【連載】

事例で学ぶiPhone/iPad活用術

156 サイボウズのワークフローで決裁時間を大幅短縮 - 極楽湯(動画付)

 

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日本最多の店舗数を誇るスーパー銭湯「極楽湯」を運営する株式会社極楽湯。横浜芹が谷店の入り口では青果が販売され、食事スペースのほかカットサロンやリラクゼーション施設、ゲームコーナー、うたた寝スペースなどがあり癒しの空間が広がる。こうした店舗の運営を担う店長や本社の役職者がiPhoneでサイボウズを利用することにより、決裁時間の短縮などでスピーディな業務が可能になった。

極楽湯 横浜芹が谷店の外観

各店舗の店長と役職者にiPhoneを配付

店長の業務は幅広い。店舗で働く100名近くのスタッフ指導や人材採用、売上管理、設備点検も行うほか、店舗外に出る機会も多いという。近隣企業への宴会プランの案内や、店舗で実施するイベントを共催する取引先との交渉など営業活動も店長自らが足を運ぶのだ。

株式会社極楽湯 管理部 副部長の鈴木正守氏

「外出先での連絡手段として、まず携帯電話(フィーチャーフォン)を店長や本社の役職者に配付しました。それでもメールや決裁を確認するためノートパソコンを持って出たり、急いで事務所に戻ってパソコンを立ち上げることがあると聞いていました」とiPhone導入前を振り返るのは、同社管理部 副部長の鈴木正守氏。

グループウェアはサイボウズを利用していたが、フィーチャーフォンからでは使える機能が制限されていた。

「社外でも業務をスムーズに行うため、スマートフォン導入を検討しました。Androidとも比較しましたが、iPhoneに対する不満がなかったのと、より直感的な操作ができるという社員の声を取り入れ、iPhoneに決めました」(鈴木氏)

スマートフォンが普及し始めたばかりの2008年、導入当初は電話のかけ方やWebブラウザ(Safari)の閲覧方法を記載したマニュアルを作り、店長会議でレクチャーしたという。電話帳コピーのアプリを使って必要な電話番号をフィーチャーフォンから移行するサポートも行った。サイボウズ利用時はスマートフォン用アプリ「Kunai」を使わず、ログインIDとパスワード入力が必須となるSafariからのアクセスを原則とし、iPhoneでのグループウェア利用が始まった。

iPhoneでの決裁で承認までのスピードが大幅短縮

販売促進の広告やイベント企画、設備の修繕などで決裁が必要となるシーンは多い。

「以前は紙の申請書でしたが、押印が必要だったので承認者が外出や出張中だった場合など、最長で1~2週間くらいかかりました」と横浜芹が谷店店長の浅川健二氏は以前の状況を説明する。

サイボウズのワークフロー機能の利用で決裁が電子化され、さらに決裁の承認者となる店長や本社の役職者へのiPhone配付で社外からもサイボウズにアクセスできるようになり、状況は劇的に改善した。

横浜芹が谷店店長の浅川健二氏

「iPhoneで決裁の承認ができるようになってからは、早ければ5分ほどで決裁が完了します。販促物の発注や工事の依頼など、次のアクションをすぐ起こせるのが普通になりました」(浅川氏)

承認者が社外にいても決裁を進められるため、大幅に承認までのスピードが短縮した。上海にも店舗のある同社では、社長が海外出張中でもスムーズな決裁が実現している。また緊急性の高い案件について、電話での口頭の承認だけで実施することもあったが、今では決裁が事後になることもほとんどなくなった。

「iPhoneを持つようになってからは急を要する対応のために休日に出勤することもなくなり、助かっています」と浅川氏は利便性を実感している。

実際の導入効果は、以下の動画で詳しく説明している。


メールを見ながらの通話や店舗内の巡回でもiPhoneが重宝

折り込みチラシなどのデザインチェックもiPhoneで行えるという。サイボウズでメールを確認し、添付されたチラシのPDFファイルを外出中でも閲覧できるのだ。

「期限が明日まで、など至急の依頼は外出中にiPhoneで対応します。チラシのPDFファイルを開いて、画面に表示した状態で電話をかけます。通話をスピーカーに切り替えて先ほどの画面を表示させれば、チラシを見ながら修正指示を出せます。対応スピードは格段に上がりました」(浅川氏)

外出中だけでなく、店舗内でもiPhoneを利用する機会がある。店長はリスクを未然に察知してトラブルを防げるよう定期的に店内を巡回する。

「たとえば設備室で異常を発見したら、iPhoneのカメラで撮影します。デジカメと遜色ない画質なので、撮った画像をメールに添付して現状報告や工事依頼の際に活用します」と浅川氏はiPhoneの活用シーンを話す。

iPhoneでチラシのデザインチェックも行う(左)、設備室を巡回する浅川氏(右)

