ペーパーレス会議システムおすすめ8選比較！機能や特徴を解説

会議はビジネスにおいて欠かせないものですが、毎回紙を印刷する手間や紙にかける経費を考えたときに、もっと良い会議手法はないかと思うことはないでしょうか。

そういった場合におすすめなのがペーパーレス会議システムです。この記事では、おすすめのペーパーレス会議システム8選を比較します。ペーパーレス会議システムの概要やメリットなども解説しますので、ぜひ最後までお読みください。

ペーパーレス会議とは

ペーパーレス会議とは、情報端末上に資料を映し出して進行する会議手法のことです。従来のように、印刷した紙の資料を参加者に配布する必要がないため、会議の準備効率や紙を削減することによる経費削減効果などが期待できます。

また、ペーパーレス会議システムを用いると、遠隔地から会議に参加することも可能になります。コロナ禍で会議室に集合することが難しい昨今において、社会に適合したシステムとして大きく注目を集めています。

ペーパーレス会議システム8つを徹底比較

「ペーパーレス会議システムSmartDiscussion」
キッセイコムテック株式会社

「SmartDiscussion（スマートディスカッション）」は、2画面表示機能を搭載したペーパーレス会議システムです。あらゆる会議資料の完全ペーパーレス化を実現します。

会議中は発表者端末の画面操作を会議参加者端末に完全同期することが可能。発表者の説明ポイントが手に取るようにわかります。画面を2分割し、共有画面と非共有画面を設定することも可能です。また、多機能でありながら操作性に優れているのもポイント。会議準備に関わるコストを大幅に削減すると共に、資料の視認性向上を実現します。

豊富な導入プランを用意しているほか、1カ月間の無料トライアルも用意しているので、他社製品との使い勝手の違いや機能差を体感することが可能です。

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「Handbook」
アステリア株式会社

「Handbook」は、iPhone/iPad、Android、Windows 8.1/Windows 10 PCなどマルチOSに対応した、モバイル向けコンテンツ管理システムです。1,600件以上の導入実績があり、様々な業種で活用されています。

初期費用無く手軽に始められるうえ、ペーパーレス会議の開催に便利な機能を多数搭載しているのがポイント。作成したパワーポイントやワード、PDFをドラッグ＆ドロップで登録するだけで、強固なセキュリティ対策の施されたクラウド環境で一括管理、コンテンツ作成、会議資料の配布も手軽に行えます。

また、iPad版ならば、会議資料のPDFに手書きのメモを残すことも可能。動画を含めた情報共有で効率的な会議を実現します。

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「スマートセッション」
日本インフォメーション株式会社

「スマートセッション」は、通常の会議だけではなく、採用活動や株主総会など、様々な用途で活用されているペーパーレス会議システムです 。iPadやPCブラウザを使ってペーパーレス会議を実現します。

クラウド版やオンプレミス版など、お客様の利用希望形態に合わせて柔軟な導入が可能。また、社内ネットワークに接続しない使い方としてノートPCをサーバーとし会議室内でクローズして利用することも可能です。 「ユーザーにとって使いやすいシンプルな操作性」と 「システムの安定性」を重視した設計・開発を続けており、多数のお客様の要望を反映してきています。

現在発売から10年。440社以上の企業・学校・自治体などで利用されており、品質・サポート面共に、お客様に評価されているのも本製品の特徴です。

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「ConforMeeting」
NECソリューションイノベータ株式会社

「ConforMeeting」は、会議準備から会議後までの会議プロセス全体をサポートするペーパーレス会議システムです。Web会議と連携し、対面の会議だけでなくリモート環境下においても、参加者の理解促進・議論活性化と円滑な会議運営を支援します。

本製品の特徴は、資料共有に特化した充実機能とシンプルな操作性。簡単な操作で資料の先読みや戻り読み、過去資料の参照が可能です。事務局操作で議事をコントロールするので、参加者は報告権限や資料の切替操作が不要になり議論に集中できます。

また、情報漏えい防止のための高セキュリティ機能を搭載しているのもポイント。資料はサーバ上で暗号化して一元管理し、クライアントに残しません。IDaaSと連携し、クラウド利用でのなりすましも防止します。

