【連載】

事例で学ぶiPhone/iPad活用術

167 分煙環境整備の支援をする分煙コンサルタントがiPad+動画で提案力を強化

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たばこを吸う人と吸わない人、双方が快適で共存できる環境づくりをすすめる日本たばこ産業では、企業や自治体、あるいは飲食店などへの分煙環境整備支援を展開するなか、iPadに格納した動画やカタログ資料を活用することで、より効果的な分煙コンサルティング業務を達成している。

分煙環境整備に不可欠なノウハウをどうやって納得してもらうか

たばこ事業本部 渉外グループ 社会環境推進部 課長 石田頼弘氏

「当社では2004年から分煙環境の整備に必要な専門ノウハウを提供する『分煙コンサルティング』活動を始めさせていただきました。当時は時代の変化と共にたばこに関する社会的関心が高まりつつある中、分煙に対するニーズが増えていましたが、ノウハウや方策が確立されていないのが現状でした。そこで、たばこメーカーとして、弊社の商品を愛用いただいているお客様がたばこを愉しめる環境を整備する一方、たばこを吸われない方のたばこの煙やニオイによる不快感を低減する配慮や工夫を提供することで、協調して共存できる環境づくりとの観点から、分煙コンサルティングを始めさせていただきました。現在全国25支店に約150名の分煙コンサルタントを配置して、オフィスビルのオーナー、管理会社、デベロッパーや設計会社、飲食店などさまざまな方々に無償でコンサルティングを提供させていただいております」と語るのは、社会環境推進部課長の石田頼弘氏だ。

当初は問い合わせに対応する受動的な活動だったが、分煙に対する社会的ニーズの高まりを受け、2012年からはより積極的な提案型コンサルティングに移行している。

例えば、ちょっとした工夫ですが、喫煙室のドアを選択する際、引き戸の方が開き戸よりも煙を外に漏らさない。開き戸は、ドアの開閉動作によって室内の空気を外へ引き出してしまう(内開きの場合も同様)。一方引き戸は、ドアの開閉時に開口部付近の気流の乱れが少ないため、煙が漏れにくい。これ以外にも換気風量や排気口の位置、壁紙や床などの内装材など、さまざまなノウハウがある。

喫煙スペースのドアを開き戸にすると、開閉時に室内の煙を外に引き出してしまう(日本たばこ産業のWebサイト資料より転載)

「こうしたノウハウは、弊社分煙試験室での技術的な研究や検証、分煙コンサルティング活動の積み重ねの中での知見です。これをクライアントにご説明する際、紙の冊子に加えて、iPadに格納された動画などを併用することで、よりクライアントの理解が深まりました」(石田氏)

分煙のカタチは、個室による分煙からフロア分煙、パーテーションなどで区切ったエリア分煙、局所排気による分煙まで多種多様だ。さらに、設置予定場所や面積、予算などの個別ニーズ、またパーテーションや壁材・床材、換気扇や空気清浄機など、分煙に必要なアイテムもさまざまである。従来は、過去に手掛けた喫煙スペースの事例集を紙カタログとして用意しておき、飲食店、オフィスビルといった訪問先に合わせて資料を抜粋していた。しかし、準備していない事例やアイテムの要望があった場合、一旦持ち帰り後日訪問や資料送付といったケースも生じていた。

こうした課題を解決するために同社はiPadを導入し、動画やカタログをすべてiPadに格納してプレゼンテーションを行う手法を採用した。

既存資料から必要なページを抜き出せるカスタマイズ機能付きアプリを活用

同社がiPadを活用するために導入したのは「スマートセールスカタログ」(提供:博報堂アイ・スタジオ)という営業支援ソリューションだ。ビューア機能により、紙カタログを電子化したPDFファイルはもちろん、画像や動画を簡単な操作でiPadから閲覧できる。

さらに「スマートセールスカタログ」では、異なるファイルから利用したいページを抜き出して、1つの提案ファイルに集約する「パーソナルストーリー」機能も提供されている。特定の顧客ニーズに合わせた資料を用意できるようになり、提案中に複数の資料を行き来する手間が省けて、スマートな提案が可能になった。

「スマートセールスカタログ」で喫煙スペースの事例を表示。外観だけでなく、設計のポイントや各種アイテムも紹介されている

同社では、過去にコンサルティングを実施した喫煙スペースの事例や各種アイテム(内装材やパーテーション、空気清浄機、灰皿など)のカタログ、同社Webサイトでも公開されている動画やテレビCM、分煙環境の設計資料、分煙コンサルタント自身が利用する社内マニュアルなど、ほとんどの資料をiPadに格納することで、分煙コンサルティング活動の効率化を目指した。

