企業事例に学ぶ次世代ワークスタイル実現への道筋【第2回】グループ一丸となったスマートデバイス活用のステップ

第1回：NTT西日本グループへの経験を生かしたスマートデバイス活用への取り組み
第2回：グループ一丸となったスマートデバイス活用のステップ
第3回：ワークスタイル変革を成功させるためのスマートデバイスの活用のポイント

あらゆる業務においてITの利活用が欠かせなくなった現在、日本企業の間でもワークスタイル変革を目ざしたスマートデバイスの導入が本格化しつつある。しかしながら、セキュリティーやコスト、社員のリテラシーや組織文化などといった問題から、スマートデバイスの導入に二の足を踏んでしまったり、導入はしたものの十分に活用できなかったりといった企業が多いのも事実だ。

そこで本連載では、自社で提供しているソリューションを自ら利用しながら、スマートデバイスを活用したワークスタイル変革にグループをあげて取り組んでいるNTTネオメイトの事例を追うことで、多くの企業にとって参考となるような次世代ワークスタイル実現のための筋道を示したい。

グループ全体でビジネスをスピードアップ！！

連載2回目の今回は、NTTネオメイト、そしてNTT西日本グループにおけるワークスタイル変革に向けた取り組みのステップや、スマートデバイスの具体的な活用シーンについてフォーカスしたい。まず前回詳しく紹介したとおり、NTTネオメイトがスマートデバイス活用に力を入れる理由の1つに、自社で実践した経験やノウハウを製品やサービスに反映して顧客に提供することがある。

株式会社エヌ・ティ・ティネオメイト ITビジネス本部伊藤航氏

こうして生まれた製品・サービスが、社内のメールやスケジュールなど、社内の情報を外出先からでもスマートデバイスでリアルタイムかつセキュアに閲覧できる「AQStage セキュアルック」であり、スマートデバイスを統合的に管理し、セキュリティーと利便性を両立させることが可能な「AQStage スマートデバイス管理 by AirWatch」だ。さらに、仮想デスクトップと同様の環境が低コストで気軽に手に入れられるスマートデバイス向け画面配信サービス仮想デスクトップと同様にサーバー上でスマートデバイス環境を仮想化し、手元のスマートデバイスに画面を配信するサービス「AQStage 仮想スマートデバイス by remotium」などがある。

そしてもう1つの大きな理由となるのが、いつでもどこでも仕事ができる環境を社員に提供することで、ビジネスのスピードアップを図ることである。

NTTネオメイト ITビジネス本部の伊藤航氏はこう説明する。「例えば、営業スタッフが外出中であっても、お客様からのお問い合わせにスマートフォンやタブレットからでもすぐに対応できるようになれば、お客様満足度の向上はもちろん、社員の業務時間の効率化にもつながると考えました」

35,000台の仮想デスクトップ導入・運用からワークスタイル変革が本格化

そもそもNTTネオメイトによるワークスタイル変革の取り組みが本格的にスタートしたのは、自社を含むNTT西日本グループへの仮想デスクトップ導入にまでさかのぼる。通信事業者であるNTT西日本ならびに同グループの場合、そのセキュリティーガイドラインの内容も非常に厳格なものだ。仮想デスクトップ導入プロジェクトでは、そんな厳しいセキュリティーガイドラインを守りつつ、グループそれぞれの企業が場所や時間の制約を受けずに業務を行えるようにすることが求められたのである。

NTTネオメイトはこの困難な課題を克服し、グループ内でトータル35,000台にも及ぶ仮想デスクトップ端末の導入・運用を実現した。そればかりでなく同社は、こうした仮想デスクトップ導入・運用実績をベースにサービス化を成し遂げ、現在では顧客企業を含めて50,000台もの仮想デスクトップ端末を運用しているのである。

「仮想デスクトップは導入したら終わりというのではなく、現場で実際に使ってもらえるようにまで持っていくことが重要です。当社の営業スタッフは、お客様の要件に最もふさわしい選択肢を提供するとともに、その判断のための情報提供まで行っています。それが可能なのは、それぞれ要件や文化が異なるグループ各社に最もふさわしい仮想デスクトップ環境を、導入から運用まで手がけてきたバックグラウンドがあればこそだと自負しております」と、伊藤氏は言う。

