【2021年10月】コラボレーションツールの機能比較、導入メリットや無料ツールも紹介

多様な働き方への対応や業務効率化を加速化できることから、多くの企業が導入しているコラボレーションツール。しかし、コラボレーションツールは製品数が多く、導入に際しては運用や選定ポイントを知る必要があります。

本記事では、コラボレーションツールの機能や選定ポイント、おすすめのツール17選を紹介します。

コラボレーションツールとは

コラボレーションツールとは、社内やパートナーとの共同作業の効率化を進めるツールです。情報共有やコミュニケーション、プロジェクト管理などの機能が搭載されています。

コラボレーションツールが注目され始めた背景には、テレワークの普及や働き改革などが挙げられます。コラボレーションツールを導入すれば、業務に必要な情報やメンバーが一元化され、物理的にメンバーが離れていても、スムーズにプロジェクトを進めることが可能です。

多くの企業が、生産性アップとチームのコミュニケーションの活性化を目指し、コラボレーションツールの導入を進めています。

コラボレーションツールの種類

コラボレーションツールと一口に言っても、その種類はさまざま。こここからは、コラボレーションツールの主な種類を紹介します。

1、社内Wiki

社内Wikiとは、社内版のWikipediaのことで、社員が自由にノウハウやナレッジを記入・共有できるソフトウェアです。マニュアルや報告書の文書管理、および社内ノウハウの共有を目的に導入されます。

2、チャットツール

チャットツールとは、情報共有を効率化するツールです。メールとは異なり、チャット形式でコミュニケーションを取れるため、大事な情報が大量のメールに埋もれない、迅速なレスポンスが可能になるなどのメリットがあります。

3、タスク・プロジェクト管理ツール

タスク・プロジェクト管理ツールとは、チームでのタスクやプロジェクトの進捗状況の共有を効率化するツールです。チームメンバー全員が、同じ認識でプロジェクトを進められます。

4、グループウェア

グループウェアとは、企業の情報共有やコミュニケーションをサポートするソフトウェアです。スケジュールやファイル共有、施設予約、ワークフローなどの多彩な機能を備えているのが特徴です。

5、Web会議ツール

Web会議ツールとは、PCやスマホを用いて映像と音声を通信するソフトウェアのことです。チームメンバーの居場所がバラバラでも、インターネット回線さえあれば、高品質のWeb会議を実施できます。

コラボレーションツールの主な6つの機能

コラボレーションツールの主な機能は下記の6つです。

1、情報共有

コラボレーションツールの核となるのが情報共有。チームのやり取りをスムーズにする機能です。具体的には、ファイルやスケジュール、プロジェクト進捗、社内ナレッジの共有などを行えます。

情報共有がメインのコラボレーションツールは、外部ツールとの連携が可能です。既存ツールと連携させれば、コラボレーションツール上で業務に必要な情報へアクセスできるようになり、ツールを切り替える手間を削減できます。

2、情報管理

クラウド型のコラボレーションツールを使えば、データはデフォルトで暗号化され、セキュアなデータセンターにサーバーは格納されます。

情報管理に注力していない場合、自社で情報管理するよりも安全性は高いでしょう。

3、コミュニケーション

コミュニケーション機能とは、メールやチャット、音声通話、Web会議のことです。

多くのツールは、チャット×音声通話のように複数機能を備えています。また、コミュニケーションに特化したツールでも、ファイル共有やタスク管理などは可能です。

4、共同作業

コラボレーションツールには、ファイル共有やToDoリストの作成、ファイルプレビューなどの共同作業を円滑にする機能が揃っています。たとえば、ドキュメントを共有して、複数メンバーがリアルタイムでチャットしながら、同じファイルで作業することも可能です。

コラボレーションツールを導入すれば、共同作業に必要な環境が構築されるため、テレワークにおける生産性やコミュニケーションの低下などを防止できます。

5、タスク・スケジュール管理

テレワークにおいては、誰がどの業務を担っているのかを把握する必要があります。しかし、メールや電話で業務内容を確認するのは非効率であり、生産性の低下にもつながるでしょう。

コラボレーションツールを使えば、メンバーが自由にタスク・スケジュール設定を行えます。メンバー間で設定したタスクの共有も行えるため、ツール上で全メンバーのタスクとスケジュールの確認が可能です。

