名刺管理を紙ベースで行っていると、どうしても紛失・盗難リスクがついて回ります。名刺管理アプリの導入により名刺の紛失や盗難リスクは回避できますが、アプリ自体のセキュリティも気になるところです。この記事では、名刺管理アプリを導入する際注意したいセキュリティについて解説するとともに、おすすめの製品を紹介します。
紙で名刺管理を行うと紛失によるセキュリティリスクがある
紙ベースでの名刺管理は、ファイルなどに入れるだけで手軽に管理できます。しかし、ついうっかり紛失したり、名刺を入れていたスーツケースごと盗難に遭うリスクがあったりと、安全とは言い切れません。
そこで検討したいのが、名刺管理アプリの導入です。全社として名刺管理アプリを導入すると、紙の名刺を紛失・盗難するリスクを回避できるだけでなく、さまざまなメリットがあります。
名刺管理アプリ導入のメリット5つ
名刺管理アプリの導入メリットを5点紹介します。
1、紛失・盗難リスクがなくなる
紙の名刺を紛失したり盗難にあったりすると情報漏洩になるため、なんとしてもこれらのリスクを回避しなくてはなりません。名刺管理アプリは、紙の名刺を電子データとして保存するため、紙の名刺のように紛失や盗難のリスクを回避できます。これは、名刺管理アプリ導入の大きなメリットです。
2、検索による業務効率向上
紙の名刺を探したい場合は、名刺用のバインダーを確認して、一枚一枚探す手間がかかります。
名刺管理アプリを導入して名刺データを一元管理すると、検索によってすぐに欲しい名刺データを取り出せるので、営業活動などの業務効率が向上します。
名刺の検索は、氏名・会社名・役職など名刺データに記載された内容ならば何でも検索可能です。
3、顧客情報の共有
名刺管理アプリで顧客データを一元管理することで、全社で顧客情報の共有・可視化が可能です。
名刺データとともに、その顧客の特徴を確認できれば、次にその顧客と接する営業担当の参考になります。他部門ではその顧客とのつながりを重視していなくても、営業などの部門から見ると、その顧客との縁は非常に重要となるケースも少なくありません。
4、見込み顧客の開拓
名刺管理アプリは、おもに営業活動において見込み客の開拓につながります。
名刺管理アプリの共有機能で検索し、これから営業をかけたい見込み顧客に過去アプローチしていた従業員が社内にいれば、その人から顧客のキーマンを紹介してもらう、といったことも可能です。
まったく新規にアプローチするのではなく、以前からのつながりを利用することで、顧客から需給を引き出せる確率は高くなります。
5、外出先でもすぐに名刺を確認可能
クラウド型の名刺管理アプリなら、社外からのアクセスも可能です。アクセス可能なデバイスの種類は製品によって違いはありますが、多くの場合マルチデバイス対応で、外出先でもスムーズに名刺データを確認できます。
名刺データの共有により多くのメリットを享受できるのが、名刺管理アプリです。ただ、その一方でセキュリティ面では注意したい点もいくつかあります。
名刺管理アプリ導入時に注意したい５つのセキュリティリスク
名刺管理アプリを導入する際、注意したいセキュリティリスクについて5点にまとめましたのでご覧ください。
1、サイバー攻撃によるデータ盗難リスク
名刺管理アプリを導入することで、新たに加わったセキュリティリスクとして、サイバー攻撃によるデータ盗難リスクがあります。
多くの名刺管理アプリはクラウド型で提供されるのが一般的です。選択した名刺管理アプリのセキュリティレベルが高くなければ、サイバー攻撃を受けてデータを盗聴されるリスクはあり得ます。
2、SNS連携機能による情報漏洩の可能性
名刺管理アプリのなかには、初期設定のままだと自動的にSNSへ投稿してしまう製品もあります。名刺管理アプリに入力することで、意図せず名刺の情報を投稿してしまい情報漏洩とみなされるリスクもある点は要注意です。
3、無料の名刺管理アプリの運営会社による情報漏洩のリスク
無料の名刺管理アプリは、コストをかけずに名刺データを一元化できる便利なツールです。しかし、名刺管理アプリで収集した顧客情報を悪用し、名簿業者などに売りつける運営会社もないとは言えません。
無料の名刺管理アプリを利用する場合は、運営会社がどのような会社か確認してください。有名企業を多く顧客に持っていたり、販売本数が多かったりというのを1つの判断材料としてみてもいいかもしれません。
4、スマートフォン紛失などによる情報漏洩の可能性
紙名刺そのものはデータ化することで紛失・盗難リスクはなくなります。しかし、外出先でスマートフォンそのものを紛失したり、タブレット端末を盗まれたりといったことが発生する可能性はあるので要注意です。
5、外部オペレーターからの情報流出
名刺管理アプリデータ登録は、スキャナなどで取り込んだ紙名刺のデータを、オペレーターが正しい情報に修正して登録、という流れです。
このとき、名刺データに入力する外部オペレーターが個人情報を盗み出す可能性はじゅうぶんにあります。
名刺管理アプリを選ぶ際確認したいセキュリティの観点6つ
名刺管理アプリを選ぶときは、ご紹介したセキュリティリスクを回避するためにも確認しておきたいポイントがあります。
ここからは、名刺管理アプリを選ぶ際に意識したいセキュリティの観点を6つピックアップして紹介します。
1、運営会社がプライバシーマークを取得しているか
