【連載】

基礎から応用まで~Gmail効率アップのための必須テクニック~

32 フィルタ機能で受信したメールをフラクラク自動分類

相澤裕介  [2015/12/14]

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Gmailにはフィルタという機能が用意されている。この機能を使うと、「送信者」や「件名」などの条件を指定して、受信時にメールを自動分類することが可能となる。毎日たくさん届くメールを分類する手間を省くテクニックとして、覚えておくと便利だろう。

受信メールを自作ラベルに自動分類

「受信トレイ」にあるメールを整理する時は、「移動」ボタンなどを使ってメールを「自作ラベル」に分類していくのが一般的な手法となる。しかし、この作業ですら面倒に感じてしまう場合もあるだろう。このような場合はフィルタ機能を使って、受信時にメールを自動分類するように設定しておくと、効率よくメールを管理できるようになる。

それでは、フィルタ機能を使ってメールを自動分類する方法を紹介していこう。まずは、「設定」ボタンから「設定」を選択し、Gmailの設定画面を呼び出す。

設定画面が表示されたら「フィルタとブロック中のアドレス」の項目を選択し、「新しいフィルタを作成」をクリックする。

設定画面の呼び出し

新しいフィルタの作成

すると、メールを検索する時と同じオプション画面が表示される。ここに自動分類するメールの条件を指定する。通常、この条件には「送信者のメールアドレス」(または名前)を指定するのが一般的だ。例えば、マイナビニュースから届くメールマガジンを自動分類する場合は、以下のように「From」に指定すればよい。

自動分類するメールの条件の指定

もちろん、「件名」を条件にしたり、「含む」にキーワードを入力したりして、条件を指定しても構わない。ただし、この場合は予想外のメールまで自動処理されてしまう可能性があるので、十分に注意しながらキーワードを選択する必要がある。

フィルタの条件を指定できたら、オプション画面の右下にある「この条件でフィルタを作成」のリンクをクリックする。すると、検索条件に合うメールを「どのように自動処理するか?」を指定する画面が表示される。自作ラベルに自動分類する場合は、「受信トレイをスキップ」をONにし、「ラベルを付ける」で移動先のラベルを指定すればよい。

処理方法の指定

この時、すでに受信しているメールに対しても同様の処理を行うことが可能だ。この場合は、「○○件の一致するスレッドにもフィルタを適用する。」をONにしてから「フィルタを作成」ボタンをクリックする。なお、受信済みのメールには何の処理も加えない場合、この項目をOFFにしたまま「フィルタを作成」ボタンをクリックする。

以上でフィルタを作成する作業は完了。設定画面に「作成したフィルタ」が表示される。念のため、条件と処理内容を確認しておこう。

既存のメールも同様に処理する場合

作成したフィルタ

「○○件の一致するスレッドにもフィルタを適用する。」をONにした場合は、受信済みのメールにも自動処理が行われる。移動先に指定したラベルを選択すると、条件に合うメールがラベルに自動分類されているのを確認できるはずだ。

ラベルを選択して自動処理を確認

受信トレイにもメールを残す場合は?

先ほど示した手順でメールを自動分類すると、条件に合うメールは「受信トレイ」を素通りして「自作ラベル」に直接保管されるようになる。よって、メールの新着を見落としてしまう可能性がある。

こうした「新着メールの見落とし」を避けたい場合は、新着メールを必ず「受信トレイ」にも表示するように設定しておけばよい。特に仕事関連の重要なメールを自動処理する時は、以下のように「受信トレイをスキップ」の項目をOFFにした状態でフィルタを作成しておくとよいだろう。

受信トレイをスキップしない場合の設定

すると、条件に合うメールが届いた時、そのメールが「受信トレイ」と「自作ラベル」の両方に分類されるようになる。つまり、「受信トレイ」と「自作ラベル」の2つのラベルが付加された状態でメールが受信されるわけだ。この場合、メールの内容を確認した後に「受信トレイ」のラベルを削除してメールを分類する。

「受信トレイ」ラベルの削除

受信トレイを「スキップする/しない」の項目は、メールの内容や各自の好みに応じて設定するのが基本。いずれの場合も「受信トレイをスキップ」の項目が意味する内容をよく理解しておくこと大切なポイントとなる。

作成したフィルタの編集と削除

最後に、作成したフィルタの設定を変更したり、フィルタを削除したりする方法を紹介しておこう。この場合は、設定画面で「フィルタとブロック中のアドレス」の項目を選択し、各フィルタの右端に表示されている「編集」または「削除」のリンクをクリックすればよい。

フィルタの変更と削除

今回、紹介したフィルタ機能を使うと、受信したメールを分類する手間を省くことが可能になる。出社してから最初に行う仕事がメールの分類なんて人もいるだろう。使い方次第で、無駄な時間を減らすことができるので、ぜひ試してみてはいかだろう。

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インデックス

連載目次
第41回 インターネットに接続していない環境でGmailを利用する方法
第40回 Gmailに届いたメールを別なアドレスに自動転送する
第39回 30秒以内なら取り戻せる! 誤って送ったメールを取り消す方法
第38回 使い勝手をアップするための画面表示のカスタマイズとは?
第37回 もっとGmailが好きになる!? テーマを使って見た目を一新する方法
第36回 もうマウスは不要! 初歩から応用までショートカットキー徹底紹介
第35回 大容量のファイルを送る時に便利なファイル共有メールの送信方法
第34回 25MBより大きなファイルを送る時は注意! 添付ファイルの送受信方法
第33回 別名のメールアドレス「エイリアス」とフィルタ機能で自動分類しよう
第32回 フィルタ機能で受信したメールをフラクラク自動分類
第31回 演算子を使いこなして素早く簡単にメールを検索する
第30回 検索機能を使って目的のメールをすぐに見つけ出すコツ
第29回 Gmailを使って別のメールアドレスからメールを送信
第28回 出張中などに「不在通知」で自動返信を行う
第27回 「Checker Plus for Gmail」で新着メールを通知
第26回 「デスクトップ通知」で新規メールを即座に確認
第25回 よく使う文章を「定型文」として登録して入力の手間を減らす
第24回 「署名」を登録して自分の連絡先を自動挿入する
第23回 返信メールにおける宛先と件名の変更
第22回 連絡先グループの活用
第21回 「連絡先」と「コンタクト」の管理画面を使いこなそう
第20回 連絡先の作成と編集を行う方法
第19回 自動登録は無効にできる! 連絡先の使い方あれこれ
第18回 使い方を誤ると危険!? 「全員に返信」とTo/Cc/Bccの指定
第17回 長々と続くスレッドはミュートで対応しよう
第16回 スレッド内メールの削除とスレッド表示の無効化
第15回 意外と知らない受信メールの引用とテキスト形式の指定
第14回 メールの返信とスレッド
第13回 わかりづらい機能「アーカイブ」を理解する
第12回 不要なラベルの削除と「ラベルなし」メールの検索
第11回 自作ラベルの並べ替え
第10回 自作ラベルに色を付ける
第9回 一覧に表示するラベルの指定
第8回 階層を指定してラベルを作成
第7回 「スター」の種類を増やしてメールの重要度を一目でわかるようにする
第6回 重要なメールを「スター」で区別する
第5回 メールの削除と「ゴミ箱」からの救出
第4回 Gmailにおけるラベル分類の仕組み
第3回 「受信トレイ」のラベルの使い方
第2回 ラベル指定によるメールの分類(2)
第1回 ラベル指定によるメールの分類(1)

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