事例集、アイテム集、動画を集約した「パーソナルストーリー」の具体的な活用やその効果は、以下の動画の通りだ。


また、iPadの新たな用途として取り組んでいるのは、喫煙スペースの現地調査に利用する「喫煙環境チェックシート」の電子化だ。現在はExcelで作成した調査シートをプリントアウトして現地では手書きでデータを書き込み、必要に応じて帰社後にパソコンに再入力をしている。現地写真はデジカメで撮影して、こちらもパソコンに取り込むという一連の作業は、業務負荷を高める要因となっている。

これを解決する手法として検討を進めているのが、iPadからExcelファイルを開けるアプリ「Numbers」の活用だ。現地調査の現場でExcelファイルにデータを直接入力し、それをメールで自分宛てに送信することで、オフィスのパソコンからファイルを利用でき、データの再入力作業は不要となる。また、iPadで撮影した現地写真も同様にメール送信し、オフィスのパソコンに取り込む。こうした業務フローを構築することで、オフィスで行う業務の効率化も目指している。

動画を使ったプレゼンテーションが分煙の有用性の理解促進

快適な分煙環境を用意することで、オフィスビルであれば不動産としての付加価値が高まり、飲食店は非喫煙者からのクレームが減少して売り上げ増につながる。こうした分煙のメリットを理解してもらうのが分煙コンサルタントの重要な仕事だ。新しい提案ツールの導入で業務はどのように変化したのか、社会環境推進部課長代理の古田剛氏はその効果を次のように語る。

たばこ事業本部 渉外グループ 社会環境推進部 課長代理 古田剛氏

「やはり動画をお見せするとクライアントの納得感は非常に高くなりますね。当初はあまり分煙に積極的ではなかったクライアントでも、動画を使って具体的な効果を訴求すると、分煙環境を整えるメリットを理解してもらえます。以前の紙カタログでも理解は得られていましたが、iPadを使うようになって、より短時間で分煙のメリットを理解してもらえるようになりました」(古田氏)

例えばコンサルティング中に、有名な商業ビルに入っている喫煙スペースの構造や内装などについて質問されても、「スマートセールスカタログ」に格納した事例を検索して、すぐその場で詳細な情報を返答できるようになった。

「以前紙ベースの資料の時はクライアントから用意していない事例などの話が出たとき、口頭では説明するのですが、ビジュアルと併せて説明する場合と比べるとやはり理解度が変わってきます。あの資料も持ってくればよかったなと思うときがよくありました。iPadを使った提案ではその場で理解を得られるケースが増えたため、そういった機会が減り、顧客満足度向上につながるとともに、クライアントを再訪問する回数も減りました」(古田氏)

iPadの利用率を高めるための動画マニュアルを制作

同社のiPad利用については、まず、導入にあたっては各支店の活動に応じて弾力的に運用していると石田氏は語る。

「便利なツールは用意しましたが、使用するかどうかは担当者の判断にゆだねています。ただ、導入から1年後に、iPadの導入効果を調査したところ、ほぼ半数の分煙コンサルタントがiPadを定期的に利用しているという結果が出ました。これは予想以上に高い数字でした」(石田氏)

常時iPadを利用している人では、案件の完結までに要する訪問件数が平均3回から2回に減少、さらに訪問前の資料準備時間の削減など、定量的な導入効果が確認されたという。利用頻度の高いスタッフから寄せられた要望に対しては、前述した現地調査時の「喫煙環境チェックシート」を電子化する取り組みなど、iPadを使ったさらなる業務改善にも意欲的だ。

また、この調査から「利用していない理由」はiPadの操作方法がよく分からないためだったと判明した。そこで動画による操作マニュアルやiPad導入の効果をまとめた啓発動画を作成し、iPadの操作に不慣れなスタッフのサポート対策も始まっている。

iPadを導入した企業では、利用率の向上に腐心しているケースは少なくない。講師を全国支店に派遣して講習会を実施する対策もあるが、相当の経費負担がネックとなる。同社のように、動画マニュアルを利用する手法は、全国展開する企業にはよい参考となるだろう。

