Q.残業を減らす工夫があれば教えてください

毎日のように残業続きでは、身も心も疲れ果てて弱ってくるもの。今回はマイナビニュース会員のうち男女300名に、残業を減らすために工夫していることについて尋ねた。たまには定時で帰るぞ! という意気込みで参考にしてほしい。

Q.残業を減らす工夫があれば教えてください

■タスク管理とスケジューリング
・「前日もしくは当日の朝に、その日にやる業務を書き出し、優先順位を付けること……それだけでも効率を上げられる」(33歳男性/マスコミ・広告/クリエイティブ職)
・「定時内で終わらせる前提で、逆算して仕事の段取りや優先順位を決める」(30歳女性/学校・教育関連/クリエイティブ職)
・「時間配分を必ず行う」(26歳男性/電力・ガス・石油/事務系専門職)
・「仕事に優先順位を付けます……１週間単位で仕事をこなすようにスケジュールしています」(31歳女性/ソフトウェア/事務系専門職)
・「仕事の段取りをしっかり組んでから仕事を行い、優先順位の低い仕事は残業してまで行わない」(30歳男性/情報・IT/技術職)

■仕事以外の無駄時間を削る
・「アイドル時間を減らす」(33歳女性/その他/その他)
・「即行動」(47歳女性/学校・教育関連/クリエイティブ職)
・「しゃべらないでやるだけ」(29歳女性/情報・IT/営業職)
・「集中する時間はしっかりと集中する、ついついネットを見てしまうので……残業代もないので気晴らしも必要なのですが」(32歳女性/その他/クリエイティブ職)
・「ダラダラと仕事をしないように、集中度が落ちている際には敢えて一度作業を切る」(35歳男性/金属・鉄鋼・化学/その他)

■時短!! 集中!!
・「スピード勝負」(46歳女性/学校・教育関連/専門職)
・「とにかく素早くする」(28歳男性/金融・証券/営業職)
・「まわりを気にしない」(48歳男性/電機/技術職)
・「業務の迅速化を常に意識する」(50歳男性/団体・公益法人・官公庁/事務系専門職)

■朝時間やお昼休みも利用
・「自分は朝方なので仕事の効率の良い朝早くに出社するして早く帰るようにしている」(31歳男性/商社・卸/事務系専門職)
・「朝少し早めに来て、メールなどを済ませる」(54歳男性/電機/技術職)
・「休憩時間にすることがなければ休憩時間中でも進めてしまう」(25歳男性/その他/その他)
・「可能なかぎり集中し、お昼時間を減らしても定時までに業務を終わらせるように努力する」(30歳女性/通信/事務系専門職)

■明日に回す
・「今日やらなくていい仕事は明日やる」(27歳女性/自動車関連/事務系専門職)
・「今日できる仕事と、今日中には終わらない仕事を明確に仕分けし、早めに報告をいれておく」(32歳女性/その他/事務系専門職)
・「時間が来たら仕事が終わっていなくても帰る、残りは次の日にやる」(43歳男性/学校・教育関連/専門職)
・「緊急の業務以外は、翌日以降にする等」(23歳女性/その他/事務系専門職)

■協力をあおぐ
・「うまく仕事を人に割り振る」(27歳男性/電力・ガス・石油/事務系専門職)
・「人手を増やす」(48歳男性/アパレル・繊維/事務系専門職)
・「段取りをちゃんとたてる、回せる仕事があったら自分で止めないで誰かに回す」(26歳女性/団体・公益法人・官公庁/事務系専門職)
・「周りを説得する、自分だけが早く出来ても実際には出来ていない人の手伝いをしなくては行けないので」(34歳女性/ホテル・旅行・アミューズメント/営業職)

