【連載特別企画】

最新版 - Office 365サイト活用入門

26 メールの配布グループ

  • >
  • >>

26/26

Office 365のメールアドレス共有

Office 365で複数のユーザーが同じメールアドレスでメールを受信するには、いくつかの方法があります。その中でも代表的なものが、配布グループと共有メールボックスでしょう。

配布グループとは、多くのメールサーバーに実装されているメーリングリストによく似た機能です。配布グループのメールアドレスに実体はありません。配布グループのメールアドレスにメールを送信すると、配布グループのメンバーになっている複数のユーザーに、メールを自動転送します。

共有メールボックスとは、実体……つまりメールボックスのあるメールアドレスです。1つの受信トレイや送信済みアイテムを、複数のユーザーで共有します。 今回は配布グループの作成方法を紹介し、共有メールボックスについては次回の記事で紹介します。また、Office 365では、他にも、受信メールのルールを設定して転送する方法や、他ユーザーのメールボックスに代理アクセス権を設定する方法などがあります。

配布グループの作成

配布グループはテナント管理者が作成します。

(1)テナント管理者のアカウントでOffice 365にサインインし、Admin Center(管理者)ページで、左サイドメニューの「グループ」→「グループ」をクリックします。「グループ」管理ページを開いたら「+グループの追加」をクリックしてください。または「+配布リスト」をクリックしてください。

「+グループの追加」をクリック

(2)グループの追加ページで、「種類」ドロップダウンリストから「配布グループ」を選択し、名前、メールアドレスを入力してください。複数のドメイン名を登録しているテナントの場合は、メールアドレスのドメイン名も選択できます。また、テナント外からのメールを受信するかどうか、オン・オフを設定します。オフにすると、テナント外からのメールを拒否します。必要な設定が済んだら「追加」ボタンをクリックしてください。

「追加」ボタンをクリック

(3)グループが作成されたら、「閉じる」をクリックします。

「閉じる」をクリック

(4)配布グループのメールアドレスは作成しましたが、まだメンバー(受信者)を登録していません。グループの一覧から、作成した配布グループをクリックしてください。

作成した配布グループをクリック

(5)メンバーの「編集」をクリックします。

メンバーの「編集」をクリック

※グループの管理者を所有者と呼びます。所有者の「編集」をクリックすると、グループの所有者を追加したり削除したりできます。

(6)「+メンバーの追加」をクリックします。

「+メンバーの追加」をクリック

(7)メンバーに登録するユーザーのチェックボックスをオンにして「保存」をクリックします。

「保存」をクリック

※所有者にはメールを配信しませんので、注意してください。グループの所有者になっているユーザーにもメールを配信したいときは、そのユーザーをメンバーにも追加する必要があります。

(8)更新確認のメッセージを確認して、「閉じる」をクリックしてください。

「閉じる」をクリック

(9)設定結果を確認して「閉じる」をクリックしてください。

「閉じる」をクリック

(10)このまま設定を終了するときは「閉じる」をクリックしてください。さらに詳細な設定を行うには「Exchangeの設定の編集」をクリックしてください。Exchange Onlineの管理ページに遷移します。

「Exchangeの設定の編集」をクリック

(11)Exchange Onlineの配布グループ設定ページ。 配布リストの表示名がメールアドレスに使用できない日本語文字の場合、エイリアスが正しく設定されません。エイリアスにしたい文字列を手動入力してください。設定が終了したら、「保存」をクリック「保存」をクリックします。

「保存」をクリック

他にも、Exchangeの設定ページでは以下のような設定を変更できます。

メニュー 設定内容
全般 表示名やエイリアス、メールアドレスを設定します。
所有権 配布グループの所有者(管理者)の追加、削除します。
メンバーシップ メールを配信するユーザーを追加、削除します。
メンバーシップの承認 メンバーの参加や退会手続きについて、承認の有無を設定します。
配信管理 テナント外部からのメールを受信するか、拒否するか、設定します。特定の送信者のメールだけ受信することもできます。
メッセージの承認 メッセージの配信を承認制にします。
メールオプション 複数のメールアドレスで受信できるように、受信メールアドレスを追加します。
メールヒント メールの送信者がテナント内で、OWAやOutlookでメールを送信するとき、宛先にこの配布グループのメールアドレスを入力すると自動的に表示するメッセージを登録します。
グループ委任 メールボックスの所有者または代理人として送信できるメンバーを追加、削除します。

※テナント外のユーザーを配布グループに含めたいときは、あらかじめ、その外部メールアドレスをExchange Onlineに「連絡先」として登録してください。直接メールアドレスを入力して追加することはできません。

(12)配布グループのメールアドレス宛のメールが、メンバー全員に着信します。

配布グループのメールアドレス宛のメールが、メンバー全員に着信

※このメールに単に「返信」すると、メールの送信者にだけ返信することになります。配布グループの全員に返信したいときは「全員に返信」してください。

次回は共有メールボックスを紹介します。

Office365の導入支援はネクストセットへ!


■■「組織ワークフロー」を100社無償提供中!■■
ネクストセットはOffice365の導入支援とアプリケーション開発に特化したソリューションベンダーです。Office365をより安全に、より便利にご利用いただくため、「シングルサインオン」や「組織アドレス帳」、「組織ワークフロー」など、さまざまなプロダクトを開発し、ご提供しています。現在、100社限定で「組織ワークフロー」を無料提供中です。この機会に、ぜひ、導入をご検討ください。

詳しくはこちらをご覧ください。

[PR]提供: ネクストセット

  • >
  • >>

26/26

インデックス

連載目次
第26回 メールの配布グループ
第25回 予定表の共有……その2
第24回 予定表の共有……その1
第23回 パブリックフォルダーの作成(その2)
第22回 パブリックフォルダーの作成 (その1)
第21回 ライセンスの購入と割り当て
第20回 Office 365でメールを統合する
第19回 Office 365のオフラインメール
第18回 Office 365のファイル添付メール(2)
第17回 Office 365のファイル添付メール(1)
第16回 Office 365管理センター(2)
第15回 Office 365管理センター
第14回 テナント全体の受信メール対応
第13回 Outlookの受信メール仕分け
第12回 Outlookの自動応答メールと自動仕分け
第11回 Outlookのメール画面のレイアウト設定
第10回 ユーザー情報の確認とユーザー設定の変更(Outlook)
第9回 ユーザー情報の確認とユーザー設定の変更
第8回 Android標準アプリでOffice 365を使用する
第7回 OWAでOffice 365を使用する
第6回 Office 365をスマートデバイスで使う
第5回 OneDrive for Businessを同期する
第4回 デスクトップ版OfficeでOffice 365にサインインする
第3回 Officeアプリケーションをインストールする
第2回 1つの文書を複数のユーザーで同時編集する
第1回 OneDrive for Businessでフォルダーやファイルを共有する

もっと見る



人気記事

一覧

イチオシ記事

新着記事