エリアミーティングの効率化にiPadの導入を検討

「お互いの顔を見ながら遠隔地をつないでiPadでビデオ会議ができる、『ビデオカンファレンス』の導入を検討し始めています」と今後の展望を鈴木氏は語る。全国にある店舗のうち、エリアごとに店長が集まるエリアミーティングが月に一度実施されている。店舗を離れて参加することになるが、店舗内でのお客様へのサービスにかける時間を多く確保するためにも、店長の不在は少なくしたい。店舗にいながら他店との情報共有ができるビデオカンファレンスが役立ちそうだ。

くつろぎの空間を支える社員間では、スピード感のある業務遂行がiPhoneによって実現している。iPadが導入されればより大きな画面での業務が可能になり、活用の幅がさらに広がりそうだ。

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インデックス

連載目次
第200回 iPadで新人の営業支援、対面営業で質の高い情報を提供-日本アジア証券
第199回 脱フィーチャーフォンでスピード感のある業務スタイルに
第198回 グループ会社の社員を含め全員がiPhoneをフル活用 -日本事務器
第197回 iPad対応の歯科ソリューションで在宅歯科診療支援 -サンシステム
第196回 iPadでレジ周りをスッキリスマートに変えるクラウドPOS導入 - Zoff
第195回 iPad導入で診察の呼出やドクター紹介など、女性医療サービスの質を向上
第194回 シスメックスが全社員にiPhoneを配布し、ワークスタイル改革を実現
第192回 アリババがiPhoneとクラウドPBXの導入でオフィスをフリーアドレス化
第191回 iPadを使ったナビで宅配業務を大幅に効率化 - すし海道
第190回 タクシーにiPadを搭載してデジタルサイネージを導入
第189回 ロッテ商事がiPadを使って営業・店舗巡回営業スタッフのワークスタイル変革
第188回 "男も美脚"をアピールするためデジタルサイネージを活用
第187回 タカキュー、店舗運営にiPadを導入して効果的な店舗環境づくりを実現
第186回 社員の自由な発想を社内全体に広げるJR東日本 - 乗務員だけではなく、技術系部署でも活用を促進
第185回 鍵のトラブル対応のBESTがiPhoneとPayPal Hereで客単価を30%向上
第184回 竹中工務店がモバイル端末活用で目指す「竹中スマートワーク」
第183回 iPadを活用したコールセンターとフィールドワーカーの連携で業務負荷を低減
第182回 グローバル展開する材料メーカーがiPadで提案・承認業務を効率化
第181回 リサイクルショップがiPadと遠隔監視システム「i-NEXT」で顧客満足度を向上
第180回 iPadが高性能なPOSレジになる - リクルートライフスタイルが「Airレジ」活用(動画付)
第179回 ブラザー販売がiPhoneとシンクライアントで「いつでも、どこでも、マイオフィス」
第178回 専門商社の営業スタイル改革に独自の運用ノウハウでiPhoneとiPadを活用
第177回 レンタルユニフォームのアラマークがiPadでワークスタイルを改革
第176回 坂田建設がiPadとPrimeDriveでワークスタイルを一新
第175回 大丸松坂屋百貨店、iPad導入で顧客ニーズを効果的に引き出す
第174回 建築業の工程管理にiPadとFileMakerを導入し工期を4週間も短縮
第173回 商業施設のインフォメーションでiPadを活用し接客対応向上
第172回 エクシングがiPhoneでCRMを利用した営業やPayPal Hereでの料金回収で効率化
第171回 eラーニングやアンケートへ広がる三和シヤッターのiPad活用(動画付)
第170回 建設業界の人手不足解消にiPhoneが貢献 - ITで現場を業務効率化(動画付)
第169回 コーセーが店頭システムとしてAWSとiPadによる独自システムを構築(動画付)
第168回 在宅医療を支える薬剤師がiPadで医師や看護師、介護スタッフとSNS連携(動画付)
第167回 分煙環境整備の支援をする分煙コンサルタントがiPad+動画で提案力を強化
第166回 現場報告、帳票記入をiPhone・iPadで - 建設業界で革新的なIT活用
第165回 建設業界の標準ツールを目指す図面共有用iPadアプリ「CheX」- 鹿島建設
第164回 東横インが本社役員と全ホテル支配人にiPad mini配付(動画付)
第163回 JR東日本がiPad mini 7,000台を全乗務員に携行させ、対応をICT化(動画付)
第162回 iPad採用とアプリ刷新でタブレット活用率を大幅向上 - アステラス製薬
第161回 「スマートカタログ」でマルチメディアコンテンツによる営業訴求力向上
第160回 iPadで保守作業員の業務改革 - 年間57万時間を削減した施策とは?(動画付)
第159回 ベンチャー企業がiPadを認定施工店に貸与、販売力をレバレッジ(動画付)
第158回 固定電話番号での発着信をiPhoneで実現 ‐ FOXインターナショナル
第157回 議員と市幹部職員にiPadを導入、"タブレット議会"に移行した逗子市(動画付)
第156回 サイボウズのワークフローで決裁時間を大幅短縮 - 極楽湯(動画付)
第155回 パラカがコインパーキングの候補地探しにiPad miniと地図を活用(動画付)
