シフト管理システムとは、シフト制の勤務形態を管理しやすくするためのツールです。勤怠管理機能の1機能として提供される場合もあります。シフト管理業務には多くの課題がありますが、シフト管理システムを導入することで大幅な業務効率化も可能です。
本稿では、シフト管理業務が抱える課題を整理した後、シフト管理システムを導入するメリットとデメリットについて解説します。シフト管理システムの導入を検討されている場合はぜひご確認ください。
シフト管理システムのおすすめ製品比較記事を見る
シフト管理システム導入前の課題6つ
シフト管理システムのメリットを考える前に、そもそもシフト管理業務にどのような課題があるかを確認しましょう。
1、シフト表作成の手間
シフト表の作成には、とても手間がかかります。シフトの作成には、従業員から提出されるシフト希望および、従業員のスキル、日にちごとの必要人数などのインプットが必要です。シフトを組む際は、不平等にならないよう、希望を踏まえつつまんべんなく勤務日・勤務時間・休日を配分しなければなりません。
シフト表を作成する際、人員が不足していれば、個別にヘルプ依頼をかけていきます。シフト表が埋まるまでヘルプ依頼をかけ続ける必要があり、この手間もかなりの負担です。
シフトを発表した後は、一定期間従業員からの変更要望を受け付け、最終的にシフトを決定します。シフト管理対象の従業員数が増えると、シフト表作成業務に要する時間はかなり増え、シフト作成者の負担は増大するばかりです。
さらに、シフト提出から発表までの期間が短い職場も多く見られ、シフト管理者の負担はさらに増大します。シフト管理者は現場でも責任の重い仕事を担当している場合が多いのですが、シフト管理に時間が奪われ、本業に充てられる時間が少なくなります。
2、従業員の配置・調整が難しい
従業員をバランスよく配置するためには、さまざまな調整が必要です。従業員ができる作業やスキルなど従業員の特性を踏まえ、繁忙期を平等に割り振り、人間関係も考慮した配置が求められます。例えば、飲食店のシフトなら、ホール担当、レジ担当、キッチン担当など、役割が決まっている場合もあるでしょう。
こういった要素を全て考慮してシフトを組むのは、非常に手間がかかります。管理対象の従業員が多い場合、シフト作成の難易度は飛躍的に高くなり、シフト作成の時間がかかるケースも少なくありません。
3、シフト提出のフォロー工数がかかる
シフト管理でよく問題となるのは、シフト提出のフォロー工数がかかってしまう点です。シフトの提出を忘れる人がいる場合は、何度かフォローをかけて提出を促します。しかし、そのたびにメールや電話でフォローするのは手間がかかります。
4、複数店舗でのヘルプ調整がやりにくい
複数店舗を展開している場合、店舗間で従業員を調整し合う「ヘルプ調整」を行うケースが多く見られます。
しかし、他店舗のシフトを確認できない状態では、ヘルプの依頼をかけても調整しにくいという課題があります。複数店舗のヘルプ調整を効率的に行うためには、シフト管理システムを導入して、全社でシフトを一元管理するのが適切です。
5、シフトに偏りがでて不平等に感じる
シフトに偏りがあると、不平不満を抱く従業員が増えて職場の雰囲気が悪くなります。例えば同じ時間数で働く場合でも、仕事に余裕がある時間とかなり忙しい時間では、従業員の負担に大きな差があります。
一部の従業員に負担がかかるようなシフトは、一時的にその場はしのげても、従業員の不満が高まるばかりです。あまりにも不平等な状況が続くと、負担の大きな従業員は離職する可能性もあります。
6、シフト表の発表が遅く予定を組めない
シフト表作成に時間がかかり発表が遅れてしまうと、従業員は自分の予定を組めなくなります。シフト作成前に別途休暇申請を受け付けることで、ある程度調整は可能ですが、今度は休暇管理に手間がかかります。
シフト管理業務の課題は、シフト管理システムを導入することで解決できます。では、具体的にシフト管理システムを導入すると、どのような効果が得られるのでしょうか。以降では、シフト管理システムの導入メリットについて解説します。
シフト管理システムの導入メリット7つ
シフト管理システムを導入することで得られるメリットは、以下の7点です。
1、シフト希望からのシフト表自動作成が可能に
シフト管理システムでは、従業員がシフト希望を入力するだけで、リアルタイムに希望状況が集計された状態で確認できます。シフト管理者は、希望状況を確認しながら、効率良くシフト作成を進めることが可能です。
シフト管理システムの中には、シフトパターンや従業員のスキル等の情報をあらかじめ登録することで、シフト表の自動作成が可能な製品もあります。自動生成されたシフト表は後から微調整が必要です。少しの手間はかかりますが、それでも従来のシフト作成に比べると大幅な効率化が実現できます。
2、作成したシフト表の修正も簡単で適切な人員配置が可能
従来のシフト表修正は、紙のシフト表を書き換えるだけでも大変でした。シフト管理システムを導入すれば、シフト表の修正も簡単です。オンライン上で修正するだけで、すぐに最新のシフト表が確認できます。
シフト表を簡単に作れるだけでなく、人員配置が適切かどうかを確認できる点もシフト管理システムのメリットです。過去データからその日の必要人員を予測し、過不足のない人員配置を実現できます。
