パブリックフォルダーの作成(その2)

前回はOffice 365 Exchange Online(Outlook)のパブリックフォルダーの作成方法を紹介しました。前回に続き、パブリックフォルダーを紹介します。

パブリックフォルダーへの投稿

パブリックフォルダーへの情報の投稿は、メールを利用します。パブリックフォルダーのメールアドレスに、保存したい情報を送信してください。

(1)新規メールの作成で、宛先として投稿先パブリックフォルダーのメールアドレスを入力します。メールアドレス補完機能により、メールアドレスを完全にタイプしなくても、メールアドレスの途中まで入力すると、該当するメールアドレスを表示します。

(2)件名、内容を入力したら、「送信」をクリックします。

Office 365 Outlookアプリでパブリックフォルダーを開く

Office 365のWebアプリ(Outlook Web Access)でパブリックフォルダーにアクセスするには、「お気に入り」を使用します。

(3)Outlookアプリを開き、「お気に入り」をマウスで右クリックし、「[お気に入り]へのパブリックフォルダーの追加」メニューをクリックします。

(4)追加するパブリックフォルダーをクリックして選択し、「お気に入りに追加」をクリックします。追加が終了したら「×」(閉じる)ボタンをクリックしてください。また、パブリックフォルダーのサブフォルダーをお気に入りに追加するには、▲ボタンをクリックして、サブフォルダーを展開します。

(5)サブフォルダーをお気に入りに追加する場合も、親フォルダーと同様に、フォルダーをクリックして「お気に入りに追加」をクリックします。

(6)「お気に入り」一覧で階層化されているパブリックフォルダーが同列に表示されています。パブリックフォルダーをクリックして選択すると、投稿された情報を閲覧できます。

Outlookでパブリックフォルダーを開く

デスクトップアプリのOutlookであれば、より簡単にパブリックフォルダーを利用できます。

(7)デスクトップアプリのOutlookを起動し、左下の切り替えボタンで「フォルダー」をクリックします。一般的なデスクトップの画面サイズでは「フォルダー」ボタンは隠れていますので、「……」(その他のメニュー)ボタンをクリックして、「フォルダー」をクリックします。

(8)左側のフォルダー一覧にパブリックフォルダーが表示されます。目的のフォルダーを展開して、クリックし、選択してください。「受信トレイ」などのメールフォルダーと同様に、パブリックフォルダー内の投稿情報を閲覧できます。

(9)手順(3)～(6)の操作でパブリックフォルダーを「お気に入り」に登録している場合は、Outlookでも「お気に入り」に同様に表示されます。

チーム内の情報共有手段として気軽に活用できるパブリックフォルダーの大きなメリットです。情報投稿も通常のメール送信と同様ですので、あまりICT活用が得意でないユーザーにも、新たな研修などを必要とせずに利用できます。

ただし、WebアプリのOutlookはパブリックフォルダーに十分対応しておらず、パブリックフォルダーの機能を使いにくいのが現状です。パブリックフォルダーを積極的に活用するには、デスクトップアプリのOutlookを利用した方がいいでしょう。

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