スマートデバイス導入に合わせ新たなセキュリティーガイドラインを策定

こうして仮想デスクトップ環境が整い、NTTネオメイトはじめNTT西日本グループの営業スタッフは出先からもPCを使って顧客への説明などを行えるようになった。しかし、展示会場などで素早く端末を立ち上げ、顧客に資料を見せる場合などはタブレットの方が向いているのでは──といった声が現場より数多く寄せられるようになったのである。

株式会社エヌ・ティ・ティネオメイト ITビジネス本部前野秀彰氏

「在宅勤務や出張・外出時のスマートデバイスの利用など、ユーザーの便利さを追求していくとPCだけでは十分とは言えない面も出てきました。こうした新たなニーズを受けて、『いつでもどこでも仕事ができる環境を社員に提供することで、ビジネスのスピードアップを図る』ことを目的とし、BYODを含めたスマートデバイスの導入へと舵を切ることになったのです」と振り返るのは、NTTネオメイト ITビジネス本部の前野秀彰氏だ。

しかし、前述のとおりNTT西日本のセキュリティーガイドラインは極めて厳しいものだ。そのままでは、スマートデバイスを業務で使用することは難しい。ましてや社員が個人所有するデバイスを使用するBYODなどあり得ないことだった。そこでNTTネオメイトでは、「AQStage セキュアルック」や「AQStage スマートデバイス管理 by AirWatch」の開発を進めて、システム面からセキュリティーを担保することを前提に、NTT西日本と協力しながら新たなガイドラインを策定したのである。

新ガイドラインの策定に当たっては、スマートデバイスの導入で生じるリスクを洗い出し、従来のガイドラインと同レベルの高いセキュリティーが担保できることを1つ1つ確認しながら進められていった。特に配慮されたのが、紛失リスクの高さや、通信経路やアプリケーション形態など、PCと異なるスマートデバイスならではの特性に関してである。そして新しいガイドラインのすべての項目をクリアできるよう、サービス開発も進められたのである。またBYODに関しては、セキュリティーだけでなく、個人情報が会社の管理者からは見えないようにするなど、プライバシー保護にも注意が払われた。

「NTT西日本の担当者も、セキュリティーの信頼性の高さがわかるにつれ、BYODに対しても前向きになっていきました」（前野氏）

新ガイドラインでは、業務上の一切の情報をデバイス内に残さないことが求められている。しかし「AQStage セキュアルック」であれば、この条件をクリアし、しかも導入もユーザーの操作も容易だ。NTT西日本側もこのサービスをセキュリティーと利便性を兼ね備えているとして評価した。

役員や管理職に好評なスマートデバイス

現在、NTTネオメイトでは社員の間にすっかりBYODが浸透しており、個人のスマートフォン340台が業務でフル活用されている。個人のデバイスを使う場合にはガバナンス責任者の承認を得ることがセキュリティーガイドラインで定められているが、これをルール化したNTTネオメイトでは、利用希望者がWebから簡単に申請し、上長とガバナンス責任者がすぐに承認できるシステムも整えた。

「外出・出張時にも、メールの確認が自由に行えるのが当たり前になっています」と前野氏。

営業スタッフはもちろんのこと、意外なことに管理職や役員といった幹部層の間でスマートデバイスの活用が進んでいるという。出張の多い管理職の場合、以前であれば大事な決裁事項があっても、会社に戻るまでの数日間は保留しなければならなかった。それが出張先からでも意思決定を行えるようになったというのが、幹部層から歓迎されている大きな理由の1つだ。NTT西日本でも幹部クラスのほとんどが仕事にスマートデバイスを利用しているという。

「『今のビジネススピードについていくにはスマートデバイスは欠かせない』といった声も管理職からよく聞かれます。そして意思決定を待つ現場の社員からも、迅速に動けるようになったと好評です」

ちなみに同社のサービス導入を検討する企業の中には、自社の業務に合わせたユニークな活用法の検討も進んでいる。例えばある製造業の場合、「AQStage スマートデバイス管理 by AirWatch」のGPS連携機能を生かして、工場の敷地内でのみスマートデバイスの必要な機能が使用できるように検討を進めているという。同社では、デバイスの利用制限だけでなく、デバイスへのファイル配信機能の利用も考えている。個々のファイルに対しても閲覧できるユーザーや期限など細かく設定も行おうとしているのである。

このようにNTTネオメイトでは、NTT西日本グループでのワークスタイル変革の取り組みを、システムと制度の両面から実践してきた実績がある。次回は、そこで培われた経験とノウハウを踏まえたワークスタイル変革を見据えたスマートデバイスの活用のポイントについて説明することとしたい。