3、シフトの提出や確認をオンラインですぐにできる
シフト提出や確認、ヘルプの依頼を全てオンラインで行えるようになる点もシフト管理システムのメリットです。従業員はスマートフォンなどを利用して、手軽にシフトを提出できます。
シフト管理者も、スマートフォンを利用して提出状況を確認し、提出の遅れている従業員に対しては、すぐにメッセージを出して提出を促すことも可能です。フォローメッセージもボタン1つですぐに送信され、従業員側もすぐに気づいて対応できるため、従来のフォローに比べても非常に早くシフト希望を集められます。
4、シフト完成後従業員への自動通知ができる
シフト表が完成すると、自動的に従業員へ通知を出すシフト管理システムも多く見られます。シフトが完成したことを毎回連絡することなく完成した瞬間に通知できるため、従業員側もいち早くシフトを確認し、修正依頼の提出も容易です。
早い段階でシフトを確認できるようになることで、従業員はプライベートの予定も組みやすくなるというメリットもあります。
5、長時間労働など勤怠状況もチェック可能に
シフト管理システムは、シフト（予定）と実際の勤怠状況を確認できます。勤怠状況を確認できると、長時間労働などの状況もチェックでき、負担が大きくなっている従業員が誰かを把握可能です。
また、次のシフト表を作成する際、勤怠状況を確認して、働き過ぎている従業員の労働時間を抑制する、といった調整もしやすくなります。
6、複数店舗の調整も簡単
シフト管理システムの多くは、複数店舗のシフトを一元管理できます。複数店舗でヘルプ要請をする際は、システムで要望先店舗のシフトを確認してから、ヘルプが可能な店舗を選んで依頼する、といったことも可能です。
複数店舗の調整も簡単だと、全店舗で人材を効率良く活用できます。結果として、全社でより効率的な経営ができるようになります。
7、給与計算業務との連携も可能
シフト管理システムは、給与計算システムとの連携も可能です。シフトだけでなく勤務時間も把握できるため、給与計算システムに勤怠データを連携できれば、そのまま給与の自動計算まで完了し、さらに業務効率化を実現できます。
シリーズでシフト管理・給与計算・勤怠管理などの機能をそれぞれ別で提供し、必要に応じて組み合わせて利用できる製品もあります。人事システムのシリーズ製品をすでに利用している場合は、同じシリーズのシフト管理システムを導入すると、データを自動連携できるので便利です。
シフト管理システムを導入するメリットについて解説しました。メリットの多いシフト管理システムですが、デメリットや注意点もあるので、そちらも確認しましょう。
シフト管理システムのおすすめ製品比較記事を見る
シフト管理システムのデメリット・注意点3つ
シフト管理システムのデメリットや注意点は以下の3点です。いずれも事前に準備するなどで対応できるため、どのような内容かを把握しましょう。
1、システムを使いこなせるよう従業員教育が必要
シフト管理システムを導入する場合は、システムを使いこなせるよう従業員教育が必要です。
特にシフト管理者はシフト作成業務の要です。シフト管理システムの機能を駆使して、シフト作成や従業員へのフォローなど、ひと通りの操作を行えるようにならなくてはなりません。まずはシフト管理者を集めてシフト作成に関する操作を学習する時間を設け、全員が使えるようにしましょう。
シフトを提出する従業員側も、シフト希望・休暇希望などの提出や、警告の確認、シフト表の確認などの操作ができるように教育を進めてください。
2、費用対効果の検討が必要
シフト管理システムを導入することで、どの程度の費用対効果が得られるかは事前に検討しましょう。多機能な製品を導入しても、操作が難しい場合は使いこなせず、費用対効果は悪くなります。
製品を比較する場合は、導入コスト・運用コストを算出して総コストを計算するとともに、効率化できる作業時間を見積もりましょう。かかる費用と節約できる費用を計算して、費用対効果を比較することも重要です。
また、シフト管理システムによって人材配置が効率的に行えるようになり、無駄な人件費を節約することもできます。節約できる人件費も見積もり、費用対効果の計算に含めましょう。
3、必要に応じてサポートを受けられる体制が求められる
シフト管理システムを導入した直後は、操作が分からずシフト管理者に問い合わせが殺到する可能性もあります。
シフト管理者は多忙なため、必要に応じて導入支援サービスを受けられる製品を選ぶことも検討しましょう。システムに関する問い合わせ窓口を別途用意することで、シフト管理者の負荷を下げるようサポートすることも検討しましょう。
シフト管理システムのメリットを活かして業務効率化を
シフト管理システムの導入で得られるメリットは、ひと言でまとめれば、従来非常に複雑で手間のかかっていたシフト管理の効率化です。
従業員の希望や負担を平準化したバランスのよいシフト作成、複数店舗のヘルプ調整など、従業員とシフト管理者の双方にとってより満足度の高いシフトを作成できます。質の高いシフト管理によって、従業員は働きやすくなってモチベーションも高まり、離職防止などの効果も期待できます。
シフト管理システムを導入する場合は、ぜひ複数の製品をよく比較検討して自社に合った製品を見つけてください。
シフト管理システムのおすすめ製品比較記事を見る
