おすすめメールアーカイブシステム7選を比較！選ぶときのポイント4つ解説

社内で利用されているメールは、重要な情報リソースです。人によっては日々大量のメールを送信・受信しており、いざ重要なメールを取り出そうとしても、見つけるのに時間がかかったり、誤って削除したりする人もいるのではないでしょうか。

メールアーカイブシステムは、大量のメールをアーカイブして長期保存したり、必要なときに即座に取り出したりすることを目的としたシステムです。特に昨今では内部統制やコンプライアンス対策にも役立ちます。 この記事では、メールアーカイブシステムを7つ紹介するとともに、メールアーカイブシステムを選ぶときのポイント4つを解説します。

メールアーカイブシステムとは

メールアーカイブシステムとは、受信したメールをメールサーバーとは別のサーバーに移動させ、特定のファイルとして保存する仕組みのことです。これは、主に監査や法令に応じて、必要な時にメールを取り出すために使用されます。

たとえば、海外と取引する企業では、関税法により該当のメールを確実に保存する義務があります。平成24年7月1日に行われた関税法の改正により、関係するメールは5年または7年間保存しなければなりません。このような目的に、メールアーカイブシステムは役立ちます。

メールアーカイブシステム導入のメリット3つ

1　大量のメールから即座に目的のメールを見つけられる

メールアーカイブシステムは大量のメールからすぐに目的のメールが見つけられるように、優れた検索機能が実装されています。

蓄積されたメールは一種のナレッジベースにもなります。手軽にデータ共有することで、過去に遡って情報共有できます。

また、昨今では企業のコンプライアンスが求められており、トラブル時の責任検証など、証跡を求められる場合もあります。そのような場合でも迅速にメールを確認できます。

2　削除したメールの復元も可能

PCのメールクライアントソフトで保存をしていても、PCそのものがクラッシュしてしまった場合、PCに保存されているメールは失われます。また、誤って完全に削除してしまった場合においても、二度と復旧することはできません。

メールアーカイブがとられていれば、社内全てのメールデータが保存されているため、重要な情報の損失を回避できます。

3　圧縮によりディスク容量を確保、コスト削減につながる

メールサーバーやPCに大量のメールを保存するとディスク容量を圧迫します。メールアーカイブシステムでは大量のメールを保存する前提のシステムであるため、優れた圧縮機能によって容量を削減します。

これにより、サーバーやストレージの容量増加を押さえることができ、その結果メールサーバーの負荷低減、コスト削減につながります。

これらのメリットをもつメールアーカイブシステムは、関税法の件もあり、企業によっては必須のシステムです。続いては、メールアーカイブの機能をもつサービス・ソフトについてご紹介します。

メールアーカイブシステムソフトの比較7選

「MailStore Server」
ウェアポータル株式会社

「MailStore Server」は、70,000社以上の採用実績を誇るメールアーカイブソフトです。パッケージによるオンプレミス以外にもクラウドでも利用が可能できます。

「MailStore Server」はメーラーと同じような操作が行うことができます。高速な検索エンジンを搭載しており、 200,000通のメール検索を約1秒で実行できます。

また、圧縮技術及び内部的な重複チェック機能もあるため、データ容量はアーカイブ前に比べて平均60%程のサイズへ圧縮 でき、メールサーバーの負荷を軽減できます。自動削除も5年以上経過したメールを削除対象にできるなど、細かな設定が可能です。

MailStoreは、30日間無償トライアルも利用できます 。使い勝手や性能など、実際に利用して確かめたいと考えている方は、こちらを利用してみてはいかがでしょうか。

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「MailBase」
サイバーソリューションズ株式会社

「MailBase」は、オンプレミスでもクラウドでも環境問わず利用できる 、大規模企業向けのメールアーカイブシステムです。

SendmailやExchangeサーバーといったオンプレミスのメールサーバーでも、Microsoft 365やGoogleAppsといったクラウド環境でも対応。さらに Microsoft Teamsと連携し、メールだけでなくチャットもアーカイブできます。

MailBaseはメールアーカイブだけでなく、メール監査の側面も持ち合わせており、 内部統制やコンプライアンス対策としても有効です。

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「Active!vaultSS」
株式会社クオリティア

「Active!vaultSS」はリアルタイムでのメールアーカイブと高度な検索機能によりメールセキュリティを強化するクラウド型メールアーカイブシステムです。

保存期間は1年間、3年間、5年間から選択。1年間の場合はメディアを活用し、低価格で長期間のデータ保管も可能です。また 保存したデータに対するアクセス制御や操作履歴の保存を行えます。

クラウドメールは「Microsoft 365」「Google Workspace」「LINE WORKS」と連携可能。 無料トライアルが利用できます ので、これらのクラウドメールを利用している場合は、無料トライアルの利用を検討されてみてはいかがでしょうか。

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「WISE Audit」
株式会社エアー

「WISE Audit」は、企業の情報資産である送受信メールをアーカイブ、メール監査を効率化するソリューションです。

メール環境はオンプレミス、クラウドどちらも対応 。メールを長期・大量保存できるだけでなく、1000万通あたり1秒という高速な日本語検索機能を搭載しています。

メール監査は「平時」「有事」どちらも有効。平時は社内の価格カルテル事件を未然に防ぐといった対応を、有事はメールの証拠性担保といった監査作業を効率よく実行できます。

