名刺管理ソフトは、紙の名刺を電子管理するソフトです。この記事では、法人向けの名刺管理ソフトを比較し、それぞれの特徴について解説します。名刺管理ソフトの基本機能や製品選びのポイントについてもまとめました。名刺管理ソフトの導入を検討している場合は、ぜひ参考にしてみてください。

名刺管理ソフトとは

名刺管理ソフトは、紙の名刺をOCRスキャナーや入力代行などで取り込み、電子データとして取り扱う機能を持つソフトウェアです。名刺データは「名寄せ(なよせ)」と呼ばれる処理により、表記ゆれをなくして1人1データとなるように管理されます。

名刺を電子化すると、パソコンやスマートフォンから簡単に名刺データを検索できるため、名刺を探す必要もなくすぐに確認できます。名刺の紛失リスクもありません。

法人向けの製品は、全社で顧客データとして活用する仕組みがある点が特徴です。CRM(顧客関係管理)やSFA(営業支援システム)と名刺データを連携できる製品もあります。

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名刺管理ソフトのメリット

1、管理が楽になる

名刺を電子化してまとめることで管理が格段に楽になります。名刺交換の機会が多い方は名刺フォルダー等を活用しているケースが多いですが、 数が多くなってくると、特定の人の情報を見たい時に探すのも大変になります。一方名刺管ソフトであれば、検索機能を使ってすぐに情報を得ることができるでしょう。 営業の業務効率改善にもつながります。

2、外出先から確認できる

営業職の方は、外回りしている時に名刺の確認をしたいという場面が多々あるのではないでしょうか。数が少なければいいですが、量が多ければ持ち歩くのも大変です。 また、社内に置いてきてしまった名刺を確認したい時に内勤の人に頼んで写真を撮って送ってもらう人もいるでしょう。

快く引き受けてくれる人ならばいいですが、なかには自分の業務の手を止められるのを嫌がる人もいるでしょう。名刺管理ソフトならば電子データのため、外出先でも業務用のノートPCやスマホから簡単に確認することができます。また、持ち歩くことによる紛失や破損のリスクも軽減できるでしょう。

3、新たなビジネスチャンスが生まれる可能性がある

名刺管理ソフトは社内で情報を共有することができます。個人の中に閉じていた人脈、人のつてを組織全体で共有できるようになると、新たなビジネスチャンスが生まれる可能性があります。例えば名刺交換まではできたもののなかなか商談に進めなない営業先が、実は自社の別部署に親しい人がいて、その人経由で話をしたら商談に進むことができた、といったことが起こりうるのです。

自社が顧客側になる場合でも、まったくつながりのない会社よりは、何らかのつながりがある会社の方が何かと都合がいいこともあるでしょう。

名刺管理ソフトのデメリット

1、登録する作業が発生する

名刺管理ソフトを使う場合、名刺を管理ソフトに登録するという作業が発生します。営業職で新規開拓がメインの業務の場合などは、日々多くの名刺を交換するでしょう。そうなると、登録するだけで時間がかかってしまうということも考えられます。この作業を面倒に感じる方もいるでしょう。

しかし、この作業を行うことで後々の管理は楽になるものです。せっかく導入してもきちんと登録されなければ、意味がありません。導入時は、その後きちんと使ってもらえるよう、あらかじめ名刺管理ソフトのメリットを理解してもらうようにしましょう。

2、重複管理になる可能性がある

社内で既に顧客管理システムを利用している場合、データが重複する可能性があります。システムと管理ソフトが連携できれば重複は避けられるため、製品選定の際にはデータ連携機能がないかどうか確認するようにしましょう。

名刺管理ソフトの基本機能6つ

法人向けの名刺管理ソフトを比較検討する際、知っておきたい機能を6つ紹介します。

1、OCRスキャナー

OCR(光学文字認識)機能があると、スマートフォンなどから画像データとして名刺情報を取り込んだ後、ある程度自動的にデータ化できます。現在の名刺管理ソフトにはほとんどある機能です。

スキャナーを使うと一気に何枚も名刺データが読み込めて、名刺の電子化をスピードアップできます。ただし、OCR機能も100%ではないため、データを取り込んだ後は、目視で正しいかどうかの確認は必要です。

2、入力代行

主に法人向け名刺管理ソフトのサービスで、名刺の入力代行サービスのことです。名刺をそのまま渡して入力を代行する場合は、ソリューションサービスとして提供されます。

名刺管理ソフトとセットでサービスが提供される場合は、スマートフォンやスキャナーなどから名刺を読み込んで画像データにした後、専属のオペレーターが目視でデータを確認して修正し、名刺データを整えます。

入力代行は、製品によって月額料金に含まれているケース、枚数制限があるケースなど様々です。製品選定の際は、必ず名刺のデータ化で費用がどのくらいかかるか確認しましょう。

