海外赴任の多い製造業では、危険手当が導入されているケースが多く見られます。危険手当は、赴任地の治安レベルや気候、住環境などの条件によって細分化されており、複雑な計算が必要です。

3 食品メーカー

食品メーカーの多くは、薄利多売のビジネスモデルで事業を展開しています。そのため、全社的に徹底したコスト削減施策を推進しており、経費精算でも非常に細かいチェックが求められます。

製造業の経費精算にあるこれらの課題は、経費精算システムを導入することで解消可能です。では、経費精算システムを導入する具体的なメリットにはどのようなものがあるでしょうか。

製造業で経費精算システムを導入するメリット8つ

経費精算システムを導入することで、製造業の経費精算業務が得られるメリットについて解説します。

1 交通費および出張旅費精算の効率化

経費精算システムは、交通費や出張旅費の精算を効率化できる機能を数多く提供しています。交通費なら、ICカードの利用履歴をそのまま経費申請時に流用する機能や、定期区間を考慮した交通費の自動計算機能などがあります。車での移動が多い場合は、移動距離によるガソリン代の自動計算機能を提供している製品もあります。

出張旅費の清算では、法人用のクレジットカードの利用明細と連携することで、宿泊費を自動反映できる製品も。日程や出張する場所によって計算できる日当や手当は、システム側で自動計算されるので、申請者の負担も軽減できます。

2 経費精算のペーパーレス化

経費精算システムの多くは電子帳簿保存法に対応しています。そのため、スマートフォンで領収書やレシートを写真撮影して経費申請に添付するだけのペーパーレス運用も可能です。ただし、電子帳簿保存法に対応してペーパーレス運用を行う前には、税理士や税務署とも相談しながら準備を進める必要があります。

3 小口現金を扱わなくて済む

小口現金の処理は、非常に煩雑で手間がかかります。経費精算システムの多くはクレジットカードなどの利用履歴と連携しているため、従業員に法人用のクレジットカードを配布してクレジット決済にすることも可能です。

また経費精算システムの中には、プリペイドカードやスマホ決済サービスを利用したキャッシュレス精算に対応している製品もあります。この場合は、上長の承認を得てからチャージするという手続きを踏み、不正使用を防止しながら、従業員の立替払いを不要にします。

4 領収書の自動入力が可能

経費精算システムの多くは、経費申請時に領収書の写真を撮影し、領収書の内容を自動的に申請画面に反映する機能(OCR機能)を持っています。これは手入力の手間がかなり軽減される便利な機能です。また、中には撮影した領収書のデータをオペレーターが代行入力するサービス(有料が多い)を提供している製品もあります。

領収書の自動入力機能により、申請時の入力ミスを軽減するとともに、申請自体の手間も削減できます。

5 スマホ対応による社外からの経費精算

多くの経費精算システムはクラウド型で、社外からも自由にアクセスできるため、社外からの経費精算が可能です。出張や移動の多い仕事の場合も、社外から経費申請や承認が行えるようになり、経費の申請から承認完了までの期間を大幅に短縮できます。

6 経費精算の人件費を削減

経費精算システムでは、申請者・承認者・経理部門それぞれで経費精算業務にかかる人件費を削減できます。経費精算にかかる時間が短縮できる分、従業員は本業に集中でき、生産性の向上も期待できます。

7 経費申請から支払業務までの期間を大幅に短縮

経費精算業務をシステム化することで、経費申請から支払業務までの各作業にかかる時間および、承認処理にかかる時間が大幅に短縮可能です。

特に承認処理は、出張の多い上司だとなかなか社内におらず承認してもらえないという問題が解消されるため、以前は数日かかっていた処理も1日で完了した、という場合もあるでしょう。

8 領収書の紛失などの人的ミスや不正の防止

経費精算システムを導入して電子帳簿保存法に則った運用を始めれば、紙の領収書やレシートを管理する必要がなく、紛失を気にする必要もなくなります。

また、経費精算データの入力チェック機能や他サービスと連携した経費の自動反映などにより手入力が不要になります。このため、人的ミスや不正が入り込みにくくなり、手戻り作も軽減できます。

製造業向けの経費精算システムを選ぶ5つのポイント

具体的に経費管理システム製品を比較検討する場合に確認したいポイントについて解説します。

1 製造業特有の項目に対応しているか

製造業には、さまざまな手当の計算が必要になります。計算するべき手当や適用条件などをシステムの設定に組み込めるかどうかを確認しましょう。

2 カスタマイズできるか

計算が複雑な機能が必要なのにどの製品でもサポートされていない項目がある場合、システムをカスタマイズしなければならない可能性があります。このような場合は、カスタマイズが可能かどうかも製品選択のポイントです。