運営会社がプライバシーマークを取得しているかどうかは必ず確認しましょう。個人情報取り扱いに関する資格を取得すると得られるプライバシーマークは、その運営会社が個人情報の取り扱いについて理解しているという証拠です。
プライバシーマークを取得している企業なら、安心して個人情報の管理を任せられる、と判断しても問題ないでしょう。とはいえ絶対はないという点は注意しておきましょう、
2、IPアドレス制限の設定が可能か
特定のIPアドレスからの接続を拒否する機能があれば、サイバー攻撃を受けたときもいち早く対応できます。
製品によってはIPアドレス制限ができない場合もあるため、製品を比較したい場合はIPアドレス制限の有無についても比較項目に加えましょう。
3、二段階認証や多要素認証が可能か
二段階認証や多要素認証は、認証機能のセキュリティをさらに高める機能です。名刺管理アプリに高いセキュリティを求める場合は、これらの認証機能が備わっているかどうかも確認しましょう。
4、データ送受信や格納データは暗号化されているか
名刺管理アプリで名刺データを扱う場合は、データを送受信するネットワーク自体の暗号化と、格納データそのものを暗号化することが重要です。
製品を比較する際、データの通信経路およびデータそのものの暗号化が行われるかどうかもチェックしましょう。
5、SNS連携機能がある場合はオフにできるか
新たに登録した名刺データに関する情報を自動的に投稿しないようにできるかどうかも重要な確認ポイントです。
SNSへ自動的に投稿する機能がある名刺管理アプリの場合は、初期設定を変更して投稿しないようにできるか確認してください。SNSへの投稿をしないように設定できない場合、セキュリティの観点から別製品を検討することをおすすめします。
6、導入実績は豊富か
名刺管理アプリの公式サイトを確認すると、大抵は導入実績がどれぐらいあり、どういった企業が導入しているかが確認できます。
導入企業のなかに、セキュリティに厳しい金融機関などが入っているか確認しましょう。セキュリティの高さを求める企業の利用実績があれば、その製品のセキュリティも高いことが予想されます。
セキュリティ機能が充実している名刺管理アプリ4選
ここからは、セキュリティ機能が充実している名刺管理アプリを4製品紹介します。
1、Sansan
「Sansan」は、非常に多機能なクラウド型の名刺管理アプリです。名刺データをスマートフォンで読み取り、商談管理・CRM（顧客関係管理システム）やSFA（営業支援システム）にいたるまでひととおりの機能を提供します。
スキャンで読み取ったデータは、オペレーターが別途確認して正しいデータを入れ直すため、最終的には99％の精度で名刺データの取り扱いが可能です。利用企業は7,000社にものぼり、運用実績も申し分ありません。
セキュリティ面の対策は、データなどの暗号化からオペレーションでの情報漏洩を防ぐ仕組みなどがあり、かなり対策されています。
2、SmartVisca
Salesforceシリーズは、営業活動をバックアップする、CRM（顧客関係管理システム）やSFA（営業支援システム）などの製品群です。
SmartViscaは、Salesforceと一体型のアプリで、同じID・パスワードでのログインができる点が特徴となっています。Salesforce自体もセキュリティ対策を行っているので、本製品もセキュリティレベルは高いと言えるでしょう。
名刺データはCRMやSFAでも利用するため、名刺データを入力するだけで自動的にSalesforceにも連携できるのはとても便利です。人脈管理や氏名の表記ゆれをなくす名寄せ機能など、名刺管理アプリに必要な機能もすべてそろっています。
3、Knowledge Suite
特にCRMやSFAに力を入れた名刺管理アプリです。名刺管理と顧客台帳がセットになっているイメージで、使いやすい製品です。
データを取り込んだ後は、オペレーターが目視でデータチェックを行うため、非常に精度の高い名刺データが作成できます。
Knowledge Suiteをインストールすると、Web名刺交換サービス「GRIDY オンライン名刺」が使えるようになる点も特徴的です。
国内の大手IDC（Internet Data Center）内にサービスを構築しています。また、オペレーターは自動読み取りで発生したエラー文字だけを連携され、正しい内容を入力するため、意味のあるデータを取り出せない仕組みです。いずれも、セキュリティ面での配慮がなされているため、安心して利用できます。
4、ホットプロファイル
「ホットプロファイル」は、オンライン名刺交換機能を標準搭載した名刺管理アプリです。名刺管理に関する機能はもちろんのこと、CRMやSFAとしても利用できる豊富な機能を備えています。オンライン名刺交換をできるようにしたい場合、まずは候補となる製品です。
セキュリティ面ではプライバシーマークを取得しているほか、経済産業省の定めた「クラウドセキュリティガイドライン」に沿った管理体制を構築。安心して利用できます。
安全な名刺管理アプリを選んでセキュリティリスクを回避
名刺管理は、紙よりもデータ化して一元管理することで、名刺の紛失・盗難を防止して名刺データを営業活動などに有効活用できます。名刺管理アプリは、セキュリティ対策がしっかりなされている製品か確認し、複数の製品を比較して自社に合った製品を導入しましょう。