6、施設設備管理

コラボレーションツールの中には、会議室や社用車などの施設予約ができるツールもあります。

ツール上で施設設備を一元管理すれば、施設予約のバッティング防止や、外出先からも施設予約できるなどのメリットを得られます。

コラボレーションツールを導入する5つのメリット

コラボレーションツールを導入するメリットは、下記5つが考えられます。

1、情報共有の活性化

コラボレーションツールを導入すれば、社内メンバーやクライアント、パートナーとの情報共有をスムーズに行えます。

コラボレーションツールの大きな特徴として、1つのワークスペース上で、業務に必要な情報共有が完結する点が挙げられます。たとえば、プロジェクトチーム専用のワークスペースで、業務連絡からファイル共有まで行えるのです。

業務に関するコミュニケーションが1つにまとまれば、迅速な意思決定や生産性の向上につながります。

2、コミュニケーションの円滑化

コラボレーションツールのチャット機能を活用すれば、スピーディーなコミュニケーションが実現します。

メールとは異なり、受信トレイから1通ずつメールを確認する必要はありません。また、会話をしているかのように返信できるため、返信スピードも上がります。

そのほかにも、絵文字での反応や特定のメンバーをタグ付けしたメッセージ送信、ファイル共有などのコミュニケーションを活性化させる機能が豊富です。瞬時に進捗状況の把握が可能となり、リアルタイムでの業務進行を行えるため、効率性の改善を期待できます。

3、多様な働き方への対応

コラボレーションツールの多くはクラウド型です。

クラウド型は、PCやスマホなどのマルチデバイスに対応しており、インターネット接続さえあれば利用できます。つまり、自宅にいてもアクセスできるので、テレワークやフレックスタイムなどの多様な働き方への対応が可能です。

さまざまな働き方に対応しつつ、対面と同レベルのリッチなコミュニケーションを実現できるのは、コラボレーションツールの大きな魅力でしょう。

4、属人化の防止

属人化とは、一部の社員のみが手順やノウハウを理解している状態のことです。

たとえば、特定のメンバーだけ成約率アップの秘訣を知っている状態は、属人化を意味します。属人化は、不安定な業務品質や売上アップに繋がらないなどのデメリットをもたらすのです。

コラボレーションツールを活用すると、ナレッジやマニュアル共有を円滑に行えます。情報共有が活性化されることで、業務の属人化を防げます。

5、コスト削減

コラボレーションツールは利用料こそかかりますが、削減できるコストの方が多くなります。

たとえば、Web会議機能のあるツールを選べば、会社に集まる交通費や時間を削減できます。もしくは、クラウド型コラボレーションツールのセキュリティ機能を有効活用すると、既存のセキュリティ費用の削減につながるでしょう。

このようにコラボレーションツールを活用すれば、さまざまなコストを削減できます。

おすすめのコラボレーションツール17選を比較

コラボレーションツールの特徴やメリットを見てきたところで、おすすめの製品17選を紹介します。

Google Workspace
株式会社 USEN ICT Solutions

「Google Workspace」 はメール、カレンダー、チャット、ストレージなど多数の機能を備えたクラウド型グループウェアです。特に生産性向上とコラボレーションに重きが置かれており、業界をリードするGoogle社の基準で守られたセキュアなサーバ上で安全性と多様性の両面から働き方改革を実現できるソリューションです。

株式会社 USEN Smart Worksはクラウドサービス専門の代理店で、延べ数千社を超える企業の成長を支援してきました。Google Workspaceに関しては、前身であるGoogle Apps が日本で提供開始された2008年から10年以上にわたる取り扱い実績があります。また、Google 社の最上位パートナーであることを示す「プレミアパートナー」の認定を受けており、2020 年には Google Workspace の日本国内における拡販実績No.1 を表彰するアワード「Google Cloud Expansion Partner of the Year 2020 – Japan」を受賞しています。

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kintone
株式会社 USEN ICT Solutions

「kintone」は顧客管理や、日報、交通費申請、備品在庫管理など、業務に必要なアプリをノンプログラミングで作成できるグループウェアです。煩雑化しているデータや申請フローをひとつにまとめることができ、業務効率化に貢献します。

株式会社 USEN Smart Worksは自社の人事評価制度管理ツールとして同社が所属するグループ全体でkintoneを活用。実体験にもとづいた詳細な提案ができる点に強みをもちます。サイボウズ製品の販促活動における実績を評価され、サイボウズ主催の「CYBOZU AWARD」においては及び『セールスアドバイザ・オブ・ザ・イヤー』および『セールス賞』を受賞しており、kintoneのエキスパートが各企業の課題に寄り添った提案をしてくれます。また、各種kintoneプラグインサービスも取り扱っているため、「kintoneでこんなことできる？」といった相談にも対応できます。

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Microsoft 365
株式会社 USEN ICT Solutions