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「ECOMeeting」
株式会社エステック

「ECO Meeting」は会議のことを考えて設計されたペーパーレス会議システムです。会議資料を電子化し、紙資料感覚のシンプルな操作、セキュアで安全な資料配布で業務効率化やテレワークに貢献します。

会議資料はブラウザからドラッグ＆ドロップするだけでアップロード完了。シンプル操作で直感的にセキュアな会議を開催可能です。また、会議をより有意義な時間にする豊富な機能を搭載しているのも特徴。見開き表示、別ページ比較、複数資料比較、マーカー・付箋、プレゼンテーション、投票など便利な機能を揃えています。

様々な業界で導入されていますが、特に大学・JA・金融・医療での実績が豊富。これまでの経験で培った対応力でスムーズな導入をサポートします。

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「moreNOTE（モアノート）」
富士ソフト株式会社

「moreNOTE」は、導入実績4,000社を超える、シェアNo.1（※）のペーパーレス会議システムです。PCやタブレットで利用でき、会議や営業ツール、マニュアル閲覧などのビジネスシーンで活用されています。

カレンダー形式で会議の予定や資料の表示が可能なので、過去や未来の会議資料でも迷わずに素早くアクセスできます。また、発表者のページやポインタ、ペン書きの操作が同期できるので、オンライン会議でも活発な議論と確実な意思疎通を実現します。

（※）ITR「ITR Market View：ユニファイド・エンドポイント管理市場2020」会議向けモバイルコンテンツ管理市場：製品別売上金額シェア（2017～2020年度予測）

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「MetaMoJi Share for Business」
株式会社MetaMoJi

「MetaMoJi Share for Business」は、タブレット利用に適したペーパーレス会議システムです。付属のMetaMoJiアシスタントを利用することで、各種データ（Word、Excel、PowerPoint、PDF、イメージ、テキスト）は Windows PC上で簡単に会議資料に変換され、参加者に配布されます。

また、会議中に動画や写真の撮影、音声を録画することができます 。会議中に記録した メモと音声は自動的にリンクされ、後で会議を振り返る際にメモの情報からその場の音声を頭出しすることが可能です。

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「DX WisebookONE」
株式会社ビーガル

「DX WisebookONE」は、データ分析できるペーパーレス会議システムです。例えば、 いつ誰が資料を閲覧したのか、ページのどこに注目していたのかを手軽にヒートマップ分析できます。

クラウドにアップロードされた資料は、不測の事態によるデータロストに備え、バックアップシステムによって保護されます 。また、不正アクセス対策やサーバー監視が施されているため、厳重なセキュリティが実現されています。

そのほか、1つのアカウントで社内用と社外用の資料属性を設定できるため、 煩雑になりがちな資料管理をスマートに実現できるという点も特徴です。

無料で使えるペーパーレス会議システム

ペーパーレス会議システムを使ってみたいものの、まずは無料で始められないかと考えている方もいると思います。そのような方のために、無料で使えるペーパーレス会議システムをご紹介します。

「RICOH Smart Presenter」
株式会社リコー

「RICOH Smart Presenter」は、必要最低限の機能を搭載した無料で利用可能なペーパーレス会議システムです 。iPadとiPhoneから専用アプリをダウンロードすることで、共有された資料を最大10台まで閲覧することができます。

「会議資料を閲覧する」という、ペーパーレス会議システムにおいて必要最低限の機能は搭載されていますが、やはり有料版と比べると物足りなさを感じるかもしれません。有料となりますが、 上位互換である「RICOH Conference Center」を併用することで 、使い勝手の良いペーパーレス会議システムを運用することが可能になるので、こちらもわせて検討してみるとよいでしょう。

ペーパーレス会議を実施する6つのメリット

ペーパーレス会議システムを導入し、それを用いて会議を実施するメリットはどこにあるのでしょうか。経営者目線でのメリットや会議開催者のメリット、発表者のメリットまで幅広く6つご紹介します。

1、効率的に会議準備できる

従来、会議を開催するにあたって会議開催者が行う準備は大変なものでした。その中でも特に労力のかかる作業が資料の準備です。参加者分の紙の資料を印刷し、整えてステープラーで綴じて配布する必要がありました。

