【連載】

わずか5分でスキルアップ! Excel熟達Tips

32 ピボットテーブルの基本的な使い方(1)

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今回は、ピボットテーブルの作成方法を紹介する。ピボットテーブルという言葉を耳にしたことがあっても、「なんか難しそうなだな」と避けてきた方も多いのではないだろうか。ピボットテーブルは特に難しい機能ではなく、誰でも簡単に使える機能である。いちど使い方を覚えてしまえば色々な場面で活用できるので、この機会に試してみるとよいだろう。

ピボットテーブルとは?

まずは、ピボットテーブルの概要から紹介していこう。ピボットテーブルは「すでに作成されている表」を基に、様々な角度から分析を行うためのツールとなる。このように書くと難しそうに感じるかもしれないが、実際はそれほどでもない。実例を見ながら仕組みを理解していけば、すぐに使い方をマスターできるはずだ。

それでは、具体的な例を使って紹介していこう。ここでは、以下の表を使ってピボットテーブルを作成する。この表は、あるイベントに参加した人の数をまとめたもので、

 ・日付  ・曜日(土曜/日曜)  ・会場(東京/名古屋/大阪/福岡)  ・開始時間(10時~/14時~/18時~)

といった4つの要素(列)について、それぞれの参加人数をまとめてある。

ピボットテーブルの基となる表

この例のように、3つ以上の要素が絡むデータを分析するときにピボットテーブルが役に立つ。逆に考えると、以下の例のように要素が2つ(年と店舗)しかないデータは、「ピボットテーブルを作成しても意味がない」ということになる。

ピボットテーブルを作成しても意味がない表

ピボットテーブルの作成手順

それでは、先ほど示した表を使ってピボットテーブルを作成してみよう。表内にあるセルを1つだけ選択し、「挿入」タブにある「ピボットテーブル」をクリックする。

ピボットテーブルの作成

すると、以下の図のような設定画面が表示される。ここでは「基となる表のセル範囲」と「配置場所」を指定する。「基となる表のセル範囲」は自動的に指定されるので、通常はそのまま「OK」ボタンをクリックすればよい。

「表のセル範囲」と「配置場所」の指定

新しいワークシート(Sheet2)が自動的に作成され、そこにピボットテーブルが配置される。ただし、最初は以下のような画面が表示されるだけで、ピボットテーブルはまだ作成されない。

ピボットテーブルの初期画面

続いて、ピボットテーブルの「行」と「列」に配置するフィールドを指定していく。画面右側を見ると、基の表にあった「列見出し」がフィールドとして一覧表示されている。この中からピボットテーブルの「行」に配置する要素をドラッグ&ドロップで指定する。今回の例では「会場」のフィールドを「行」に指定した。

行に「会場」を指定する操作

行に「会場」が配置されたピボットテーブル

同様の手順で、ピボットテーブルの「列」に配置する要素を指定する。今回の例では「開始時間」のフィールドを「列」に指定した。

列に「開始時間」を指定する操作

列に「開始時間」が配置されたピボットテーブル

最後に、集計するフィールドを「Σ値」に指定する。このフィールドは「数値が入力されている列」を指定するのが基本だ。今回の例の場合、「参加人数」のフィールドを「Σ値」にドラッグ&ドロップすればよい。

Σ値に「参加人数」を指定する操作

完成したピボットテーブル

以上でピボットテーブルの作成は完了。ここで示した例の場合、行に「会場」、列に「開始時刻」を指定したピボットテーブルが作成される。そして、それぞれの項目について「参加人数」の合計を自動集計した数値が表示されることになる。

このピボットテーブルは、それぞれの「会場」と「開始時刻」について、「参加人数」がどのように変化しているのかを比較・分析する場合に活用できる。

行/列に表示するフィールドの変更

ピボットテーブルの利点は、「行」と「列」に配置するフィールドを自由に変更しながら分析を行えること。たとえば、行に配置していた「会場」のフィールドを「日付」に入れ替える、などの操作を手軽に行うことが可能である。

