知ってる？　断る時に「できません」と使うのがNGな理由

仕事で何らかの依頼をした相手に「できません」と言われたら、どう感じるでしょう？

「できないのか。よし、分かった」「はっきり答えてくれて気持ちがいいな」と感じる人は少ないはずです。

では、ビジネスにおいて何かを断る際には、どのような言い方が適しているでしょうか？

「できません」の意味は？

まず、「できません」とはどういう意味でしょうか？

その成り立ちを考えてみましょう。

「できません」は「できる」の丁寧語「できます」の否定形です。

「できる」を辞書で調べると、以下のような意味があります。

できる【出来る】
（1）出てくる。
（2）形をとって現れる。
（ア）うまれる。
（イ）発生する。おこる。
（ウ）作られる。生産される。
（エ）男女がひそかに結ばれる。
（3）まとまりがついて仕上がる。
（ア）完成する。
（イ）物事がうまく行く。
（ウ）苦労して人物が練れる。
（4）それについての能力・才能がある。
（5）可能だ。また、……する能力または権利がある。
（『広辞苑 第七版』岩波書店）

ビジネスシーンでの依頼における回答で使う「できる」は、主に（5）の意味で使うことが多いでしょう。

その「できる」を否定する「できません」は、何かを依頼された際、「引き受けることが難しい」と答える場合に使われる言葉だということが分かります。

「できません」はビジネスにふさわしい敬語とは言い難い

「できる」を丁寧語にしたのが「できます」であり、その「できます」を否定形にしたのが「できません」です。

丁寧語の形を取ることで、敬語としての体裁を成してはいるものの、これが否定形になると、話がまた違ってきます。

国語的に「敬語」の形をしてはいても、それが敬語本来の「相手への敬意が伝わる」という働きができるかどうかはまた別ものだからです。

面と向かってはっきり「できません」と言われた場合に、それを「拒否」や「否定」と感じる人は多いでしょう。そういう意味では、「できません」は十分な敬語表現とは言い難いところです。

なぜなら、いかにも直接的な拒否や否定は、敬語表現では受け入れられにくいからです。ビジネスシーンで、「申し訳ございませんが」などのクッション言葉がよく使われるのもそのためです。

即座に直接的な否定表現をするより、やんわりとした表現の方が敬語では好まれるでしょう。

ビジネスシーンに適した「できません」の言い換え表現

前段で述べたように、直接的に否定しない言葉とはどのようなものでしょうか？

「できません」と同じ意味を持ちながら、やんわりとしたニュアンスのある表現を以下に紹介します。

どの言葉も、目上の相手に対して使うことができます。

「いたしかねます」

「それをいたす（する）ことができません」という意味です。

「いたしかねます」には、「する」の謙譲語「いたす」が含まれているので、「できません」よりも敬意の度合いが高いです。

「かねる」は動詞の連用形に付いて複合動詞を作り、「～することができない」という意味を表します。文法的に否定形ではないので、使いやすい表現です。

例文

「難しいです」

「それを行うことが困難だ。容易ではない」という意味です。

「できません」と同じ丁寧語ですが、否定形の形を取らずに「できない」状況を伝えることができます。

「考えてみたけれど難しい」「やってみたけれど難しい」というニュアンスも伝わるので、重宝する言い回しです。

目上の人に対して使う場合には「難しいと存じます」とすれば、さらに丁寧です。

例文

「ご期待に添えかねます」

「ご期待に添うことができません」と意味です。

「いたしかねます」と同様に、文法として否定形の形を取らずに、できないことを伝える表現です。

また名詞の「期待」を、「ご期待」と尊敬語にしているので、目上の相手に対しても使える言い回しです。

例文

「辞退します」

相手からの要望というよりも、何らかの誘いや勧めに対して「できない」という意思を示す言葉です。

目上の相手に対しては「辞退いたします」と謙譲語にするといいでしょう。

例文

ビジネスシーンにおいて断る際のポイント

日本語は曖昧な部分がある言語です。中でも、ビジネスシーンにおけるコミュニケーションでは、「イエス」と答える場面より「ノー」と答える場面の方が、言い回しが難しいものです。

断るということ自体が、相手によっては「拒否された」と受け止められることも多いため、どうしても遠回しになりがちですが、そのことが「承諾」と取り違えられてもいけません。

そのため、「やんわりと」かつ「しっかりと」断りの意思を表明する必要があるでしょう。

そうした場面では、前段の言い回しは覚えておいて損のない表現です。

また、前段でもいくつか示しましたが、次のようなクッション言葉を併用するとなお良いでしょう。

いきなり断るよりも、配慮のあるフレーズを使って切り出すことで、断る側も断りやすく、相手にとっても拒否されたという印象が弱まります。

「受け入れる言葉」より難しい「断る言葉」

いかがでしたか？

「できません」といきなり断るのではなく、相手を尊重しつつ断る言い回しについても紹介しました。

初対面の人から「はい、できます」と丁寧語で言われても、さほど失礼とは感じないでしょう。

しかし「いえ、できません」と言われたら、「配慮がない言い方だな」「そんなに突っぱねた言い方をしなくても」と嫌な気持ちになる人もいるかもしれません。同じ丁寧語でも、承諾ではなく断る場面では、相手の受ける印象がそれほど違うわけです。

「イエス」より「ノー」の伝え方の方が、何倍も難しいのです。

意図せず傷付けてしまうことのないように、相手を尊重しつつ配慮ある断り方を心掛けたいものですね。

（前田めぐる）

関連する記事もあわせてチェック！

「失念」の意味とは？　使い方や例文・言い換え表現を解説

「齟齬」の意味は？　「誤解」や「相違」との違いや使い方を解説

「的を得る」は誤用？　「的を射る」の意味や使い方を解説

※画像はイメージです

※この記事は2021年03月17日に公開されたものです