建設現場に常駐する施工管理職社員の勤怠管理をAndoridで効率化

景気回復を背景とした建設業界の人手不足がたびたび話題になっている。急増する受注に伴い雇用を増やす一方、中小の建設企業では増員した現場監督の管理体制に課題を抱えている。

現場への直行直帰が常態の建設業は、労務管理者の目が行き届きにくい就労環境とあって労働基準監督署も管理に重点を置いている業種だ。

離れた場所に直行直帰で勤務する施工管理職社員の労務管理方法が課題

全社員にAndroid端末を配付することで課題解決に取り組んでいるのが増木工業株式会社(埼玉県新座市、創業明治5年、社員数62名)だ。ここ数年で社員数が急増し、施工管理職社員の勤怠管理や情報共有の方法が課題になってきたという。

「近年、労働基準監督署から正確な勤怠管理の徹底を指導されており、現場で働いている現場監督の勤怠管理は、経営上の重要なポイントになってきています。多忙な施工管理職社員の勤怠状況を正確に把握し可視化するためには、勤怠状況をデータとしてきちんと管理することが必要となりますが、今までのアナログな方法では難しい状況でした」と語るのは代表取締役の増田敏政氏だ。

これまでは、各自で紙の勤怠表に出退勤時間を記載し、1カ月単位で上長へ提出していた。上長は部下の勤怠状況を確認後、PCからExcelに入力し、本社の総務担当者へ送付する。総務担当者は、送られてきたExcelファイルを確認・集計し勤怠時間を算出するという目視による確認と手作業の管理だった。

「加えて、BCPの側面からも直行直帰で勤務する施工管理職社員や営業社員の安否確認方法が問題になっていました。現場へ散らばっている現場監督を含む全社員に、もしもの事態に備えてスピーディかつ確実に連絡が取れる仕組みを整えておく必要がありました」(増田氏)

そこで同社は、現場と本社をつなぐ情報連絡ツールとして全社員にスマートフォンを貸与することにした。

具体的なAndroid端末の活用方法は以下の動画のようなものだ。

全社員にAndroid貸与で効率的な運用が実現

「コストをかけず、全社員に情報共有ツールを配付するという目的で手ごろな価格のAndroidを選択し、課題解決できる方法を検討しました」(増田氏)

ソフトバンクモバイルのAndroid端末「303SH」を導入すると、早速、勤怠管理アプリ「Touch On Time」(株式会社デジジャパン提供)を使って、Androidから全社員の勤怠入力が行える環境を整備した。

「いくつかのアプリを比べてみましたが、月額300円/人で初期費用無料、一カ月間試用無料という手軽さが、コストをかけずに試すという当社の要望にマッチしました。まずは、使ってみようとこのアプリを選択しました」(増田氏)

Touch On Timeは、携帯電話・スマートフォンで外出先からも打刻可能な勤怠管理システムで、現場勤務の施工管理職社員は各自の勤務場所からAndroidを操作して出退勤の記録を残せる。GPS 機能で打刻場所の記録も残せるので不正打刻も防げる。これにより、本社の管理PCからは、全社員の勤怠情報をリアルタイムで確認でき、当日・当月・過去にさかのぼって「日次勤務情報」や月々の「勤務集計情報」を簡単に抽出できるようになった。

「実労働結果や人件費概算を簡単に確認できるようになりました。従業員の有給休暇の残日数を自動で計算してくれるので、以前のように、月末に送られてくるエクセルシートを見て社員ごとに勤続年数を確認して計算するといった作業が不要になりました」(増田氏)

その日に打刻がなかった社員に対しては管理PCにアラートが出るので、すぐに本人や上長に電話をかけて休暇日なのか、出勤日の打刻漏れなのかを確認できるようになった。

「これまでのように、紙の出退勤管理だと、『なんとなく忙しそう』『なんとなく連続勤務が続いている』と、感覚的な判断になりがちでした。今は、日々Androidからの打刻状況がデータとして蓄積されますので、目に見える形で社員の労働状況を把握できます。データを分析しながら、今後の勤怠状況の改善に役立てていけるツールを得たことは経営上大きなメリットです」(増田氏)

BCP対策には、「Safetylink24」(株式会社イーネットソリューションズ提供)を活用している。iPadや携帯電話から安否確認メールの作成・配信・結果閲覧が可能で、社員の家族まで安否確認ができるなど細かい設定ができる。緊急時にわかりやすく操作ができるよう直感的な操作ができるのが利点だ。

「災害対策は、普段からアプリに使い慣れておく必要があります。導入後、長期休暇となる年末の全体会議の場で、全社員動作確認テストしてみましたが、予想どおりみんなどう使ってよいか分からず混乱しました。よい訓練になりましたね。今後も定期的なテストを実施して、いざというときに備えたいと思います」(増田氏)

コストがかからず効率的な管理が可能

全社員に社用携帯端末を配付することによるコスト増を懸念して、導入に二の足を踏む中小企業も多いかもしれない。ところが同社ではコスト増とならずにAndroid導入に成功している。

「数年前に全社員に社用携帯端末を貸与する案がありましたが、その際はコストが見合わず断念しました。現在は、スマートフォンの普及により価格も手ごろになってきています。ホワイトプラン(契約回線への音声通話が無料となるソフトバンクモバイルの音声通話定額プラン)などを活用すれば、総合的な通信費用の削減も可能です。社員の作業負担や管理負担を考えれば、全社員へ社用携帯端末を導入するメリットは高いと思います」(増田氏)

管理する端末数が増えることで業務を圧迫しないか懸念もあったが、全端末をMDM(Mobile Device Management)で管理しているため、かえって端末管理はしやすいという。

「ソフトバンクテレコムの「ビジネス・コンシェル デバイスマネジメント」を導入し、管理者PCから全端末を一括でリモート管理しています。Android端末の情報管理だけでなく、セキュリティの一括設定を行い、全端末がどのようなアプリをダウンロードしたか定期的にチェックしています。また、GPS機能で端末の位置情報を管理ができるため、紛失の際も安心です。先日、現場社員から端末を紛失したと連絡があったのですが、GPSで場所を確認したところ、現場に置き忘れていたこと分かりました。社用携帯端末と個人用携帯端末が混在していた頃より、セキュリティが強化されました」(増田氏)

以前は、一部の社員に社用携帯端末を配付し、残りの社員は個人所有の携帯を業務利用し、月末に業務使用分の通話料を集計し社員に返金していた。

「その管理作業が本当に大変でした。月末に個人所有携帯の利用明細書のコピーに私用通話分をマーカーペンですべて塗りつぶした状態で提出してもらっていました。通話の1件1件を確認して提出する社員側も、何十円単位の通話料を集計する総務側も、非常に手間が掛かっていました。社用携帯端末に統一することで、一括で経理に請求書がくるため、それらの作業も一切不要になりました」(増田氏)

増田氏は、毎週月曜日に社員に一斉メールを配信しているという。

「自分が働いている会社の経営者が何を考えどういう方針でいるか、社員と共有することが会社経営にとって一番大事だと考えています。また、会社のコストで一番掛かるのは、社内コミュニケーションです。社内コミュニケーションが高まれば、社内の雰囲気も良くなり、社員が楽しく働けます。そして対外的な営業力のアップに繋がるのです。そのためのツールとして、Androidは大事な役割を果たしています」(増田氏)