Officeレベルの文書を作ろう! Google Appsドキュメント実践講座 (3) ファイル共有・管理の手間を大幅に削減

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【連載】

Officeレベルの文書を作ろう! Google Appsドキュメント実践講座

3 ファイル共有・管理の手間を大幅に削減

エースラッシュ  [2011/05/23]

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第1回でも触れたが、Googleドキュメントはインターネットに接続できる環境さえあれば、ブラウザ経由でどこからでも使え、なおかつ1ファイルを複数人で同時編集できるのが魅力だ。そこで今回は、ファイル共有の方法やグループ設定を紹介することにしよう。

ファイル共有が簡単に行えるGoogleドキュメント

Googleドキュメントで作成したファイルは、作成者であるオーナーが共有設定を行うことで他のユーザーからもアクセスが可能になる。公開方法としては、同じドメイン内のメンバーならば、「検索してアクセスできる」、「リンクを知っている同ドメイン内のメンバーがアクセスできる」、「指定したユーザーのみがアクセスできる」という3種類から選択が可能。そのほかにWebページとして一般公開することもできるが、企業における使い方としては、指定したユーザーのみにアクセスさせる方法が現実的だろう。

また、企業内には「多くのユーザーが閲覧するが、勝手に内容を変更されては困る書類やデータ」が数多く存在するが、Googleドキュメントならファイル共有に関する権限を設定できるので安心だ。権限は、ファイルの内容を変更できる「共同編集者」、ファイル閲覧のみが行える「閲覧者」の2種類が用意されており、情報の重要度や目的などに応じて使い分けられる。

さらにGoogleドキュメントでは、ファイルごとの指定だけではなく、フォルダ単位での共有設定ができたり、グループ単位でユーザー指定が行えたりするのも企業ユースとして嬉しい点だ。部署やプロジェクト単位でグループを作成しておけば、「ファイル共有のたびに大量のユーザー名やメールアドレスを入力する」といった手間を削減できる。

ちなみに、誰かと共有しているファイルやコレクション名の右側には「共有中」の文字が追加されるほか、他のユーザーが作成・共有したものは「共有コレクション」内に表示される。

各ファイルの右クリックメニューもしくはオンマウスで表示される「操作▼」から、「共有」→「共有設定」の順にクリック

「ユーザーを追加」欄に、ファイルを共有したいユーザーの名前やメールアドレスを入力する。後述の方法で作成したグループのメールアドレスを入力すれば、メンバー1人ずつだけでなくグループ単位での共有も簡単に行える

先ほどの画面下部にある「変更」をクリックすると、ユーザーの追加と権限の変更に関して編集者もしくはオーナーのみの2種類から選択が可能

グループを作成するには、Google Appsの管理コントロールパネルにアクセス。上部にある「グループ」を選び、「新しいグループを作成」をクリックする

グループ名やグループで使用するメールアドレスなど必要事項を入力。メッセージの投稿とメンバーリストの閲覧に関するアクセスレベルを設定したら「新しいグループを作成」をクリックする

グループを作成したら、そのグループの参加メンバーを追加していく。「メンバー」だけでなく「オーナー」としての追加も可能だ

「役割と権限」では、グループ作成時に行ったアクセスレベルの再設定も可能

ファイルごとの指定だけでなく、フォルダ単位での共有設定も可能だ

ファイルの更新通知やメール添付機能も便利

複数人が参加するプロジェクトなどでは、リーダーが共有ファイルの更新情報をチェックしておきたいようなケースも出てくるだろう。そこで便利なのがメールによる通知機能だ。通知メールを送る条件は「変更が入った時」「次のシートに変更が入った時」「次のいずれかのセルが変更された時」「共同編集者が追加/削除された時」「ユーザーがフォームを送信した時」から、細かく指定が可能。通知方法も、ファイルの更新頻度に応じて「1日1回」と「その都度」が選択できる。

ここまではファイルの共有を中心に解説してきたが、業務を進めるうえではパートナー企業や取引先など、社外に対するファイル提出が必要なシーンもある。そんな時でも、Googleドキュメントには各種ファイルをメール添付で送信する機能が備わっているので安心だ。

メールを添付する際は、Googleドキュメント上で一般的なファイル形式に変換することができる。例えば、文書は「HTML」「オープンドキュメント」「PDF」「リッチテキスト(RTF)」「書式なし」「Microsoft Word」もしくはメールへの貼り付け、スプレッドシートなら「Microsoft Excel」「OpenOffice スプレッドシート」「PDF」といったように、数多くの形式をサポート。相手先の環境に応じてファイル形式の使い分けが可能となっている。

メール添付したいファイルを開き、右上にある「共有」の「▼」から「メールに添付して送信」を選択

添付するファイル形式(文書はメール本文への貼り付けも可能)を選択したら、あとは通常のメールと同様に連絡先や件名、メッセージを入力して送信できる

手間なくできるバージョン管理

Googleドキュメントではクラウド上のファイルを共有・同時編集できるため、一般的なファイルサーバのように「誰かが旧バージョンで上書きしてしまった」、「気づいたら複数の派生ファイルが生まれていた」といったトラブルを避けられる。しかし、そんな環境でもファイルに対して間違った変更・修正を行うようなケースは業務上よくあることだ。

こうした事態が発生した際、Googleドキュメントなら過去のバージョンに遡って簡単に復元することが可能。特にバージョン管理やバックアップを意識することなく、自動で過去の変更履歴を保存してくれるのも魅力だ。この機能を使えば、間違って変更されたファイルを正規の内容に戻すことはもちろん、派生プロジェクトが発足した際にベースとなる初期のファイルを取り出す、といった作業も容易に行えるのである。

ファイルを開き「ファイル」の「変更履歴を表示」をクリックする

画面右側にこれまでの変更履歴が表示され、「この版を復元」をクリックすると簡単に過去のバージョンへ戻せる。下部にある「変更を表示」にチェックを入れておくとその時の内容を画面に反映してくれるほか、「詳細な版を表示」をクリックすればより細かな保存履歴が見られるのもポイント

参考になるWebサイト


Google ドキュメントのテンプレート集
http://www.sateraito.jp/Google_Docs_Spreadsheets.html

 

Google ドキュメントの使い方テクニック
 http://www.sateraito.jp/google_apps_learning.html

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インデックス

連載目次
第12回 Googleドキュメントの新機能をまとめてチェック
第11回 Officeファイルの同期・共同編集を実現する無料プラグイン
第10回 書類作成を効率化する2つのテクニック
第9回 Excelのマクロを再現する「Google Apps Script」
第8回 自動集計も可能! フォーム機能の有用な使い方
第7回 共有文書を作成する際に便利な機能まとめ
第6回 プレゼンテーションはここが便利
第5回 スプレッドシートを使いこなそう(2)
第4回 スプレッドシートを使いこなそう(1)
第3回 ファイル共有・管理の手間を大幅に削減
第2回 フォルダ分けでしっかり文書管理
第1回 Googleドキュメントの基本構成とメリットをチェック

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