社内ポータルで日々の営業活動を管理(その1)

連載の第3回～第7回では、安否確認にも役立つ災害情報サイトの構築手順を解説してきた。そこで今回からは、より日頃のビジネスに密着した営業管理データベースサイトの作成手順をご紹介しよう。

なお、社内ポータル作成の中心となるGoogleサイトでは、2018年8月現在で「新しいGoogleサイト」と「以前のGoogleサイト」の2種類が選べるようになっているが、本連載では両方の手順を順番に紹介していく。今後ナビゲーションが統一される可能性もあるので、その点だけご注意いただきたい。

営業管理データベースサイトを作ろう

それでは実際に、G Suiteで営業管理データベースサイトを作成していこう。まずは第3回で行ったように、G Suite管理コンソールからGoogleサイトを開く。左上の「作成」からは、前述の通り「新しいGoogleサイトを使用」と「以前のGoogleサイトを使用」の2種類が選べるようになっているが、今回は最初に「新しいGoogleサイト」での作成方法を紹介しよう。

Googleサイトが開いたら、最初の手順として基本情報の入力やテーマ選択などを行った後、テキストボックスで「お知らせ」を作成しておこう。

• Googleサイトを開いたら、右上にある「作成」ボタンから「新しいGoogleサイトを使用」をクリック

• 左上にある「無題のサイト」にサイト名を、「ページのタイトル」にページタイトルを入力する

• 「見出しのタイプ」や「テーマ」などを設定する

• 「お知らせ」を追加するには、右上の「挿入」から「テキストボックス」をクリック

• ページタイトルの下部にテキストボックスが表示されたら、スタイルや装飾機能を使いながら、お知らせ欄を仕上げていく

スプレッドシートでグラフを作成する

ベースとなる社内ポータルを作ったら、続いてはスプレッドシートを用いて、営業管理データベースサイト上に表示するデータの入力を行う。今回は例として、営業部全体の契約件数を入れてみたので参考にしていただきたい。

• スプレッドシートを開くには、管理コンソールやGmailなどの右上にある「Googleアプリ」アイコンから「スプレッドシート」を選択

• ここでは新規にデータを作成するので、「新しいスプレッドシートを作成」の「空白」をクリック

• 左上の「無題のスプレッドシート」にタイトルを記入し、スプレッドシートの1行目に必要となる項目を、2行目移行に内容を入力していく

• データ入力が完了したら、「挿入」から「グラフ」を選択する

• 作成したグラフは、右側の「グラフエディタ」で編集することが可能。「データ」タブでは、グラフの種類やデータ範囲、軸の表示、系列などが変更できる

• 「カスタマイズ」タブでは、グラフの種類/グラフの軸とタイトル/系列/凡例/横軸/縦軸/グリッド線に関する詳細なカスタマイズが行える

• グラフのみを表示する場合は「個別のシートに移動」を選んでおくと、この後の工程で便利だ

• これでグラフのみのシートが作成された

営業管理データベースサイト上にグラフを表示する

作成したグラフを営業管理データベースサイト上で表示するには、いくつかの方法がある。まずはグラフ単体としてWebに公開し、URLリンクもしくは埋め込みで営業管理データベースサイト上に表示させる方法だ。この場合、Googleサイト以外の方法で別途作成した社内ポータルなどにも、URLリンクや埋め込みで表示ができる。

そしてもうひとつが、Googleサイトの連携表示機能を用いる方法だ。Googleサイトでは、ドキュメント/スライド/スプレッドシート/フォーム/グラフといったGoogleドキュメントのファイルを直接読み込むことが可能。これにより、少ない手順で容易にグラフ表示が行える。特に別サイトでグラフを使う予定がないならば、こちらの方法がお勧めだ。

●埋め込み機能を利用したグラフ表示

• 作成したグラフの上部に表示された「グラフを公開」をクリック

• 「リンク」と「埋め込む」の2種類から選び、「公開」をクリックする

• スプレッドシート全体もしくは各シートのみを公開する、インタラクティブなデータもしくは画像として公開する、といった設定も可能。「リンク」を選択した場合、URLが表示される

• 「埋め込む」を選択した場合、インラインフレーム用のiframeタグが表示される

• 「公開済みのコンテンツと設定」をクリックすると、公開条件の変更や公開の停止が行える

• リンクや埋め込み用のコードを取得したら、Googleサイトで作成した営業管理データベースに戻って「挿入」タブの「埋め込む」をクリック

• リンクやコードを張り付けるとグラフが表示されるので、「挿入」をクリック

• これで営業管理データベース上にグラフが表示された

●連携機能を利用したグラフ表示

• 連携機能を利用する場合、Googleサイト上から指定するだけでスプレッドシートやグラフをダイレクトに呼び出すことができる。Googleサイトで作成した営業管理データベースで「挿入」タブの「グラフ」をクリック

• 作成したグラフを指定して「挿入」をクリック

• グラフを選択して「追加」をクリック

• サイズを調整すれば完了だ

• 上が「グラフ」から、下が「スプレッドシート」から挿入した場合。「グラフ」の方がすっきりとした見た目になるのが分かる

今回は、データのグラフ化とGoogleサイト上での表示方法について解説した。次回はスケジュール表示などの方法を紹介していきたいと思う。

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