一方ペーパーレス会議システムを利用すれば、資料データを共有フォルダにアップロードしたり、全員の画面に資料を投影したりするだけで配布が完了します。

このようにペーパーレス会議システムは、会議準備の負担を大きく削減することができ、会議開催者は「会議の内容を事前に把握する」、「進行の流れをシミュレーションする」といった本来の仕事に注力できるようになります。

2、経費削減につながる

ペーパーレス会議は、その名の通り紙を必要としません。従来の会議で際限なく使用していた紙と、それを印刷するためのインクの使用量を大幅に削減することができます。

会社にとって会議は欠かすことのできない業務であり、毎日あらゆるところで開催されています。1回の会議で使用する紙とインクの量はたかが知れていますが、会議の数が積み重なると、そのぶん経費は嵩みます。

3、情報流出を防止できる

会議終了後、配布された資料をその辺に放置したり、無くしてしまった経験があるという方は案外多いのではないでしょうか。しかし、もしその資料を誰かが拾って悪用してしまったら、事態は情報流出事件へと発展し、会社に大きな損害を与える可能性があります。 ペーパーレス会議システムの中には、参加者のみが会議資料を閲覧する状況を作り出すことができ、第三者が資料や議事録などの会議データを持ち出せない構造になっている製品もあります。

このように、ペーパーレス会議システムを利用することで、情報流出のリスクを抑えられるため、情報管理の面から考えても優秀な会議運用法だといえます。

4、遠隔で会議できる

コロナ禍の影響で、1箇所に人を集めての会議の開催は難しくなりました。多くのペーパーレス会議システムには、遠隔地からリモート参加できる機能が備わっています。

遠隔会議機能は、さまざまな場所にいる人が同時に参加できる会議を、インターネットを介して設定できます。不要な会議室移動や出張などをせずに会議に参加できるため、経費削減や業務効率化にもつながります。

従来はこのような遠隔会議（テレビ会議など）だと、音声や映像が遅延してストレスを感じ、結局使われなくなるといったことが起きていました。しかし、インターネットの通信網が強固になり、ソフトウェアも進化したことによって、最近ではストレスを感じることなく円滑に遠隔会議できるようになっています。

5、報告での緊張感が和らぐ

会社の上司や重役などと対面する会議では、緊張してうまくプレゼンできなくなる方も多いのではないでしょうか。ペーパーレス会議システムの遠隔会議機能を使えば、リモートで参加することが可能です。上司や重役などの表情を見ることなくプレゼンできるため、場の雰囲気にのまれることなく落ち着いて取り組めます。

このように、重要な場面で緊張しやすい方にとって大きなメリットがあります。

6、議事録を簡単にできる

ペーパーレス会議システムには、会議を録音・録画できる機能を備えた製品があります。例えば会議の重要な場面で議論に熱中するあまり、議事の記録を逃してしまうことは誰にでもある経験でしょう。　

そのような事態が起きても、会議の録音・録画データを後から振り返ることで議事を追記することができます。会議中は議論することに集中し、会議終了後に議事録を作成するような運用にすることもおすすめです。

ペーパーレス会議の2つのデメリット

ペーパーレス会議には多くのメリットがあることはわかっていただけたと思います。しかし一方で、デメリットがあることも併せてお伝えします。メリットとデメリットを俯瞰して捉えることで、自社に適したペーパーレス会議システムを選択できるはずです。

1、複数ページを同時に閲覧できない

会議で紙の資料を用いる最大のメリットは、複数ページを同時に閲覧できることです。見たい資料を好きなレイアウトで確認できます。

一方ペーパーレス会議では、同時に閲覧できるページの数はディスプレイの大きさに左右されます。元々大きなディスプレイが用意されていたり、デュアルディスプレイで参加しているユーザーは問題ないのですが、小さいディスプレイを利用していると多少不便さを感じる恐れがあります。

2、メモの記入に苦労する

会議で紙の資料を用いるもうひとつのメリットは、好きなように資料に書き込めることです。会議中に思いついたことを資料に直接書き込む方は多いと思います。そのようなやり方に慣れている場合は、多少不便さを感じる恐れがあります。