3、名寄せ

名寄せ(なよせ)とは、表記ゆれのある同一人物のデータを1つのデータとして統合する機能のことです。部署異動や昇進などで肩書が変わり、同一人物の名刺が複数集まる、というケースは少なくありません。名刺の枚数が少なければ目視で確認できますが、扱う名刺の数が多くなればなるほど、手作業でのデータ統一化は難しくなります。

ほとんどの名刺管理ソフトに備わっている機能ですが、念のため名寄せ機能があるかどうかは確認しましょう。

4、人脈管理

人脈管理とは、取引先と社内の人間のつながりを管理する機能のことです。取引先の同一人物に対して、別部署の人間がかかわっているケースは少なくありません。新規顧客を開拓する前に本機能を使って社内の人脈を活用することで、営業の効率化を図れます。

5、商談管理

商談管理とは、取引先との商談から契約成立までの進行状況を管理する機能です。進行状況を登録することで、他の社員からも状況が把握しやすくなり、フォローや引き継ぎなども容易です。

6、CRM/SFA

名刺管理ソフトの中には、CRMやSFAの機能を持つものもあります。また、逆に名刺管理機能に特化して、CRMシステムやSFAシステムとの連携機能に重点を置いている製品もあります。

CRM/SFA機能については、すでに自社で使っているシステムがあれば外部連携機能を重視して選んでください。使っていない場合はCRM/SFA導入も視野に入れて検討すると良いでしょう。

名刺管理ソフト製品選定のポイント4つ

名刺管理ソフトを法人が選定する場合に、確認したいポイントを4点紹介します。

1、自社に必要な機能があるか

まずは、名刺管理ソフトを自社に導入する目的を明確する必要があります。名刺を電子化して、データをスマートフォンなどからすぐ確認できるようにしたいだけでしょうか。それとも、営業部門などで活用して営業活動を効率化したいのでしょうか。

目的が明確になれば、必要な機能、不要な機能が明確になります。

2、初期費用・月額料金などコストは適切か

初期費用や月額料金など、コストはシビアに確認しましょう。月額料金としては安くても、従業員数を考えて計算してみると割高になるケースもあります。

3、名刺のデータ化にかかる費用

名刺のデータ化にかかる費用も、コストを確認する際に忘れてはいけない要素です。名刺の取り込み枚数に制限があって一定以上になると料金がかかる場合もあります。オペレーターを利用する場合に、名刺1枚ごとに費用がかかる製品もあります。

名刺データを後から訂正するのは意外と手間がかかりますが、費用対効果はしっかりと検討しましょう。

4、自社システムとの連携が可能か

すでに自社システムがある程度整っていれば、名刺管理ソフトとデータを連携したい場合もあるでしょう。名刺管理ソフトとAPIで直接連携するか、いったんCSVファイルなどに名刺データを出力して取り込むか、やり方は様々です。データの連携についても確認しておきたいポイントです。

名刺管理ソフトおすすめ8選を徹底比較!

オペレーター手入力&オンライン名刺交換も可能「ホットプロファイル」
株式会社ハンモック

POINT
  • 参考価格:基本パック(オンライン名刺交換+名刺管理)・月額3,000円(1ユーザー)、SFAパック(基本パック+営業支援)・月額5,000円(1ユーザー)、ボリュームディスカウントあり
  • 提供形態:クラウド / SaaS / サービス
  • 従業員規模:全ての規模に対応
  • 売上規模:全ての規模に対応
  • 対応機能:OCRスキャナー、名寄せ、人脈管理、商談管理、CRM/SFA、入力代行

「ホットプロファイル」は、名刺管理ソフトとオンライン名刺交換ソフトがセットになった、法人向けのクラウド型名刺管理サービスです。

名刺を利用者側でスキャンした後、ハンモック社のオペレーターが手入力。人手で入力するため、ほぼ100%という高精度の名刺データが反映されます。名刺だけでなく、お客様の情報や社内の人脈、営業活動の状況も集約管理。営業担当は、営業活動をより効率よく進められます。

また、非対面での名刺交換ができ感染症対策に使える「オンライン名刺交換」も本サービスの特徴の1つです。基本パックでセットになっているので、オンラインでの営業活動が増加し、名刺交換ができず困っている場合は、ぜひご検討ください。


スキャンするだけで名刺データを一元管理!営業活動を効率化「Sansan」
Sansan株式会社

POINT
  • 参考価格:Sansanスキャナー:月額10,000円(1台)、初期費用、導入支援費用、ライセンス費用は別途問い合わせ、専用スキャナーの利用は必須
  • 提供形態:クラウド / SaaS / サービス
  • 従業員規模:全ての規模に対応
  • 売上規模:全ての規模に対応
  • 対応機能:OCRスキャナー、名寄せ、人脈管理、商談管理、CRM/SFA、入力代行

