【連載】

すぐに使える! Word文書作成テクニック

32 Word文書をPDFファイルに変換

  • >
  • >>

32/32

本連載も今回でいよいよ最終回となる。最後に、Word文書をPDFファイルに変換して保存する方法を紹介しておこう。文書をPDFに変換する操作そのものは特に難しくないが、PDFの設定を変更したり、しおり(ブックマーク)を含むPDFを作成したりするには、それなりの知識が必要となる。これまでに紹介した内容を復習しながら、細かな設定方法も覚えておくとよいだろう。

PDFファイルに変換する時の操作手順

文書をWebに公開したり、取引先に送信したりする場合は、Word文書をPDFファイルに変換しておくと、誰でも閲覧可能な文書に仕上げることができる。まずは、作成した文書をPDFに変換して保存する時の操作方法から紹介していこう。

文書をPDF形式で保存する場合は、「ファイル」タブを選択し、「名前を付けて保存」をクリックする。

名前を付けて保存

続いて、保存先を指定する。「OneDrive」または「コンピューター」を選択し、「参照」ボタンをクリックする。

「参照」ボタンをクリック

ファイルの保存画面が表示されるので、適当なファイル名を指定し、「ファイルの種類」に「PDF」を選択する。

PDF形式の指定

すると、PDFの最適化方法を指定する設定項目が表示される。ここでは、文書内にある画像の保存品質を指定する。画質を優先したい場合は「標準」、ファイル容量を優先したい場合は「最小サイズ」を指定すればよいだろう。最後に「保存」ボタンをクリックすると、文書をPDFファイルとして保存することができる。

PDFの最適化設定

保存作業が完了すると自動的に「Adobe Reader」などのアプリケーションが起動し、PDFに変換された文書が表示される。文書の内容をひととおり確認できたら、「×」をクリックしてアプリケーションを終了しておこう。

PDFファイルに変換された文書

以上で、Word文書をPDFファイルに変換する作業は完了となる。保存先に指定したフォルダーを開くと、PDF形式のファイルが保存されているのを確認できるはずだ。

このように、Word文書をPDFに変換する作業そのものは特に難しいものではない。ただし、「どのような設定でPDFファイルが作成されているか?」を確認しておきたい方もいるだろう。続いては、Wordにより作成されたPDFファイルの設定について紹介していこう。

作成されるPDFファイルのプロパティ

PDFファイルの設定を確認する時は、ファイルのプロパティを参照する。「Adobe Reader」を使用している場合は、文書上を右クリックして「文書のプロパティ」を選択すると、PDFファイルの設定を確認できる。

PDFファイルの設定情報の確認

まずは、Wordで作成したPDFファイルのセキュリティについて紹介する。プロパティ画面の「セキュリティ」タブを開くと、各種操作の許可/不許可に関する情報が表示される。

セキュリティの設定

ただし、これらの情報は、PDFを開くアプリケーションによって変化することに注意しなければならない。

例えば、「文書アセンブリ」(文書の編集)の項目が「許可しない」と表示されているからといって、「PDFファイルの改変は不可」と解釈するのは間違いだ。これは「Adobe Readerでは文書を編集できない」ということを示しているだけで、「Adobe Acrobat」などのアプリケーションを使えば文書の改変も可能である。

つまり、これらの情報は「PDFファイルの設定」ではなく、現在の「アプリケーションで可能な操作」と考えるのが基本だ。勘違いしないように注意しよう。

続いては、PDFファイルに埋め込まれているフォントについて紹介する。この情報は「フォント」タブを選択すると確認できる。

フォントの埋め込み状況

フォント名の右側に(埋め込みサブセット)と表示されているフォントは、PDFファイルに埋め込み済みのフォントとなる。このため、どんな環境でも指定した書体で文字を表示することが可能だ。

一方、PDFファイルに埋め込まれなかったフォントは、閲覧者の環境に依存して表示されることになる。運よく同じフォントがインストールされていれば、指定した書体で文字が表示されるが、そうでない場合は他のフォントに置き換えられて表示される。フォントの置き換えにより文書のレイアウトが大きく乱れてしまうケースは少ないが、念のため覚えておく必要があるだろう。

PDF変換のオプション設定

WordのPDF変換機能は、簡単なオプション設定も用意されている。この設定画面は、「ファイルの種類」に「PDF」を指定してから「オプション」ボタンをクリックすると表示できる。

