Google Appsアドオンハウツー無料アドオンを使いこなそう(8) 理想的なワークフローシステムを簡単に構築

円滑でミスのない業務処理環境を構築できるワークフローシステム

状況が刻々と変化する現代のビジネスにおいて、企業にはあらゆる場面でスピードが求められる。スピードというと中長期的な目標達成度やプロジェクト全体の進行度などに注目しがちだが、"塵も積もれば山となる"ということわざに示される通り、日常業務における細かな事務処理もまた重要だ。

実際、ビジネスの現場では日々数多くの事務処理が行われている。たとえば、業務には報告書/稟議書/申請書など数多くの書類が必要不可欠であり、これらは当然ながら作成するだけでなく、回覧や承認といったアクションが付随してこそ意味を成すといえる。

しかし、ここで問題となるのが各手順における作業の停滞だ。いくら手早く書類を作成しても、回覧や承認で時間がかかってしまっては意味がない。また、仕組み自体にボトルネックがあった場合、それに気付かなければトータル的に莫大な時間をロスすることにもなる。

こうした業務処理手続きに必要な一連の流れを図式化したものがワークフローだ。普段は目に見えない流れを可視化することにより進捗状況が分かりやすくなるほか、遅延やトラブルを生むボトルネックの発見と改善にも役立ってくれる。さらに、各種書類を電子化して処理の自動化を図ったワークフローシステムを使えば、より円滑でミスのない業務処理環境を構築できる。また、ペーパーレス化によるコスト削減効果もメリットのひとつだろう。

しかし、ワークフロー用に新たなシステムを導入するとなると運用管理の手間やコストが増すほか、既存システムとの連携性などが課題になってくる。そんな時にお勧めしたいのが、サテライトオフィスが提供する人気のアドオン「サテライトオフィス・ワークフロー for Google Apps」だ。11月14日現在で1672社24万783人(Office 365版「ネクストセット・ワークフロー for Office 365」を含む)が利用しており、その実績からも完成度の高さが伺える。

複雑な機能もガジェットを組み合わせるだけで簡単に実現

サテライトオフィス・ワークフロー for Google Appsは、Google Appsの環境でワークフローシステムが構築できるアドオンだ。運用はGoogleサイト上で行い、各機能もガジェットとして提供されるため、専門的な知識がなくても利用できる。

ガジェットは、ユーザーがワークフローを利用するための「ワークフローガジェット」、ユーザーがワークフローの承認/決裁/回覧待ち件数を確認するための「ワークフローサマリーガジェット」、ワークフローの設計やダウンロードなどが可能な管理者向けの「ワークフロー管理者ガジェット」という3種類が用意されている。

これらを組み合わせるだけでワークフローシステムの基本機能から、条件分岐/代理承認/グループ承認/他システム連携/捺印/ディスカッションなど複雑な機能までを簡単に実装することが可能だ。


「ネクストセット・ワークフロー for Office 365」はGoogleサイト上で利用が可能	交通費精算など複雑な入力フォームも実現可能

そのほか、申請や承認時の自動お知らせメール、承認時のコメント追加、文書自体へのコメント、合計金額の自動計算、期日指定による自動承認、申請/承認/決裁時の自動印鑑捺印、ドラッグ&ドロップでのファイル添付、入力チェック、重複申請禁止、全文検索といった多彩な機能も利用できる。

これだけの機能を有していながら、無償版が利用できる。なお、無償版は50ユーザーまでで広告表示と一部の機能制限あり、サポートなしという仕様。有償版については1ユーザーあたり月額100円と非常に低価格で、ボリュームディスカウントや各種キャンペーンまで用意されている。そのほか、各企業向けにカスタマイズ提供することも可能だ。