「Sansan」は、数千社もの導入実績があるクラウド型名刺管理サービスです。名刺をスマートフォンやスキャナーでスキャンした後は、OCR技術やオペレーターの手入力でデータ化。AI技術も併用して、100%に近い精度でデータ化します。

名刺情報は会社・人物単位で集約。人脈を全社で共有・可視化するため、マルチデバイスでいつでもどこでも確認できます。名刺データは人物単位に一元管理され、人物とのコンタクト管理も可能です。CRM機能としては、クライアントの所属する企業の人事異動情報通知や、社内の共通人脈通知などがあります。

名刺データのインポートやAPI連携にも対応しており、従業員の多い大企業が名刺管理サービスを導入する場合は候補の1つとなる製品です。


手軽に名刺管理を始めたい小規模企業に最適「Eight 企業向けプレミアム」
Sansan株式会社

POINT
  • 参考価格:基本使用料月額10,000円+参加ユーザー数×月額400円(契約は年単位)
  • 提供形態:クラウド / SaaS
  • 従業員規模:30名未満での利用を推奨
  • 売上規模:全ての規模に対応
  • 対応機能:OCRスキャナー、名寄せ、人脈管理、商談管理、CRM/SFA、入力代行

「Eight 企業向けプレミアム」は、個人向けの名刺管理アプリ「Eight」に法人向けの機能を追加したプレミアム版。従業員規模30名未満での利用推奨で、手軽な価格で導入できる点に魅力があります。

名刺データのインポートやAPI連携はできませんが、法人向けの名刺管理サービスの基本的な機能は全て網羅。マルチデバイスからの検索、社内の人脈活用など、かなりの高機能です。

データの取り込みにはスマートフォンで撮影するだけ。指定機種のスキャナーでの取り込みも可能です。月額料金内で、OCR機能やオペレーターの手入力による正確なデータ登録ができます。


取り込んだ名刺データはSalesforceへ自動連携「SmartVisca」
株式会社サンブリッジ

POINT
  • 価格:初期費用100,000円、プランは別途問い合わせ
  • 提供形態:クラウド
  • 従業員規模:全ての規模に対応
  • 売上規模:全ての規模に対応
  • 対応機能:OCRスキャナー、名寄せ、人脈管理、CRM/SFA、入力代行

「SmartVisca」は、世界中で使われているCRM/SFAシステム「Salesforce」と一体型の名刺管理サービスです。取り込んだ名刺データはSalesforceに自動連携され、Salesforceと同じログイン情報やアクセス制御などの機能を使って名刺管理ができます。

名刺管理機能も豊富です。人物管理機能や重複防止機能(名寄せ)、外部データ連携による会社情報の取り込みなど、法人に必要な機能はひと通りそろっています。

すでにSalesforceを利用している場合は、「SmartVisca」で名刺管理機能を追加することを検討してみてください。

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手軽に名刺情報を取り込んでSFAに自動反映「Knowledge Suite」
ナレッジスイート株式会社

POINT
  • 参考価格:SFAスタンダード・月額50,000円(1企業あたり・ストレージ容量:5GB)、SFAプロフェッショナル・月額80,000円(1企業あたり・ストレージ容量:50GB)~
  • 提供形態:クラウド / SaaS
  • 従業員規模:全ての規模に対応
  • 売上規模:全ての規模に対応
  • 対応機能:商談管理、CRM/SFA

「Knowledge Suite」は、SFA/CRMにグループウェアがセットとなっている、クラウド型統合ビジネスアプリケーションです。本製品の中に、名刺管理サービス・名刺デジタル化サービス「GRIDY 名刺CRM」があり、名刺管理機能もセットで使える仕組みです。

「GRIDY 名刺CRM」では、OCR(文字認識装置)機能と独自の名刺辞書、それにプラスしてオペレーターの手入力で、正確な名刺データを作成します。名刺データ取り込み費用は、月額費用とは別途必要で、毎月500枚まで無料(超過:40円/枚)です。名刺データは「GRIDY SFA」に反映され、営業支援で活用されます。

名刺管理ソフトだけでなく自社のIT化を進めたいという場合、多機能でコストも割安な本製品は選択肢の1つです。


1回の入力で様々な情報に自動反映「eセールスマネージャーRemix Cloud」
ソフトブレーン株式会社

POINT
  • 参考価格:スケジュールシェア・月額1,000円~(1ユーザー・グループウェアのみ)、ナレッジシェア・月額2,000円~(1ユーザー・閲覧のみ)、スタンダード・月額6,000円~(1ユーザー・基本機能全て利用可能)
  • 提供形態:クラウド
  • 従業員規模:全ての規模に対応
  • 売上規模:全ての規模に対応
  • 対応機能:OCRスキャナー、人脈管理、商談管理、CRM/SFA

