いつも仕事に追われていて、気がつけば納期ギリギリ……。皆さんはこんな経験、ありませんか? 手帳を活用して予定を管理しようと思っても、優先順位の付け方に悩んで結局挫折……。これもあるあるではないでしょうか。
この連載では『仕事は「段取りとスケジュール」で9割決まる!』(明日香出版社)から一部を抜粋し、プロジェクトマネジメントの手法を取り入れたスケジュールと段取りの組み方を学んでいきます。
今回は第5章「振り回されない『コントロール術』」から「議事録を作るのに余計な時間をかけない」というテーマを取り上げます。
-
議事録作成に時間をかけすぎていませんか?
以下、『仕事は「段取りとスケジュール」で9割決まる!』から抜粋します。
なぜ議事録作成は難しいのか
あなたは、ミーティングの議事録を作るのに1時間以上かけたことはありますか?
マジメな人ほど、ミーティングで話し合った内容をキチンと記録し、共有しようと必要以上に時間をかけてしまいます。
もし1時間のミーティングを録音して議事録を書き起こしているなら、あっという間に2、3時間かかってしまいます。なぜ議事録を作るのに、そんなに時間がかかってしまうのでしょうか? 根本的な原因は、そのミーティングについて理解していないからです。
▼議事録を作るのが難しいと感じる主な理由
なぜこのミーティングをするのかわからない
何が本当に大事なことなのかわからない
専門用語や言っていることがよくわからない
誰が何をやるべきかがよくわからない
どのようにまとめ、書いたらいいのかわからない
ミーティングに臨む際の段取り
そこで、ミーティングの前に参加する理由や目的、何を話し合うかを事前に確認することが重要です。ミーティングの背景や話し合う内容を事前に把握することで、議事録を書く際の「わからない」が減ります。
また、議事録の形式や書式を決めておくことで、議事録を作る時間を減らすことができます。例えば、ミーティングの前に話す予定の議題をもとに議事録のベースを作っておけば、決定事項や行動計画を記入するだけですみます。
-
ミーティング前の段取りが議事録作成の難易度を左右します
さらにミーティングが終わる前に、決定事項や誰が何をいつまでにするのかを確認することで、ミーティング後に、内容を再確認するというムダが減ります。また、生成AIを活用すれば、録音データから要点を自動抽出でき、議事録作成の時間削減につながります。
ミーティング後は、できるだけ早く議事録をメールし、関係者と共有することで、効率的かつ迅速に情報共有できます。
仕事は「段取りとスケジュール」で9割決まる!(飯田 剛弘 著/明日香出版社 刊/定価1,650円)
 |
スケジュール成功の鍵は、努力や根性ではありません。やるべきことを合理的に、ムダなく管理していくことが重要なのです。本書は、プロジェクトマネジメントの手法を取り入れたスケジュールと段取りの組み方を学べます。
