営業担当者の日常で活躍する「SkyDesk」

「SkyDesk」の大きな特徴は、スケジュールやドキュメント、名刺の管理・共有 、CRM(顧客管理)といったビジネスに役立つコラボレーション機能が用意されていることだ。特にスマートフォンと連動させることで、出先からも確認しやすくなり、外出が多い営業担当者をサポートしてくれる。実際にどんな風に活用できるのか、マイコミジャーナルの広告営業の担当者が利用する例を紹介しよう。

「Docs」にドキュメントをアップし、隙間時間を活用

マイコミジャーナルの営業担当は、1日あたり3件ほどの企業訪問を行う。午前1件、午後2件のアポイントを取り、前日から準備を始める。

たとえば、初めて訪問する企業ならば、企業概要や対象製品の基本的な資料を探し、プリントアウトを用意。ざっと内容を確認しておき、プレゼンテーションの方向性を頭の中で練りながら帰宅、翌朝に詳細な準備を行うというのが基本的な流れだ。

これを「SkyDesk」を活用して、さらに効率化した。まず、行ったのが隙間時間の活用。訪問時間は、その前の打ち合わせが多少長引いてもいいように、余裕を持って設定するのが普通だ。その分、数十分単位の空き時間が発生することがよくある。この時間を何とか活用できないかと考えたのだ。

まず、訪問先の資料の管理では、前日に見つけた資料のURLをWordでまとめて「Docs」に保存。オフィスのPCで使っているブラウザのブックマークに入れてもオフィスでしか見られないが、「SkyDesk」の「Docs」に入れておけば家のPCやスマートフォンで、現在進行中の案件についてすぐ確認できる。

さらにダウンロードしたPDFファイルや、以前類似製品のプレゼンテーションに利用した資料なども「Docs」に入れておくことで、通勤途中や移動中に確認できた。あるとき、重要な資料を入れ忘れたこともあったが、オフィスに残っていたメンバーにすぐに連絡し、追加でアップロードしてもらい、共有してもらうことで閲覧できるため、事前確認資料を漏れなくチェックすることもできた。

以前は、プリントした紙を持ち歩いていたが、混んだ電車内等では見づらく、カバンから目的の資料を取り出すことも大変だった。スマートフォンなら片手で操作でき、カバンを持ちながらでも資料が閲覧できる。また、思いついたアイデアも「Docs」に新規ファイルを作って書き留め、会社に戻ってから整理するようにすることで、効率を上げることができた。資料を外出先で確認することは少なかったが、クラウドを使えば、それが簡単にでき、時間を有効に使えるのがうれしい。

以前は、資料が多いと、最低限の資料だけをプリントアウトしていたが、今は関連資料をどんどん「Docs」に入れ、不安になったときは常に確認している。持ち運ぶ紙の資料は確実に少なくなった。

チームでの活動を「CRM」でスムーズにする

営業担当者は、基本的に単独で動くことが多い。そのため、他のメンバーがどんな企業を訪問しているのか知らないこともある。しかし、取引先とのアポイントの予定を「SkyDesk」に登録しておくことで、他のメンバーは「CRM」の予定表を見れば、誰がどのクライアントを訪問するのかが一目でわかるようになった。もし、同じ業種であれば、他のメンバーは、後日その人から業界動向を聞くこともできるし、共同提案などの新たな企画に発展させることもできる。また、営業の接点づくりにも役立っている。

企業では、商品によって担当部署がまったく異なる。そのため、中にはまったく接点を持てていない商品もある。ただ、CRMで予定を確認し、その企業を訪問するメンバーがいる場合は同行し、その部門の人を紹介してもらうこともできるようになった。

商談の準備にも「CRM」が役立っている。取引先情報には、過去の商談履歴やステータスを登録でき、より効果的なプレゼンテーションの準備ができる。広告では、そのときは受注できなくても、あとになって新商品が発売されたり、売り上げアップのための販促予算が確保できたりして、新たに広告を検討することがよくある。そんなときには、過去の商談履歴が役に立つ。過去にどんな提案をし、その担当がどんなことに興味があったのかがわかるのだ。こういった情報が重要であることはわかっていたが、取引先と紐付けで管理するのが難しいため行っていなかったのだ。「SkyDesk」ならそれが簡単にできる。

また、これまで扱ったことがない企画をクライアントから求められたときには、チームメンバーにアクティビティで呼びかけることにしている。もちろん、メールでもできるが、アドレスや件名を入れる必要がなくアクティビティのほうが気軽で簡単だ。また、簡易なディスカッションができる点も気に入っている。組織グループに登録できる人数が3人までなので、いまは担当している業界が同じ2人とやり取りしている。

出先からも訪問先データを簡単に確認できる「Cards」

最近連絡をとっていなかった顧客から、突然メールをもらった時には「CRM」と「Cards」が役立った。

まず、企業名をキーにCRMに登録してある企業情報を参照し、担当者名などの基本データに加えて、過去の受注状況を確認。さらに、「Cards」のメモで以前会ったときの印象を確認することで、記憶の掘り起こしを行った。過去の打ち合わせを踏まえた対応ができるため、訪問時の話もスムーズに進めることができるのだ。

他担当者から引き継ぐ場合や、その企業の担当者を紹介してもらいたい場合に、名刺を共有しておけば便利だと感じた。その担当者が登録している個人名刺を共有してもらうだけで簡単に担当者の情報を把握することが可能だ。しかも、名刺自体を借りると書き写したり、コピーしたりという手間が発生するし、転記ミスなども出る可能性があるが、デジタルデータなら間違いない 。

登録できる名刺は個人エリアで50枚までで、対応中の企業担当者だけを登録しておくならば十分だ。名刺の表裏とともに、メモや付録画像も登録できるので、訪問した時の印象などをメモとして残したり、打ち合わせの際のホワイトボードを撮影し、名刺と一緒に管理することも可能だ。

分かってはいるが、なかなかデータの整理ができないという人は多い。そんな人は、無料で使える「SkyDesk」を活用してデータを取引先別に時系列で整理すれば、間違いなく効率はアップするし、ミスを減らすこともできるだろう。

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