プロジェクト管理アプリは、チームでの利用はもちろん、自分自身の進捗確認やタスク管理にも便利なツールです。この記事では、おすすめのアプリをチームと個人別に紹介します。また、プロジェクト管理アプリを利用するメリットについても解説していきます。

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おすすめのプロジェクト管理アプリ4選:チーム編

チームで利用する場合におすすめのプロジェクト管理アプリを4本紹介します。自チームの仕事の進め方にマッチしている製品はないかチェックしてみてください。

1、Redmine

Redmineは、プロジェクト管理のオープンソースソフトウェアです。タスクを「チケット」という単位で管理し、ガントチャートやカレンダー・ロードマップ形式でチケットの進捗状況が確認できます。クラウドサービスとして「My Redmine」も展開されていて、My Redmineを利用するためのアプリも用意されています。

チケットは親子関係を持たせることができ、大きな機能単位の親チケットに、各工程の子チケットを作成して、細かく管理することも可能です。Redmineは多機能であり、チケット機能が便利なので、本格的なIT開発プロジェクトやアジャイル開発案件にも向いています。

2、Asana

Asanaは、タスク管理に優れたプロジェクト管理サービスです。スマートフォン対応のアプリももちろんサポートしています。

無料のBasicプランは1,000タスクまでですが、計画(プラン)、マイルストーンの管理一覧では、担当者と日程が見やすい状態で表示。するべきこと(タスク)と進行中のタスクがとても理解しやすい画面構成です。

また、AsanaはSlackやTeamsなどとの連携もしやすく、すでにSlackを使っているチームなら取り入れやすい点もポイント。IT開発プロジェクトでも利用しやすいですが、新商品の開発やプロモーションの企画でも進捗管理がしやすいアプリです。

3、Wrike

タスク管理、プロジェクトの進捗状況可視化に強みのあるプロジェクト管理サービスです。ダッシュボード画面でまとめて進捗状況が確認できる点が便利で、無料プランでは5人までのチームで利用できます。また、タスク管理や更新状況のリアルタイムストリーム表示も、無料版で利用可能です。

ただし、本格的なプロジェクト管理ツールとして使用したい場合は、Professional版がおすすめです。Professional版では、タスクの下にサブタスクを作成する機能やガントチャートが使えるようになります。

4、Jooto

Jootoは、複数のプロジェクトで発生するタスクを整理して管理できる「プロジェクト横断管理機能」が特徴的なプロジェクト管理サービスです。無料プランでは、4人まで利用できます。

タスク内でチャットのようにコミュニケーションが取れる点も魅力で、タスクとセットでいつでもコメントが確認でき、情報が自然と整理できます。アイデアの取りまとめが重要なプロジェクトの進捗管理には特に便利なアプリです。

おすすめのプロジェクト管理アプリ3選:個人編

個人での進捗管理に使いたい場合は、自分のタスク全体が見渡しやすく、タスクの作成や消しこみが簡単にできるアプリがおすすめです。個人的にも使えるプロジェクト管理アプリを3本紹介します。

1、Trello

Trelloは、タスクを1枚のカードにして管理ができるプロジェクト管理サービスです。タスクには現在の担当者や作業内容や期日などを記載できるほか、アクティビティも記録。タスクを開けば、進捗状況がひと目でわかる仕組みです。

SlackやDropboxなどいつも使っているアプリと統合できる点も使いやすく、個人のタスク・アイデア整理にもおすすめです。

2、Brabio!

Brabio!は、特にチームリーダーにとって使いやすい機能の多いクラウド型プロジェクト管理ツールです。進捗データをExcelやCSVで出力でき、クライアントなど他社に進捗報告を提出する場合に重宝します。

ガントチャートを作りやすく、進捗報告はクリックするだけなど、機能がシンプルで分かりやすい点も魅力です。

3、Todoist

Todoistは、タスクを簡単に追加でき、進捗状況も確認しやすいプロジェクト管理アプリです。作成したプロジェクトはチーム内で共有でき、タスクの委任も簡単に行えます。

仕事もプライベートも、どちらのタスクも気軽に管理する、という使い方に適しています。

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プロジェクト管理アプリの選定ポイント4つ

プロジェクト管理アプリを選ぶときは、いくつか確認したいポイントがあります。確認するべきポイントを順番に検討して、自身やチームに最適なアプリを選びましょう。

1、進捗入力のしやすさ

どんなに優れた機能があるプロジェクト管理アプリでも、もっとも多く利用する進捗入力が使いにくいと、なかなか定着しません。

実際に利用するチームメンバーは特に、進捗入力のしやすさを確認しましょう。

チームリーダーは、プロジェクトの予定展開やメンバーから上がってくる進捗報告の確認、取りまとめなどの機能が使いやすいかも確認しましょう。

2、進捗状況の見やすさ(ガントチャートなど)