第154回 中古車買取の「アップル」、iPad miniを導入して成約率を向上(動画付)
第153回 遠隔監視システム「i-Next」とiPadで美容室の店舗管理や美容師育成
第152回 東京都飲食業生活衛生同業組合がiPadによる魚の直接仕入れを開始(動画付)
第151回 P&GがiPad導入でビジュアルプレゼンテーションを実現(動画付)
第150回 データをリアルタイムでクラウドに保存するiPad健康診断システム(動画付)
第149回 ロンドン五輪・フェンシング銀メダルを支えたiPadの映像分析
第148回 ナマコ漁をiPadでICT化 - 新星マリン漁協とはこだて未来大の取組み(動画付)
第147回 食肉小売店がiPad miniで棚卸システム、作業時間を3分の1に短縮(動画付)
第146回 日本大学歯学部が実習教材としてiPadを採用
第145回 イタリアワイン輸入会社がiPadとFileMakerを使って業務全般のIT化
第144回 遠隔地に低コストでコンサルティングを提供するiPadアプリ「経営参謀」(動画付)
第143回 鮮魚店チェーンにiPad導入で、店舗売上前年比10%UPを実現(動画付)
第142回 客先に常駐している社員とのコミュニケーションツールとしてiPhoneを導入
第141回 クリーニング業でiPadレジとPayPal Hereを使ってクレジット決済(動画付)
第140回 ANAがパイロット2,500名にiPadを配布 - ドラム缶28万本の燃料を削減(動画付)
第139回 ダノン、iPhoneを使った情報ツール導入で営業体制を強化 - 情報量は8倍に
第138回 トリンプが店頭でのコンサルティングツールとしてiPad miniを活用
第136回 独自iPadアプリ導入で営業力を向上させた三菱ふそうトラック・バス(動画付)
第135回 「PayPal Here」を導入したカフェバーが支出・売上管理アプリを駆使
第134回 三井倉庫が1,200台のiPhoneを活用 - 内線、Google Appsでさらなる効率化も
第133回 外車修理ショップが支払いサイクルの早さを評価してPayPal Hereを即導入
第132回 iPadのマッピングアプリで効率的な配送ルート・顧客確認が可能に
第131回 鳥取県立中央病院がXenDesktopを利用したカルテの遠隔閲覧システムを導入
第130回 地図検索システムをiPad miniから閲覧し、営業効率向上。売上にも直結
第129回 iPhoneとICカードを使った救急医療システム構築 - 室蘭総合病院(動画付)
第128回 建設現場のワークスタイル変革にiPad/iPhoneを導入 - 岩田地崎建設(動画付)
第127回 iPadの受注データをそのままサーバに登録 - 大阪の町工場がFileMakerで実現
第126回 iPadの動画を駆使して販売促進するゼブラの営業改革(動画付)
第125回 中外製薬、iPadで医師と効果的なコミュニケーションを実現(動画付)
第124回 北はりま森林組合が提案資料の作成にiPadを活用(動画付)
第123回 名刺管理ソリューションとiPhone/iPadの活用で商談機会を創出
第122回 多品種化への移行にiPadの独自アプリを活用 - 三和シヤッター工業(動画付)
第121回 AS/400上の基幹のレンタルシステムをiPadから参照
第120回 新宿の居酒屋がレジシステムをiPadに変更 - 店のどこからでも精算が可能に
第119回 経営陣の緊急対応“ホットライン”としてiPadを情報インフラに活用
第118回 顧客対応から施工管理まで、ミサワホームがiPad1,400台を活用(動画付)
第117回 磁石の力でイベント設営が容易に、その省力効果を動画で訴求
第116回 在宅医療にiPad利用し、1日2時間の労働時間短縮(動画付)
第115回 iPadによるコンサルティングで美容室への業績向上をサポートするコタ
第114回 フューチャースクールで最先端のICT教育を実践した岡山・哲西中学(動画付)
第113回 派遣や在宅勤務など、多様な業務形態にあわせた最適な働き方をiPadで実現
第112回 タマホームが全社員にiPhoneを配布し、業務効率化とFacebookに活用
第111回 フジタ製薬が社内業務やBIツールを活用した売れ筋把握にiPadを活用(動画付)
第110回 JFEエンジニアリングが現場との距離弊害をiPadとクラウドで解決(動画付)
第109回 アートネイチャーがiPadでの頭皮チェックや予約システムを参照(動画付)
第108回 小池酸素工業が営業力強化とマーケティングリサーチにiPadを活用
第107回 住所録をFileMakerでデジタル化し、iPhoneで活用する檀家管理システム
第106回 鹿島道路が特殊工法をアピールするキラーツールとしてiPadを選択
第105回 VPN経由でiPadから基幹システムに接続し、在庫確認や発注業務を実現
第104回 ラーメン店がiPadとPayPal Hereでクレジット払いに対応し、客数増を狙う
第103回 東京の歯科医院が訪問医療にiPadを活用(動画付)
第102回 エーザイがオンラインストレージでセキュアなiPadシステムを実現
第101回 熊谷組、設計本部にiPadを導入し顧客説明や施工監理の業務改革に成功

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