しかし、タブレットやペンタブを用いることや、PCの付箋機能の活用などで解決します。最初は使いづらいかもしれませんが、慣れれば問題なく活用できるうえに、資料を手元にずっと残しておいてもかさばらないというメリットの方が大きく感じられるようになるはずです。

ペーパーレス会議システムの6つの機能

ペーパーレス会議システムの一般的な機能を紹介します。

1、ビデオ通話機能

参加者と会話できる機能です。遠隔地からリモート接続している参加者の映像も映せるため、例えば遠隔地にある装置を撮影しながらその映像を見て議論するといったことも可能です。

2、画面共有機能

自分のPC画面を他の参加者に共有できます。会議のアジェンダに沿って、それぞれのパートの報告者が画面共有して資料を投影することで会議を効率的に進行することができます。

3、資料共有機能

「自分のデスクトップは見せたくないが資料だけは共有したい」という場合に有効です。資料だけを他の参加者の画面に映すことで、自分のデスクトップにある機密情報を守ることができます。

4、メモ機能

会議中にメモを取る機能です。資料に直接書き込むことができたり、メモ帳のように別ウィンドウで記録したりすることも可能です。

5、チャット機能

参加者とチャットできます。会議中のポイントやキーワードなどを共有することで、全員の理解を深める効果が期待できます。

6、アクセス制限機能

参加者の属性にあわせてアクセス制限を設けられます。そもそも会議に参加できなくしたり、資料の保存を禁止するといったことを制限できます。

ペーパーレス会議システム選定の6つのポイント

いざペーパーレス会議システムを導入しようとすると、製品数の多さを知ります。どのように製品を選べば良いのかのポイントを6つに絞って紹介します。

1 、導入目的に合う機能を洗い出す

まずは、ペーパーレス会議システムを導入する目的を明確にし、それにあう機能を洗い出しましょう。

「リモート会議を充実させたい」という目的に対しては「同時接続数・低遅延」といった特徴を持つ製品が良いでしょう。また、「情報漏洩リスクを最小に抑えたい」という目的に対しては「セキュリティが強固で信頼性が高い」製品が適しているといえます。

このように、ペーパーレス会議システムを導入する目的を明確にすることで、自動的に必要な機能が洗い出されます。あとは、そこに強みがある製品を選択することで最適なシステムを導入できます。

また、必要な機能を洗い出すことは余計な機能を省くことと同義です。それは結果として、コストダウンにつながるため経費削減の観点からも重要なことだといえます。

2、簡単に操作できる使い勝手の良いシステムを選ぶ

ペーパーレス会議であっても、会議の流れは従来同様です。適切なタイミングで適切な人が話せたり、場面に適した資料を素早く表示する・指示するというような、会議の場でファシリテーターに求められることは何も変わらないのです。

そのような場面でも問題なく進行するには、簡単に操作できる使い勝手の良いシステムである必要があります。会議効率向上のために導入したシステムの操作性のせいで、会議効率が悪くなっては本末転倒です。

直感的に操作できるユーザーインターフェースを搭載した製品を選びましょう。

3、デバイスとの親和性を考える

会議参加者が使用するデバイスに適合しないシステムは使い物になりません。わかりやすい事例は、ペーパーレス会議システムを使ったオンライン面接です。

普段会社で使うPCのOSは意識できるため、システム選定時に考慮されるでしょう。しかし、オンライン面接ではあらゆるデバイスから参加することが想定されます。面接者や面接官などの必須参加者がアクセスできない事態に陥った場合、それ以上面接は続けられません。

会議に参加するデバイスはどのようなものが想定され、どこまで対応しておけば滞りなく会議進行できるかをしっかりと考えてシステムを選定しましょう。

4、セキュリティ面での安全性を確認する

社外秘な情報が飛び交う会議では、その情報の扱いは重要な問題です。会議中に使用された資料を全ての参加者が自由に持ち帰ることのできる状態だと、情報漏洩のリスクが大きくなります。

情報を持ち帰ってもらいたい参加者以外の情報端末から資料を削除するには、データ遠隔削除機能やコピーガード機能を利用するのが有効です。セキュリティ対策機能が充実している製品を選びましょう。