「Microsoft 365」は、多くの日本企業に採用されてきたWord、Excel、PowerpointなどのOfficeアプリと、これらをwebブラウザから利用できるOffice Online、メールサービスExchange Online、コラボレーションツールのTeams、Sharepoint Onlineなど、ビジネスの生産性向上に必要な機能を取りそろえたMicrosoftのクラウドソリューションです。中小規模から大企業向け、24/365でサポートを提供する拡張プランなど、豊富に用意されたサービスラインナップから自社の要望にあったプランを選択することができます。

USEN Smart Worksでは、Azureを除くMicrosoft Online Servicesの製品を取り扱っており、Microsoft 365に限らない広範なサービスをMicrosoft CSPプログラムから提供しています。Google Workspaceの販売代理店でもあるので、GoogleとMicrosoft両者の比較提案、Googleからの切替えといった要望にも対応できます。

Jira Work Management(ジラワークマネジメント)
リックソフト株式会社

「Jira Work Management(ジラワークマネジメント)」は、ビジネス部門向けに設計されたクラウド型タスク管理ツールです。各部署の業務を調査して作られた多数のテンプレートが、チームの生産性を向上させます。

本製品は、プロジェクトを一覧化できるリストビュー、タスクの期限を表示できるカレンダービュー、タスクの依存関係を明確にするタイムラインビュー、全タスクの進捗状況を確認できるボードビューといった機能を搭載。状況把握をより簡単にします。また、営業、マーケティング、人事、財務、法務、サービス管理、ソフトウェア開発といった様々な部署に特化してデザインされたテンプレートが存在。導入初日からツールを活用できます。

Jira Softwareといったアトラシアン製品を既に利用している場合、組織内のプロジェクトをシームレスに連携することも可能。もちろん今回が初めてのアトラシアン製品導入でも、製品ラインアップ豊富なアトラシアン製品を選ぶと将来の拡張性が広がります。

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box
株式会社Box Japan

『box』は、コンテンツ管理とコラボレーションを可能とするプラットフォームです。

ユーザーインターフェースがシンプルで分かりやすいのが魅力。 ITが苦手な方でも簡単に、情報へのアクセスと共有、整理を行えます。プラットフォーム上では、ファイルの編集やタスク作成などもできるため、リモートでの業務効率を高められるでしょう。

また、セキュリティに注力しているのも特徴です。二要素認証や電子透かしなどの機能で情報漏えいを防ぎます。 共有ファイルには、きめ細かなアクセス権限の設定が行え、機密性を保てます。

ZoomやSlackなどのアプリとシームレスに連携できる ので、アプリ内のコンテンツを保護しながら、業務効率化を図れるでしょう。

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NotePM
project mode

『NotePM』は、登録企業数3,000社突破の社内版ウィキペディア です。社員が自由にナレッジの作成と共有を行えるため、業務効率化や属人化の防止などに期待できます。

『NotePM』の強みは、使いやすさと強力な検索機能 です。高機能エディタとテンプレートが用意されているため、ナレッジやマニュアル、提案書などを気軽に書けます。

検索機能では、ワードやPDFなどのファイルの中身も検索できます。 ハイライトやワンクリック絞り込みなどの機能もあるため、瞬時に必要な情報へのアクセスが可能です。

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Slack
Slack Japan株式会社

『Slack』は世界中の多くの企業で導入されているビジネスチャットツールです。

チャンネルと呼ばれる専用のスペースに、メンバーを集め、チャットやファイル共有、音声通話まで仕事のコミュニケーションを一元管理できます。

迅速なコミュニケーションの実現のほか、検索機能も魅力。チャンネル内の会話を検索できるため、すぐに必要な情報へアクセス可能。情報の背景や状況の把握に役立ちます。

『Slack』は、GoogleドライブやOffice365などの多くのツールとの連携が可能。 既存のツールが『Slack』上で統合されるため、迅速な共同作業や予定管理、意思決定を行えるでしょう。

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Microsoft Teams
日本マイクロソフト株式会社

『Microsoft Teams』は、チャットや会議、通話、共同作業などの毎日の業務に必要なことを全て行えるツールです。

『Microsoft Teams』の強みは、Officeアプリとの連携性。 たとえば、『Microsoft Teams』でワードやエクセルを共有すれば、リアルタイムでの共同作業が可能になります。

ビデオ会議の機能も豊富で、アプリもしくはOutlookでのスケジューリング、会議の記録と共有機能などは重宝するでしょう。

オンライン会議の参加者の細かな設定、データ損失防止と秘密度ラベルポリシーの機能の統合などで高いセキュリティを実現。 自社で高度なセキュリティ対策がが難しい場合は、『Microsoft Teams』でセキュリティ対策をするのもおすすめです。

