日程のおうかがいは実に面倒じゃないですか?
「合コンは始まるまでが一番楽しい」と誰かの言にありましたが、飲み会のセッティングは正直言ってめんどくさい。何が面倒って、告知から日時・場所決定までのプロセスが……。
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特にこの3と4のところですね。日程を聞いても「10日と11日の8時以降」とか「火曜日以外ならOK」というように回答の書式はバラバラだし、なかなか返事を寄越さないのもいるし、それを集計してなるべく全員の都合の良い日時を決めなくてはならないし……。
社内・部署内の宴会ならExcelで表でも作って紙で回覧すれば済む話なんですが、離れた場所にいる人や普段合わない友達などの日程を電話とメールだけで調整するのは、幹事さんにとってけっこうな労力。なんかうまいことできないかなー。と思ったら、あるんですね、スケジュール調整に使えるWebサービスがいろいろ。
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一般的にWebサービスというのは、メールアドレスでユーザー登録してパスワード設定して……というものがほとんどですが、1度の飲み会のためにそこまでする気にはなれないし。ということで、ここでご紹介するスケジュール調整サービスは、ユーザー登録などは必要なく、ランダムに生成されたURLを参加メンバーに送って予定表に○×を付けてもらうというシステムのものです。候補日時の設定方法や、コメント入力の可否、携帯対応など、それぞれ特徴がありますので、目的やメンバーの利用環境に合わせて選んでみてください。
『調整さん』を使ってみては?
| サービスの名前 | 調整さん(beta) |
|---|---|
| ここにアクセス! | http://www.tatamilab.jp/~toshi_i/schedule |
まずは、非常にシンプルでわかりやすいものから。『調整さん』(beta)の基本的な仕組みは上の図で解説したとおり。特徴としては、携帯電話に対応している点です。メンバーによる日程入力だけでなく、イベントの新規作成も携帯電話から可能です。難点を挙げるなら、メンバー側でコメントの入力ができないことでしょうか。「ちょっと遅れます」みたいな補足ができるといいんですけど。
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メンバーは「参加者を新規追加する」ボタンから自分の名前とスケジュールを入力 |
使い方は、まずイベント名、説明、候補日程を入力して、専用ページを作成します。説明文をしっかり入力できるので、場所の案内なども書けます。次に、作成したページのURLをメンバーに送信。メンバーは「参加者を新規追加する」から自分の名前と各候補日程の○△×を入力。結果は自動的に集計され、○が多い候補日程がハイライト表示されます。
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選択肢は1項目ごとに改行して入力。日付以外にも自由に記入できます |
候補日程の書式が自由なので、オプションの選択肢を入れておいたり、別に会場候補の店をリストアップしたページを作って、希望の場所に○を入れてもらうという使い方もできますね。
『伝助』も実に手軽……
| サービスの名前 | 伝助 |
|---|---|
| ここにアクセス! | http://www.densuke.biz/ |
『伝助』の使い方や機能は「調整さん」とだいたい同じですが、メンバーがコメントを記入できるようになっています。入力されたコメントは表の下に表示されます。ただ、せっかくスレッド状に連なって見えるのに、各自1つしか入力できないという点が惜しいです。ここでメッセージをやりとりして日程調整できれば便利なんですが。
こちらは携帯からイベントの新規作成はできません。メンバー側のスケジュール入力はできますが、名前やコメントが文字化けする場合があるようです(その場合は半角英数を使うと回避できます)。
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自動集計して○が多い順に1位～3位までを表示 |
『スケジュール調整機能＠niftyビジネス』を仕事にも飲み会にも……
| サービスの名前 | スケジュール調整機能＠niftyビジネス |
|---|---|
| ここにアクセス! | http://business.nifty.com/help/help_schedule.html |
『スケジュール調整機能＠niftyビジネス』も同様のサービスです。コメント記入が可能で、入力された内容はスケジュール表の各メンバーの段に表示されます。見た目が堅めなので、ビジネス向けという感じですね。日時の選択肢入力欄が5項目までなので、グダグダせずに狙いを絞っていきましょう。こちらは携帯には非対応です。
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上の「ビジネス」のロゴが効いているので、飲み会目的では使いにくいかも? |
洋物『When is Good』のハイセンスUIときたら……
| サービスの名前 | When is Good |
|---|---|
| ここにアクセス! | http://whenisgood.net/ |
『When is Good』は海外のWebサービスですが、インタフェースのセンスがピカイチなのでご紹介。使い方は難しくないですし、名前やメッセージ入力は日本語でOKです。
まず候補として挙げる日時をカレンダーから選択し、イベント名称を設定。他のサービスと同様に生成したページのURLをメンバーに送ります。ここで集計画面と管理画面のURLも生成されるので、忘れずに保存。また参加メンバーが見るページには、作成者が最初に選択した範囲しか表示されないので、候補に入れる日時はすべからく選択しておきましょう。
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イベント作成画面。オプションで表示させる時間帯などが設定できます |
メンバーは自分の都合の良い日時をクリックし、名前とメッセージを入力して<SEND RESPONSE>ボタンをクリック。その内容が集計画面に反映されます。集計画面のスケジュール表では、全員の都合の合う日時がハイライト表示されます。その他の日時には来られない人数が小さく表示。さらに、そのコマのひとつにマウスオーバーすると、その日時に来られない人の名前が赤字で打ち消し表示されます。逆にメンバーの名前にマウスオーバーすると、その人がクリックしたコマとメッセージが表示されます。
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集計画面。全員OKのコマはグリーンに、その他のコマには出席できない人数が表示 |
スケジュール表の時刻表示は30分刻み/15分刻みにもできて、かなりきめ細かいセッティングが可能。ムダのない画面ながらも気の利いた機能で無愛想感はなく、ビジネスシーンもに最適と言えるでしょう。
『Pollan』はホットペッパーとも連動して……
| サービスの名前 | Pollan |
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| ここにアクセス! | http://hp.pollan.jp/ |
飲み会目的に絞るならリクルートが提供する『Pollan』も便利。イベント名や日付を選択するのは他と同じですが、開始時間は固定、選択肢は日付だけという形になります。それもある日を起点に「○週間」という形で設定します。あとは同様に、メンバーへURLを連絡します。
確かに、考えてみれば飲み会だったらこの方法でもOKなのかも。その分、ページ作成はとってもお手軽です。メンバーも都合の悪い日付をクリックして×にするだけ(デフォルトで全部「○」なんです)。△とか備考などのあいまいな表現をシステム的に切り捨てるのは、幹事の負担軽減には最も効果的。機能を絞る一方で、リッチなグラフィックがなぜか文句を言わせない説得力を醸し出しています。
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自動集計機能もナシ。一番オレンジっぽい列を見た目で探して決定しよう |
ホットペッパーと連動して、候補のお店をリストアップできる点もポイント高いです。せっかくならここでメンバーが希望の店に投票できるシステムがあればベストなんですけどね。
ちなみにこのサイトはPC専用。携帯からは使用できません。ただ、携帯版ホットペッパートップページ(各エリア別)には、同じような機能の「宴会サポート調整くん」へのリンクがあります。こちらは携帯専用なので、メンバーの利用環境に合わせて使い分けができます。