5、自社に適したシステムの提供形態を選択する

ペーパーレス会議システムの提供形態は、大きく分けてオンプレミス型とクラウド型に分けられます。オンプレミス型とは、自社内のサーバーにシステムをインストールする方法です。一方クラウド型とは、ベンダーが提供するクラウドにシステムがインストールされており、そこにアクセスすることでシステムを利用する方法です。

またライセンス形態もさまざまで、サイトライセンスやボリュームライセンス、フリーライセンスなどがあります。

これらの提供形態を意識せずに契約してしますと、予想していなかった設備が追加で必要となったり、想定以上の費用がかかったりする可能性があります。

6、システム導入前後に製品サポートが受けられる

新しいシステムを導入して間もない頃は、使い方がわからず誰かに聞きたくなることが往々にしてあります。そのような場合に問い合わせる先がないと自己解決するしかなく、業務効率が悪化します。

このような事態を回避するためにも、システム導入後にどのような製品サポートが受けられるのかを確認しておくことをおすすめします。

システムのインストールまでは問い合わせ可能でサポート範囲内だが、その後のサポートはできないといったケースが稀にあります。製品検討段階でサポート範囲を確認することが、導入後の業務効率向上に大きく寄与します。

今すぐペーパーレス会議システムを導入すべき2つの理由

ここまでに紹介した情報で、ペーパーレス会議システムのメリットやデメリットについて理解し、基本的な機能を把握できたと思います。次に、ペーパーレス会議システムの導入を考え始めた方に、今すぐシステム導入を進めるべきである2つの理由を説明します。

1 、社会必須のインフラに成長しつつある

近年、コロナ禍の影響もあってリモート環境で業務遂行できることは社会必須のインフラへと遷移しつつあり、今後はスタンダードシステムとして定着するといわれています。

このような社会の構造変化に後れを取ってしまうとさまざまな影響があることも想定されますが、そのひとつに「優秀な人材を採用できない」が挙げられます。優秀な人材は、社会のトレンドに沿った環境が整う企業を求める傾向にあります。

思わぬところで人材採用の幅を狭めてしまう可能性があることも留意しておきましょう。

2、SDGsの具体的な取り組みとして評価される

これからの社会では、環境問題への取り組みがより一層評価される時代となります。ESG投資（環境・社会に配慮している企業を中心に投資する方法）に注目が集まっていることを鑑みても、環境問題に取り組まない企業はいずれ投資家から相手にされなくなる可能性が高いのです。

紙やインク使用量の削減に直結するペーパーレス会議システムの導入は、環境問題対策手段として実践しやすく、早期に取り入れることが企業の未来を守ることにつながります。

ペーパーレス会議運用で失敗しないためのコツ

ペーパーレス会議で失敗しないための2つのコツを紹介します。

1、ファシリテーション慣れしている司会を用意する

ペーパーレス会議で参加者全員がリモートで参加する場合は、場の雰囲気を読むのがどうしても難しくなります。

そのため参加者の顔を確認できない状況であっても、ファシリテーターは場の雰囲気を読んで適切に会議を進行する能力が求められます。ファシリテーション慣れしており、みんなの意見をしっかり理解して議論をまとめられる人物をファシリテーターにすることが成功のコツです。

2、必要最低限の参加者に絞る

会議室に集まらなくて良いペーパーレス会議では、基本的に参加者数の制限はありません。そのため会議参加の敷居が低くなりがちです。

オープンな環境で議論できることはとても良いことですが、誰でも自由に話しすぎると議論が発散するばかりで、一向に結論が出ません。

本当に必要なメンバー以外は呼ばないことが、会社全体の業務効率を向上することにつながります。

まとめ

本記事では、8つのペーパーレス会議システムを比較しました。また、ペーパーレス会議システムのメリットや導入すべき理由をまとめました。

ペーパーレス会議システムを導入することで、会議効率が向上したり経費削減できるだけでなく、遠隔地から会議に参加できたり情報漏洩防止に繋がったりと、さまざまなメリットが得られます。

一方で、昨今はペーパーレス会議が社会インフラになりつつあるため、導入しないことが企業にとってマイナスに働く可能性もあります。

まずは今回ご紹介した製品について詳細な資料を取り寄せ、比較することから始めてみてはいかがでしょうか。