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Chatwork
Chatwork株式会社

『Chatwork』は、30万社以上の企業が導入している中小企業向けのビジネスチャットツールです。

最大の特徴は、シンプルで使いやすいこと。 チャットに特化したツールであり、主な機能はタスク管理・ファイル管理・ビデオ/音声通話です。 シンプルな機能性だからこそ、ITが苦手な社員が多くても導入しやすくなっています。

SSL/TLS通信でデータはすべて暗号化され、データは信頼性の高いデータセンターに厳重に保管されます。 セキュリティ水準は高く、重要情報を扱う企業でも、安心して利用できるでしょう。

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Zoom
ZVC JAPAN株式会社

『Zoom』は、あらゆるデバイス上で、ビデオミーティングやチャットができるツールです。

ビデオ会議に参加できる人数は最大1,000名のため、社内での会議はもちろん、ウェビナーやオンラインイベントなどにも活用できます。

レコーディングや自動文字起こし、チャット、ファイル転送など機能も豊富です。それでいて、直感的な操作が行えるため、誰でも簡単に使いこなせます。

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Backlog
株式会社ヌーラボ

『Backlog』は、シンプルで分かりやすいデザインのチームコラボレーションツール。 マーケティングや人事など、あらゆる職種で使える機能が揃っています。

プロジェクト管理は、直感的に理解できるガントチャート形式で作成 され、各部署の担当者のタスクと期日が明確になることで、部署間の円滑なコラボレーションが可能になります。

スタンダードプラン以上は、ユーザー数無制限で利用できるため、中小企業から大企業まで導入しやすいでしょう。

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Trello
リックソフト株式会社

『Trello』は世界中で100万を超すチームが使うカード型（かんばん方式）のタスク管理ツール。

使用方法は簡単です。ボードという作業エリアに、タスクカードを作成し、進捗状況に応じてカードを動かすだけ。 PCやスマホから直感的な操作で扱えるため、誰でも簡単に使えます。

また、自動化機能Butlerを使えば、リストの移動や締め切りのアラート、作業の割りあてなどの自動化が可能です。

生産性をアップさせる豊富な機能が用意されており、SlackやDropbox、Google Driveなどの外部ツールとの連携も可能です。

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flouu
プライズ株式会社

『flouu』は、社内に散在する情報や文書を一元化し、業務効率化を支援するナレッジツール。 主な機能は、リアルタイムでの同時編集ができるドキュメント、リアルタイムチャット、高精度の文書管理・検索です。

ドキュメントの編集中は、画面右側にチャット機能が表示されるので、効率よくドキュメント作成を行えます。

『flouu』のユニークな点が、文書の閲覧者や閲覧回数の確認、閲覧リクエストの送信を行えること。 ナレッジが蓄積されるばかりで、適切に共有されないという問題を防げます。

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EXBOARD for Office
株式会社富士通アドバンストエンジニアリング

『EXBOARD for Office』は、IoT技術を活用して、オフィス内での社員の行動と空間を可視化するツール。 フリーアドレスオフィスを実践している企業におすすめのツールです。

パソコンやスマホのWi-Fi情報から、ソフトウェア上で各社員の位置を把握できるため、社員を探す手間を削減できます。 また、各種センサーから得た情報で、社員は席の利用状況を即座に把握できるのです。

このようにフリーアドレスのデメリットを克服する仕様になっています。また、 店舗の空席状況を可視化して、顧客の利便性を高めるなどの活用も可能です。

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PROCENTER/C
NECソリューションイノベータ株式会社

『PROCENTER/C』は、文書管理と情報共有を行えるプラットフォーム。安心・確実・迅速にファイル共有を行えます。

同製品では、ユーザーごとに閲覧・書き込み・削除の権限設定が可能 です。ファイルの暗号化に加え、ロックもできるため、個人情報や機密ファイルも安心して共有できます。

ファイルの配布・受領確認機能もあり、ドキュメントは自動で最新版に更新されます。 機密情報の共有が多い企業、セキュリティポリシーの高い取引先との共有が多い企業に最適なツールでしょう。

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Accela K-Board
アクセラテクノロジ株式会社

『Accela K-Board』は、クラウド上のホワイトボード です。100人の参加者がホワイトボードに書き込みや参照、書き込みの関連付けなどを行えます。

参加者は会議室に集まる必要がなく、都合の良いときにホワイトボードへの書き込みが可能です。 対面の会議で必須だった議事録の作成やPCへの記録も不要。

参加者同士が離れていても、効率よくオンライン会議やブレストを進められるでしょう。

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DirectCloud-BOX
株式会社ダイレクトクラウド