オプション設定の呼び出し

オプションの設定画面

ここでは、よく使われる設定項目についてのみ紹介しておこう。まずは「ページ範囲」の指定だ。文書全体ではなく特定のページだけをPDF化したい場合は、ここでページ番号を指定してからPDF変換を行えばよい。

PDFファイルに目次機能を付けたい場合は、「次を使用してブックマークを作成」をONにし、「見出し」を選択すればよい。すると、目的の見出しへ即座にジャンプできる「しおり」が付加されたPDFファイルを作成できる。ただし、この機能はアウトラインレベルと連動しているため、正しい「しおり」を作成するにはアウトラインレベルを適切に指定しておく必要がある(アウトラインレベルについては本連載の第19回を参照)。

「しおり」が付加されたPDFファイル

また、Wordで作成したPDFファイルには、作成者の情報として「各自のユーザーアカウント」が自動付加される仕組みになっている。PDFファイルをWebに公開する場合は、プライバシーを守るためにも、この情報を削除しておくとよいだろう。

PDFファイルに付加された作成者情報

作成者情報をPDFファイルに記録しない場合は、オプション設定の画面で「ドキュメントのプロパティ」の項目をOFFにしておく必要がある。これで「作成者の欄に自分の名前が表示される……」といった問題を回避できる。

そのほか、PDFファイルにパスワードを設定する機能も用意されている。パスワードを知っている人だけが文書を閲覧できるようにする場合は、「ドキュメントをパスワードで暗号化する」をONにしてから保存すればよい。

WordはPDF作成の専用アプリではないため細かな設定は行えないが、それを差し引いても、PDF変換は十分に役立つ機能であると考えられる。用途に合わせて最適な設定が行えるように、オプション設定で指定できる内容も確認しておくとよいだろう。

  • >
  • >>

32/32

インデックス

連載目次
第32回 Word文書をPDFファイルに変換
第31回 「相互参照」が便利な理由
第30回 画像にキャプションをつける「図表番号」の使い方
第29回 文字や段落を効率よく選択するキー操作法
第28回 文章の校正機能を使って入力ミスを減らす
第27回 コメントの挿入
第26回 変更履歴の活用
第25回 「1段組み」と「2段組み」を混在させる方法
第24回 「ヘッダー」と「フッター」の編集方法
第23回 見出しの位置を調整する方法
第22回 目次の自動作成
第21回 文章の構造を変更する場合に便利! 見出し番号の自動入力
第20回 見出しを一覧で表示する「ナビゲーション」ウィンドウ
第19回 ページ数の多い文書を作成する時に欠かせない、文書を構造化する方法
第18回 スタイルを非表示/削除する方法
第17回 長い文書の作成時に心得ていたいスタイルの活用法
第16回 独自の"見出し"を登録して、1クリックで書式設定できるようにする方法
第15回 桁数が異なる数値を縦に揃えて見やすく配置するには?
第14回 各行にある文字を縦に揃えて配置する方法
第13回 文字の位置を上下にずらす方法
第12回 文字幅と文字間隔(2)
第11回 文字幅と文字間隔(1)
第10回 段落罫線の描画(2)
第9回 段落罫線の描画(1)
第8回 画像のアンカーと位置の指定
第7回 画像の挿入と文字列の折り返し
第6回 文字数と行数、ページ余白の指定
第5回 行間の指定とグリッド線の表示
第4回 インデントの指定とぶら下げ
第3回 階層のある箇条書き&段落番号
第2回 箇条書きの行頭文字のカスタマイズ
第1回 箇条書きの配置

もっと見る



転職ノウハウ

あなたが本領発揮できる仕事を診断
あなたの仕事適性診断

シゴト性格・弱点が20の質問でサクッと分かる!

「仕事辞めたい……」その理由は?
「仕事辞めたい……」その理由は?

71%の人が仕事を辞めたいと思った経験あり。その理由と対処法は?

3年後の年収どうなる? 年収予報
3年後の年収どうなる? 年収予報

今の年収は適正? 3年後は? あなたの年収をデータに基づき予報します。

激務な職場を辞めたいが、美女が邪魔して辞められない
激務な職場を辞めたいが、美女が邪魔して辞められない

美人上司と可愛い過ぎる後輩に挟まれるエンジニアの悩み

人気記事

一覧

イチオシ記事

新着記事

求人情報