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インデックス

連載目次
第200回 iPadで新人の営業支援、対面営業で質の高い情報を提供-日本アジア証券
第199回 脱フィーチャーフォンでスピード感のある業務スタイルに
第198回 グループ会社の社員を含め全員がiPhoneをフル活用 -日本事務器
第197回 iPad対応の歯科ソリューションで在宅歯科診療支援 -サンシステム
第196回 iPadでレジ周りをスッキリスマートに変えるクラウドPOS導入 - Zoff
第195回 iPad導入で診察の呼出やドクター紹介など、女性医療サービスの質を向上
第194回 シスメックスが全社員にiPhoneを配布し、ワークスタイル改革を実現
第192回 アリババがiPhoneとクラウドPBXの導入でオフィスをフリーアドレス化
第191回 iPadを使ったナビで宅配業務を大幅に効率化 - すし海道
第190回 タクシーにiPadを搭載してデジタルサイネージを導入
第189回 ロッテ商事がiPadを使って営業・店舗巡回営業スタッフのワークスタイル変革
第188回 "男も美脚"をアピールするためデジタルサイネージを活用
第187回 タカキュー、店舗運営にiPadを導入して効果的な店舗環境づくりを実現
第186回 社員の自由な発想を社内全体に広げるJR東日本 - 乗務員だけではなく、技術系部署でも活用を促進
第185回 鍵のトラブル対応のBESTがiPhoneとPayPal Hereで客単価を30%向上
第184回 竹中工務店がモバイル端末活用で目指す「竹中スマートワーク」
第183回 iPadを活用したコールセンターとフィールドワーカーの連携で業務負荷を低減
第182回 グローバル展開する材料メーカーがiPadで提案・承認業務を効率化
第181回 リサイクルショップがiPadと遠隔監視システム「i-NEXT」で顧客満足度を向上
第180回 iPadが高性能なPOSレジになる - リクルートライフスタイルが「Airレジ」活用(動画付)
第179回 ブラザー販売がiPhoneとシンクライアントで「いつでも、どこでも、マイオフィス」
第178回 専門商社の営業スタイル改革に独自の運用ノウハウでiPhoneとiPadを活用
第177回 レンタルユニフォームのアラマークがiPadでワークスタイルを改革
第176回 坂田建設がiPadとPrimeDriveでワークスタイルを一新
第175回 大丸松坂屋百貨店、iPad導入で顧客ニーズを効果的に引き出す
第174回 建築業の工程管理にiPadとFileMakerを導入し工期を4週間も短縮
第173回 商業施設のインフォメーションでiPadを活用し接客対応向上
第172回 エクシングがiPhoneでCRMを利用した営業やPayPal Hereでの料金回収で効率化
第171回 eラーニングやアンケートへ広がる三和シヤッターのiPad活用(動画付)
第170回 建設業界の人手不足解消にiPhoneが貢献 - ITで現場を業務効率化(動画付)
第169回 コーセーが店頭システムとしてAWSとiPadによる独自システムを構築(動画付)
第168回 在宅医療を支える薬剤師がiPadで医師や看護師、介護スタッフとSNS連携(動画付)
第167回 分煙環境整備の支援をする分煙コンサルタントがiPad+動画で提案力を強化
第166回 現場報告、帳票記入をiPhone・iPadで - 建設業界で革新的なIT活用
第165回 建設業界の標準ツールを目指す図面共有用iPadアプリ「CheX」- 鹿島建設
第164回 東横インが本社役員と全ホテル支配人にiPad mini配付(動画付)
第163回 JR東日本がiPad mini 7,000台を全乗務員に携行させ、対応をICT化(動画付)
第162回 iPad採用とアプリ刷新でタブレット活用率を大幅向上 - アステラス製薬
第161回 「スマートカタログ」でマルチメディアコンテンツによる営業訴求力向上
第160回 iPadで保守作業員の業務改革 - 年間57万時間を削減した施策とは?(動画付)
第159回 ベンチャー企業がiPadを認定施工店に貸与、販売力をレバレッジ(動画付)
第158回 固定電話番号での発着信をiPhoneで実現 ‐ FOXインターナショナル
第157回 議員と市幹部職員にiPadを導入、"タブレット議会"に移行した逗子市(動画付)
第156回 サイボウズのワークフローで決裁時間を大幅短縮 - 極楽湯(動画付)
第155回 パラカがコインパーキングの候補地探しにiPad miniと地図を活用(動画付)
第154回 中古車買取の「アップル」、iPad miniを導入して成約率を向上(動画付)
第153回 遠隔監視システム「i-Next」とiPadで美容室の店舗管理や美容師育成
第152回 東京都飲食業生活衛生同業組合がiPadによる魚の直接仕入れを開始(動画付)
第151回 P&GがiPad導入でビジュアルプレゼンテーションを実現(動画付)