「行」に指定したフィールドを解除するときは、そのフィールドをドラッグ&ドロップして一覧に戻せばよい。続いて、新たに配置するフィールドを「行」にドラッグ&ドロップする。同様の手順で「列」に配置するフィールドも自由に入れ替えることができる。

行から「会場」を削除する操作

行に「日付」を指定する操作

上図のように操作を行うと、「行」のフィールドを「会場」から「日付」に置き換えたピボットテーブルを作成できる。

行を「日付」に変更したピボットテーブル

「行」や「列」に日付データを指定した場合は、月などの単位にまとめた形でデータが集計される。もちろん、「+」ボタンをクリックして個々のデータを展開表示することも可能だ。

月を展開して日付別のデータを表示した様子

このピボットテーブルは、それぞれの「日付」と「開始時刻」について、「参加人数」がどのように変化しているのかを比較・分析する場合に活用できる。

もちろん、「行」または「列」に配置するフィールドを変更すれば、別の角度からデータを比較・分析していくことも可能となる。

行に「会場」、列に「曜日」を指定したピボットテーブル

行に「曜日」、列に「開始時間」を指定したピボットテーブル

このように、いくつもの要素が絡み合うデータを比較・分析するときに、ピボットテーブルが便利に活用できる。最初は少し戸惑うかもしれないが、いちど慣れてしまえば、その便利さを実感できるだろう。

そのほか、ピボットテーブルには、指定したデータだけを抽出したり、集計方法を変更したりする機能も用意されている。また、今回の例で、会場が「大阪、東京、福岡、名古屋」という順番に並べられていることを気にする方もいるだろう。

これらについては、次回の連載で詳しく解説する。合わせて確認しておくとよいだろう。

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インデックス

連載目次
第34回 ピボットグラフを活用したデータ分析
第33回 ピボットテーブルの基本的な使い方(2)
第32回 ピボットテーブルの基本的な使い方(1)
第31回 行と列を入れ替えた表の作成
第30回 グラフシート、近似曲線など、覚えておくと役立つグラフ関連機能
第29回 「縦棒」と「折れ線」を組み合わせた複合グラフの作成
第28回 横軸のカスタマイズと「軸の交点」を変更したグラフ
第27回 グラフの縦軸の書式を詳しく指定する
第26回 グラフを自在に編集するための基本テクニック
第25回 コンボボックスを使って選択肢からデータを入力
第24回 上下ボタンを使って数値を手軽に増減させる
第23回 フォームを使ってカード型データベースのようにExcelを使う
第22回 並べ替えに必須の「ふりがな」を自動入力する
第21回 データバーの書式を自由自在に設定する
第20回 条件付き書式を使いこなす
第19回 数式の利用時に覚えておくと便利な機能
第18回 相対参照と絶対参照を使い分ける
第17回 Webに掲載されているデータの有効活用
第16回 データをグループ化して表示/非表示を自由に切り替える
第15回 集計機能を使った合計の自動計算
第14回 サイズの大きい表を印刷する応用テクニック
第13回 サイズの大きい表の印刷
第12回 “見出し”の固定と画面分割の活用
第11回 VLOOKUP関数の使い方と応用テクニック
第10回 データの前後に「〒」や「様」などの文字を自動付加する
第9回 日付データから年齢や期間を算出する関数DATEDIF
第8回 時刻の表示をカスタマイズする「ユーザー定義」の表示形式
第7回 月日を必ず2桁で表示する「ユーザー定義」の表示形式
第6回 「列の幅」と「行の高さ」をcmで指定
第5回 一覧から項目を選んでデータを入力
第4回 「フォントの指定」と「行の高さ」の関係
第3回 データの一括入力と書式指定の繰り返し
第2回 文字数が異なるデータの両端を揃えて配置
第1回 セル範囲を短時間で自由自在に選択する

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