並べ替えに必須の「ふりがな」を自動入力する

皆さんもご存知のように、Excelにはデータを50音順に並べ替える機能が装備されている。ただし、この機能を正しく使うには、各セルに記録されている「ふりがな」にも注目しなければならない。今回は、各セルの「ふりがな」を確認する方法、ならびに「ふりがな」を自動入力する方法について紹介していこう。

「ふりがな」の確認と修正

まずは、Excelの「ふりがな」機能について解説していこう。Excelは、漢字変換前の「読み」を「ふりがな」として自動的に記録する仕組みになっている。このため、同じ字で読み方が異なる漢字であっても正しい50音順に並べ替えることができる。

たとえば、新城（あらしろ）と新城（しんじょう）という2つの名前は、どちらも「新城」という漢字で表記されるが、このような場合でも正しい50音順にデータを並べ替えることが可能だ。

各セルに記録されている「ふりがな」を確認したいときは、セル範囲を選択した状態で「ホーム」タブにある「ふりがなの表示/非表示」をクリックすればよい。すると、漢字の上に「ふりがな」が表示される。

Excelは、この「ふりがな」に従ってデータを50音順に並べ替える仕組みになっている。もちろん、間違った「ふりがな」が記録されていた場合は、正しい50音順に並べ替えることはできない。たとえば、「浅草寺」（せんそうじ）というデータを「あさくさでら」の読みで入力してしまうと、そのデータは（あさくさでら）として50音順に並べ替えられることになる。

このようなミスをなくすには、正しい「読み」で文字を入力してから漢字変換を行う必要がある。つまり、データの入力方法にも注意しなければならない訳だ。

もしも間違った「読み」で漢字を入力してしまった場合は、「ふりがな」だけを後から修正してもよい。この場合は「ふりがな」を修正する文字を選択し、「ふりがなの表示/非表示」から「ふりがなの編集」を選択する。続いて、正しい「読み」を入力し、「F7」キーで全角カタカナに変換すると、「ふりがな」を修正することができる。

その後、再度「並べ替え」の処理を実行すると、データを正しい50音順に並べ替えることができる。間違った「読み」で入力した漢字を、正しい50音順に直すときの操作手順として覚えておくとよいだろう。

「ふりがな」が記録されていないデータの並べ替え

データを50音順に並べ替える際によく問題となるのが、他のアプリで作成したデータをExcelに取り込んだ場合だ。この場合、「ふりがな」がない文字列としてデータが取り込まれることになる。

たとえば、コピー＆ペーストを使ってExcelに貼り付けたデータは、漢字変換前の「読み」が存在しないため、「ふりがな」なしのデータとして扱われる。この場合、漢字は文字コード順に並べ替えられるため、まったく正しくない50音順になってしまう。

こういったデータを正しく50音順に並べ替えるには、自分で「ふりがな」を入力しなければならない。ただし、これは相当に面倒な作業になると覚悟しておくこと。数十個程度のデータであれば「ふりがな」の手入力も不可能ではないが、何百、何千という数になると、何らかの自動処理を検討しなければならない。

キーボードを使った「ふりがな」の自動入力

それでは、「ふりがな」が記録されていないセルに、「ふりがな」を自動入力する方法を紹介していこう。最も簡単な方法は、セルを選択して「Alt」＋「Shift」＋「↑」キーを押す方法だ。これで、最も一般的な「読み」を「ふりがな」として自動入力できる。

もしも自動入力された「ふりがな」が間違っていた場合は、もう一度「Alt」＋「Shift」＋「↑」キーを押せばよい。すると、「ふりがな」の候補が一覧表示され、「ふりがな」を選択して入力できるようになる。

上記の手順を試しても正しい「ふりがな」が表示されない場合は、自分で「ふりがな」を手入力するしかない。また、ここで紹介した手法は、各セルでそのつど「ふりがな」の入力を行う必要があり、それなりに手間のかかる作業となる。データが何百、何千とある場合は、以降で紹介するVBAを使った手法を試した方が効率よく作業を進められるだろう。

VBAを使った「ふりがな」の自動入力

VBAの使い方を知っている方は、「ふりがな」を自動入力するVBAを作成して実行するのが最もスムーズな手法となる。そのVBAソースは以下のとおり。

Sub 選択範囲にふりがなを自動入力()
Selection.SetPhonetic
End Sub

Selectionで「現在選択しているセル範囲」を指定し、このセル範囲に対してSetPhoneticで「ふりがな」を自動入力する、という実にシンプルなVBAだ。このVBAを実行すると、選択しているセル範囲に「ふりがな」が一括入力される。

ただし、この手法で自動入力される「ふりがな」は「最も一般的な読み」でしかないことに注意すること。状況によっては間違った「ふりがな」が入力されている場合もある。よって、「ふりがな」が正しく入力されているかを自分の目で見て確認し、逐次修正していく必要がある。特に、人名や地名のように特殊な読み方が多いデータは、後の修正作業が多くなると考えておこう。

もちろん、VBAの基本的な使い方を学んでおく必要もある。これについては本連載の趣旨と少し離れるので、詳しくはVBAの解説書などを参照していただきたい。VBAを使った経験がない方にとっては難しく感じるかもしれないが、VBAソースを入力して実行するだけなら意外と簡単にできるので、チャレンジしてみる価値はあるだろう。

これまでに紹介してきたように、他のデータベースなどから取り込んだデータは「ふりがな」が記録されていないデータとなるため、50音順の並べ替えに苦労するケースが多い。「ふりがな」の入力をある程度は自動化できるとはいえ、やはり手間を要する作業であることに変わりはないだろう。

通常、氏名などが含まれるデータベースは、元データに「カナ姓」「カナ名」などの項目が用意されているのが一般的だ。このような場合は、振り仮名の項目も一緒にExcelに取り込み、この列を基準にデータを並べ替えるのが基本。これで「ふりがな」を入力しなくても正しい50音順に並べ替えることが可能となる。

とはいえ、企業名や商品名のように、元データに「ふりがな」の項目が用意されていないデータを扱う場合もあるだろう。このような場合に備えて、各セルに「ふりがな」を自動入力する方法を覚えておくと、イザというときに役に立つと思われる。頭の片隅にでも覚えておくとよいだろう。