ガントチャートや進捗一覧など、進捗状況の見やすさはそのまま進捗上の問題発見のしやすさに繋がります。

全体の進捗、チーム内の個別進捗がすぐに見てわかるアプリを選びましょう。

3、チーム利用の場合はコミュニケーション機能を確認

チームで利用する場合は、コミュニケーション機能が充実しているかどうかも確認ポイントです。

すでにチーム内でSlackなどのビジネスチャットを使っている場合は、使用しているチャットツールと連携しやすいかどうかも確認しましょう。

4、仕事のやり方との相性

仕事のやり方によって、重視する機能は異なります。ITシステム開発プロジェクトでは、チームの進捗状況を把握するガントチャートやタスク管理などの機能を重視して選ぶケースが多くなります。

一方、新商品の開発やプロモーションの企画など、アイデアの取りまとめが重要な仕事の場合は、アイデアを書き貯めるノートや意見交換を活発にするチャット機能を重視して選ぶことになります。

プロジェクト管理アプリを利用するメリット4つ:チーム編

プロジェクト管理アプリは、スマートフォンやタブレットなどモバイル端末で手軽に利用できるツールです。

手軽に導入できるため、比較的小規模なプロジェクト管理に向いています。チームでプロジェクト管理アプリを利用するメリットを解説します。

1、チーム内の意思疎通がスムーズになる

プロジェクト管理アプリの中には、チーム内の意思疎通をスムーズにするチャット機能やフォーラム機能を提供しているものもあります。

チャット機能は、いつでもどこでも情報共有ができると同時に、タイミングが合えばリアルタイムに意思疎通が図れる点が魅力です。文字として残るため、活用することでチーム全体の情報共有が進みます。

特定の話題に関しては、フォーラム機能が便利です。情報の種類など業務に合わせた使い勝手のよい分類でフォーラムを作成して情報を共有することで、情報が効率良くまとまり、後から探しやすくなります。

2、プロジェクト全体の可視化による対応の迅速化

プロジェクト管理アプリを使い続けることで、プロジェクト全体の進捗が可視化されます。

いつも使うモバイル端末で進捗をすぐ確認できるため、進捗上問題になりそうな部分がすぐわかり、従来よりも迅速な対応が可能です。

3、情報共有が楽になる

メールで必要な文書を添付して展開していると、各自のディスク容量を圧迫する懸念もあります。最新版の管理も煩雑になりがちです。

プロジェクト管理アプリでデータを共有すれば各自のディスク容量を気にする必要はなく、最新版の置き場所を決めて共有すれば、最新版を探す手間もかかりません。

4、進捗データ取りまとめのコスト削減

進捗状況をチームリーダーにメール送付していると、チームリーダーには進捗の取りまとめ作業の負担がかかります。なかなか進捗を提出しない人がいれば、その人にフォローをかけ、データが集まってから進捗報告書を作成しなければなりません。

プロジェクト管理アプリを使うと、進捗入力があった時点ですぐに集計をかけ進捗報告書を更新可能に。チームリーダーは進捗報告書作成の手間から解放され、本来の進捗管理業務に集中できます。

プロジェクト管理アプリを利用するメリット4つ:個人編

プロジェクト管理アプリは、チームだけでなく個人にも大きなメリットがあります。個人のメリットについて解説します。

1、スケジューリングがより正確になる

プロジェクト管理アプリを使って進捗の実績を蓄積していくことで、自身が1日にこなせる仕事量について客観的なデータが集まります。今後スケジュールを立てるときに、蓄積した実績データを参考にできる点は、プロジェクト管理アプリを利用する大きなメリットです。

また、複数の作業について予定を立てることで、自身の担当業務の作業ボリュームが把握しやすい状態に。現状の作業ボリュームとこれまでの実績が明確になることで、自身のスケジュール管理の精度がアップします。

スケジュール管理力を磨いていくと、将来自分がチームリーダーとして進捗管理行う際にも大きな力となります。

2、早めに作業の調整がしやすくなる

進捗の予定と実績が可視化されるため、「このままでは予定に収まりそうにない」など、自分の進捗上の問題にもいち早く気づけるようになります。

現在仕掛かり中の仕事だけではなく、他のタスクも見えるため、複数のタスクを抱えている場合は、特に進捗状況の可視化は重要です。

問題に早く気づくことができればより早い段階でリスケなどの対策をリーダーに相談できるようになり、自身のスケジュール管理能力が向上します。

3、日々の進捗入力が楽

複数のプロジェクトに参画している場合、別々の報告形式を求められるのは意外と手間がかかります。

しかしプロジェクト管理アプリを使っていると、プロジェクトによって求められる進捗報告のフォーマットを変える必要はありません。常に同じ方法で報告できるのでとても楽です。

4、自分の実績を振り返りやすい

プロジェクト管理アプリを使い続けていると、プロジェクトごとに自分の実績が細かく残ります。自分の職務経歴をまとめるときに、プロジェクト管理アプリの実績データを参照するといった活用もできます。

プロジェクト管理アプリで進捗管理を楽にしよう

プロジェクト管理アプリは、個人や小規模のチームでのプロジェクト管理・進捗管理にとても便利なツールです。

また大規模なプロジェクト管理をする場合は、大規模プロジェクト用の製品もリリースされているので、検討してみてはいかがでしょうか。

以下よりプロジェクト管理ツールの製品資料を入手して、製品を選ぶ際の参考にしてください。

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