社内の定例会議や社外との交渉などのミーティングがある際には、議事録を残しておくと後々便利ですね。→過去の回はこちらを参照。
議事録があることで、決定事項が明らかになります。また、ミーティングに参加していなかった人も内容を把握することができます。
今回は、Notionで議事録を上手に管理するテクニックを5つご紹介します。
Notionで議事録管理するメリット
はじめに、Notionで議事録を管理するメリットについてお伝えします。
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Notionで議事録管理
Notionのデータベースに議事録を溜めると、一カ所で管理することができます。パソコンからだけでなく、スマホからも議事録を確認できます。複数人が同時編集することもできますね。
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議事録ページを共有する
さらに、Notionの共有機能を使えばURLを発行して社内・社外問わず共有することができます。ミーティング前にあらかじめアジェンダを共有したり、ミーティング後に詳細を書き込んで共有したりできます。
それでは、Notionで議事録を管理するときに便利なテクニックを5つご紹介します。
テクニック1. 参加者やミーティング種類をプロパティ登録する
プロパティを設定することで、議事録を探しやすくなります。参加者情報、関連部署、社内なのか社外なのかなど、プロパティを用意して登録しましょう。
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参加者やミーティング種類のプロパティを設定
テクニック2. 見やすい一覧ビューを用意する
議事録一覧を見やすい形で表示できるよう、一覧ビューをいろいろ作っていましょう。カレンダービューで表示すると、日付から議事録を探しやすくなります。
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カレンダーで議事録一覧を表示
リストで参加者のフィルターをかけると、自分が参加したミーティングの議事録を表示することができます。
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参加者でフィルターをかける
なお、自分が参加した議事録を表示する方法は2種類あります。「Aさん」でフィルターをかけると、Aさんが見たときもBさんが見たときも「Aさん」が参加したミーティング一覧となります。
「自分」でフィルターをかけると、Aさんが見たときは「Aさん」が参加したミーティング一覧、Bさんが見たときは「Bさん」が参加したミーティング一覧となります。必要に応じて「自分」のフィルターも使ってみましょう。
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名前を選択するほかに「自分」というフィルターも存在する
今日のミーティング予定をタイムラインビューで表示することもできます。何時にどんなミーティングがあるかをわかりやすく可視化できます。
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今日のミーティング予定をタイムラインで表示する
テクニック3. 議事録のテンプレートを用意する
ミーティングごとに議事録のテンプレートを用意しておくと便利です。特に定例ミーティングの場合には会議の流れが決まっていることも多いかと思います。
会議の流れに沿ったテンプレートを作成しておくと、議事録ページ作成時にワンクリックで必要な項目を用意することができます。
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テンプレートを使うと議事録ページを簡単に作成できる
テクニック4. 関連資料や録画データを添付する
ミーティングに関連する資料はページ内に貼り付けると後から辿りやすくて便利です。資料のPDFデータなどを埋め込むとわかりやすいです。
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PDFデータを埋め込んだ様子
ミーティングの様子を録画したデータを貼り付けることもできます。動画や音声があると、ミーティングのリアルな状況を確認することができて便利です。
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録画データを貼り付けた様子
テクニック5. ミーティング中に決まったタスクを管理する
ミーティングの議論中にタスクが決まることもしばしばありますね。そんな時、議事録ページにメモを残しておくだけだと後で忘れてしまう可能性があります。
タスクをデータベースに保存して、後から確認しやすい仕組みを作りましょう。まず、タスク管理用のデータベースを作成します。議事録とのリレーションを作ります。
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タスクデータベースを作る
テクニック3の議事録テンプレートを作成する際、データベースにテンプレート自身のフィルターをかけた状態にしておきましょう。
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関連ミーティングにテンプレート自身を指定する
そうすることで、議事録内で新たなタスクを作成すると、議事録と紐づけた状態でタスクを設定することができます。
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議事録ページでタスクを新規作成すると、自動的に関連ミーティングがセットされる
タスクをデータベースで管理することで、自分のタスクを締め切りが近い順に並べるなど、ミーティングで決まったことを後から確認しやすくなります。複数のミーティングで決まったタスクをまとめて可視化できます。
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自分のタスクを締め切り順に並べた様子
いかがでしたか。Notionで議事録を上手く管理して、ミーティングをさらに有意義なものにしていきましょう。