■断る勇気も必要
・「必要以上時に仕事を取らない」(34歳女性/商社・卸/秘書・アシスタント職)
・「思い切って断る」(30歳男性/電機/技術職)
・「仕事を詰め込まない事」(49歳男性/情報・IT/技術職)
・「余計な業務はやらない」(32歳男性/電機/技術職)
・「スケジュールを公開して無理な仕事を抱え込まない」(35歳男性/小売店/販売職・サービス系)

■効率を上げるために
・「自動化できる業務はできるだけマクロやjavascriptを書いて自動化すること、正規表現を覚えること」(29歳女性/情報・IT/クリエイティブ職)
・「しっかり睡眠をとって、仕事の能率を上げる」(27歳女性/金融・証券/事務系専門職)

■間違いを減らす
・「なるべくトラブルを減らす」(28歳男性/医療・福祉/その他)
・「なるべく上司の意向を聞きながら、脱線しないように仕事をする」(33歳男性/機械・精密機器/技術職)
・「変にあせらず、ゆっくり的確に仕事を遂行する」(43歳男性/機械・精密機器/技術職)

■余裕がある時には
・「スケジュールを立てて前倒しにできるものは忙しくない時期に片づけておく」(28歳女性/医薬品・化粧品/事務系専門職)
・「机の上もパソコンの中もふだんから整理しておくこと」(37歳女性/商社・卸/事務系専門職)
・「日々の仕事を見直して、時間を効率化するために段取りを考える」(32歳男性/運輸・倉庫/事務系専門職)
・「時間があるときにほかの人を手伝って貸しを作っておき、それを返してもらう」(24歳男性/団体・公益法人・官公庁/技術職)

■総評
残業を減らすために工夫していること、最も多かった回答は「スケジューリング」「タスク管理」「優先順位付け」だった。仕事を能率的に進めていくための3本柱ともいえそうなこの作業、朝イチや出勤の途中に必ず行うことで「残業しないぞ!」という自分への戒めにもなるのだろう。帰る時間から逆算して、それぞれの仕事に時間を配分する、という方法は、ダラダラ仕事をしてしまうタイプの人には効果がありそうだ。

仕事以外に使っている時間を削る、というのも残業を避けるために必要なよう。特に、男性も女性も「無駄話を減らす」という回答が目立った。「アイドル時間をなくす」「ネットを見る息抜き時間を減らす」という指摘は耳が痛い人も多いのでは。「即行動!!」という意気込みは確かに大事で、意識的に「素早く」「スピード重視」で自分を追い立てないと、なかなか気分が乗らないことも多いものだ。

それでも時間が確保できない、という人たちは「朝早く出勤する」「昼休憩をとらない」といった手段を取ることもあるようだ。また、毎日のことなので「明日できることは明日に回して帰る」といった潔さも大事になってくる。ちゃっかり派の人からは「人に仕事を振る」「手伝ってもらう」という回答も寄せられた。「今日この時間に帰りたいのでお願いします!」と周囲に協力をあおぐことも、確かに必要だ。

きっぱり「仕事を受けない」「断る」という勇気ある人もいた。仕事を無茶ぶりされないように「スケジュールを公開する」というツワモノもいたが、断りづらい時にはなかなか有効な手かもしれない。また、余計な時間を使わないように「上司に作業をしっかり確認する」「ルーティンの仕事は自動化・マクロ化する」「あせらず的確に仕事をこなす」「睡眠をとる」といった工夫をしているという意見もあった。このあたりは、残業に関わらず日々の業務にも役立ちそうなノウハウだ。

残業をしないために、ヒマな時期に「前倒しで仕事をする」「パソコンや机周りを整理整頓する」という計画的な人や、中には「他の人を手伝って借りを作っておく」なんて策略家もいた。普段から仕事をサクサクこなすための工夫をしておくことが、結局は残業減らしに最も役立つのかもしれない。

調査時期: 2015年1月30日～2015年2月1日
調査対象: マイナビニュース会員
調査数: 男性137名 女性163名 合計300名
調査方法: インターネットログイン式アンケート