3 モバイルデバイス対応

社外から経費精算に関する操作ができれば、経費の承認処理が飛躍的にスピードアップします。この場合、経費の承認をするためには、モバイルデバイス(スマートフォンおよびタブレット)の対応が必要です。アプリが提供されていればベストですが、アプリがない場合でも、モバイルデバイスを使えばWebを通じて社外からアクセスできます。

4 経路検索ソフトなど他システムとの連携

経費精算システムは、他システムとどれだけ連携しているかによって、使い勝手が大きく左右されます。交通費精算に関係する「経路検索ソフト連携」や「交通系ICカードの利用区間読み取り」「タクシー手配連携」、その他の経費清算ならクレジットカード連携は最低限必要です。

5 海外拠点がある場合は多言語化対応も確認

海外拠点がある場合や、外国人労働者の多い工場では、経費精算システムを使ってもらうために多言語対応に対応している製品か確認する必要があります。

製造業向けのおすすめ経費精算システム3選

最後に、製造業向けとしておすすめの経費精算システムを紹介します。自社に向いていそうな製品があるか確認しましょう。

経費入力の手間を削減する機能が豊富「マネーフォワード クラウド経費」
株式会社マネーフォワード

POINT
  • 参考価格:全て30名以下の場合【スモールビジネスプラン】年払い35,760円(2,980円/月)、月払い3,980円/月(さらに従量課金として6名以上利用の場合、1名当たり500円/月の従量課金あり)他にビジネスプランあり、30名以上の場合やオプション料金などは別途問い合わせ
  • 提供形態:クラウド、SaaS、ASP、サービス
  • 対応機能:会計ソフト連携 ,申請承認,振込データ出力,経路探索,外貨対応,スマホ対応(アプリ対応あり:iOS Android)交通系ICカード対応,オペレータ入力代行
  • 電子帳簿保存法対応:オプションでコーポレートプランまたはエンタープライズプランを選択したとき対応
  • カード明細の自動取得:3,500サイト以上のサービス連携(クレジットカード、金融機関など)

「マネーフォワード クラウド経費」は、経費精算の手入力を極力なくし、キャッシュレス決済で仮払いや立替払いをなくせる経費精算システムです。経費申請では領収書を写真撮影するとOCRで自動入力。手書きの領収書など読み取りが難しい領収書は、有料でオペレーターの代行入力も利用できます。

法人用のクレジットカードと連携して支払いを全てクレジット払いにすることも可能です。カードの利用は管理者が制御でき、不正利用の防止ができる仕組みです。また、LINE Payなどのスマホ決済サービスへの送金も可能で、リアルタイムかつ振込手数料も低く抑えた送金ができます。

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交通費精算と経費支出の可視化に強みあり「Concur Expense」
株式会社コンカー

POINT
  • 参考価格:別途問い合わせ
  • 提供形態:クラウド、SaaS、ASP
  • 対応機能:会計ソフト連携,申請承認,振込データ出力,経路探索 ,外貨対応,スマホ対応(アプリ対応あり:iOS Android),交通系ICカード対応
  • 電子帳簿保存法対応:対応
  • カード明細の自動取得:法人用のクレジットカード

「Concur Expense」は、経費の申請者と承認者用のアプリが使いやすく、交通費や出張旅費の精算に便利な機能を多く備えた経費精算システムです。タクシー手配やカーシェアリングなど外部サービス連携や、Google Mapと連携したガソリン代の自動計算などは、出張旅費の申請時に便利です。

また、経費精算に関する詳細なレポートが作成できたり、リアルタイムに経費の利用状況を把握できたりと、経費を見直せる機能も、本製品の特徴のひとつ。徹底したコスト削減を目的として経費精算システムを導入したい場合に適しています。

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アプリ対応で社外からも簡単に素早く経費処理「jinjer経費」
株式会社ネオキャリア

POINT
  • 参考価格:別途問い合わせ
  • 提供形態:クラウド、SaaS、ASP
  • 対応機能:会計ソフト連携,申請承認,振込データ出力,経路探索,外貨対応,スマホ対応(アプリ対応あり:iOS Android),交通系ICカード対応
  • 電子帳簿保存法対応:対応
  • カード明細の自動取得:未対応

「jinjer経費」は、柔軟な経費設定や経費データの出力機能により、製造業特有の細かな経費ルールにも対応しやすい経費精算システムです。経理部門の業務を大幅に効率化する自動仕訳機能もあり、経理部門の負担を軽減します。

経費の申請者や承認者の画面は見やすい設計。スムーズに経費の申請および承認ができる点も本製品の特徴です。

公式HPはコチラ


経費精算システムは製造業の業務効率化におすすめ

経費精算システムを導入することにより、製造業の経費精算業務は大幅に効率化します。これまで経費精算や承認処理にかかっていた時間を短縮でき、従業員全体の業務効率化にも貢献します。ぜひこの機に検討してみてはいかがでしょうか。

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