Office 365のOneDrive for Businessでは、1つの文書を同時に複数のユーザーで編集できます。

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OneDrive for Businessで文書の同時編集

PCをネットワークで運用するのが当たり前の現在、ネットワークによる文書共有は広く活用されています。しかし、その多くは、ファイルサーバーに文書ファイルを保存し、複数のユーザーがその文書を閲覧できる、あるいは複数のユーザーが「排他的に」その文書を編集できるという機能です。つまり、ある文書を誰かが編集している間は、他のユーザーはその文書を編集できません。しかし、Office 365のOneDrive for Businessでは、1つの文書を同時に複数のユーザーで編集できます。

例えば、営業スタッフが部署全体の実績表にデータを入力しようとするとき、従来の単純なファイル共有では、誰かが実績表に入力している間他のスタッフは待たなければなりません。しかし、Office 365では同時に複数のユーザーが入力できます。 当記事ではExcelブックの例で紹介しますが、Word、PowerPointでも同様に複数ユーザーによる文書の同時編集機能を利用できます。

なお、OneDrive for Businessでのフォルダーの共有、文書の共有の設定方法については、こちらの記事をご覧下さい。

共有フォルダー(ファイル)のURLを確認

OneDrive for Businessでは、他のユーザーの共有フォルダー(共有ファイル)にはURLでアクセスします。そのため、共有フォルダー(共有ファイル)の所有者(作成者)は、文書を共同編集したい相手に対して、あらかじめURLを通知する必要があります。

(1)Office 365にサインインし、アプリメニューボタンをクリックして、「OneDrive」をクリックします。

アプリメニューボタンをクリックして、「OneDrive」をクリック

(2)文書の共同編集相手に通知したい共有フォルダー(共有ファイル)の「…」ボタンをクリックし、URLを確認します。このURLをコピーして、文書を共同編集相手に、メールで通知します(連載第41回参照)。

通知したい共有フォルダー(共有ファイル)の「…」ボタンをクリックし、URLを確認

共有権限の設定

共同編集者への文書の編集許可の設定も必要です。たとえば、OneDrive for Businessの既定の共有フォルダー「全員と共有」の既定の設定は、表示を許可していますが、編集は許可していません。「全員と共有」フォルダーに保存したファイルを他のユーザーと共同編集したい時は、「全員と共有」フォルダー全体または共同編集したい特定のファイルについて、共有設定を変更して、編集許可を設定する必要があります。

(3)共同編集したいファイル(あるいはフォルダー)の「…」ボタンをクリックし、ポップアップウインドウの「共有」をクリックします。

共同編集したいファイル(あるいはフォルダー)の「…」ボタンをクリックし、ポップアップウインドウの「共有」をクリック

(4)共有設定のウインドウで、「共有相手」をクリックし、共有相手へのアクセス許可が「編集可能」になっているかどうか確認します。「表示可能」になっているときは、表示しか許可していませんので、「表示可能」をクリックし、「編集可能」をクリックして、設定を変更します。

共有設定のウインドウで、「共有相手」をクリックし、共有相手へのアクセス許可が「編集可能」になっているかどうか確認

(5)「変更の保存」をクリックして、共有許可の設定変更を保存します。

「変更の保存」をクリックして、共有許可の設定変更を保存

共有フォルダーを開く

共同編集を許可されたユーザーは、共有フォルダー(共有ファイル)のURLを共有フォルダー(共有ファイル)の所有者(作成者)から通知してもらいます。

(6)共有フォルダーの所有者から通知されたURLを開きます。

共有フォルダーの所有者から通知されたURLを開く

共有ファイルを複数ユーザーで同時に開く

編集許可のある複数のユーザーで、同時にOffice 365のOneDrive for Businessにあるファイルを開いて編集します。

(7)共有フォルダーを開きました。上部には、誰のフォルダーなのか「○○○○のドキュメント」などと表示されます。編集する文書ファイルをクリックして開きます。

編集する文書ファイルをクリックして開く

(8)OneDrive for Businessでファイルを開くと、最初は閲覧モードになっています。「ブックの編集」→「Excel Onlineで編集」をクリックして、編集モードに移行します。

「ブックの編集」→「Excel Onlineで編集」をクリックして、編集モードに移行

(9)文書ファイルの編集を始めます。同じ文書を他のユーザーも編集している時、ワークシート上には、他のユーザーが編集中のセルが、色つきの枠で表示されます。また、ウインドウの右上には、他のユーザーが編集中であることを表示します。誰が、どのセルを編集中なのか、色で識別します。

誰が、どのセルを編集中なのか、色で識別

(10)画面(9)と同じ時、同時編集中の別のユーザーの画面。やはり、他のユーザーが編集中であることを表示します。

同時編集中の別のユーザーの画面

編集許可を持たないファイルを編集

編集許可を持たない共有ファイル(つまり表示許可しか持たない共有ファイル)を開いた時には、「ブックの編集」メニューのかわりに「Excelで開く」メニューが表示されます。編集許可を持たないので、直接編集することはできません。「Excelで開く」をクリックすると、共有ファイルを複製して、別のファイルとしてExcelで開きます。

(11) 表示許可しか持たないファイルを開くと、「ブックの編集」の代わりに「Excelで開く」メニューになります。

表示許可しか持たないファイルを開くと、「ブックの編集」の代わりに「Excelで開く」メニューになる
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