Acrobatからのメール送信によるPDFフォームの配布 -PDFフォームの配布(3)-

前々回、前回と2回にわたりFormsCentralを使ったPDFフォームの配布と回収について説明しました。今回は、Acrobatを使ってメールでPDFを配布し、トラッカーで管理する方法について紹介します。

フォームの配布と回収

おさらいになりますが、AcrobatにはPDFフォームの配布と回収の機能が付いており、大きくは次の2つの方法が選択できます。

• Adobe FormsCentralを使う
  
• Acrobatとトラッカーを使う
  

今回は、Acrobatとトラッカーを使う方法のうち、メールに添付して配布して回収する手順を説明します。

Adobe FormsCentralを使う方法については、前々回、前回の記事をご覧ください。

PDFを配布する

配布するPDFフォームをAcrobatで開きます。

［ツール］をクリックして(1)［フォーム］の［配布］をクリックします(2)。

［フォームを配布］ダイアログボックスが表示されるので、「電子メール」を選択して［続行］をクリックします。

［フォームを配布］ダイアログボックスの表示が変わります。ここで、フォームの配布方法を選択します。ここでは「Adobe Acrobatを使用して送信」を選択して(1)［次へ］をクリックします(2)。

「Adobe Acrobatを使用して送信」を選択すると、Acrobatで送信相手を指定してメールを送信します。「ローカルコピーを保存し、後で手動送信する」を選択すると、送信用のPDFフォームを保存してから手作業でメールを送信します。

［フォームを配布］ダイアログボックスの表示が変わります。

［宛先］欄で、PDFフォームの送信先のメールアドレスを指定します(1)。［宛先］ボタンをクリックするとアドレス帳を開いて選択できます。アドレスは直接入力することもできます。複数のアドレスを入力するには「;」(セミコロン)で区切ってください。ここで指定したアドレスは「BCC」として送信されます。

「タイトル」や「メッセージ」の本文は、デフォルトでPDFフォームの名称が入った文面が入力されます。必要に応じて変更してください(2)。

「トラッカーが円滑に機能するよう、受信者の名前および電子メールを収集する」オプションはチェックします(3)。

設定したら［送信］ボタンをクリックします(4)。

警告ダイアログボックスが表示されたら［続行］をクリックしてください。

送信が完了すると、「トラッカー」ウィンドウが表示されます。［フォーム］の［配布］に送信したPDFフォームが表示され(1)、配布したPDFフォームの詳細な情報や、返答状況が右側に表示されます(2)。

ここで、覚えておいていただきたいことがあります。Acrobatの［ツール］パネルの［フォーム］の［配布］でPDFを配布すると、元のPDFフォームファイルはそのまま残り(1)、同じフォルダーにメール送信用のPDFフォーム「NNNN_distributed.pdf」(2)と、集計用の「NNNN_responses.pdf」(3)という2つのPDFファイルが作成されます。元のPDFフォームの保存フォルダーで確認できます。

送信用のPDFフォーム「NNNN_distributed.pdf」は、メールの送信機能が付加されたPDFで、AcrobatやAcrobat Readerで開くと、画面上部に［フォームの送信］ボタンのあるメッセージバーが表示され1クリックで返信できるようになっています。

集計用の「NNNN_responses.pdf」は、返信されてきたPDFを束ねて、フォームデータを集計するためのPDFポートフォリオです。［トラッカー］ウィンドウには、集計用の「NNNN_responses.pdf」が表示されます。

メールの受信者の操作

PDFフォームを受信したユーザーの操作がどのようになるかを見ておきましょう。

受信者はAcrobat ReaderやAcrobatでメールに添付されたPDFを開きます。PDFの上部にはメッセージバーが表示され［フォームの送信］ボタンが表示されます。受信者は、PDFフォームに入力後［フォームを送信］ボタンを押してデータを送信します。

［フォームを送信］ダイアログボックスが表示されます。電子メールアドレスと氏名を入力して［送信］ボタンをクリックすると、メールが送信されます。

［電子メールを送信］ダイアログボックスが表示されたら、送信に使用するメールアプリを選択して［続行］ボタンをクリックします。

正常にメールが送信され「送信メッセージ通知」ダイアログボックスが表示されたら［OK］をクリックします。

メールの回答を収集

配布したメールの回収について見ていきましょう。

入力済みPDFフォームの添付されたメールが返信されてきたら、メールアプリで添付ファイルをダブルクリックします。

PDFが開き、［入力済みのフォームを集計ファイルに追加］ダイアログボックスが表示されるので、［OK］ボタンをクリックします。

もし集計用のPDFファイル「NNNN_responses.pdf」の保存場所を移動したときは、［参照］ボタンをクリックしてファイルを指定し直してください。

［セキュリティ警告］ダイアログボックスが表示されたら［許可］をクリックしてください。

集計用のPDFファイル「NNNN_responses.pdf」が表示されるので［開始］ボタンをクリックします。

受信したPDFフォームのデータがリスト表示されます。集計用のPDFファイルは、受信したPDFフォームがまとめられた特殊なPDFポートフォリオです。

受信した内容は、項目をダブルクリックすると編集が可能です。受信後に内容変更の連絡があった場合でも対応できます。

このように、返信されてきたPDFフォームは、集計用のPDFにまとめることで管理できます。集計用のPDFファイルは、必ず保存して閉じてください。

トラッカーで管理する

［トラッカー］ウィンドウには、返答があった人のメールアドレス欄には、受信者名と返答が表示されます(1)。「はい」の横の数字は、返答を受信した回数です。回答者が誤って複数回送信した場合にも、ここの数値で判断できます。

その他の機能についても簡単に説明しておきましょう。［元のフォームを開く］をクリックすると、送信したPDFフォーム「NNNN_distributed.pdf」を表示できます(2)。

［すべての受信者に電子メールを送信］(3)をクリックすると、リストに表示された受信者全員宛てのメールを送信できます。［未返答の受信者に電子メールを送信］(4)をクリックすると、返答のない受信者にメールを送信できます。［受信者を追加］(5)をクリックすると、はじめにメールを送信したダイアログボックスが表示され、新しい相手にメール送信できます。

回収データをCSVデータとして保存

集計用PDFにまとめられたデータは、CSV形式のデータに書き出せます。

集計用PDFの左側の［書き出し］をクリックし(1)、［すべてを書き出し］を選択します(2)。

［ファイルの種類］に［CSV(カンマ区切り)(*.csv)］を選択し(1)、ファイル名を指定して(2)、［保存］ボタンをクリックします(3)。

ExcelでCSVファイルを開いて集計データを活用できます。