『DirectCloud-BOX』は、法人向けのクラウドストレージサービス。 主な機能はファイル共有とコラボレーションです。

『DirectCloud-BOX』はセキュリティの高さが魅力。 日本国内の堅牢なデータセンターでデータ管理をし、暗号化やアンチウイルスなどの高度なセキュリティ対策が実施 されています。

データ共有管理やファイル持ち出し管理などもあり、ユーザー数は無制限 なので、社内外でセキュアなファイル共有をしたい企業に最適です。

自社に合ったコラボレーションツールを選ぶ5つのポイント

自社に合ったコラボレーションツールを選ぶためには、下記5つのポイントをチェックしてください。

1、目的を明確にする

コラボレーションツールと一口に言っても、種類や機能性はさまざまです。まずはコラボレーションツールを導入する目的自体を、明確にする必要があります。目的が明確になれば、必要な機能も判明します。

たとえば、本格的にテレワークへ移行するのなら、共同作業やビデオ会議などの業務に必要な機能が揃ったツールが最適です。

メールからの脱却を目指すのなら、ファイル共有できるチャットツールで十分だと考えられます。

目的が明確化されていなければ、コラボレーションツールの良さは活かせません。目的やKPIを設定し、それを達成できる機能を備えたコラボレーションツールを選びましょう。

2、運用体制を整える

コラボレーションツールは、多くの社員に活用してもらうことで、その魅力を発揮します。

たとえば、社内Wikiを導入したものの、ナレッジ共有する社員が少なければ強みを活かせません。この問題の防止策としては、日報や報告書などの社内文書に関するものは、全てナレッジツール上に記入するといったルール設定が考えられます。

コラボレーションツール導入前には、オープンなコミュニケーションやノウハウ共有などを推し進める運用体制を整えましょう。

3、操作性を要チェックする

コラボレーションツールは多数の社員での利用が基本のため、誰でも簡単に使える操作性の良いツールを選ぶ必要があります。

使いこなせない社員がいると、生産性の低下や重要連絡の見逃しなどの問題が発生します。多くのコラボレーションツールは、無料プランやトライアル期間を提供しているので、気になる製品があれば無料プランを利用してみましょう。

また、最初から全部署に導入するのはおすすめできません。まずは1～2つの部署で試験的に導入し、社員が使いこなせていれば、導入部署を広げるといいでしょう。

4、マルチデバイスに対応しているかチェックする

コラボレーションツール導入前には、社員が使用している端末に対応しているか確認しましょう。

スマホやタブレットへの対応性やサポートしている動作環境を調べる必要があります。スマホ対応しているツールなら、外出先や自宅でも気軽に使えるので便利です。

5、既存ツールとの連携性

コラボレーションツールは、メインの業務ツールとなります。既存のツールと連携させることで、ツールを切り替える手間の省略や生産性の向上につながります。たとえば、チャットツールとSFAツールを連携すると、潜在顧客が現れたらチャットツールに通知が来るようになるのです。

このように連携性の高いコラボレーションツールを選ぶことで、あらゆるビジネスツールの一元化を行え、円滑に業務を進められます。また、コラボレーションツールが社内に浸透しやすくなるメリットもあるのです。

コラボレーションツール導入時の注意点

コラボレーションツールを導入する際は、以下3つの点に注意しましょう。

1、目的を社内に浸透させる

目的が不明瞭なまま、コラボレーションツールを導入しても、社内に浸透しません。

明確な目的の設定、および目的を伝えることで、社員の理解を得られ、スムーズな運用が可能になります。

2、生産性の低下の可能性

コラボレーションツールのメリットであり、デメリットにもなるのが、コミュニケーションの促進です。

チャット形式で気軽なコミュニケーションが可能となる一方、コミュニケーションが増えることで、集中力の低下を招く可能性があります。生産性の低下を防ぐためには、チームやプロジェクトごとにチャットルームを作成するなどの、運用ルールを定めるのが有効です。

PDCAを回しながら、自社に最適な活用法を探しましょう。

3、オンライン運用が前提

一部ツールの共同編集機能を除き、コラボレーションツールはオフラインでは利用できません。インターネット環境が不安定だと、スムーズに動作しないので、事前に社内の回線状況の確認は行いましょう。

コラボレーションツールを導入して、業務の効率化をしよう

コラボレーションツールを導入すれば、社内コミュニケーションの活性化、業務効率化や多様な働き方への対応が可能となります。導入に際しては、運用目的を明確にし、機能性や操作性などを比較してツール選びをすることが大切です。

今回紹介したツールの中で、気になるものがあれば、まずは資料を請求してみるとよいでしょう。