第150回 データをリアルタイムでクラウドに保存するiPad健康診断システム(動画付)
第149回 ロンドン五輪・フェンシング銀メダルを支えたiPadの映像分析
第148回 ナマコ漁をiPadでICT化 - 新星マリン漁協とはこだて未来大の取組み(動画付)
第147回 食肉小売店がiPad miniで棚卸システム、作業時間を3分の1に短縮(動画付)
第146回 日本大学歯学部が実習教材としてiPadを採用
第145回 イタリアワイン輸入会社がiPadとFileMakerを使って業務全般のIT化
第144回 遠隔地に低コストでコンサルティングを提供するiPadアプリ「経営参謀」(動画付)
第143回 鮮魚店チェーンにiPad導入で、店舗売上前年比10%UPを実現(動画付)
第142回 客先に常駐している社員とのコミュニケーションツールとしてiPhoneを導入
第141回 クリーニング業でiPadレジとPayPal Hereを使ってクレジット決済(動画付)
第140回 ANAがパイロット2,500名にiPadを配布 - ドラム缶28万本の燃料を削減(動画付)
第139回 ダノン、iPhoneを使った情報ツール導入で営業体制を強化 - 情報量は8倍に
第138回 トリンプが店頭でのコンサルティングツールとしてiPad miniを活用
第136回 独自iPadアプリ導入で営業力を向上させた三菱ふそうトラック・バス(動画付)
第135回 「PayPal Here」を導入したカフェバーが支出・売上管理アプリを駆使
第134回 三井倉庫が1,200台のiPhoneを活用 - 内線、Google Appsでさらなる効率化も
第133回 外車修理ショップが支払いサイクルの早さを評価してPayPal Hereを即導入
第132回 iPadのマッピングアプリで効率的な配送ルート・顧客確認が可能に
第131回 鳥取県立中央病院がXenDesktopを利用したカルテの遠隔閲覧システムを導入
第130回 地図検索システムをiPad miniから閲覧し、営業効率向上。売上にも直結
第129回 iPhoneとICカードを使った救急医療システム構築 - 室蘭総合病院(動画付)
第128回 建設現場のワークスタイル変革にiPad/iPhoneを導入 - 岩田地崎建設(動画付)
第127回 iPadの受注データをそのままサーバに登録 - 大阪の町工場がFileMakerで実現
第126回 iPadの動画を駆使して販売促進するゼブラの営業改革(動画付)
第125回 中外製薬、iPadで医師と効果的なコミュニケーションを実現(動画付)
第124回 北はりま森林組合が提案資料の作成にiPadを活用(動画付)
第123回 名刺管理ソリューションとiPhone/iPadの活用で商談機会を創出
第122回 多品種化への移行にiPadの独自アプリを活用 - 三和シヤッター工業(動画付)
第121回 AS/400上の基幹のレンタルシステムをiPadから参照
第120回 新宿の居酒屋がレジシステムをiPadに変更 - 店のどこからでも精算が可能に
第119回 経営陣の緊急対応“ホットライン”としてiPadを情報インフラに活用
第118回 顧客対応から施工管理まで、ミサワホームがiPad1,400台を活用(動画付)
第117回 磁石の力でイベント設営が容易に、その省力効果を動画で訴求
第116回 在宅医療にiPad利用し、1日2時間の労働時間短縮(動画付)
第115回 iPadによるコンサルティングで美容室への業績向上をサポートするコタ
第114回 フューチャースクールで最先端のICT教育を実践した岡山・哲西中学(動画付)
第113回 派遣や在宅勤務など、多様な業務形態にあわせた最適な働き方をiPadで実現
第112回 タマホームが全社員にiPhoneを配布し、業務効率化とFacebookに活用
第111回 フジタ製薬が社内業務やBIツールを活用した売れ筋把握にiPadを活用(動画付)
第110回 JFEエンジニアリングが現場との距離弊害をiPadとクラウドで解決(動画付)
第109回 アートネイチャーがiPadでの頭皮チェックや予約システムを参照(動画付)
第108回 小池酸素工業が営業力強化とマーケティングリサーチにiPadを活用
第107回 住所録をFileMakerでデジタル化し、iPhoneで活用する檀家管理システム
第106回 鹿島道路が特殊工法をアピールするキラーツールとしてiPadを選択
第105回 VPN経由でiPadから基幹システムに接続し、在庫確認や発注業務を実現
第104回 ラーメン店がiPadとPayPal Hereでクレジット払いに対応し、客数増を狙う
第103回 東京の歯科医院が訪問医療にiPadを活用(動画付)
第102回 エーザイがオンラインストレージでセキュアなiPadシステムを実現
第101回 熊谷組、設計本部にiPadを導入し顧客説明や施工監理の業務改革に成功

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