無料評価版のダウンロードも利用できます ので、実際に機能を使ってみたいという方は、利用してみるとよいでしょう。

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「Mail Vault」
SBテクノロジー株式会社

「Mail Vault」は、企業の送受信メールを自動でアーカイブするクラウド型メールアーカイブシステムです。 社内外問わず1年間のデータを容量無制限でアーカイブできます。

高度なメール検索機能 で、素早くアーカイブされたメールの中から目的のメールを検索できます。また、アドレスや検索対象ドメインを制御する アクセスコントロールや、操作履歴機能により、アーカイブされたメールのセキュリティを強化できます。

利用料金はユーザー数に応じて料金が変動、高品質なサービスを低価格で利用できます。 30日間の無料トライアルも利用できますので、導入前に実際に使ってみたい方は、トライアルの申しこみもご検討ください。

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「@Securemail Plus Archive」
株式会社ケイティケイソリューションズ

「@Securemail Plus Archive」は、 既存のメール環境を変更することなく、全ての送受信メールを複製してアーカイブする ゲートウェイ型のメールアーカイブシステムです。

アーカイブされたメールは暗号化して保存し、外部へのデータ流出、改ざん防止を行います。また、 メールの全文検索、閲覧、抽出も可能。メール監査や内部統制対策、個人情報保護対策にも利用できます。

無料トライアルも用意されており、申込むことで利用できます。詳しくシステムを知りたいという方は、トライアルを申込んでみるとよいでしょう。

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「IIJセキュアMXサービス」
株式会社インターネットイニシアティブ

「IIJセキュアMXサービス」は、メール環境にあわせてセキュリティを強化するメールセキュリティソリューションです。

自社のメールサーバーのセキュリティを強化する「ゲートウェイ」、メールサーバー含めてアウトソースする「フルアウトソース」、Mocrosoft 365などのクラウドと連携する「外部クラウド連携」など、さまざまな環境に対応します。

オプションである「アドバンストアーカイブ」を利用すれば、1~10年の間で保存期間を指定、容量無制限で保存できます 。またオンラインで高速全文検索も可能、検索結果の改ざん検知や、添付ファイルを含むメールの復元もできます。

メールアーカイブシステムを選ぶ時のポイント4つ

1. ストレージ容量は十分か

アーカイブするメールを格納するための十分な容量が必要です。また、保存期間によっても必要な容量が変わってきます。参考までに必要な容量を以下の数式で計算してみるとよいでしょう。

アーカイブ容量
　＝1通の平均メールサイズｘ1人1日の平均送受信数ｘ社員数ｘ保存日数ｘ安全率

安全率は、いっぱいにならないようにある程度の余剰を持たせておく容量のためであり、30%～50%を見積もっておくとよいでしょう。計算式に当てはめるためには上記項目を確認する必要がありますが、単純に算出するとスパムメールが含まれる可能性もあるため、不要なメールはアーカイブしないよう注意しましょう。

2. 検索機能で必要なメールが探し出せるか

膨大なメールから素早く目的のメールを探し出せるかが重要です。なぜなら、過去のナレッジを取得する際や監査の際に必要な情報を取り出す機会があり、その際長時間かかるようでは業務に支障をきたすからです。

検索条件にどういうものが指定できるか、検索速度はどのくらいか、システムの性能を十分に確認したうえで選択しましょう。

3. 管理機能はどのようなものがあるか

アーカイブした大量のメールを適切に運用するために、管理機能はどのようなものがあるか確認しておきましょう。管理機能としては以下のようなものがあげられます。

• インポート／エクスポート機能
• アクセス制御機能
• 操作ログ管理機能
• レポート出力機能

またこれらの管理機能が正しく使いこなせるか、操作性についても確認しておくとよいでしょう。確認のために無料トライアルを利用するのも方法の1つです。

4.セキュリティは十分か

保存されるメールアーカイブに改ざんや削除、漏洩があってはいけません。十分なセキュリティ対策が備わっているか、必ず確認しましょう。暗号化やアクセス権限設定は必須の機能といえます。セキュリティ対策に不安がある場合は、セキュリティ対策ツールの導入も検討しましょう。

必要なときに役立つメールアーカイブシステムを選ぼう

内部統制やコンプライアンス、関税法の改正などにより、重要なメールを適切に保存することは非常に重要です。特に海外と取引する企業では、重要なメールの保存は義務化されています。そのような企業では、メールアーカイブシステムの導入を検討するとよいでしょう。 メールアーカイブシステムを導入することで、以下のようなメリットが得られます。

• 大量のメールから即座に目的のメールを見つけられる
• 削除したメールの復元も可能
• 圧縮によりディスク容量を確保、コスト削減につながる

メールアーカイブは多機能であるため、どのツールを選択すればよいか悩む方もいるでしょう。機能をより詳細に知りたい方は、資料請求を行う、無料トライアルを利用する、などして確認することをおすすめします。