差し込み印刷による年賀状宛名面の印刷

2011年も残りわずか。「そろそろ年賀状を作成しないと…」と考えている方も多いであろう。そこで、今週はWordで年賀状の宛名面を作成する方法を紹介しておこう。差し込み印刷機能の応用となるが、ウィザードが用意されているため比較的簡単に作成できるはずだ。

はがき宛名面印刷ウィザード

Wordには、はがきの宛名面を作成して印刷する機能も用意されている。専用の年賀状作成ソフトを所有していれば、そちらを利用した方が便利かもしれないが、宛名面を印刷する程度であればWordでも十分に役割を果たしてくれる。そこで、今回から2週にわたって年賀状の宛名面をWordで作成する方法を紹介しておこう。

なお、Wordには年賀状の文面(裏面)を作成する機能も用意されているが、こちらは各自の趣味による部分が大きいと思われる。よって、説明は割愛する。

まず、Wordを起動して「はがき宛名面作成」のウィザードを呼び出す。「差し込み文書」タブで「はがき印刷」→「宛名面の作成」を選択すると、以下のようなウィザード画面が表示されるはずだ。「次へ」ボタンをクリックして設定を進めていこう。

最初に「はがきの種類」を指定する。ここでは「年賀/暑中見舞」を選択するのが基本。ただし、「お年玉くじ」が付いていないタイプの場合は「通常はがき」を選択する必要がある。それぞれ、差出人の郵便番号枠の位置が異なることに注意しよう。続いて、「縦書き/横書き」を選択する。

次は、宛名面に使用するフォントを選択する。毛筆で書いたような雰囲気にしたい場合は「行書体」系のフォントを選択するとよい。同じ名称のフォントが何種類もある場合は、「HGS…」のように「S」が付いているフォント(縦書き用フォント)を選択しておこう。

続いて、差出人の住所を入力する。自分の住所や氏名を裏面に印刷する場合は、この入力を省略するか、もしくは郵便番号だけを入力しておけばよい。

続いて、宛先のデータを編集する方法を指定する。これから宛先データを作成する場合は、「標準の住所録ファイル」を選択し、「ファイルの種類」に「Microsoft Excel」を指定しよう。Wordにも宛先データを編集する機能は用意されているが、Excelで編集した方が快適に作業を進められるはずだ。

もちろん、すでに住所録のExcelファイルがある場合は、それを利用しても構わない。この方法については、次週の連載で詳しく解説する。

以上でウィザードによる設定作業は完了となる。宛先データの編集方法に「Microsoft Excel」を指定した場合は、「完了」ボタンをクリックした後に、シートを選択する画面が表示される。通常は「Sheet1$」が選択された状態のまま「OK」ボタンをクリックすればよい。

すると、Wordの画面に白紙の年賀状が表示される。これで、とりあえずはWordでの作業は終了となる。作成された文書を「年賀状宛名2012」などの名前でファイルに保存しておこう。

Excelで宛先の住所録を編集

続いて、宛先データの編集を行う。前述した手順で作業を進めた場合、「ドキュメント」フォルダの中に「My Data Sources」というフォルダが作成されているはずだ。このフォルダ内に自動作成されている宛先データのExcelファイルを開く。すると、「氏名」「連名」「敬称」…といった項目が並んだ状態でExcelが起動する。

ここに宛先のデータを入力していく。「連名」や「会社」「部署」「役職」といった項目は必要な場合のみ入力すればよい。また、「電話番号」や「FAX番号」のように宛名面の作成には必要のないデータは入力を省略しても構わない。住所の入力では、「住所1」には「○丁目○番地の○」までを入力し、「住所2」にマンション名や部屋番号などを入力するのが基本であるが、このあたりは文字数に応じて臨機応変に対応すればよい。「住所1」の入力は、郵便番号を住所に変換する機能を利用すると効率よく作業を進められる。

すでに住所録などのExcelファイルがある場合は、そこから各項目のデータをコピー&ペーストしてもよい。Wordの差し込み印刷では、既存のExcelファイルから直接データを読み込むことも可能であるが、何かとトラブルを招く場合が多い(詳しくは来週の連載で解説)。このような編集方法も覚えておくとよいだろう。

必要な宛先データをすべて入力できたらExcelでの作業は完了。ファイルを上書き保存しておこう。

宛名面の印刷

これで宛名面の印刷に必要な準備が整った。先ほど保存しておいたWordの文書ファイル(年賀状宛名2012)を開くと、以下のような画面が表示される。ここでは「はい」ボタンをクリックすればよい。

すると、先ほどExcelで入力した宛先データが差し込まれた状態で、年賀状が表示される。あとは、これをプリンタで印刷していくだけで年賀状の宛名面が完成する。

画面に表示する宛先を変更するときは、「はがき宛名印刷」タブでデータを前後に移動するボタンをクリックすればよい。続いて、「表示中のはがきを印刷」をクリックすると、その宛先をプリンタから印刷することができる。

宛名面を連続印刷したい場合は「すべて印刷」をクリックする。ただし、紙詰まりなどのトラブルが発生する恐れもあるので、各自が所有するプリンタの信頼性と相談しながら作業を進めていく必要があるだろう。もちろん、「3～5件目の宛先データを印刷」のように範囲を指定した連続印刷を「すべて印刷」から行うことも可能だ。

さて、今回はWordで宛名面を印刷するときの基本的な作業手順を紹介したが、これだけでは上手くいかない場合もある。来週は宛名印刷の応用編ということで、既存のExcelファイルからデータを読み込む方法や、諸々のトラブル対策について紹介していこう。