クラウド型のCRM/SFAサービス「eセールスマネージャーRemix Cloud」。名刺情報の取り込み機能も搭載しており、「シングルインプット・マルチアウトプット」で営業担当のデータ入力業務の負担を軽減することをコンセプトとしています。

例えば、1回の活動報告を入力するだけで、営業に関係する情報(案件・顧客情報・実管理表など)を一括して更新。名刺の情報も、スマートフォンで撮影するだけで名刺・顧客情報へ反映されます。

閲覧機能だけでいいユーザー向けに割安なナレッジシェアプランもあるので、うまく使い分けて運用コストを抑えることも可能です。


複合機で名刺情報を楽々データ化「Quickスキャン V5」
株式会社大塚商会

POINT
  • 参考価格:Quickスキャン V5・70,000円、名刺管理連携「HotProfile Lite(ホットプロファイル ライト)」1ユーザー年額9,600円(契約人数×年間60枚までのオペレーターによる手入力の名刺枚数含む)
  • 提供形態:クラウド / サービス / パッケージソフト
  • 従業員規模:全ての規模に対応
  • 売上規模:全ての規模に対応
  • 対応機能:OCRスキャナー、名寄せ、人脈管理、商談管理、入力代行

「Quickスキャン V5」は、複合機を使って様々な紙データを電子データ化するソリューションサービスです。大塚商会独自の連携ソリューション、名刺管理連携「HotProfile Lite(ホットプロファイル ライト)」を使うことで、紙の名刺データを電子化できます。

名刺は、複合機のガラス面にランダムで並べるだけ。取り込んだデータはオペレーターが手入力して精度の高い情報として登録します。名刺情報は、外出先からも検索・確認できるほか、人脈の可視化など、人脈管理や商談管理にも活用できます。


月額30,000円・利用人数無制限で導入しやすい「名刺活用販促支援サービス 名刺de商売繁盛」
ヤマトシステム開発株式会社

POINT
  • 参考価格:初期費用0円、月額30,000円 (利用人数無制限)、名刺のデジタル化料金(1枚当たり)・セルフ0円、オペレーター40円など
  • 提供形態:クラウド
  • 従業員規模:全ての規模に対応
  • 売上規模:全ての規模に対応
  • 対応機能:OCRスキャナー、名寄せ、人脈管理、商談管理、入力代行

利用人数無制限で月額30,000円で利用できる「名刺活用販促支援サービス 名刺de商売繁盛」。名寄せや人脈管理、商談管理など、法人向け名刺管理ソフトに必要な機能に特化して、利用しやすい価格でサービスを展開しています。

名刺の取り込み方法はスマートフォン、タブレット、スキャナー、複合機と複数の方法を用意。スキャンした名刺は、最短翌営業日にはオペレーターの手入力によって正確なデータとして格納されています。(オペレーター利用の場合1枚当たり40円必要)

名刺データはCSV形式でダウンロードできるため、自社の他システムへの連携も容易です。そのため、自社にはCRM/SFAを導入していて、名刺管理機能だけ必要という場合に向いています。

無料の名刺管理ソフト3選

有料のものと比べると機能が限定されるなどのデメリットがありますが、無料で使用できる名刺管理ソフトもあります。ここでは無料で使える名刺管理ソフト3つをご紹介します。費用を捻出するのが難しい場合は、検討してみてください。

1、Eight

法人向け名刺管理サービスを手掛けるSansanが、個人向けに提供しているスマートフォンアプリです。AIと手入力を組み合わせた技術により、名刺を撮影するだけで正確にデータ化が可能となっています。

2、Wantedly People

ウォンテッドリー株式会社が提供するスマートフォンアプリです。1回の撮影で最大10枚の名刺をデータ化できるため、入力の手間がかからないというメリットがあります。そのほか、連絡先との連携や登録した情報を書き出すことも可能です。

3、myBridge

LINE株式会社が提供するスマートフォンアプリです。LINEトークや共有名刺帳を用いることで簡単に他の人と名刺を共有することができます。また、連絡先との連携や、登録した情報を書き出すことも可能です。

名刺管理ソフトで営業活動の効率化を図ろう

法人用の機能をサポートしている名刺管理ソフトは、人脈管理や商談管理など営業を効率化する機能を提供しています。最近の名刺管理ソフトは、名刺データの取り込みもスマートフォンで撮影するだけになりつつあるので、誰でも簡単に名刺をデータ化できるようになってきました。

名刺管理ソフトにかかる費用や詳細な機能比較は、公開されている情報だけではなく、直接問い合わせて情報収集することも必要です。以下のボタンより気になる名刺管理ソフトの資料を入手し、検討の材料としてお役立てください。

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