スマートデバイスと「Google Maps Coordinate」で業務を効率化

スタッフの現在地表示からステータス管理までをひとつのサービスに集約

どこからでも手軽にアクセスできるタブレット端末やスマートフォンなどのスマートデバイス。持ち運びの容易さや起動時間の短さなどからも、最近は営業支援用にノートPCではなくスマートデバイスを支給する企業が多くなっている。こうした企業におけるスマートデバイス利用に、管理および業務効率の向上をサポートするのが、Googleの新サービス「Google Maps Coordinate」だ。それでは早速、どのようなことができるのかを見ていこう。

Google Maps Coordinateでは、スマートデバイスにインストールした専用アプリとGPS機能を使い、スタッフの所在地をリアルタイムにGoogleマップ上へ表示することが可能となっている。移動の軌跡が表示されるため、業務指示を出すコーディネーター(業務管理者)は、外回りをしているスタッフがどのようなルートで動き、現在どこにいるのかが一画面で把握できる。

さらに、Google Maps Coordinateがビジネスに役立つポイントとして挙げられるのが、スタッフのステータス管理(業務の割り当てや進捗)を行える点だ。

スタッフのステータスを管理する場合、従来は専用のソフトウェアやサービスを利用し、変更の必要があれば逐次電話やメールでスタッフへ連絡する方法が一般的だった。しかし、Google Maps Coordinateでは、標準でステータス管理機能が組み込まれている。進捗状況の確認から適切なタスクの割り当て、臨時対応の連絡などまで、ひとつのサービス内で完結できるのである。

管理者・コーディネーター・外出スタッフのそれぞれに多大なメリット

それでは、実際の使い方について見ていきたいと思う。まず、外出するスタッフの位置情報は専用アプリとGPS機能によって、コーディネーターが開いているGoogleマップ上に表示される。一方、スタッフ側の専用アプリには訪問先の企業名や場所、連絡先などを含むジョブが表示され、タップするだけで内容の確認/承諾/チェックイン/完了といったステータス変更が可能となっている。ジョブが新たに発生した場合、コーディネーターは各スタッフの位置とステータスを見ながら、最適なスタッフにアサインすることができる。

専用アプリの存在は、スタッフ側にとっても非常に便利だ。タップするだけで簡単にステータス変更が行えるため、従来のようにステータス管理用のシステムへアクセスして詳細を書き込んだり、メールや電話で連絡したりといった手間は一切不要。加えて、スマートデバイスの機能を利用して、ジョブの記載情報からワンタップで目的地までのルート検索や、先方への電話発信が行えるのである。

例えば、バイク便などの運送サービスでの利用を想定してみよう。顧客からの依頼が入ると、コーディネーターは依頼社名や連絡先などの情報をジョブに登録し、管理ツールを利用して、近くにいるスタッフをアサインする。スタッフはスマートデバイスに表示された、ジョブの内容を確認し、客先へ向かい、荷物のピックアップなどを行うという流れだ。スタッフが集荷、配送中、配送完了といったステータスを登録することで、社内の管理者は、スタッフの位置情報とあわせて業務の進捗を把握できるという具合だ。

なお、専用アプリに表示されるジョブの項目は、業務内容などに応じてシステムの管理者が自由に追加・変更することが可能。「ジョブのチェックアウト時に入力必須にする」といった設定も行える。また、ジョブに関しては管理者が履歴を一覧表示したり、CSV形式でダウンロードできるのもポイントのひとつだ。

さらに、ドラッグ&ドロップにより未割り当てのタスクを時間軸ベースで簡単に割り当てたり、時間と場所からタスクを最適なスタッフへと振り分ける自動割り当て機能を備えているのも、コーディネーターの業務負荷を軽減してくれる。

このほか、コーディネーターはGoogleマップ上に表示されたスタッフに対して、「Google＋」のハングアウト機能を使ったチャットやテレビ会議で連絡を取り合うこともできる。こちらはジョブのメモ項目では伝えきれない情報や、緊急の確認事項が発生した際など、リアルタイムなコミュニケーションに役立ってくれる。

さまざまな業界・業種での活用が期待できるGoogle Maps Coordinate

このように、多彩な機能を備えたGoogle Maps Coordinateは、さまざまな業界・業種での活用が期待できる。例えば、数多くの営業スタッフを抱えている企業ではGPS機能を用いた行動管理が容易になるほか、フィールドスタッフが点在する現場を回るようなケースなら、時間や場所に応じて近くにいるスタッフを割り当てられるため、業務効率化に加えてスピーディーな対応による顧客満足度の向上も図れるだろう。

さらに、物流計業務では車や機材の場所管理、配達計業務ならば配送・配達スタッフの行動管理に役立つ。そのほか、工事や建築の現場、旅行関係の業務などにも幅広く活用が可能だ。

Google Maps Coordinateの価格体系は、1カ月で20USドル相当(年間契約のみ)。詳細は代理店に問い合わせて欲しい。スマートデバイスのGPS機能を使用するため、BYOD(Bring Your Own Device)利用ならハードウェア購入のイニシャルコストも発生せず、専用機器を持ち歩く不便さがないのも大きな魅力だ。